Входящие и исходящие документы регистрируем правильно

Зарегистрировать документ можно в один клик с главной страницы системы. Регистрация документа означает создание его регистрационно-контрольной карточки и присвоение ему регистрационного номера. Номер генерируется автоматически в зависимости от места регистрации и дела.

После регистрации документ начинает официально существовать в компании.

Все зарегистрированные документы формируют реестр. В дереве папок можно увидеть ветку «Канцелярия», в которой хранятся все виды документов, разбитые на документопотоки.

В системе ELMA предусмотрено четыре документопотока: входящие, исходящие, внутренние документы и договоры.

Регистрация и обработка документов

Узнайте, как работает электронная канцелярия в ELMA ECM+. Оцените возможности и интерфейс системы прямо в браузере

ГЛАВНАЯ
ВОПРОС/ОТВЕТ
СЛОВАРИК
ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
НОРМАТИВКА
ТЕСТ
КАРТА САЙТА
О СЕБЕ

Пошаговая регистрация входящего документа

Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Затем документ нужно зарегистрировать. Регистрация входящих документов может быть в журнале регистрации документов или в системе электронного документооборота (СЭД).

Как зарегистрировать бумажный документ в СЭД?

Для каждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы, создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняет следующие поля:

— «От кого»;
— «Исходящий номер»;
— «Дата исходящего»;
— «Вид документа»;
— «Кому»

Переключатель должен быть выключен.

С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваивает регистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник, перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Корреспонденция, поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либо делается реестр , если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системе электронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.

Как зарегистрировать электронный документ в СЭД?

В базе, куда поступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов, выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).

Затем он проверяет правильность оформления РК электронного документа:

Читать еще: Участник прощает долг организации Увеличение чистых активов

— наличие и подлинность (далее — ЭЦП), которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу;

— соответствие подписи автора с ЭЦП;

— соответствие исходящего номера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,

— наличие приложений, если они указаны в тексте.

В случае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системе электронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации» , также указывается причина отказа.

В случае отсутствия нарушений в оформлении регистратор с помощью кнопки «Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Как зарегистрировать ?

могут поступать также в бумажном и электронном виде.

Если в организации есть необходимость электронного обмена , то сначала следует:

— настроить закрытый канал электронной почты;

— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защиты информации;

— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленном рабочем месте, прописав обязанность работы с в его в должностной инструкции.

Прием осуществляется в следующей последовательности:

Извлекается архивный файл.

Затем регистратору следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).

Проверяется правильность оформления электронного документа: наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок регистратор не обрабатывает и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.

При отсутствии ошибок обработка завершается в следующей последовательности:

на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со списком рассылки;

на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦП подтверждена» и заверяется подписью.

Регистратор входящей также заполняет поля: «Кому», «Экземпляр №», «Количество листов», «Краткое содержание». Переключатель «ДСП-документ» должен быть включен.

В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваивается регистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.

Читать еще: Минимальный и максимальный срок действия временной прописки

в бумажном виде передаются в структурные подразделения под роспись в реестре.

Регистрируем исходящую корреспонденцию

Итак, у вас имеется документ, готовый к отправке. В первую очередь его необходимо зарегистрировать. Регистрируя исходящие письма, мы фиксируем факт создания (подписания) документа, а также описываем сам документ с помощью неких сведений (кем подписан, кому направляется, о чем составлен и т.п.), которые в дальнейшем помогут нам найти его или подготовить отчет.

Как правило, для регистрации исходящих документов используется стандартная форма регистрационной карточки (РК), которая в большинстве организаций трансформировалась в электронную РК. И не важно, в какой системе электронного документооборота (СЭД) вы регистрируете исходящую корреспонденцию (или даже если описываете регистрируемое письмо одной строкой в таблице Excel), набор основных полей всегда остается неизменным. Это:

дата регистрации (подписания) документа;
регистрационный индекс;
корреспондент (наименование организации, в которую направляется документ, наименование должности и фамилия должностного лица, на имя которого адресовано письмо);
краткое содержание отправляемого письма;
наименование должности и фамилия должностного лица, подписавшего документ;
номер дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия отправленного документа.

При необходимости можно указывать и способ отправки, например:

отправлено по почте,
отправлено по электронной почте,
отправлено заказным почтовым отправлением,
отправлено с курьером и т.д.

Как правило, этот набор метаданных достаточен для регистрации исходящей корреспонденции, так как содержит основные поисковые признаки документа. Кстати, датой исходящего письма является дата его подписания, а не регистрации!

Регистрационный индекс может быть предельно простым – порядковым номером документа. А может содержать и дополнительную информацию:

номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;
индекс структурного подразделения – автора документа;
индекс или инициалы должностного лица, подписавшего документ;
индекс группы документов.

Например, с целью сокращения времени поиска документа исходящие письма, направляемые в вышестоящие и иные (правоохранительные, курирующие организации), целесообразно выделять в отдельные регистрационные группы, которым можно присвоить специальный элемент индекса:

МО – Министерство образования;
МЮ – Министерство юстиции;
ЦБ – Центральный банк;
ФНС – Федеральная налоговая служба и т.д.

Читать еще: Выписка из журнала входящей корреспонденции образец

При этом каждый элемент индекса отделяется от соседних каким-нибудь знаком, обычно это косая черта, тире или точка.

ФНС – индекс группы документов;

12 – индекс структурного подразделения, автора документа;

36 – индекс дела по номенклатуре;

2154 – порядковый номер исходящего документа.

Если вы регистрируете документы, направляемые от имени руководителя организации и его заместителей, и не важно в какое дело будет подшит документ, а важно, кем он подписан, то.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!