Дистанционные формы работы в трудовом законодательстве

Что такое дистанционная работа и как оформляется прием на нее?

Дистанционная работа – это новая форма трудовых отношений в России. Есть много вопросов по ее оформлению, режиму, правам дистанционных работников как у соискателей, так и работодателей.

Мы подготовили статью, в которой описаны особенности дистанционной работы с точки зрения законодательства. Если вы желаете найти такую работу или нанимать удаленных сотрудников, обязательно прочитайте статью до конца. Вы узнаете обо всех нюансах и своих правах, а также подводных камнях.

Дистанционный труд: оформление в соответствии с российским законодательством

Каков статус дистанционного работника? Как оформлять трудовые отношения в соответствии с законодательством? Какие документы достаточно предоставить в электронном виде, а какие необходимы в бумажном? Как нормировать рабочее время и рассчитывать оплату труда? Ответы на эти вопросы даёт в своём вебинаре преподаватель-эксперт Демешко Марина Анатольевна.

Дистанционный формат труда стал развиваться давно, задолго до самоизоляции и локдауна. События 2020 года стали пусковым импульсом для повсеместного перехода на «удалёнку».

Дистанционная работа – это форма организации труда. В трудовом законодательстве используется термин «дистанционный» труд, «удалённый» – это бытовой синоним.

В США и странах Европы такой формат гибкой занятости появился ещё в 1970-х как способ решения транспортных проблем. В России – в 1990-х, с развитием интернета.

Правовой статус дистанционного (удалённого) труда

Впервые в России понятие «дистанционной» работы было узаконено в 2013 году. В Трудовой кодекс была добавлена глава 49.1. Специфика регулирования труда дистанционных работников определена в ст. 312.1–312.4.

Дистанционная работа выполняется вне фактического местонахождения работодателя и считается связанной с нетипичной занятостью:

• обязанности исполняются работником вне рабочего места (необязательно на дому, следует различать понятия дистанционной и надомной работы);
• используется интернет и/или другие цифровые способы передачи данных;
• трудовые стороны взаимодействуют заочно.

Все эти факты в обязательном порядке следует отобразить в трудовом договоре.

Дистанционный сотрудник в правовом смысле – это лицо, заключившее договор о дистанционной работе. Если ранее принятый на работу сотрудник переведён на «удалёнку» – в его трудовой договор должны быть внесены изменения путём заключения дополнительного соглашения.

Нормы трудового законодательства в равной степени относятся к дистанционному работнику, но есть особенности.

Изменения в законах РФ

С 1 января 2021 года в ТК РФ Федеральным законом были внесены изменения в части дистанционной (удалённой) работы.

В трудовом договоре следует прописать, как именно будет работать сотрудник в дистанционном формате:

• постоянно;
• временно;
• периодически.

Ключевые изменения:

• Режим труда и отдыха прописывается в локальных актах либо определяется работником самостоятельно.
• Оборудование для работы и программное обеспечение должен предоставить работодатель.
• Зарплата дистанционного сотрудника при аналогичных объёмах труда не может быть снижена.
• Перевести на «удалёнку» работодатель может без согласия сотрудника, и без изменения трудового договора, но только в исключительных обстоятельствах.
• Если сотрудник не выходит на связь более двух дней без уважительной причины – работодатель имеет право его уволить.

Содержание трудового договора с дистанционным работником

Кадровый документооборот разделяется на два потока. Некоторые документы допустимы для электронного ознакомления, некоторые необходимы на бумажном носителе с оригинальными подписями/печатями.

Достаточен электронный документообмен при:

• ознакомлении с инструкциями, локальными нормативными актами; внутрикорпоративной документацией;
• ознакомлении с приказами, распоряжениями (в том числе о приёме, переводе, отпуске);
• подаче заявлений, объяснительных;
• оформлении обязательства о неразглашении служебной информации, согласия на обработку персональных данных.

По просьбе работника любой из этих документов должен быть выслан в бумажном формате по почте.

