Загрузка...Как отправить работников в отпуск правильно
Уйти в отпуск: как сэкономить и отдохнуть по закону
Как запланировать отдых?
По закону работодатель должен составлять график отпусков для всего коллектива за две недели до начала нового года (ст. 123 ТК). Управляющий партнер юридической фирмы BLS BLS Федеральный рейтинг. группа Трудовое и миграционное право (включая споры) × Елена Кожемякина поясняет, что такие меры должны помочь избежать споров: «В графике сотрудники прописывают свои планы, и работодатель сможет учитывать эти данные». Если человеку придется их поменять, сделать это будет легче: работник просто напишет заявление, говорит юрист. По её словам, без такого документа работодатель в сложном положении: если компания не реализовала свое право на планирование отпусков сотрудников, работник по сути имеет право уйти отдыхать в любое время».
Вместе с тем, правовое регулирование графика отпусков требует от законодателя обновления и уточнения. О нём упоминается вскользь, хотя говорится о его обязательности, замечает Кожемякина. Возможно поэтому компании редко к нему прибегают.
По словам эксперта, самая распространённая практика — когда сотрудник обсуждает время отпуска лично с начальством, за 2 недели до отдыха пишет заявление и уходит. По её словам, такая схема работает только до первого конфликта, когда компания не готова отпустить человека в определенный момент.
Как делить отпуск?
Отпуск можно разделить на несколько частей (Ст. 125 ТК). При этом одна из них должна быть не меньше 14 дней. Такое решение принимается по соглашению между работником и работодателем.
Кожемякина поясняет, если сотрудник не указал в графике свои пожелания, компания может «дать ему дни» на свое усмотрение — в любые удобные для начальства даты — все 28 дней целиком или по частям. По её словам, при составлении графика работник вправе написать, что хочет отгулять весь отпуск за раз. А руководство фирмы само решит, когда стоит отправить сотрудника отдыхать, учитывая загруженность организации. Кожемякина считает, что спорные ситуации вокруг этого вопроса лучше разрешать лично, иначе все может дойти до трудового спора.
При этом работодатель не может заставить сотрудников делить весь отпуск на несколько частей, говорит Евгений Корчаго из КА «Корчаго и партнёры». Он указывает на то, что ТК допускает такое дробление, но не отдаёт его на усмотрение только лишь начальства.
Его тезис подтверждает и Роструд, который в письме от 17 июля 2009 года № 2143-6-1 разъяснил, что работодатель не имеет права самостоятельно разделять сотруднику отпуск на части. Не может руководство компании и решать вопрос продолжительности уже разделённых частей, в том числе требовать от работника включить в отпуск выходные дни.
В свою очередь, требование законодательства о том, что хотя бы одна часть отпуска должна быть 14 дней критикует партнер FTL Advisers FTL Advisers Федеральный рейтинг. группа Семейное и наследственное право группа Комплаенс группа Управление частным капиталом группа Корпоративное право/Слияния и поглощения группа Налоговое консультирование и споры (Налоговое консультирование) × Мария Кукла. По её словам, это не отвечает ни интересам работника, ни интересам работодателя. Первый, в частности, может быть заинтересован в четырёх отдельных отпусках продолжительностью семь дней, «совпадающих со школьными каникулами в течение учебного года».
Когда уходить в отпуск?
Перед отправкой сотрудника в отпуск компания обязана выплатить ему отпускные. Сделать это необходимо как минимум за три дня до начала отдыха — не позже.
Кукла поясняет, что сумма начисляемых отпускных зависит от месяца, в котором человек идет отдыхать. Дело в том, что при расчете учитываются рабочие дни в конкретном месяце. Кроме того, по её словам, работодатель принимает во внимание доходы и выплаты сотруднику за последний год.
Если мы исходим из задачи «не потерять в деньгах», то в отпуск целесообразнее уходить в период, когда число праздничных дней минимально, говорит Кукла. С коллегой соглашается Кожемякина и называет самыми «невыгодными» месяцами для отпуска январь и май.
