Документы и справки при увольнении работника 2021

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, одним из важнейших этапов увольнения является выдача документов. Устанавливается обязательный список документов, а дополнительные справки выдаются по письменному заявлению сотрудника. Вопросы выдачи документов при увольнении регулируются следующими нормативными актами:

• ФЗ № 255 «Об обязательном страховании»;
• п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ;
• ФЗ № 27 об индивидуальном учете в системе ОПС.

Перечень документов, выдаваемых при увольнении

Как говорилось ранее, документы при увольнении бывают обязательными и дополнительными. Обязательные выдаются в день расторжения трудового договора, дополнительные – не позднее трех рабочих дней с момента получения письменного заявления от сотрудника (ст. 62 ТК РФ).

Дата увольнения зависит от того, назначалась ли отработка, или нет. Если да, сотруднику придется отрабатывать 14 календарных дней. Отсчет срока начинается со дня, следующего за днем подачи заявления об уходе (ст. 80 ТК РФ). При расторжении договора по инициативе работодателя дата определяется приказом.

Обязательные

В перечень обязательных док-тов, которые выдаются без заявления сотрудника в последний рабочий день, входит:

• трудовая книжка;
• расчетный листок;
• справка о зарплате за два года;
• СЗВ-М;
• СЗВ-СТАЖ;
• ДСВ-3 (не всегда);
• СТД-Р;
• расчет по страховым взносам.

Рассмотрим все детально.

Расчетный листок

Расчетный листок выдается в бумажном виде, но можно отправить его и по электронной почте, если увольняющийся не против. Согласно ст. 136 ТК РФ, он должен содержать следующие сведения:

• о составляющих частях зарплаты;
• о размерах и основаниях произведенных удержаний (например, НДФЛ);
• о размерах начисленных компенсаций (за неиспользованный отпуск, нарушение сроков выплаты зарплаты, и пр.);
• об общей сумме.

Форма листка утверждается работодателем и отражается в локальных нормативных актах предприятия.

Трудовая книжка

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках». Она заполняется в последний рабочий день или накануне. Если сотрудник отказывается ее забирать или не может получить по другим причинам, с него нужно взять письменное согласие на отправку Почтой России.

Если работник отказался от бумажной книжки, вместо нее выдается форма СТД-Р. Ее можно отправить электронной почтой, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Справка о заработке за два года

Справка 182н о сумме заработка за два года нужна, чтобы новый работодатель смог рассчитать декретные, отпускные и иные выплаты. Форма утверждена Приказом Минтруда России от 30.04.2013 №182н «Об утверждении формы и порядка выдачи…».

Какие сведения должна содержать справка 182н:

• дата выдачи;
• данные о страхователе (организации);
• данные о застрахованном лице (работнике);
• период работы;
• сумма зарплаты, на которую начислены обязательные социальные взносы;
• количество календарных дней временной нетрудоспособности, декрета, отпуска по уходу за ребенком;
• начисленные суммы по годам;
• подписи руководителя и главного бухгалтера;
• печать предприятия.

СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 06.02.2018 №507п «Об утверждении формы…». Выписка из нее выдается в день увольнения, а сам документ направляется работодателем в Пенсионный фонд уже после.

Какая информация в нем указывается:

• о страхователе;
• отчетный период;
• периоды работы застрахованных лиц;
• начисленные и уплаченные страховые взносы;
• уплаченные добровольные пенсионные взносы.

Стандартно СЗВ-СТАЖ оформляется на всех сотрудников. Но при увольнении – только на увольняющегося, т.к. по закону работодатель не имеет права разглашать персональные данные и сведения о доходах других лиц.

Форма СЗВ-М, утвержденная Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 №83-п «Об утверждении формы…», содержит сведения о застрахованных лицах, а именно:

• реквизиты страхователя;
• отчетный период календарного года;
• код формы;
• сведения о застрахованных: ИНН, СНИЛС;
• должность, подпись руководителя.

Как и в случае с СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М оформляется персонально на увольняющегося. Информации о других сотрудниках в ней быть не должно.

Форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда России от 20.01.2020 №23н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности…». Это практически аналог бумажной трудовой книжки, только ведется в электронном формате, а любые изменения передаются работодателем в ПФР.

СТД-Р содержит следующие данные:

1. О работнике: Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС.
2. О работодателе: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП, дата подачи заявления о ведении электронной трудовой, дата подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
3. О трудовой деятельности сотрудника: порядковый номер записи, дата, должность, код выполняемой функции, причины увольнения, основание.

Расчет по страховым взносам

Что там указывается:

• данные о сотруднике, в пользу которого начислены выплаты и иные вознаграждения;
• сведения о перечисленных суммах.