Необходим бумажный документообмен при:

• заключении трудового договора и дополнительных соглашений к нему;
• оформлении больничных, пособий;
• оформлении приказов об увольнении.

По требованию работодателя сотрудник предоставляет заверенные копии документов, требуемые при заключении трудового договора. По решению работника работодателю может быть передан бумажный оригинал трудовой книжки.

Рабочее время

Режим труда и отдыха работник устанавливает по своему усмотрению. Также возможна работа по нормированному режиму или сменному графику. Если необходимо присутствие на рабочем месте в определённые часы – это определяется в трудовом договоре в зависимости от трудовой функции, но не более 40 часов в неделю. Ежегодные оплачиваемые отпуска определяются в соответствии с трудовым законодательством (28 календарных дней).

Оплата труда

Оплата труда дистанционного работника может быть повременной или сдельной, с применением схемы премирования.

Повременная оплата рассчитывается на основе табеля учета рабочего времени. Сдельная – на основе выполненных работ в соответствии с отчётом сотрудника.

Важные формальности

Местом заключения трудового договора является юридическое местонахождение работодателя.

Дополнительно заключается письменное обязательство о неразглашении конфиденциальной информации.

При заключении т рудового договора в электронной форме работодатель обязан в течение трёх дней отправить бумажный формат договора по почте. В свою очередь работодатель вправе потребовать от работника для заключения трудового договора нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе.

Узнать подробнее об оформлении дистанционных работников, прослушать ответы на актуальные вопросы вы можете на вебинаре М. А. Демешко: всем желающим доступна запись вебинара.

Программы по теме

Руководитель кадровой службы. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров

Диплом с 1 квалификацией

Начало обучения октябрь 2021

Продолжительность 17 недель (4 мес.)

Специалист по кадровому делопроизводству

Диплом с 1 квалификацией

Начало обучения октябрь 2021

Продолжительность 16 недель (4 мес.)

Хотите узнать больше?

Специалист приемной комиссии ответит на все Ваши вопросы. Просто оставьте контактные данные в форме

Другие новости

“Как получить от отдела продаж максимум” Бесплатный видеоразбор наиболее частых ошибок при построении системы KPI отделов продаж

Как подготовиться к собеседованию на английском языке: вебинар

«Переговоры в продажах» – новая серия вебинаров эксперта Ирины Манторовой

Подводим итоги 2020, строим планы на 2021 и поздравляем с Новым годом!

ОБЪЯВЛЕНИЕ! График работы специалистов в новогодние праздники

Поделитесь этой новостью в социальной сети!

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

1. Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
3. Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Упрощение порядка взаимодействия работника и работодателя

Оформить дистанционную работу и обмениваться электронными документами станет проще. Усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись работника понадобятся при заключении в электронном виде:

• трудовых договоров;
• дополнительных соглашений к ним;
• договоров о материальной ответственности;
• ученических договоров о получении образования;
• а также при расторжении перечисленных выше договоров.

В остальных случаях можно будет обмениваться документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Главное, чтобы можно было обеспечить фиксацию факта получения стороной трудового договора документов в электронном виде.

Сейчас для обмена электронными документами при дистанционной работе необходимо всегда использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. И даже если трудовой договор заключен путем обмена электронными документами, работодатель все равно не позднее трех календарных дней после этого обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр договора на бумажном носителе.

В новом законе сохранилась обязанность работодателя по направлению бумажного договора, но сделать он это должен лишь по письменному заявлению работника, а не по умолчанию. Так что, хотя от бумажного документооборота полностью уйти не удалось, свободы у работодателей и работников в выборе способов взаимодействия станет больше.

Как оформить больничный

Чтобы получить пособие по временной нетрудоспособности или декретные, сотрудник на «удаленке» должен выслать в бухгалтерию оригинал бюллетеня. Сделать это нужно по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если бюллетень оформлен в электронной форме, работник должен сообщить в бухгалтерию серию и номер этого документа (подробнее об электронных больничных листах см. « Меняется порядок выдачи больничных: как действовать работодателю »).

