Как учитываются праздничные дни при расчете отпуска

Нестандартные случаи в расчетах отпусков

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Автоматизированный расчет отпускных в несколько кликов. Экономьте свое время.

Что делать, если во время отпуска сотрудник заболел или произошло повышение зарплаты? Общий порядок расчета отпусков плюс некоторые практические советы дает Наталья Потапкина, эксперт сервиса для расчета зарплаты онлайн Контур.Бухгалтерия.

Порядок предоставления отпусков сотрудникам описан в главе 19 ТК РФ, расчет среднего заработка — в Постановлении правительства № 922 от 24.12.2007.

Определение количества дней ежегодного отпуска: общие правила

ТК РФ закрепляет право всех сотрудников, отработавших в фирме минимум полгода, отгулять причитающиеся им дни отпуска (ст. 115 ТК РФ). Для того чтобы уйти в отпуск, сотрудник должен написать заявление на имя руководителя.

О том, как правильно составить такое заявление, см. в статье «Заявление на очередной отпуск — образец и бланк (2020)».

Стандартный отпуск работника составляет 28 календарных дней в год (ст. 115 ТК РФ). В году 12 месяцев, поэтому за 1 отработанный месяц фирма-работодатель должна начислить сотруднику примерно 2,33 дня отпуска.

Следовательно, чтобы понять, на какое количество дней отпуска имеет право конкретный специалист, нужно знать, сколько именно месяцев он уже отработал в организации на момент, когда решил взять отпуск.

Обратите внимание! Расчет этих месяцев необходимо производить не в соответствии с календарем, а начиная со дня, когда специалист был принят в компанию. К примеру, если первый рабочий день специалиста был 10 марта, то его первый рабочий месяц оканчивается 9 апреля (письмо Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1).

Далее компании следует выяснить, сколько дней сотрудник фактически отработал в течение каждого своего рабочего месяца. После этого производятся следующие округления:

• если специалист отработал больше половины от общего числа рабочих дней месяца, такой месяц при подсчете отпускного стажа засчитывается как полный;
• если же отработано меньше половины дней, такой месяц из отпускного стажа исключается.

Когда все необходимые сведения фирме известны, остается только рассчитать количество дней отпуска, которые причитаются специалисту в текущем году, по формуле:

где: Дн_прич. — количество дней отпуска, которые работник имеет право отгулять;

Мес_отр. — общее число месяцев (округленное согласно указанным выше правилам), в течение которых специалист фактически работал;

Дн_{отп. исп.} — дни отпуска, которые работник уже успел отгулять ранее.

В некоторых случаях вместо того, чтобы отгуливать неиспользованные дни отпуска, сотрудник может попросить денежную компенсацию.

Если же работник решает покинуть компанию, ему важно понимать, на какую компенсацию за отпуск он может рассчитывать.

Обратите внимание! Несмотря на то что отпускной стаж высчитывается в рабочих днях и месяцах, сам отпуск компания предоставляет в календарных днях. Как следствие, в период, когда специалист находился в отпуске, могут попасть выходные и праздники.

Все, что нужно знать о расчете отпускных

Череда летних отпусков завершилась, но даже если ваши планы по каким-то причинам были нарушены и вы не успели насладиться заслуженным отдыхом, то еще есть шанс поймать лето за хвост. Впереди бархатный сезон! Погода на большинстве курортов все еще летняя, а основная туристическая нагрузка заметно снизилась. В статье мы расскажем о том, когда выгоднее идти в отпуск и как верно спланировать свой бюджет, чтобы после отдыха не остаться на мели.

Общая информация об отпуске

• Традиционно за две недели до начала нового календарного года работодатель должен составить и утвердить график отпусков. Это специальный документ, в котором указана очередность, срок и длительность отпусков сотрудников организации. Конечно, спланировать свой отдых на год вперед довольно сложно, поэтому график в течение года может меняться.
• Чаще всего продолжительность оплачиваемого отпуска равна 28 календарным дням, но при планировании нужно учитывать некоторые правила. Например, отпуск можно делить на части с условием, что одна из них должна быть не меньше 14 календарных дней, остальные — на ваше усмотрение.
• Работодатель должен уведомить вас о предстоящем отпуске не позднее, чем за две недели до его начала. И если ваши планы не изменились, то отпускные вам перечислят за три календарных дня до начала отпуска — или чуть раньше.
• При планировании отпуска многие упускают из виду, что стоимость отпускного дня ниже, чем рабочего.
• Если за время работы у вас накопились неиспользованные дни отпуска, то в случае увольнения вам положена денежная компенсация.

