Какой расчет аванса устроит налоговиков и трудовиков на 100

Один из сотрудников организации в первой половине месяца находился в отпуске. Приближается день выплаты зарплаты. Кадровый специалист сомневается, нужно ли платить аванс, если работник был в отпуске.

Поможем кадровику, подсказав правильный ответ. Каждые полмесяца в установленные в организации дни работникам нужно выплачивать зарплату (ст. 136 ТК РФ). Поэтому заработная плата состоит из двух частей:

• аванс (заработная плата за первую половину месяца);
• итоговый расчет за месяц (заработная плата за вторую половину месяца).

Теперь, когда мы поговорили о природе аванса по зарплате, можно переходить к вопросу, выплачивается ли аванс, если работник был в отпуске.

За выплату зарплаты один раз в месяц предусмотрена ответственность.

Размер административного штрафа составит (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для организаций штраф составит от 30 000 до 50 000 руб.;
• для индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.

Как правильно считать по новым правилам аванс в 2020-2021 годах?

Новые правила расчета аванса, не так давно прописанные в ТК РФ, коснулись главным образом только сроков. А при определении суммы аванса следует исходить из реально отработанного за первую половину месяца времени (письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725).

Причем чиновники рекомендуют учитывать при расчете аванса только те составляющие зарплаты, которые прямо привязаны к рабочему времени (оклад, надбавки за совмещение и т. п.). Что же касается выплат, размер которых можно определить только по итогам месяца (например, премии за выполнение плана), то они, по мнению Минтруда, при расчете аванса использоваться не должны.

Подробнее о премии как составной части оплаты труда читайте в статье «Является ли премия частью заработной платы?».

Рассмотрим, как считать аванс по-новому — с учетом последних разъяснений государственных органов.

Количество рабочих дней в расчетном месяце — 20, оклад инженера Петрова И. И. составляет 25 000 руб. в месяц. За первую половину месяца Петров И. И. отработал 9 дней. Таким образом, ему должен быть выплачен аванс в сумме:

А = 25 000 руб. / 20 дн. × 9 дн. = 11 250 руб.

Таким образом, новая формула расчета аванса учитывает реально отработанное время за период с 1 по 15 число расчетного месяца.

Подобная методика расчета является весьма трудоемкой. Фактически при этом удваивается объем работы бухгалтерских служб, занимающихся расчетом зарплаты. Поэтому на практике при определении того, как рассчитывается аванс по зарплате, его обычно устанавливают в виде определенного процента от суммы оклада.

Минздравсоцразвития в своем письме от 25.02.2009 № 22-2-709 рекомендует выдавать заработную плату и аванс в сопоставимых суммах. Т. к. при выплате аванса НДФЛ не удерживается (подробнее об этом — в следующем разделе), то для обеспечения сопоставимости выплат оптимальным решением будет установить аванс в размере 40–45% от оклада.

Рассмотрим, как правильно рассчитать аванс при этом варианте его начисления.

Оклад Петрова И. И. составляет 25 000 руб. в месяц. На предприятии установлен размер аванса — 40% от оклада. Вычетами по НДФЛ Петров И. И. не пользуется. В этом случае он должен получить аванс в сумме:

А = 25 000 руб. × 40% = 10 000 руб.

И заработную плату в сумме:

З = 25 000 руб. – 25 000 руб. × 13% – 10 000 руб. = 11 750 руб.

Понятно, что в примере рассмотрен идеальный вариант. По факту работник может часть расчетного месяца отсутствовать на рабочем месте (по болезни, из-за отпуска и т. п.). В этом случае лучше рассчитывать аванс исходя из отработанного времени.

Как рассчитывать аванс по зарплате в том или ином случае, необходимо указать в локальных нормативных актах предприятия.

Примеры расчета

Далее будет приведён пример того, как осуществляется расчет суммы.

Для примера будет приведена . Петров И. И. согласно установленным на ней правилам получает зарплату 3 числа ежемесячно. При этом аванс выплачивается 17 числа. Оклад его равен 30000 р.

Здесь будет для примера рассмотрена ситуация в марте 2020 г. На протяжении 15 дней в начале этого месяца было 9 рабочих дней, а за весь месяц — 21 день.

Петров оформил больничный за период от 1 до 4 марта.

Внутренние нормативные акты предприятия предусматривают, что аванс выплачивается за первые 15 дней месяца. В рассматриваемом случае речь идет о периоде с 1 по 15 марта 2020 года. Данная норма предусмотрена в принятых на фирме Правилах внутреннего распорядка.

Для того чтобы произвести расчет, нужно определить, какая сумма зарплаты соответствует одному рабочему дню. Для этого сумму получаемой зарплаты нужно будет разделить на количество проработанных дней:

30000 р. / 21 день = 1428,57 р.

Теперь необходимо учесть, что до 15 числа включительно было 9 рабочих дней:

1428,57 р. * 9 = 12857,13 р.

Эта сумма была заработана работником Петровым за первую половину месяца. Однако, необходимо учесть, что у него 4 дня больничных. То есть проработал он не 9, а 5 рабочих дней. То есть выплатить ему должны:

1428,57 р. * 5 дней = 7142,85 р.

Рекомендуется отразить подробный алгоритм расчета аванса в Правилах распорядка или другом внутреннем нормативном акте предприятия.

Начисление НДФЛ, если аванс был выплачен в последний день месяца

На практике это исключительный случай и встречается довольно редко. Тем не менее даже для такого варианта в программе предусмотрены кнопки. С точки зрения законодательства с подобного аванса необходимо исчислять НДФЛ в обязательном порядке. Это поддерживается к налоговой службой, так и Верховным судом.

Чтобы грамотно отразить в 1С указанный прецедент, системой предусмотрено поле с планируемой датой выплаты. Если указать последний день месяца, то удержание НДФЛ произойдет автоматическим образом без выполнения дополнительных действий, потому что предприятию необходимо исполнять требования закона.

Если же дата выплаты аванса не соответствует последнему дню, но в карточке начисления за первые полмесяца указан именно этот день, то необходимо скорректировать это поле. Такая необходимость возникает для избежания автоматических выплат в соответствии с требованиями Налоговых органов.

По итогу необходимо сказать, что аванс и начисленный НДФЛ участвуют в общей системе расчетов по выплате зарплаты. То же самое отражено в платежных ведомостях. Если работникам предоставляются зарплатные листы из программы, то стоит заранее донести, что означает та или иная графа. Во многих случаях сотрудники испытывают затруднения, что вызывает немало вопросов.

Такую процедуру проще проделать один раз на общем собрании, чем объяснять нюансы индивидуально. Это избавит бухгалтеров от лишней нагрузки и позволит сосредоточиться на непосредственных обязанностях. Если доступ к 1С имеют все сотрудники, то можно составить электронную инструкцию, в которой наглядно и доступным языком указаны подсказки.