Загрузка...Плюсы и минусы электронного документооборота
Электронный документооборот: преимущества и недостатки, суть системы, пути внедрения
Все больше компаний переходит на электронный документооборот, предполагающий использование разных программ для создания и хранения документов. При этом в организации отсутствует архив, содержащий бумажные копии документов. Существует много преимуществ электронного документооборота, за счет которых предприниматели с удовольствием отказываются от применения бумажной документации. Но для перехода на него требуется установить на рабочих компьютерах специализированное программное обеспечение, а также назначить ответственного сотрудника, который будет заниматься данным документооборотом.
Как это работает
Работа в системе во многом напоминает действия, которые мы производим, пользуясь электронной почтой. Основное отличие состоит в том, что поступивший исполнителю документ не статичен. Его можно редактировать, создавать по нему поручения, дополнительные задачи и все это в едином виртуальном пространстве для каждого документа. 
Наряду с этим система сохраняет все основные принципы бумажного делопроизводства. Поступая в организацию документ, получает электронный входящий номер, затем директор расписывает его руководителю подразделения, указывая дату исполнения и уточняя свое поручение. Далее документ следует до непосредственного исполнителя. Исполнитель может прочесть документ, увидеть, когда он поступил, какой установлен срок исполнения, кто еще работает с этим документом.
Принцип работы электронного документооборота
Главным принципом работы электронного согласования документов является создание единой базы документов, что заранее исключает возможность потери или повторного создания того или иного документа. Система мгновенного поиска файла по его различным параметрам позволяет найти необходимый документ даже при владении ограниченной информацией о нем.
При создании любого документа система электронного документооборота позволяет выполнять сразу несколько операций в системе. А это значительно сокращает время работы, затраченное на обработку документа, а также помогает определить ответственное лицо на каждом этапе его движения. Создание шаблонов для разных типов документов значительно экономит время работы с ними, а также минимизирует допущение ошибок при их создании.
Оцифруют подчистую
Перед оцифровкой специалисты подрядчика по желанию клиента проводят экспертизу ценности документов и согласовывают приоритеты. Это нужно для того, чтобы распределить их по срокам хранения, целевому назначению и создать удобный е-каталог.
Затем необходимо изъять из документов все посторонние предметы, которые могут там быть (зажимы, скрепки и т. д.), и провести условную постраничную нумерацию. Опять же, все это для удобства сортировки и работы с документацией после того, как она будет переведена в цифру.
При оцифровке используются сканеры разного типа. Потоковый сканер подходит для больших массивов документов. В него можно загрузить одним махом 50 листов, которые сканер автоматически будет заглатывать и делать цифровые копии. За день такой сканер обрабатывает до 1000 страниц.
Планетарный сканер нужен для работы с крупными форматами, А3, А2, А1 и А0 (чертежами, проектами, картами), а также с ветхими документами, чтобы не повредить их при обработке.
При работе с переплетенными (сшитыми) документами используется планшетный сканер. Такие документы нельзя расшивать с юридической точки зрения, так как они закреплены с помощью мокрой печати (нотариального векселя, например), поэтому их оцифровывают вручную.
Как видим, процесс оцифровки довольно трудоемкий, поэтому не факт, что он будет быстрым. Впрочем, если у подрядчика современное и мощное оборудование, он может сканировать до 250 тыс. двусторонних листов за сутки. «То есть архив документов средней по масштабам компании вполне реально перевести в электронную форму за пару дней», – говорит Юлия Перловская.
А цена услуги? Она зависит от исходных материалов – тип, размер, состояние. Ну и от качества оцифрованного документа, который получается на выходе, тоже зависит. Ориентировочная цена сканирования сшитых документов формата А4 составляет от 1,7 грн./страница с разрешением 300 dpi до 10 грн./страница с разрешением 600 dpi. Стоимость обработки крупноформатных документов может достигать 40 грн./страница.
Автоматизация
Большим преимуществом электронного документооборота является возможность автоматизации многих операций, начиная от создания и регистрации и заканчивая автоматической сдачей документа в архив после его исполнения.
Все современные системы электронного документооборота позволяют настраивать автоматические действия с документами. Например, регистрировать входящую электронную почту, сортировать документы по категориям, пересылать их по заранее назначенным маршрутам и так далее.
Автоматизация освобождает персонал от рутинных действий, позволяя сосредоточить усилия на решении производственных и управленческих задач.
Ещё один аспект автоматизации — сбор и обработка аналитической информации в режиме реального времени. Это позволяет быстро и гибко реагировать на изменяющуюся ситуацию и принимать взвешенные и эффективные управленческие решения. Тем самым электронный документооборот повышает качество управления.
Аргументы «за» СЭД
В пользу электронного документооборота говорят цифры, полученные в результате проведенных в США исследований:
- По проведенным подсчетам в этой стране используется около 4 триллионов документов на бумажных носителях и их количество растет на 22 % в год.
- Порядка 90% из них не выходит за пределы офиса, а просто передается от сотрудника к сотруднику.
- В среднем каждый документ копируется 19 раз.
- Половина рабочего времени уходит на поиск необходимой информации и только 10 % на ее изучение.
- Около 8 % документов попросту теряется.
Компания Advanced Processing & Imaging, проведя свое исследование, пришла к выводу, что небольшое предприятие, состоящее из 20 сотрудников, тратит на копирование или печать различных документов около $180 000. Достаточно внушительная цифра, чтобы задуматься об электронном документообороте.
Особенно активно внедряются информационные технологии в Сингапуре. Например, все телеграфные отделения были закрыты еще в 2002 году, поскольку эти услуги оказались больше не востребованы.
Что нужно знать об электронном документообороте:
ЭДО применяют при работе с контрагентами, госорганами и кадровом учёте.
При работе с контрагентами можно обойтись без специальных сервисов, но лучше не стоит. Это не безопасно.
Обычную подпись заменяет усиленная квалифицированная (КЭП).
Перейти на ЭДО с сотрудниками пока невозможно.
Статья актуальна на 03.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Итоги
Плюсы электронного документооборота несомненны: сокращение материальных, трудовых затрат на оформление и обработку документов, экономия времени на их согласование и утверждение и множество других положительных моментов. Преимуществ у электронного документооборота много, но недостатков тоже хватает. Проблемы с обеспечением сохранности и безопасности электронной информации, недостаточная законодательная и технологическая проработка связанных с внедрением и ведением электронного документооборота нюансов могут тормозить его повсеместное внедрение.
