Средняя численность и среднесписочная численность — разница

Средняя численность и среднесписочная численность: разница

Для составления отчетности в налоговые органы, подтверждения фискальных льгот и определения размера отдельных бюджетных обязательств фирмам и предпринимателям приходится определять показатели, связанные с количеством наемных специалистов. Разница средней численности и среднесписочной численности до сих остается непонятной для многих руководителей и сотрудников бухгалтерии. Рассмотрим, в чем отличие между понятиями и для каких целей они применяются в реальной экономической жизни.

Общая информация

При определении величины учитываются все лица, имеющие отношения к функционированию субъекта хозяйствования. Средняя численность работников – это количество персонала, осуществляющего трудовые обязанности на конкретном предприятии в определенный временной промежуток. Для бухгалтерских целей чаще всего применяется деление периодов на месяц, квартал и год. В некоторых отчетах могут понадобиться сведения за полугодие или за несколько месяцев.

Информация, рассчитанная за месячный период, может быть использована бухгалтерией для калькуляции параметра для более длительного периода. Целями произведения расчетов являются:

заполнение формы регулярной отчетности;
предоставление информации в уполномоченные органы вновь созданными или реорганизованными субъектами хозяйствования;
определение статуса предприятия для того чтобы понять, нужно ли подавать электронную налоговую декларацию.

Среднесписочная численность: понятие и черты

Определение ведется в пределах минимум месяца и максимум года. Для начала следует установить списочную численность для работников.

В будние дни такая численность будет включать всех, кто работает на предприятие через трудовой договор. Затем прибавляется персонал, который из-за своей нетрудоспособности не смог присутствовать на рабочем месте. Нетрудоспособность должна иметь временный характер. Если она связанна с состоянием здоровья, то работник должен иметь больничный лист для предоставления его в отдел кадров. При расчете также включаются лица, которые находятся в служебной поездке или отправлены предприятием в отпуск.

Помимо этого стоит учесть, что в расчет берут:

Лица, которые на основании трудового договора работают в домашних условиях.
Персонал, получивший выходной, вследствие выхода на работу в выходной или праздничный день.
Работники, которых направили в отпуск связанный с обучением и повышением квалификации. Их учитывают только в том случае, если идет начисление полной заработной платы или определенной части.

Учет сотрудников, которые работают на предприятие неполное время, ведется из расчета соответствующей пропорции, где рабочий день сопоставляют к отработанным по факту часам.

Стоит также помнить, что есть ряд категорий, которые относят к списочной численности, но не применяются в расчете среднесписочной:

Работники по совместительству, где основное место работы числиться на другой фирме.
Персонал женского пола, ушедший на больничный по беременности или в отпуск по уходу за ребенком.
Лица, находящиеся в неоплачиваемом отпуске на период обучения.
Лица с установленной неполной занятостью. Сюда входит неполный день или неполная неделя.
Персонал, чья работа базируется на гражданско-правовом договоре.

Далее для определения среднесписочной численности за месяц складываются показатели списочного количества за отдельный календарный месяц. Сюда входят также выходные и праздники. Эти значения делятся на количество календарных дней в месяце.

Для года, квартала и полугодия необходимо сложить величины среднесписочной численности интересующих месяцев и поделить на их количество. Итог округляется до целого числа по математическим правилам.

В чём отличия понятий

Отличие средней от среднесписочной численности состоит в том, что среднесписочная численность представляет собой более узкое понятие, она входит в среднюю.

При этом числовые значения двух этих категорий могут быть сходны, поскольку наряду со среднесписочной в среднюю численность включают усреднённый показатель численности для внешних совместителей, а также сотрудников, которые трудятся в компании по гражданско-правовым договорам. Поэтому если на предпритии нет таких сотрудников, то числовые значения могут совпадать.

Состав

Как и в простой вариации, тут есть определенное количество работников, которые не обязаны фигурировать в общем перечне. Так, если женщина находится в декрете или же взяла отпуск для усыновления малыша, то она в список не попадает. Аналогичной является ситуация, когда человек ухаживает за ребенком. Это самые распространенные проблемы, при которых возникает больше всего ошибок.

Кроме всего прочего, людей, направленных на сельскохозяйственные работы или же занимающихся наладкой оборудования, возведением сооружений или выполняющих любые подобные действия в другой фирме, в среднюю списочную численность организация включать не должна. При этом абсолютно неважно, где и как они получают свою заработную плату. Особое внимание стоит уделить той компании, на благо которой такой сотрудник работает. Именно она обязана включить его в перечень, так как просто так исчезнуть человек не может.

Читать еще: Чем договор аренды жилья отличается от договора найма?

Так же как и в ситуации с простой численностью, не должны входить в список люди, обучающиеся на момент составления отчета (точнее, обучавшиеся в период, за который этот документ оформляется). Но вот тут нужно понимать, получают ли они за это обучение зарплату или нет. Если получают, то все-таки включать их надо. К примеру, некий сотрудник был направлен от предприятия для получения второго высшего образования. На период учебного отпуска компания продолжает платить ему деньги, так как понимает, что чем квалифицированней станет специалист, тем больше пользы он принесет. Такое лицо в перечень входит. А если человек решил получить это образование по собственной инициативе и те знания, которые у него появятся, фирме не нужны, то платить ему не будут. И в список включать – тоже.