ДСВ-3 заполняется на сотрудника, за которого работодатель перечислял добровольные взносы на накопительную пенсию. Форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 09.06.2016 №482п «Об утверждении формы…».

Какая информация указывается:

• реквизиты работодателя;
• номер платежного поручения;
• дата исполнения поручения;
• сведения о застрахованном работнике;
• сумма взносов.

Дополнительные

К дополнительным относятся док-ты, которые работодатель не обязан выдавать при увольнении, но может выдать по заявлению сотрудника в течение трех рабочих дней:

• справка 2-НДФЛ;
• справка о среднем заработке;
• СПВ-2;
• кадровые док-ты.

Рассмотрим каждый документ подробно.

Справка о среднем заработке

Форма справки о среднем заработке за последние три месяца рекомендована Письмом Минтруда России от 10.01.2019 N 16-5/В-5. Но работодатель может утвердить свой документ самостоятельно в соответствии с законодательными нормами.

Какие сведения отражаются в справке:

• кому выдана;
• место работы;
• условия труда;
• размер среднего заработка за последние три месяца;
• Ф.И.О., подписи руководителя и главбуха.

Такую справку можно заказать как в день увольнения, так и после в любое время.

2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@ «Об утверждении формы расчета сумм…». Она может понадобиться работнику для предоставления по новому месту трудоустройства, получения налогового вычета и в других ситуациях.

Что указывается в документе:

• сведения о налоговом агенте – работодателе;
• информация о сотруднике;
• облагаемые налогом доходы;
• сведения о социальных, социальных, стандартных и имущественных вычетах;
• общие суммы налога и дохода.

Кадровые документы

К кадровым относятся документы, которые оформлялись во время трудовой деятельности увольняющегося. Например, копии приказов:

• о принятии на работу;
• о переводе на другую должность;
• о поощрении;
• об увольнении.

Также работодатель должен выдать в течение трех рабочих дней по запросу справку о трудовой деятельности сотрудника в организации; дубликат или копию трудовой книжки: иные док-ты, связанный с работой увольняющегося на предприятии.

Все документы при увольнении выдаются бесплатно.

Список документов при увольнении 2021

По закону к основным документам при увольнении в 2021 году относятся следующие формы:

• Трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности у текущего работодателя. Форму СТД-Р работодатель обязан выдавать тем, кто впервые устроился на работу с начала 2021 года, а также тем, кто ранее сделал выбор в пользу электронных данных и отказался от бумажной трудовой.
• Справка о зарплате за два прошлых года и текущий – форма 182н выдается физлицу для корректного дальнейшего расчета соцстраховских пособий.
• Копия формы СЗВ-М – выписка оформляется за последний месяц работы сотрудника.
• Копия формы СЗВ-СТАЖ – выписка выдается за последний отчетный год до года прекращения действия контракта.
• Копия раздела 3 расчета по страховым взносам – индивидуальные сведения выдаются в виде выписки за последний квартал, со дня его начала по момент увольнения.

Кроме обязательных бланков, которые перечислены выше, сотруднику могут выдаваться и другие формы. Дополнительный список документов при увольнении в 2021 году состоит из:

• Справки о средней зарплате – оформляется в целях предоставления в службу занятости для расчета пособия по безработице. Рекомендованный бланк утвержден в Письме Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5.
• Копии приказа на увольнение сотрудника – специалист вправе запросить эту форму, а работодатель обязан ее предоставить, если поступил запрос. Заверяется документ в общем порядке. Если одним приказом увольняется сразу несколько физлиц, придется делать выписку, чтобы не допустить раскрытия персональных данных.
• Справки формы 2-НДФЛ.
• Копий других кадровых приказов – к примеру, о награждении, о приеме на работу, переводе и т.д.

Как выдают справки о доходах и среднем заработке

Следующие справки, выдаваемые при увольнении, хотя и не относятся строго к обязательным, на практике работодатели предоставляют их сами без дополнительного письменного запроса:

• справка о доходах и оплаченном налоге (бывшая 2-НДФЛ);
• справка о среднем заработке за 3 месяца – для центра занятости.

Первый документ составляют по форме, утвержденной в Приложении № 5 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Он включает 5 разделов:

• данные о налоговом агенте;
• данные о налогоплательщике;
• помесячные данные о полученных в году увольнения доходах и суммах вычетов;
• данные о стандартных, социальных и имущественных вычетах, предоставленных работодателем;
• итоговые суммы облагаемого дохода, начисленного и уплаченного НДФЛ.

Всю информацию предоставляют за все месяцы – начиная с 1 января и до даты увольнения текущего года. Справку подписывает уполномоченное лицо.

Типовой формы для справки о среднем заработке за 3 месяца на последнем месте работы нет. Но чаще всего для нее используют рекомендованный бланк из письма Минтруда России от 10.01.2019 № 16-5/В-5.

