Правила заполнения командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение: бланк, образец заполнения в 2021 году

Мало кто из нас не ездил в командировку. Все начинается с оформления командировочного удостоверения, которое во время поездки, а особенно на другом предприятии, является нашим основным документом после паспорта.

О том, как это правильно делается, и пойдет речь в этой статье.

Как заполнить командировочное удостоверение: образец

Командировочное удостоверение представляет собой первичный документ с общей информацией о перемещениях командировочного лица, удостоверенный соответствующими должностными лицами. Начиная с 1 апреля 2004 оно заполнялось по форме Т-10. Но с 8 января 2015 правительство избавило бизнес от необходимости использовать эту форму в документообороте. Вместе с ним были отменены и служебное задание и отчет о командировках. Отныне командировочное удостоверение больше не может использоваться для подтверждения командировочных расходов.

Тем не менее, если на то есть причины, то организация может продолжать ее использовать. Это нужно прописать в соответствующем внутреннем акте предприятия. Например, в распространенном «Положении о командировках». Также организация может изменять реквизиты в этой форме в случае необходимости.

Выдачей данного документа командированному могут заниматься разные сотрудники (кадровик, бухгалтер, секретарь, менеджер и другие). Руководителю имеет смысл назначить приказом ответственного за выдачу удостоверения. Лучше, если это будет сотрудник, заинтересованный в получении данных из удостоверения. Например, кадровик, который ведет учет рабочего времени.

Заполненная форма выглядит следующим образом:

В первой части отражаются следующие подробности:

• название и некоторые реквизиты организации
• город и организация, куда направляется работник
• ФИО командировочного, серия и номер паспорта, должность, подразделение, где он трудится и цель его поездки
• с какого числа начинается и заканчивается командировка, а также ее общая продолжительность
• ОКПО – это номер, присваиваемый организации Росстатом
• ОКУД – код данной формы в классификаторе бухгалтерской документации
• номер документа это номер записи в журнале и дата этой записи
• табельный номер – этот уникальный номер выделяется каждому работнику и после его увольнения нигде больше не используется

Возможны случаи, когда служащего отправляют сразу в несколько мест, но в шапке формы предусмотрена строка только для одного пункта назначения. В такой ситуации нужно самостоятельно добавить необходимое количество строк в форме для каждой организации. Это можно было делать еще до отмены командировочных удостоверений, ведь согласно ФЗ о бухучете и письмам Роструда изменять первичку по необходимости является правом фирмы.

Во второй части (на оборотной стороне) формы ставятся отметки с датами о выбытии-прибытии работника с соответствующими подписями отправляющей и принимающей сторон.

Документ может также заверяться печатью (если она используется).

В случае если будут допущены ошибки в командировочном удостоверении, это будет внутренним делом организации. Контролирующие органы больше не вправе спрашивать этот документ.

Образец заполнения унифицированной формы Т-10

Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:

• номер удостоверения, дата составления;
• ФИО работника, подразделение, должность;
• место командировки;
• цель командировки сотрудника;
• длительность командировки без учета пути;
• реквизиты паспорта;
• подпись руководителя.

На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:

• выбыл/прибыл в;
• число и подпись ответственного лица с указанием должности.

Если вам необходимо сократить или продлить время командировки, то сделать это можно, так как трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки. Каких-либо запретов или ограничений на изменение срока нет.

Образец заполнения командировочного удостоверения по унифицированной форме Т-10:

Правила и особенности заполнения в 2019 году

Оформление командировочного удостоверения на сегодняшний день не является обязательным.

Но на усмотрение администрации предприятия данный бланк можно использовать для осуществления контроля командировочных расходов. В этом случае его форма может быть произвольной, специально разработанной бухгалтером предприятия и утвержденной в учетной практике организации.

Еще один вариант — взять за основу прежний унифицированный образец формы Т-10. Данное решение об использовании командировочного удостоверения в системе документооборота компании необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

В этом же акте можно систематизировать и утвердить новую систему учета командировочных издержек и оформления командировок согласно действующему законодательству.

Использования для оформления бланк формы Т-10 позволяет подтверждать факт убытия и прибытия служащего, а также фиксировать дату и место этих событий, что дает возможность рассчитывать и списывать суточные расходы.

Вышеуказанная форма состоит из двух частей: лицевой и оборотной стороны.

Лицевая часть содержит информацию:

• • наименование предприятия;

• ФИО, должность, наименование структурного подразделения;
• целевое назначение поездки;
• пункт назначения;
• срок отсутствия работника (дата убытия и прибытия);
• данные паспорта;
• подпись руководителя компании.

Оборотная часть документа отражает данные отправляющей и принимающей стороны:

• наименование организации и населенного пункта, где она расположена;
• дату отправления и прибытия на место назначения;
• ФИО должностных лиц, осуществляющих вышеуказанную запись, а также их подпись, заверенную печатью организаций, соответственно, отправляющей и принимающей стороны.

В случае, если работник организации командирован в несколько пунктов назначения, то оборотная сторона должна содержать все наименования организаций, куда направляется работник, согласно служебного задания. Каждое место назначение должно быть заверено подписью и печатью принимаемой организации.

Поскольку вероятность потери тех или иных документов на предприятии велика, требуется проведение процедуры регистрации и занесения данных в журнал. По прибытию из командировки сотрудник имеет два дня на предоставление работодателю следующих бумаг:

• авансовый отчет, в котором указана потраченная сумма денежных средств;
• командировочное удостоверение с упоминанием всех мест, в которых был работник;
• служебное задание + отчет о проделанной работе.