Как рассчитать отпускные?

Алгоритм расчета заработной платы и отпускных различается. Так, выплаты за месяц с отпуском условно можно разделить на две части: зарплатная и отпускная. В первом случае размер выплаты зависит от количества отработанных дней, а во втором — календарных дней.

Рассчитать примерный размер отпускных легко по общей формуле. Вы решили взять отпуск на 14 дней, ваша зарплата равна 60 000 рублей, а 29,3 — среднее количество дней в месяце:

60 000 рублей / 29,3 * 14 = 28 669 рублей

Но если вы хотите сделать более точный расчет, то в нем необходимо учесть доход за расчетный период, средний дневной заработок, количество отработанных и пропущенных дней.

Давайте разберемся по порядку.

Прежде всего, нужно определить расчетный период, за который полагается отпуск. Расчетным периодом считаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. (Например, если отпуск начинается в августе, расчетным периодом является промежуток времени с 1 августа прошлого года по 31 июля текущего года).

Далее рассчитываем доход за расчетный период. В доход входят: заработная плата, премии, надбавки, доплаты за переработки, районный коэффициент. В расчете не учитываются: материальная помощь, больничные и декретные выплаты, командировочные расходы, компенсация проезда и питания.

За каждый день отпуска платят средний дневной заработок, в расчете которого также есть нюансы.

Если сотрудник отработал 12 месяцев полностью, то средний дневной заработок рассчитывается по формуле:

Средний дневной заработок = доход за расчетный период / 12 / 29,3

Если сотрудник работает в компании меньше года или были периоды, когда он находился в отпуске, на больничном или брал отгул, то в этом случае расчет будет следующим:

Средний дневной заработок = доход за расчетный период / (29,3 * количество полностью отработанных месяцев + количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах)

После чего выясняем количество дней в каждом месяце, который был отработан не полностью:

Количество дней в не полностью отработанном месяце = 29,3 / количество календарных дней месяца * количество календарных дней, приходящихся на отработанное в месяце время

Затем суммируем все найденные величины и получаем число дней в расчетном периоде. После чего вычисляем среднедневной заработок:

Средний дневной заработок = сумма выплат в расчетном периоде / количество календарных дней, учтенных при расчете совокупного заработка

Есть месяцы, когда с финансовой точки зрения в отпуск идти невыгодно. Конечно, заработная плата одинакова в любом месяце — когда вы работаете. Но вот если вы отдыхаете, то стоимость рабочего дня рассчитывается особым образом. Чем меньше в месяце рабочих дней, тем выше стоимость каждого из них. Плюс к этому при начислении отпускных из расчета исключаются праздничные дни. Отпуск в такие месяцы брать нецелесообразно.

Традиционно самыми невыгодными месяцами для отпуска считаются январь и май, так как в эти периоды больше всего официальных праздничных дней, а рабочих, наоборот, мало.

Самыми выгодными месяцами считаются апрель, июль, август, сентябрь, октябрь и декабрь.

Но лучше сверяться с производственным календарем. Вы уже можете ознакомиться с его проектом на 2021 год.

Личный опыт: отпуск по расчету

Юрий хотел продлить свои новогодние каникулы и полететь в Азию, но не мог понять, когда это лучше сделать — в декабре 2019 года или в январе 2020. Тогда он провел предварительный расчет этих вариантов.

Исходные данные одинаковые:

Уровень заработной платы не менялся в течение всего расчетного периода и составлял 50 000 рублей до вычета НДФЛ.

За год Юрий не уходил в отпуск, не брал больничный и отгулы, то есть периодов исключения нет. Тем самым доход за расчетный период составил 600 000 рублей.

Средний дневной заработок в обоих случаях будет одинаковым: 600 000 рублей / 12 / 29,3 = 1 706,5 рублей.

Также совпадет и сумма отпускных: 9 дней * 1 706,5 рублей — 13% НДФЛ = 13 361,9 рублей составит сумма отпускных для Юрия.