Работать с электронными больничными по новым правилам

Особенности трудоустройства дистанционных работников

Т. Н. Малицкая
автор статьи, специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, вопросам кадрового делопроизводства, налогообложения заработной платы, применения трудового законодательства, руководитель ЦОК Аскон

Достаточно часто и работники и работодатели путают понятия: «дистанционная работа» и «надомная работа».

Основным отличием является определение дистанционной и надомной работы, которое дает ТК РФ. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, которые заключили трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Работник-надомник может выполнять работу, определенную трудовым договором, с участием членов своей семьи. Однако трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают. То есть надомники, как правило, производят продукцию на дому (например, швеи, упаковщики, сборщики).

Дистанционными работниками считаются лица, которые заключили трудовой договор о дистанционной работе. Работник-дистанционщик выполняет свою трудовую функцию вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Главным условием такого договора, является осуществление взаимодействия между работодателем и работником посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета[1]. Исходя из данного определения, мы понимаем, что дистанционные сотрудники занимаются, в основном, интеллектуальным или творческим трудом (например, бухгалтеры, журналисты, дизайнеры, писатели). Если вы решили принять на работу сотрудника на дистанционную работу – необходимо знать некоторые особенности трудоустройства лиц данной категории. Дистанционные работники включаются в штат организации наравне с обычными работниками. Никаких исключений в этом вопросе законодательством не установлено. Дистанционного работника принимают на работу по общим правилам, предусмотренным ст. 68 ТК РФ, с учетом требований, установленных гл. 49.1 ТК РФ и Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Для того чтобы принять на работу дистанционного работника работодатель должен выполнить следующие действия:

1. Получить от работника обязательные документы.
2. Ознакомить работника с локальными нормативными актами организации, имеющими отношение к его непосредственной работе.
3. Оформить трудовой договор.
4. Издать приказ о приеме на работу.
5. Заполнить личную карточку.
6. Оформить трудовую книжку (за исключением случая, когда стороны договорились не оформлять ее и не вносить в нее записи о дистанционной работе).

Рассмотрим некоторые из перечисленных пунктов отдельно.

1. Получение обязательных документов

Заключение договора с дистанционным работником возможно как обычным способом, так и с помощью обмена электронными документами. Однако, для того, чтобы стал возможен электронный документооборот, необходимо, чтобы и у работника, и у работодателя имелись усиленные квалифицированные электронные подписи[2].

Что касается документов, которые представляются для заключения трудового договора, то здесь все просто: если договор заключается с помощью Интернета – документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа. При этом по требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Отдельно следует сказать о трудовой книжке такого сотрудника: при наличии письменного соглашения между работодателем и дистанционщиком, информация о дистанционной работе может не вноситься в трудовую книжку сотрудника. Если есть такое соглашение, то подлинник трудовой книжки работодателю не нужен. В случае, когда такого соглашения нет – дистанционщик должен представить свою трудовую лично или же направить ее по почте заказным письмом с уведомлением.

И еще один нюанс: если трудовой договор заключается в электронном виде и для сотрудника это первое место работы, то он должен оформить себе СНИЛС самостоятельно[3].

2. Ознакомление с локально-нормативными актами

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. В случае приема дистанционного работника ознакомление с этими документами может осуществляться путем обмена электронными документами.

3. Оформление трудового договора

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр договора на бумажном носителе[4]. В договоре обязательно нужно указать вид работы – дистанционная[5]. При определении места заключения трудового договора следует указать место нахождения работодателя[6]. Кроме того, в трудовой договор необходимо включить условие о месте работы[7].

В силу ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре.

