Должностная инструкция секретарю приемной руководителя

Такое понятие как « профессиональный стандарт » или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.

Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.

На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.

Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:

Профстандарт « Секретаря руководителя » был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.

Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:

1. Помощник руководителя.
2. Секретарь руководителя.
3. Делопроизводитель.
4. Секретарь-администратор.

Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.

Что должна содержать должностная инструкция секретаря: примеры и образцы документов

Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

• к какой категории сотрудник принадлежит;
• кому он подчиняется;
• кем назначается и освобождается от должности;
• кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

• организационной структуры;
• норм делового общения;
• организации делопроизводства;
• основ гражданского и трудового законодательства;
• правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
• прикладных программ;
• машинописи;
• правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

• действующим законодательством;
• уставом предприятия;
• руководящей документацией предприятия;
• приказами и распоряжениями руководства;
• собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

• прием посетителей;
• прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
• получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
• проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
• осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
• составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
• подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
• организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
• контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
• формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
• выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

• принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
• отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
• предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
• получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
• направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
• информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
• получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

• несанкционированное представление интересов организации;
• результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
• ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
• нарушение требований руководящей документации предприятия;
• неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
• причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
• нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
• нарушение норм делового общения.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря руководителя бесплатно. Должностные обязанности секретаря руководителя. Название учреждения. На должность секретаря руководителя принимается лицо с высшим. Секретарь обязан знать:.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя. Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу » Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях «. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Должностная инструкция секретаря машинистки

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда в. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] далее — Компания. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: — законодательными актами РФ; — Уставом предприятия; — Положением о функциональных службах предприятия; — приказами указаниями руководства предприятия; — нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; — настоящей должностной инструкцией. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

Должностная инструкция секретаря

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ЧЕРНОБЫЛЬ 2019. Почему? Кто ВИНОВАТ?

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Работу приемной комиссии БТИ АлтГТУ и делопроизводство организует ответственный секретарь, который назначается ректором вуза из числа преподавателей БТИ АлтГТУ.

Ответственный секретарь назначается ежегодно не более, чем на протяжении трех лет. Вопрос о дальнейшем продлении сроков полномочий ответственного секретаря выносится на заседание Ученого совета вуза.

Ответственный секретарь приёмной комиссии (СПК) института непосредственно подчиняется председателю приёмной комиссии и выполняет только его распоряжения и приказания.

СПК отвечает за организацию и проведение приёма в вуз, за соблюдение правил приёма в строгом соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законами, нормативными правовыми актами в области образования субъектов Российской Федерации, Минобразования и науки России и нормативными документами вуза, за выполнение указаний Минобразования и науки России по организации и проведению приёма.

СПК непосредственно руководит работой заместителя, технического секретаря приемной комиссии, факультетскими отборочными приёмными комиссиями.

СПК в пределах предоставляемой ему власти должен действовать самостоятельно, требовать от подчинённых точного и своевременного выполнения своих служебных обязанностей и распоряжений.

СПК должен принимать все меры, направленные на чёткую и безошибочную работу технического персонала приёмной комиссии.

СПК всегда должен иметь точные и подробные сведения о списочном и наличном составе технической комиссий.

СПК поддерживает строгий внутренний порядок в институте в период проведения вступительных экзаменов с помощью службы охраны.

В случае временного убытия СПК для исполнения своих обязанностей оставляет помощника.
2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1.Ответственный секретарь приемной комиссии БТИ АлтГТУ обязан:

• готовить проекты приказов, касающихся организации и проведения приема, готовить проекты материалов, регламентирующих работу приемной комиссии;
• готовить материалы к заседаниям приемной комиссии;
• готовить проекты плана и графика работы приемной комиссии;
• осуществлять общее руководство отборочными комиссиями;
• организовывать учебу и инструктаж персонала приемной комиссии;
• контролировать правильность оформления документов поступающих и ведение регистрационного журнала;
• организовывать подготовку бланков документации приемной комиссии;
• вести прием граждан, давать ответы на письменные запросы граждан по вопросу приема;
• организовывать агитационную и профориентационную работу приемной комиссии;
• руководить работой по подготовке к публикации проспектов, учебных пособий для поступающих и других информационных материалов приемной комиссии;
• по поручению председателя приемной комиссии осуществлять оперативное управление службами, обеспечивающими работу приемной комиссии;
• организовывать и контролировать тиражирование экзаменационных материалов в необходимом количестве комплектов;
• обеспечивать организованное проведение вступительных испытаний, консультаций и апелляций;
• организовывать размещение экзаменационных групп по аудиториям и индивидуальную рассадку абитуриентов по рабочим местам;
• контролировать правильность оформления личных дел поступающих;
• организовывать оформление и обеспечение необходимым инвентарем и оборудованием помещений для работы приемной комиссии, аудиторий для проведения вступительных испытаний и консультаций;
• руководить работой по профориентации, учету и статистике;
• обеспечивать организацию и контроль за проведением дней открытых дверей факультетов и вуза, олимпиад, централизованного тестирования и т.д.;
• осуществлять координацию работы подразделения, занимающегося довузовской подготовкой;
• обеспечивать сохранность документов и имущества приемной комиссии;
• организовывать подготовку и сдачу документов приемной комиссии в отдел кадров и в архив;
• готовить проект отчета приемной комиссии для федерального (центрального) органа управления высшим профессиональным образованием России;

2.2. Ответственный секретарь приемной комиссии БТИ АлтГТУ в период подготовки к приему в вуз обязан:

• принимать непосредственное участие в формировании технического персонала приёмной комиссии;
• проводить подбор состава предметных экзаменационных комиссий;
• обеспечивать своевременное выполнение мероприятий, указанных в «Плане работы по набору». При угрозе срыва срока выполнения того или иного мероприятия принимать соответствующие меры и докладывать председателю приёмной комиссии;
• составлять заказ и определять тираж для изготовления необходимой бланочной продукции;
• организовывать и проводить обучение технического состава приёмной комиссии;
• осуществлять контроль за оформлением стендов по специальностям для абитуриентов;
• осуществлять контроль за работой по профориентации;
• составлять проект расписания вступительных экзаменов и привлекать службы института (учебную часть и хозяйственную часть) для подготовки аудиторий, где будут проходить экзамены;
• по указанию председателя приёмной комиссии составлять текст и распространять объявления о приёме студентов;
• оформлять доску объявлений приёмной комиссии;
• осуществлять контроль за оформлением помещений приёмной комиссии;
• на основании расписания вступительных экзаменов готовить график выполнения работ и получения всей требуемой информации по окончании всех экзаменов.

2.3. Ответственный секретарь приемной комиссии БТИ АлтГТУ в период приема документов от абитуриентов обязан:

• ознакомить помощников, технических секретарей и весь технический персонал приёмной комиссии с руководящими документами в части их касающихся;
• осуществлять контроль за строгим выполнением инструкции системы «Приём» по вводу данных абитуриентов;
• подводить итоги работы технической приёмной комиссии за каждый день работы и указывать на недостатки в работе по приёму документов;
• следить за соблюдением трудовой дисциплины членами технической приёмной комиссии;
• ежедневно, в назначенное время, представлять сводку о числе поданных заявлений;
• подписать экзаменационные листы;
• разработать расписание вступительных экзаменов;
• подготовить памятку абитуриенту для сдачи письменных экзаменов;
• организовать выдачу каждому абитуриенту памятки и расписания экзаменов.

2.4. Обязанности ответственного секретаря приемной комиссии БТИ АлтГТУ в период экзаменов.