Последней из групп, которая также никогда не будет фигурировать в перечне, являются ветераны Великой Отечественной войны. Но это все тоже было достаточно просто. Дальше пойдет интересней. Есть группы рабочих, которые учитываются в списке, но как бы не полностью. В первую очередь к ним относятся граждане, выполняющие свои функции неполный рабочий день. Они должны учитываться в списке соразмерно отработанному времени. То есть берется количество часов за указанный период, когда такой человек занимался работой. Потом они делятся на среднее время работы. К примеру, за месяц человек отработал 80 часов. Делим на длительность рабочего дня – 8 часов и получаем 10 дней работы. Следует помнить, что надомники все равно учитываются в полном размере. Они могут поработать и меньше, и больше, но свой план все равно выполнят.

Сроки сдачи отчета среднесписочной численности

Отчёт всегда нужно подавать за прошлый год. Все необходимые данные должны быть отправлены не позднее 20 января текущего календарного года. Это правило распространяется как на действующие организации, так и на частных предпринимателей.

Если организация была создана в течение года, предоставить необходимые сведения в ИФНС нужно не позже 20 числа того месяца, который следует после месяца открытия. Такие же требование предъявляются к организациям, прекративших свою деятельность. Они также должны сообщить необходимые данные о своих работниках до 20-го числа месяца, который идёт после месяца закрытия. ИП, которые недавно прошли регистрацию, не должны подавать сведения в текущий год.

Как мы знаем, в отчетных формах присутствует показатель, отражающий численность работающих, причем он может называться «средняя численность», «среднесписочная численность» либо просто «численность». Есть ли разница между этими определениями и зачем она нужна предприятию, работающему по упрощенной форме налогообложения?

В НК РФ прописана норма для предприятий, переходящих на упрощенную систему налогообложения, – не более 100 человек средней численности работников.

Средняя численность определяется как сумма среднесписочной численности, численности внешних совместителей и численности лиц, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам.

При превышении средней численности указанной НК РФ нормы автоматически происходит потеря права применения УСН, что влечет за собой начисление НДС и налога на прибыль. Цена вопроса в данном случае может составить не одну тысячу рублей, незапланированные суммы способны нарушить план ведения хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому среднюю численность работников нужно заранее планировать исходя из рекомендаций статистического управления.

Методика подсчета численности работников разработана Росстатом, последний документ по этой теме – «Указания по заполнению форм федерального статистического наблюдения», утв. приказом Росстата от 28.10.2013 № 428.

Рассмотрим подробнее три слагаемых, принимаемых для расчета средней численности:

1. Среднесписочная численность работников фиксируется по табелю учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени – это кадровый документ, отражающий присутствие либо отсутствие сотрудника на своем рабочем месте. Причина отсутствия работника также отражается в табеле. Кроме того, в табель вносятся сведения об общем количестве отработанных дней и часов за месяц.

Существует унифицированная форма ведения табеля учета рабочего времени – бланк по форме Т-12 или Т-13. В учетной политике предприятия должен быть пункт о форме применяемого табеля учета рабочего времени.

В Указаниях Росстата сказано, что среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, т. е. с 01 по 30 или 31 число (для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Читать еще: Development manager менеджер по развитию

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

Среднесписочная численность работников за квартал и за год подсчитывается аналогично, путем сложения полученных сумм за каждый месяц и деления их на число месяцев.

Если организация или индивидуальный предприниматель, который нанимал сотрудников, работали неполный год, допустим, были зарегистрированы осенью, данный показатель считают все равно по этой же формуле: сумму среднесписочной численности за каждый отработанный месяц делят на 12.

2. Численность внешних совместителей исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время.

Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке:

а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели, например:

40 часов – на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);
36 часов – на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);
24 часа – на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе);

б) затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Следует иметь в виду, что работники, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы.

Лица, работавшие неполное рабочее время по инициативе работодателя, учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.

3. Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за отчетный период определяется сроком действия договора, независимо от даты выплаты вознаграждения по этому договору. При этом работник учитывается как целая единица.

Если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор гражданско-правового характера с этой же организацией, то он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Специальный отчет по среднесписочной численности представляется в налоговый орган по месту регистрации всеми налогоплательщиками в срок до 20 января текущего года. В этом отчете отражается только один показатель – среднесписочная численность работников за прошедший год.

Какая численность применяется в тех или иных случаях, с которыми сталкивается «упрощенец»

Среднесписочная численность всегда будет меньше либо равна средней численности предприятия.

К примеру, «упрощенец», подавая сведения о среднесписочной численности, указал, что за прошедший год насчитал 98 человек среднесписочной численности. Такой отчет повлечет за собой камеральную проверку, потому что есть вероятность, что средняя численность окажется выше и организация потеряет право использования УСН.