По её словам, в эти периоды в зависимости от зарплаты и других нюансов можно не досчитаться нескольких тысяч рублей за неделю отпуска. Не очень подходят февраль, март, июнь и ноябрь, так как в них рабочих дней тоже меньше — на один или два. Так что остается — апрель, июль, август, сентябрь, октябрь и декабрь — когда работник может вообще не потерять в деньгах, заключает Кожемякина.
С этим не согласен Корчаго. Эксперт уверяет, что на праздничные дни выгоднее планировать отпуск, потому что они прибавляются к отпускным дням. Государственные нерабочие дни не включаются в период отпуска, и соответственно он удлиняется на это количество, утверждает юрист.
Копить или отдыхать?
Если у работника остаются «неотгулянные» дни, их можно присоединить к отпуску в следующем году. Условно говоря, если в 2020 году у вас остаётся четыре дня отдыха, вы можете их отгулять в 2021-м, но не позже.
Кожемякина напоминает, что закон запрещает оставлять сотрудников без отпуска в течение двух лет. По её словам, ситуации, когда люди не отдыхают по пять лет и более ради денежной компенсации при увольнении, противоречат закону и создают риск для работодателя.
Если придёт трудовой инспектор и обнаружит неотгулянные дни у сотрудников компании — то в лучшем случае их оштрафуют по ст. 5.27 КоАП («Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»). Санкция может достигать 50 000 руб. Предприятие также обязано будет выплатить дополнительную компенсацию работникам и «закрыть хвосты» по отпускам.
Но схема «накопления отпускных» может грозить должностным лицам компании и уголовными рисками. У нас был кейс, когда в компанию пришел инспектор, увидел много долгов по отпускам и в предписании отметил «Признаки использования рабского труда согласно УК», рассказывает Кожемякина.
Кроме того, работа без отпусков может быть невыгодной для работодателя и с финансовой точки зрения, так как накопленные отпускные придётся выплачивать исходя из зарплаты в день выплаты. Поэтому если зарплата росла, работодателю предстоят большие расходы, говорит юрист: «Так что работодателю выгоднее отправлять сотрудников в отпуск».
Льготные категории
Ст. 117 ТК предусматривает дополнительный оплачиваемый отпуск тем, кто работает на вредном производстве.
Минимальная продолжительность такого дополнительного отпуска составляет семь календарных дней. Если этот срок больше — в отраслевом соглашении или коллективном договоре на предприятии стороны могут оговорить, что часть этого период сверх семи дней будет конвертирована в деньги и выплачена работнику.
На военнослужащих нормы трудового законодательства не распространяется, но это не значит, что они не имеют права на отдых. У военных есть «свой закон» — это ФЗ «О статусе военнослужащих» 1998 года. Ст. 11 этого положения регулирует вопросы ухода в отпуск для этой группы граждан.
При этом, общая продолжительность отдыха не должна превышать 60 суток.
Ежегодный оплачиваемый отпуск: сколько дней
Согласно ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск в обычных случаях составляет 28 дней в год. Часть этого срока в течение года работник должен «отгулять» общим периодом в 14 дней. Остаток может быть использован, как угодно, в том числе и отдельными днями отпуска.
В некоторых ситуациях, например, в зависимости от территориального расположения места работы или из-за дополнительных льгот, положенных самому работнику, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть увеличен.
Так, например, ежегодный отпуск в 2017 году согласно закону предоставляется работникам в возрасте до 18 лет – на 31 день в году, работающим инвалидам – не менее 30 календарных дней, педработникам — 42 или 56 дней, научным работникам со статусом доктор наук – 48 дней, и кандидатам наук – 36 рабочих дней.
Для жителей Крайнего Севера помимо стандартных 28 дней предусмотрен дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск – 24 календарных дня. Работники предприятий, расположенных в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, имеют право на дополнительные 16 дней отпуска, в остальных районах Севера, с установленными районными коэффициентами и надбавками к заработной плате, – на дополнительные 8 дней.