Казалось бы, в чем разница? Однако она скажется на полученной заработной плате:

Декабрь 2019 года

Количество рабочих дней в месяце: 22

Стоимость рабочего дня в декабре (с учетом вычета НДФЛ) равна 1 977,3 руб.

Период отпуска: с 23 по 31 декабря

До отпуска Юрий успеет отработать 15 дней, а значит получить аванс, часть заработной платы и отпускные.

Расчет будет выглядеть следующим образом:

1 977,3 руб. * 15 отработанных дней = 29 659,1 руб. составит размер заработной платы

Общая выплата за месяц с учетом отпускных:

29 659,1 руб. + 13 361,9 руб. = 43 021 руб.

Январь 2020 года

Количество рабочих дней в месяце: 17

Стоимость рабочего дня в январе (с учетом вычета НДФЛ) равна 2 558,8 руб.

Период отпуска: с 9 по 17 января

До отпуска Юрий не отработает ни одного дня, а после 10 рабочих дней ему в итоге выплатят отпускные и часть заработной платы.

Расчет будет выглядеть следующим образом:

2 558,8 руб. * 10 отработанных дней = 25 588 руб. составит размер заработной платы

Общая выплата за месяц с учетом отпускных:

25 588 руб. + 13 361,9 руб. = 38 949,9 руб.

Разница в выплатах составит 4 071,1 руб. в пользу того, чтобы Юрий взял отпуск в декабре.

Но эту разницу можно сгладить, если к отпуску прибавить два выходных дня. Таким образом, Юрий «потеряет» в количестве отпускных дней, но получит увеличенный размер общей выплаты за месяц. При отпуске в 11 дней расчет будет выглядеть следующим образом:

11 дней * 1706,5 руб. — 13% НДФЛ = 16 331,2 руб. — сумма отпускных за 11 дней отпуска

Общая выплата за январь составит: 25 588 руб. + 16 331,2 руб. = 41 919,2 руб.

Удерживаются ли с отпускных страховые взносы?

Да, работодатель продолжает платить обязательные страховые взносы сверх суммы отпускных, в том числе в Пенсионный фонд России, Фонд медицинского страхования и Фонд социального страхования. А также работодатель удерживает налог на доходы в размере 13% уже от суммы отпускных.

Отпуск и 23 февраля

Согласно постановлению № 1648 в 2021 году перенесены следующие выходные:

• 2 января (сб.) — на 5 ноября (пт.);
• 3 января (вс.) — на 31 декабря (пт.);
• 20 февраля (суб.) — 22 февраля (пн.)

О том, выгодно ли уходить в отпуск на январские каникулы, мы писали в статье «Выгодно ли брать отпуск в январе?».

Ситуация с отпуском, который может выпасть на 23.02.2021, следующая.

Отпуск в календарных днях увеличивается на 1 праздничный день и исчисляется, например, следующим образом:

• если заявление на отпуск подано с 11 февраля на 14 календарных дней, то выйти на работу нужно 25 февраля (14 дней отпуска + 1 НПД);
• если заявление на отпуск подано с 11 февраля по 24 февраля, сотрудник должен выйти на работу 25 февраля, при этом отпуск составит 13 календарных дней.

Работодатель ошибся с отпуском, выпадающим на праздничные дни — что ему будет?

Если работодатель нарушил порядок предоставления работнику ежегодных отпусков (в том числе, если нерабочие праздничные дни попали в отпускной период), его ожидает административная ответственность.

К примеру, предупреждение или штраф по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ получит работодатель, если откажет в отпуске на майские праздники работнику, имеющему троих детей до 18 лет, младшему из которых еще не исполнилось 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ).

Не избежать административной (по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ) и материальной (по ст. 236 ТК РФ) ответственности работодателю, опоздавшему с выплатой отпускных — позже, чем за 3 дня до начала отпуска.

Работодателя оштрафуют на 50 000 руб., если трудинспекторы обнаружат, что работодатель заставлял работников дробить отпуск на части (Роструд сообщал об этом в своих разъяснениях на сайте Онлайнинспекция. рф).