ФСС просит представить отчеты с указанием просто «численности» за отчетный период, а в форме РСВ-1 фигурирует «количество работающих». Это означает учет всех работников в целых числах.

Сложнее всего учитывать численность для целей статистического наблюдения. Для корректного отражения данных необходимо использовать все те же Указания Росстата, утв. приказом от 28.10.2013 № 428.

Пример 1.

Предположим, что организация оказывает услуги информационного характера, имеет 25 человек штатных сотрудников, часть которых работает в режиме неполного рабочего времени, использует по необходимости труд надомников, а также привлекает сотрудников других организаций по договорам гражданско-правового характера.

Каким образом вести учет средней численности сотрудников, чтобы не потерять права на использование упрощенной системы налогообложения?

Унифицированного документа для подсчета средней численности нет, данные можно учитывать в любой таблице по усмотрению налогоплательщика.

Среднюю численность сотрудников, нанятых по гражданско-правовым договорам, и среднесписочную численность персонала рассчитывают одинаково. Такие работники учитываются как целые единицы в течение всего срока действия гражданско-правового договора независимо от даты выплаты вознаграждения.

Пример 2.

Вновь созданная организация начала работать с 24.06.2016. Численность работников списочного состава в данной организации была следующей:

Числа месяца	Списочная численность работников	В том числе не подлежат включению в среднесписочную численность	Подлежат включению в среднесписочную численность (гр. 2 – гр. 3)
24	54	—	54
25 (суббота)	92	—	92
26 (воскресенье)	92	—	92
27	92	—	92
28	88	—	88
29	88	—	88
30	88	—	88
—	88
Сумма			594

Читать еще: Содержит ли штатное расписание коммерческую тайну?

Сумма численности работников списочного состава за июнь, подлежащих включению в среднесписочную численность, составила 594 единицы. Календарное число дней в июне – 30, среднесписочная численность работников в июне составила 20 человек (594 : 30). В июле 2016 года при тех же данных среднесписочная численность составит 682 : 31 = 20.

Не включаются в списочную численность работники:

привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями
на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;
переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;
направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций; лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии;
подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу;
собственники данной организации, не получающие заработную плату;
члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией;
адвокаты;
военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.

Если учащиеся образовательного учреждения проходят производственную практику в организации, заключившей договор с образовательным заведением, то данные о численности и заработной плате учащихся включаются в отчет организации.

Пример 3.

Организация вновь создана и начала работать в июне. Среднесписочная численность работников за июнь составляла 72 человека.

Следовательно, среднесписочная численность работников за полугодие для этой организации составила 12 человек (72 : 6).

Пример 4.

Организация с сезонным характером работы начала работать в марте и закончила в октябре.

Среднесписочная численность работников составляла:

в марте – 3 человека;
в апреле – 58 человек;
в мае – 63;
в июне – 63;
в июле – 75;
в августе – 75;
в сентябре – 15;
в октябре – 3.

Среднесписочная численность работников за год составила 30 человек (355 : 12).

В организации пять работников в сентябре были заняты на работе неполное рабочее время:

1) два работника отработали по 4 часа в день, каждый из них по 22 рабочих дня. Они учитываются за каждый рабочий день как 0,5 человека (4,0 : 8 часов);

2) три работника отработали по 3,2 часа в день; 22, 10 и 5 рабочих дней соответственно. Эти работники учитываются за каждый рабочий день как 0,4 человека (3,2 : 8 часов).

Средняя численность не полностью занятых работников составила 1,7 человека (0,5 x 22 + 0,5 x 22 + 0,4 x 22 + 0,4 x 10 + 0,4 x 5) : 22 рабочих дня в сентябре). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.

Если организация работала неполный квартал, то среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за месяцы работы в отчетном квартале и деления полученной суммы на 3.

Пример 5.

Организация оказывает услуги по поставке сезонной рабочей силы для проведения работ по заявкам других организаций. При этом штатных сотрудников в организации 3 человека, но на время действия договора эта организация оформляет у себя всех рабочих, отправляемых по заявкам.

Учет численности можно вести, используя приведенную выше таблицу, главное правило – ежедневно фиксировать количество работников.

Учет средней численности и среднесписочной численности становится актуальным, если эта организация использует упрощенную систему налогообложения.

В таких случаях нужно сделать предварительный расчет либо отказаться от применения УСН.

Как численность влияет на отчетность «упрощенца»

Организации, использующие УСН, относятся к сфере малого бизнеса. Такие организации попадают под сплошную статотчетность раз в пять лет и отчитываются по формам № МП-сп «Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия» и № 1-предприниматель «Сведения о деятельности индивидуального предпринимателя».

Существует несколько форм статистической отчетности для предприятий, относимых к сфере малого бизнеса. Органы статистики регулярно вносят изменения в свою отчетность. Чаще всего нужную к заполнению форму высылают по юридическому адресу предприятия. Именно органы статистики учитывают данные по численности работников.

голоса

Рейтинг статьи