После этого лицо, несущее ответственность за принятие документов, в роли которого обычно выступает кадровый специалист, занимается регистрацией и подшиванием бумаг, прежде чем отправить их на хранение. Цель документа – зарегистрировать удостоверения. В обложке журнала предоставляются следующие данные:

• дата, с которой началось заполнение;
• графа, содержащая дату, в которую ведение прекращается.

По возвращении сотрудника из командировки происходит занесение сведений в журнал. Таблица содержит следующие материалы:

• ФИО работника;
• должность, которую он занимает;
• место отправления;
• номер командировочного удостоверения;
• ФИО кадрового специалиста;
• продолжительность пребывания в командировке.

Таким образом, в заполнении командировочного удостоверения в настоящее время нет необходимости, но предприятия, руководство которых считает, что это удобно, могут пользоваться формой №Т-10 и разрабатывать собственные шаблоны.

Последствия отмены командировочного удостоверения представлены ниже на видео.

Форма и структура командировочного удостоверения

Удостоверение может выглядеть в виде книжки или простого бланка. Организации сами выбирают нужный формат. Если один и тот же сотрудник постоянно ездит в командировки, то ему выдают документ многоразового использования в виде книжки (унифицированная форма Т-10).

Если поездки случают очень редко, то бланк распечатывается на простой бумаге по форме, утвержденной руководством.

• данные о предприятии (наименование, коды ОКУД, ОКПО);
• номер внутренней регистрации (по бухучету);
• дату выдачи;
• Ф. И. О. сотрудника, его должность;
• место поездки (название компании);
• цель поездки;
• на какой срок отправляется;
• номер паспорта;
• подпись и печать отправляющего директора.

В бланке принимающая сторона так же должна отметить время прибытия и отъезда командировочного. Данные скрепляются подписью и печатью.

Как оформляется документ

Несмотря на то, что сейчас удостоверение потеряло свою актуальность, для ведения бухгалтерского учета командировочных расходов, в некоторых организациях создают свой бланк, куда вносят нужные данные. Позже, на их основании списываются суточные. Но чаще всего используют старый образец (Т-10).

Образец заполнения удостоверения.

Оформление командировочного удостоверения происходит в следующем порядке:

1. Руководитель издает приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9), по которому определенный сотрудник наделяется полномочиями, для поездки по деловым вопросам, в другую компанию, находящуюся за пределами города. В распоряжении указывается цель поездки и действия сотрудника, которые ждет от него руководство.
2. На основании приказа Отдел кадров заполняет командировочное удостоверение.
3. Дополнительно к удостоверению может прилагаться «Служебное задание», которое может быть дополнено еще одним документом – доверенностью. Служебное задание подписывается, например, начальником цеха, а после идет на утверждение к руководству. Дополнительно выдается второй экземпляр договоренности двух компаний с содержанием приблизительно такого перечня обязанностей сторон:

• перечень объема работ;
• график работ. Тут вы узнаете, что такое скользящий график работы;
• требования к обеспечению необходимыми материалами или инструментами своего представителя;
• режим работы;
• доступ к нужной информации и другие действия со стороны принимающей в оказании всяческой помощи. Кроме этого, руководитель заранее обговаривает условия с принимающей стороной.

1. По приезду, командировочный должен составить отчет о выполнении служебного задания.
2. Начальник цеха подписывает отчет.
3. После этого, командировочное удостоверение, отчет о командировке и авансовый отчет по форме №АО-1 сотрудник, который был в поездке, несет в бухгалтерию.
4. Со стороны бухгалтерии проводятся подсчеты суточных и выделяются средства на приобретение билета, бронирование номера в гостинице по безналичному расчету. Очень часто, командировочным выдаются наличные, и они сами снимают квартиру у частных лиц, чтобы сократить расходы компании. Если билеты и гостиницу оплачивает наличными уезжающий сотрудник, то, по приезду, он должен отнести все документы по расходам, квитанции и билеты в бухгалтерию вместе с отчетами.

Основные ошибки при заполнении

Если компания решила, что ей необходимо выдавать командировочные удостоверения, то и заполнять их нужно правильно. На бланке недопустимы:

• исправления и помарки;
• неточности в кодах;
• ошибки в наименовании организаций (всех);
• даты выезда, прибытия, отъезда и прибытия домой должны соответствовать сумме дней в командировке. Подсчет времени в пути считается или нет в количестве командировочных дней? Если, по усмотрению руководства, расчет чистого пребывания на объекте оплачивается по одному тарифу, а время в пути по другому, то в датах должна быть абсолютная точность и ясность;
• подпись руководителя должна быть расшифрована;
• печать должна быть четкой и ясно прочитываться. Может ли ИП работать без печати – читайте здесь.

Правила оформления и заполнения

Несмотря на официальную отмену, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и в вашей организации на вопрос, нужны ли сейчас командировочные удостоверения в пределах региона или страны, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.

Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется в несколько этапов.

При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:

• название компании-работодателя;
• номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
• информацию о работнике (Ф. И. О., табельный номер, должность, подразделение);
• место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
• цель и длительность поездки.

Внизу отведено место для указания:

• дат начала и окончания поездки;
• номера документа, подтверждающего личность сотрудника.

Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.

Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в процессе командировки:

• дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
• должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
• дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
• должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
• дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
• дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.

Обратите внимание на печати в командировочном удостоверении в 2020 году: их не ставят, если организация отказалась от такого атрибута.

Пример заполнения формы Т-10

В ведении руководителя решать, является ли командировочное удостоверение финансовым документом, кому и как заполнять бланк, утвержденный в конкретной организации. Но обычно ответственными за заполнение назначают сотрудников кадровой службы, бухгалтерии или секретарей.

Ошибки в документе исправляют, зачеркивая неверные сведения и внося правильные. Достаточно заверить изменение подписью уполномоченного лица, и документ действителен.