Как привлечь работника и оплатить работу в выходные и праздничные дни

Из пункта 5 статьи 37 Конституции РФ следует, что:

выходные дни — свободные от работы дни, которые предоставляются работнику для еженедельного непрерывного отдыха;

Общим выходным днем в России является воскресенье. При пятидневной рабочей неделе второй выходной день устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. Трудовым кодексом РФ предусмотрена возможность предоставления двух выходных дней подряд. При шестидневной рабочей неделе предоставляется один выходной день (ч. 1 ст. 111 ТК РФ).

нерабочие праздничные дни — свободные от работы дни, установленные законодательством для всех работников независимо от организационно-правовой формы организации-работодателя.

По общему правилу (статья 113 ТК РФ) работа в выходные и праздники запрещена за исключением привлечения работников к работе:

в случае необходимости выполнения заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений, ИП (их письменного согласия);

в случае аварии, несчастного случая, чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожара, наводнения, голода, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (без письменного согласия);

предусмотрено условиями трудового договора (для творческих работников, профессиональных спортсменов и тренеров).

Т.о. выйти на работу в свой законный выходной или праздник обязан тот работник, который дал на это свое письменное согласие. Происходит это так: предварительно работнику предъявляют уведомление, в котором ему предлагается поработать вместо отдыха, в котором оговорено, что он может отказаться. Подпись работника на уведомлении означает, что он готов выйти на работу в свой выходной (праздник). Получив подписанный документ, руководитель издает приказ о привлечении работника к работе в неурочное время. Хотя приказ оформляется в произвольной форме, он должен содержать:

ФИО и должность работника;

дни выхода на работу;

структурное подразделение, в котором он будет работать;

согласие (несогласие) работника работать в праздник (если согласие не оформлено отдельным документом)

Примечание: привлекать к работе в выходные и праздники беременных женщин и несовершеннолетних ТК не позволяет ни при каких условиях.

Статьей 153 ТК РФ преусмотрено два варианта компенсации работы в выходные и праздничные дни:

оплата за отработанный день в двойном размере;

Какой из вариантов компенсации получить, выбирает сам работник. Он может написать либо отдельное заявление уже после отработанного дня, либо указать это в письменном согласии, которое он дает до выхода в выходной или праздничный день.

Примечание: взять выходной можно в любом месяце, но заявление об этом надо написать в том месяце, в котором вместо отдыха пришлось работать. Отгул предоставляется на целый день независимо от того, сколько часов человек отработал в выходной (праздник).

К работе в выходной не приравнивается работа в субботу или воскресенье по графику сменности, но если такого работника привлекли к работе в праздничный день (даже если этот день определен в его графике в качестве рабочего), то такая работа всегда оплачивается в повышенном размере.

Примеры расчета отпускных в 2021 году

Далее рассмотрим примеры расчета отпускных в 2021 году, когда расчетный период:

• отработан полностью,
• отработан частично,
• или когда проводилась индексация зарплаты в течении расчетного периода.

Пример №1 — расчетный период отработан полностью.

Сотрудник уходит в отпуск с 9 по 22 апреля 2021г. на 14 календарных дней.

Зарплата за месяц — 36000 ₽ (оклад в размере 30000 ₽ + премия — 5400 ₽). За работу на личном автомобиле ему компенсируют ГСМ в сумме 2900 ₽, оплату питания за счет компании 2700 ₽. В сентябре 2020 г. выплачена надбавка за совмещение — 9100 ₽.

Предшествующий отпуску год полностью отработан:

а) Расчетным периодом будет время: с 01.04. 2020 г. по 31.03.2021г.

б) Установим размер среднего дневного заработка. Для этого используем оклад и премию — 36000 ₽, при этом исключаем все компенсационные начисления на основании п. 3 Положения, утвержденного Постановлением Правительства № 922.

(30 600+5 400)×12 = 432000 ₽

(432 00+9 100) / 12 = 36 758,33 ₽

в) Рассчитаем отпускные: (36 758,33/ 29,3)×14 = 17 563,71 ₽ к оплате 17 563,71 — 13% = 15 280,43 ₽.