С учетом производственных или финансовых возможностей работодатель и сам может установить дополнительные отпуска для своих работников. Такая возможность предусмотрена статьей 116 Трудового кодекса.
В то же время уже начавшийся отпуск может быть продлен или перенесен, например, если работник, находясь в отпуске заболел, и по окончании согласованного периода отсутствия на работе предоставит работодателю больничный лист. В этом случае дни отпуска, которые пришлись на период болезни, будут считаться не использованными, и сотрудник сможет отгулять их позже. Аналогичная ситуация возникает и в случае, если во время отпуска сотрудник был привлечен к исполнению государственных обязанностей, при которых законодательством предусмотрено освобождение от работы.
Если же в период отпуска сотрудника попадаются праздничные нерабочие дни, то они в расчете не участвуют. Такие дни остаются не использованными, и их можно присоединить к следующему отпуску.
График отпусков: нужно ли согласовывать с работником и знакомить под подпись
Рассмотрим подробнее положения ТК РФ о графике отпусков, чтобы понять, какие есть возможности у работодателя избежать неблагоприятных последствий из-за сотрудников-трудоголиков.
График отпусков утверждается работодателем в том же порядке, что и локальный нормативный акт (ч. 1 ст. 123 ТК РФ) — без учета мнения сотрудников (кроме отдельных категорий работников, о которых будет сказано ниже). На практике, как правило, кадровая служба и руководители соответствующих подразделений спрашивают сотрудников, когда бы они хотели пойти в отпуск, а сотрудники изъявляют свои пожелания. В итоге график отпусков формируется с учетом пожеланий сотрудников и их руководителей, взаимозаменяемости работников и других субъективных факторов. Конечно, это хорошо и в принципе правильно. Но в силу закона совершенно необязательно.
Другой вопрос — а надо ли знакомить работников под подпись с графиком отпусков? В ст. 123 ТК РФ и других нормах кодекса такого правила не содержится. Говорится лишь о необходимости сообщить работнику под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Косвенно и эта норма подтверждает право работодателя утвердить график отпусков без учета мнения работников. К тому же в форме № Т-7 (график отпусков), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, нет такой графы, как «подпись работника». Однако напомним, что данная форма в настоящее время обязательной не является.
Добавим также, что в письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится, что работодатель самостоятельно определяет формы уведомления работников о начале отпуска: лист ознакомления, уведомление, ведомость. Роструд предлагает также добавить в форму № Т-7 графы для подписей работников об ознакомлении с датой начала отпуска.
С точки зрения кадрового документооборота последний вариант представляется наиболее оптимальным. Но сути вопроса это не меняет: работодатель имеет право утвердить график отпусков без согласования с работниками. А уведомлять работника о начале отпуска можно и через ознакомление с графиком, и отдельным документом.
Таким образом, приходим к выводу, что работодатель может утвердить график отпусков без согласования с работниками и не обязан знакомить работников под подпись с данным графиком.
Добавим, что на практике часто высказывается и противоположная точка зрения, согласно которой работодатель должен знакомить сотрудников с графиком отпусков под личную подпись. Предлагается даже ввести специальные графы для этого в документе либо использовать специальный лист ознакомления.
Однако есть категории работников и ситуации, когда мнение сотрудников о желаемом времени отпуска следует учесть. Например, беременные женщины, лица до 18 лет, если работник был ранее отозван из отпуска и др. В этих случаях лучше предложить сотруднику письменно изложить свои пожелания, на основании чего его отпуск будет включен в график или изменения к нему.
Категории работников, мнение которых необходимо учитывать при составлении графика отпусков, см. в статье «О чем нужно помнить при составлении графика отпусков»
Возникает вопрос, могут ли эти работники, уже выразив свои пожелания, которые были отражены в графике отпусков, изменить их и просить отпуск в другое время, вопреки графику? Полагаем, что нет: ведь работник уже выразил свое желание и оно учтено при составлении графика отпусков. В нормах ТК РФ (например, ч. 3 ст. 122, ст. 260) говорится, что работник может выразить свои пожелания относительно времени отпуска, но не сказано о праве работника в любое время изменить ранее озвученные пожелания. Соответственно, график отпусков является обязательным для всех после его утверждения. Вместе с тем работники особых категорий (беременные, несовершеннолетние и т. д.) находятся под усиленной защитой государства, поэтому рекомендуем к каждой ситуации подойти индивидуально: возможно, работник хочет изменить ранее выраженные пожелания в связи с объективными и уважительными обстоятельствами, а не в силу своего легкомыслия.