Для расчета среднего заработка используют формулу:

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все документы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.

Новые материалы в КонсультантПлюс на эту тему:

Какие документы выдают при увольнении

Страховое пенсионное свидетельство

В процессе устройства на работу сотрудник предоставляет компании-работодателю перечень документов, среди которых в обязательном порядке должно быть свидетельство об обязательном пенсионном страховании (согласно требованиям статьи 65 ТК РФ). Если же работник впервые заключает трудовой договор, то комплекс мер по оформлению данного свидетельства ложиться на плечи работодателя. После того, как свидетельство оформлено и выдано Пенсионным Фондом, оно хранится у сотрудника. Страховое свидетельство содержит в себе персональную информацию о сотруднике: индивидуальный страховой пенсионный счет, дату регистрации сотрудника и его анкетные данные.

В процессе оформления страхового свидетельства вновь прибывшего сотрудника специалист отдела кадров обязан предоставить заполненную работником анкету в отделение Пенсионного Фонда не позднее, чем в течение двух недель. Оформление же страхового свидетельства в самом фонде, открытие лицевого счета занимает около трех недель.

Затем, в течение не более чем одной рабочей недели с момента получения документа, сотрудник отдела кадров обязан выдать его на руки работнику. Следовательно, период получения новым сотрудником страхового свидетельства укладывается в рамки четырех-шести недель с момента его трудоустройства в компанию. Если сотрудник увольняется в данный период, не стоит забывать, что его страховое свидетельство получить в Пенсионном Фонде все же придется.

В подобной ситуации необходимо будет связаться с сотрудником и уведомить его о возможности получить на руки готовый уже документ. Наиболее оптимальным способом известить его является письмо, отправленное по оставленному адресу с уведомлением о возможности получения пенсионного свидетельства.

Медицинская книжка

Вопрос «Какие документы должны выдать при увольнении работодатели?»зачастую становится камнем преткновения во многих организациях, связанных непосредственно с бытовым, коммунальным обслуживанием граждан, со сферой общественного питания или педагогической деятельностью. Дело в том, что подобные организации обязаны соблюдать четко установленные санитарно-эпидемиологические нормы.

Одним из главных требований при трудоустройстве в данные организации является наличие медицинской книжки, непосредственно в которую вносятся данные о регулярных обследованиях и осмотрах сотрудника. Соответственно, оформление её стоит денег. Оплата этих расходов, в соответствии со статьями 213 и 266 ТК РФ, ложиться на работодателя.

Что же следует знать о медицинской книжке? В первую очередь важно отметить, что этот документ хранится у работодателя, но может быть выдан на руки сотрудника по его требованию. После прекращения трудовых взаимоотношений между работодателем и сотрудником медицинская книжка остается у работника и переходит с ним на следующее место работы.

Посему, вне зависимости от затрат, понесенных организацией на оформление медкнижки, выдача ее на руки уволившемуся сотруднику – необходима.

Но, в том случае, если работодатель задерживает выдачу данного документа, он ничем не рискует. Претензии от бывших сотрудников о том, что без данного документа не возможно их дальнейшее трудоустройство, совершенно безосновательны.

Исполнительный лист работника, который уходит из организации

Если в отношении сотрудника ведется исполнительное производство, из его заработной платы бухгалтерией предприятия могут удерживаться определенные исполнительным документом суммы (алименты, задолженность по различным платежам и т. п.).

Удержания могут производиться на основании оригиналов следующих документов:

• исполнительного листа;
• судебного приказа;
• нотариального соглашения об уплате алиментов.

Справка. Исполнительные документы могут направляться в организацию службой судебных приставов либо передаваться самим сотрудником.

Исполнительный лист уволенного сотрудника необходимо вернуть в ФССП, зафиксировав факт его отправки, например, в журнале учета.

Кроме того, службу судебных приставов необходимо уведомить об увольнении сотрудника. На уровне законодательства форма уведомления не установлена, поэтому написать его можно на бланке организации в свободной форме. В нем должна содержаться следующая информация:

• о расторжении трудового договора с работником, являющимся должником по исполнительному производству, с указанием основания увольнения (по инициативе работника, нанимателя, по соглашению сторон и пр.);
• о реквизитах исполнительного листа или судебного приказа;
• о периоде, в течение которого производились отчисления из заработной платы сотрудника;
• о сумме удержаний;
• при наличии задолженности необходимо сообщить о причинах ее образования;
• при наличии информации о новом месте работе, жительства должника и т. п., ее также следует указать в уведомлении;
• в конце требуется перечислить прилагаемые документы (исполнительный лист, приказ о расторжении трудового договора).

Уведомление подписывается руководителем и главным бухгалтером компании, заверяется печатью.