Пример №2 — расчетный период отработан не полностью

Сотрудник был принят на работу 10.10.2020 года. Заявление на отпуск он написал с 14 по 27 мая 2021 года (на 14 дней). При приеме на работу сотруднику был установлен оклад размером 35000 ₽ на испытательный срок. Продолжительность испытательного срока — по 31.12.2020 года. После окончания испытательного срока сотруднику установили ежемесячную премию, равную 8000 ₽.

В качестве расчетного периода будет интервал с 10.10.2020 года по 30.04.2021 года. Делим его на месяцы, отработанные полностью и не полностью. Полностью сотрудник отработал 6 месяцев с ноября 2020 по апрель 2021 года. Количество учитываемых дней в полностью отработанных месяцах — 6 месяцев×29,3 = 175,8 дней

В октябре 2020 сотрудник отработал не полный месяц, поэтому кол-во учитываемых дней в не полностью отработанных месяцах: 29,3/31х22=20,79 дней

Количество учитываемых календарных дней: 175,8 + 20,79 = 196,59 дней

Сумма учитываемых выплат будет: октябрь — 25 454,55 ₽, ноябрь — декабрь: 35000 ₽×2 мес.= 70000 ₽., январь — март 2021: (35000 ₽ + 8000 ₽)×3 мес. = 129000 ₽.

Итого: 25 454,55 руб +70000 руб + 129000 руб = 224 454,55 рубля.

Средний дневной заработок составит: 224 454,55 рубля / 196,59 дней = 1 141,74 рубля.

Отпускные составят: 1141,74×14 = 15 984,36 ₽

На руки, за вычетом НДФЛ, сотрудник получит 15984,36 — 13% = 13906,39 ₽ .

Пример №3 — определение отпускных с учетом индексации зарплаты

Сотрудник написал заявление на отпуск на 28 дней с 14 мая 2021 года.

Расчетный период – 12 месяцев с мая 2020 года по апрель 2021 года включительно.

Оклад работника в 2020 г. составлял 30000 ₽, а с 1 января 2021 года в связи с повышением окладов всем работникам организации оклад сотрудника стал 31 500 ₽.

В августе 2020 года сотрудник был в отпуске продолжительностью 28 дней, а в феврале 2021 года — на больничном продолжительностью 5 дней.

Работнику также полагается доплата за совмещение профессий в размере 10%, и ему ежемесячно начисляются премии.

В расчетном периоде работнику начислена заработная плата, принимаемая для расчета:

— за май — декабрь 2020 года – 295 500 ₽, в т.ч. отпускные (28 дн.) за август 2020 года в размере 35000 ₽;

— за январь — апрель 2021 года – 157 500 ₽, в т.ч. больничный (5 дн.) в феврале 2021 года в размере 7 032 ₽

Определим сумму отпускных.

1. Из заработной платы за май — декабрь исключаем отпускные:
   295000 руб – 35000 руб = 260000 ₽
2. Откорректируем заработную плату за май — декабрь 2020 с учетом повышения оклада с 1 января 2021 года.
   Корректирующий коэффициент равен: 31 500 / 30000 = 1,05
   Учитываемые выплаты с учетом «коэффициента индексации» за май — декабрь 2020 года составит:
   260000 ₽×1,05 = 273000 ₽
3. Из начисленных выплат за январь-апрель 2021 года исключим сумму начисленных больничных:
   157 500 руб — 7 032 руб = 150 468 ₽
4. Сумма учитываемых выплат, начисленных в расчетном периоде:
   273000 руб + 150 468 = 423 468 ₽
5. Определим кол-во календарных дней, приходящихся на отработанное время в августе 2020 года.
   Количество учитываемых дней в не полностью отработанных месяцах = (29,3/31×(31-28)) = 2,84 дня
6. Определим календарные дни , приходящихся на отработанное время в феврале 2021 года.
   Количество учитываемых дней в не полностью отработанных месяцах = (29,3/28×(28-5)) = 24,07 дня
7. Рассчитаем средний дневной заработок.
   Средний дневной заработок = (423 468 ₽ / (29,3 дня×10 мес. + 2,84 дня + 24,07 дня)) = 1323,71 ₽.
8. Сумма рассчитанных отпускных за 28 календарных дней составит:
   1 323,71 руб×28 дней = 37 063,88 ₽.
9. На руки сотрудник получает 37 063,88 руб — 13% = 32 245.58 ₽.