Стаж для получение ежегодного отпуска
Правило № 3
Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбе о предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:
- женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
- сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
- сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
- мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ.
Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).
Правило № 4
Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.
Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ. Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.
Правило № 5
В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.
Можно ли отозвать сотрудника из отпуска?
Согласно статье 125 ТК РФ, работодатель может отозвать сотрудника только из ежегодно оплачиваемого отпуска. Отзыв из неоплачиваемого отпуска не допускается. Под данный запрет попадают и другие виды отпусков, в том числе учебный.
Несмотря на действующий запрет, сотрудник по своему желанию может прервать свой отпуск. Добровольный выход на работу не противоречит Трудовому кодексу. При этом инициатором прекращения отпуска может выступать любая из двух сторон. Необходимо только согласовать все условия досрочного выхода.
Существует два варианта отзыва сотрудника из отпуска:
- Сам сотрудник изъявил желание прервать свой отпуск. В таком случае ему следует в свободной форме написать заявление на имя руководителя о досрочном выходе на работу.
- Когда работодатель является инициатором отзыва, сотруднику необходимо направить уведомление о досрочном прекращении отпуска. Сотрудник должен дать свое согласие или отказаться. В случае положительного ответа согласие на отзыв из отпуска должно быть зафиксировано документально. На основании письменного согласия работника в свободной форме оформляют приказ об отзыве из отпуска и выходе на работу. Все изменения заносятся в личную карточку сотрудника.
Уведомление о необходимости прервать отпуск можно отправить работнику, который в этом же документе выразит согласие с решением.
Образец Уведомление-согласие об отзыве из отпуска
В этом случае у вас возможны, в частности, следующие риски:
• административная ответственность по ст. 5.31 КоАП РФ — если, например, вы согласно коллективному договору и (или) отраслевому соглашению обязаны были предоставить работнику отпуск по уходу за больным членом семьи, но отказали работнику в отпуске;
• административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ — если, например, неправильно отразили в табеле период нахождения работника в отпуске;
• административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ (если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния в соответствии со ст. 145.1 УК РФ) — за невыплату или несвоевременную выплату работнику отпускных, если, например, для ухода за больным членом семьи работнику был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск.
Пандемия 2020 года простимулировала законодателей более тщательно проработать нормативную и законодательную базу, связанную с дистанционной (удаленной) работой. В нашей статье мы разберем какая работа признается дистанционной, как принять на работу дистанционного работника, как уволить, как организовать взаимодействие с дистанционным работником.
За работником сохраняется место работы (должность) в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами, в том числе: в период отпуска по уходу за ребенком, в период служебной командировки, в период исполнения государственных или общественных обязанностей и в иных случаях.
Порядок расчета квартальной премии устанавливается организацией самостоятельно. Квартальная премия может быть установлена в процентах и в фиксированной сумме, а также с учетом и без учета отработанного времени.
Особые отпуска и порядок направления сотрудников в них
В случае со всеми видами отпусков, как неоплачиваемых, так и декретных или же учебных, равно как и особых — педагогических или других, порядок предоставления их сотруднику в целом остается практически аналогичным стандартному отпуску. То есть, работодатель должен издать приказ о направлении работника в отпуск и указать в этом приказе обоснование — график отпусков или заявление самого сотрудника.
После этого, в соответствии с приказом, работник может направляться в отпуск. По требованию сотрудника он должен быть ознакомлен с подписанным документом и может затребовать его копию для возможной дальнейшей защиты своих прав в случае возникновения каких-либо разногласий или трудового спора.