За день до экзаменов обязан:

• проверять готовность экзаменационных аудиторий (номера рядов, номера мест, общий порядок);
• составить для вахты список сотрудников, работающих в вузе в день экзамена;
• поручить помощнику составить схему маршрутов движения абитуриентов в экзаменационные аудитории, вывесить указатели к экзаменационным аудиториям и к туалетам;
• провести инструктаж предметной экзаменационной комиссии и дежурных (ознакомить с должностными инструкциями, с пропускным режимом в институт, с порядком следования абитуриентов);

В день экзаменов обязан:

• прийти в институт за 2 часа до начала экзамена;
• обратить внимание дежурных на наиболее важные моменты при выдаче экзаменационных листов и при сборе экзаменационных работ;
• открыть экзаменационные аудитории и проверить их состояние;
• контролировать работу дежурных на входе в институт;
• выдать распорядителям по экзаменационным аудиториям экзаменационные листы с посадочными талонами;
• контролировать правильность размещения абитуриентов в экзаменационных аудиториях и следить за общим порядком в институте.
• в процессе экзаменов СПК посещает экзаменационные аудитории и следит за общим порядком в аудиториях;
• организовать прием экзаменационных работ от ответственных за экзаменационные аудитории.

2.5. Ответственный секретарь приемной комиссии БТИ АлтГТУ после проведения вступительных испытаний обязан:

• контролировать прием экзаменациооных работ в ПК;
• принять от помощника по информации экзаменационные ведомости с оценками, полученные после обработки талонов ответов и индивидуальные протоколы с ответами;
• организовать хранение письменных работ абитуриентов до выдачи их в личные дела абитуриентов;
• своевременно объявить результаты экзаменов;
• контролировать запись оценок в экзаменационные листы;
• руководить сверкой проекта приказа о зачислении с личными делами абитуриентов;
• готовить заседания приемной комиссии.

3 ПРАВА
Ответственный секретарь приемной комиссии БТИ АлтГТУ имеет право на:

• рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственным стандартам и безопасности труда и коллективным договором;
• своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;
• возмещение вреда, причиненного в связи с исполнением им трудовых обязанностей; обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных Федеральным Законами;
• вправе передать свои должностные обязанности заместителям в связи с невозможностью выполнения работы по состоянию здоровья, семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам.

4 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Ответственный секретарь центральной приемной комиссии БТИ АлтГТУ персонально отвечает за организацию работы приемной комиссии вуза и проведение приёма в вуз, на него возлагается персональная ответственность за:

• организацию деятельности Приемной комиссии по выполнению ее задач и функций; организацию в управление оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
• обеспечение сохранности имущества, находящегося в Приемной комиссии, и соблюдения правил пожарной безопасности;
• соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений и других документов.

В случае невыполнения или ненадлежащего выполнения своих обязанностей ответственный секретарь приёмной комиссии несет ответственность в дисциплинарном порядке в соответствии с Трудовым кодексом РФ, а при совершении противоправных уголовно-административных деяний материал на него может быть передан в правоохранительные органы в установленном порядке.
5ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

В своей деятельности ответственный секретарь приемной комиссии БТИ АлтГТУ взаимодействует:

5.1. С бухгалтерией по вопросам централизованного тестирования и оплаты труда работников приемной комиссии.

5.2. С планово-финансовым отделом по вопросам централизованного тестирования и оплаты труда работников приемной комиссии.

5.3. С архивом института по вопросам приема на хранение документов абитуриентов.

5.4. С юридическим отделом по вопросам:

• получения сведений об изменениях трудового, гражданского, уголовного, административного, хозяйственного и другого законодательства;
• разъяснений действующего законодательства и порядок его применения;
• при рассмотрении в судах дел, связанных с работой приемной комиссии и другим вопросами, связанных с правовым обеспечением работы с персоналом.

5.5. С учебно-методическим отделом по вопросам:

• приема на первый и последующие курсы;
• получения информации о специальностях вуза;
• о работе в предпраздничные и праздничные дни.

5.6. С первым отделом по вопросам приема на закрытые специальности.

5.7. С отделом кадров студентов по вопросам передачи личных дел, зачисленных на учебу в вуз студентов.