Если работодателю удобнее, когда дистанционный работник участвует в производственном процессе одновременно с работающими на стационарных рабочих местах, то этом случае оптимальной является пятидневная рабочая неделя (40 часов) с двумя выходными днями в субботу и воскресенье[8]. Если необходимость взаимодействия с дистанционным работником в режиме онлайн отсутствует – можно установить другой режим рабочего времени (например, рабочую неделю с предоставлением выходных дней по скользящему графику).

Имеет смысл указать в трудовом договоре, что правила внутреннего трудового распорядка распространяются на работника в части, не противоречащей сути заключенного с ним трудового договора.

Данная рекомендация связана с тем, что ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ работнику предоставлено право самостоятельно распределять свое рабочее время и время отдыха. Однако данное положение вступает в противоречие с обязанностью подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка организации (ст. 15 ТК РФ).

Помимо обязательных, в договор по соглашению сторон могут быть включены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника[9], в частности:

• о порядке внесения записей в трудовую книжку[10];
• о порядке и сроках обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя[11].
• о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные[12]. В договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению, какими документами они должны быть подтверждены и т.д.;
• о порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя[13];
• о порядке, сроках и форме представления работником отчетов о выполненной работе[14].

Кроме того, в трудовом договоре с «дистанционщиком» нужно указать и порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков[15]. Можно включить дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя[16]. В трудовом договоре о дистанционной работе кроме обязательных условий[17] необходимо определить срок, в течение которого каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны[18].

4. Издание приказа о приеме на работу

Приказ о приеме на дистанционную работу оформляют также, как при приеме других работников организации. Отличие состоит в заполнении графы «Условия приема на работу, характер работы» приказа о приеме на работу (форма N Т-1). В этой графе указывают «дистанционная работа».

5. Увольнение дистанционных работников

На заявлении об увольнении, поданном дистанционным работником, должна стоять квалифицированная электронная подпись работника.

Прекращение трудового договора о дистанционной работе может быть осуществлено в соответствии с ТК РФ путем обмена электронными документами при условии, что в данных документах используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя. В связи с этим работодателям следует помнить, что присланное по электронной почте отсканированное заявление работника об увольнении не является основанием для увольнения, такое увольнение может быть признано судом незаконным со всеми вытекающими из этого правовыми последствиями.

Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением должности, направленное по электронной почте, и телеграмма с уведомлением о сокращении штатной должности не отвечают требованиям о допустимости доказательств о законности увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя по п. 2. ч. 1 ст. 81 ТК РФ (по сокращению численности или штата работников). Таким образом, работодателям следует придерживаться правила: уведомление о предстоящем увольнении и сокращении должности дистанционного работника является оформленным надлежащим образом, если оно совершено в простой письменной форме и получена письменная роспись дистанционного работника об ознакомлении с уведомлением; либо путем обмена электронными документами при обязательном соблюдении условия о получении работодателем ранее направленного им уведомления об увольнении в связи с сокращением штатов в электронной форме с проставленной на данном документе квалифицированной электронной подписью дистанционного работника, свидетельствующей об ознакомлении данного работника с содержанием уведомления.

В заключение хочу обратить ваше внимание на то, что порядок выдачи дистанционному работнику заверенных копий документов, связанных с его работой, регламентирован положениями ч. 8 ст. 312.1 ТК. При получении от работника соответствующего заявления работодатель не позднее трех рабочих дней со дня его подачи обязан направить работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа. Подобным образом работнику (в случае его требования) может быть выдана, в том числе и заверенная копия приказа о приеме на работу.

[2] Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Итоги

Трудовое законодательство РФ допускает возможность осуществления работы вне места нахождения работодателя. Такой труд имеет две разновидности (надомный и дистанционный), которым присущи как общие черты, отличающие этот труд от обычного, так и свои особенности. Дистанционный труд отличает преобладание электронных форм взаимодействия и возможность не оформлять трудовую книжку. Трудовой договор с дистанционным работником оформляется в обычном порядке, но с включением в его текст положений, требующих согласования между работником и работодателем в силу особого характера работы.