5.8. Со штабом ГО, ЧС и безопасности по вопросам обеспечения в приемной комиссии режима, согласно правилам внутреннего трудового распорядка, ведения дел по гражданской обороне и предупреждению терроризма.

5.9. С деканами факультетов и заведующими кафедрами по вопросам:

• приема и зачисления абитуриентов в вуз, приема на второй и последующий курсы;
• поощрения и наказания сотрудников технического секретариата приемной комиссии;
• подготовки информационных материалов по специальностям и вопросам проф-ориентационной работы с абитуриентами.

5.10. С центром новых информационных технологий по вопросам предоставления доступа в интернет.

5.11. С административно-хозяйственной частью по вопросам подготовки помещений университета к приему в вуз.

5.12. С общим отделом по вопросам ведения делопроизводства.

5.13. С издательским центром по вопросам подготовки и издания справочных и методических материалов для абитуриентов.

5.14. С отделом охраны труда и техники безопасности по вопросам охраны и безопасности труда сотрудников приемной комиссии.

5.15. Со всеми структурными и другими подразделениями БТИ АлтГТУ по вопросам приема в институ.

5.16. С комитетом по образованию Алтайского края по вопросам приема в высшие учебные заведения.

5.17.С Министерством науки и образования по всем вопросам приема в высшие учебные заведения.

5.18. С профсоюзным комитетом по вопросам социальной защищенности персонала приемной комиссии.

5.19. С другими ведомствами по мере служебной необходимости.

Информационный лист
СОГЛАСОВАНО:

Документовед — это. Что такое Документовед?

Документове́д — специалист в области документоведения, делопроизводства. А также — наименование должности в организации; наименование специальности в высшем учебном заведении (факультет документоведения).

Профессиональная деятельность включает:

• планирование, организацию, совершенствование деятельности службы документационного обеспечения управление (ДОУ) и контроля за состоянием делопроизводства в организации • разработку унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов различного назначения и уровня направления, классификаторов документной информации • упорядочивание состава документов и информационных показателей сокращение их количества и оптимизацию документопотоков организации • отбор документов передаваемых на государственное хранение, организацию текущего хранения и экспертизу ценности документов • постановку задач проектирования, эксплуатации, совершенствования автоматизированных информационных систем и систем управления • изучение и обобщение передового опыта в области ДОУ, разработка нормативно-методических документов по вопросам ДОУ • подготовку предложений по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест сотрудников службы ДОУ • участие в работе по подбору расстановке и повышению квалификации кадров службы ДОУ.

В крупных организациях, таких как министерства, ведомства работает в специальном подразделении — управлении делами или секретариате. В управлении делами документовед может работать на разных участках работы, например в:

• подразделении, куда приходят документы (входящая корреспонденция, почта). Специалист в области документоведения проставляет штамп на входящих документах с порядковым номером. Также заносит информацию о документе в электронную базу данных;
• экспедиции, откуда документы отправляются в иные организации;
• подразделении по контролю за документами.

Должности, которые может занимать лицо, имеющее профессию документовед

В организациях могут быть созданы следующие должности документоведов:
Документовед
Документовед II категории
Документовед I категории

Документовед (по профессии) может быть директором архива как внутри организации, так и как самостоятельного учреждения.

В министерствах и ведомствах документовед может занимать также следующие должности:
Специалист
Специалист II категории
Специалист I категории
Ведущий специалист
Главный специалист
Консультант
Начальник отдела
Заместитель управляющего делами
Управляющий делами

Возможно — помощник министра (как личный секретарь)

Как руководитель самостоятельного органа власти и управления — одна из максимальных должностей для этой профессии — руководитель Федерального архивного агентства, например после работы заместителем руководителя, после работы директором Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.

Также следует отметить, что какие-то специалисты заняты и подготовкой документов для руководства Правительства РФ и для Президента РФ.
Примечание: при работе на руководящих должностях в органах власти и управления помимо основного высшего образования по специальности (например документовед), необходимо еще второе высшее образование по специальности государственное и муниципальное управление.