Ключевые обязанности руководителя по организации эффективного управления

ИТ-директор: кто это и чем занимается

ИТ-директор — топ-менеджер компании, в зоне ответственности которого находится все, что связано с информационными технологиями: от работоспособности техники до создания сервисов, оптимизирующих труд сотрудников и повышающих эффективность бизнеса.

Он отвечает за политику компании в сфере информационных технологий. Эти задачи стали особенно актуальны в пандемию из-за массового перехода на удаленную работу — теперь нужно учитывать возможность дистанционного контроля компьютеров сотрудников, обеспечивать безопасный доступ к корпоративным сервисам.

ИТ-директор, директор по информационным технологиям, директор ИТ-департамента, начальник отдела информатизации и цифровизации — все это, как правило, название одной и той же должности. В иерархии компании эти специалисты обычно занимают уровень заместителя гендиректора и подчиняются или генеральному, или напрямую учредителям.

В России есть профессиональный стандарт для должности ИТ-директора, он утвержден указом Президента РФ № 597 от 7 мая 2012 года. В стандарте профессия называется «Менеджер по информационным технологиям». Указано, что этот специалист входит в категорию руководителей и старших должностных лиц государственных органов управления.

EREPORT.RU

Процесс и функции управления

Менеджмент — это система методов управления в условиях рынка или рыночной экономики, которые предполагают ориентацию фирмы на спрос и потребности рынка, постоянное стремление к повышению эффективности производства с наименьшими затратами, с целью получения оптимальных результатов.
Управление — это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации (Мескон М. Х.). Суть управления состоит в оптимальном использовании ресурсов (земли, труда, капитала) для достижения поставленных целей.
Управление представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных функций:
планирования, организации, мотивации сотрудников и контроля.

Планирование. С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий).

Организация. Эта функция управления формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе создаются условия для достижения целей организации. Хорошая организация работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.

Мотивация — это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального «роста». При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.

Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.

Руководитель и его роли

Руководитель — человек, наделенный полномочиями принимать управленческие решения и осуществлять их выполнение. Под ролью руководителя понимается «набор определенных поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности» (Минцберг). Выделяют десять основных ролей руководителя. Эти роли руководитель выполняет в различные периоды своей работы.
Укрупненно роли руководителя разделяют на три группы:

Межличностные роли. Руководитель выполняет роль лидера, то есть он отвечает за мотивацию, набор, подготовку работников и т.д. Также руководитель является связующим звеном между своими работниками. Главный руководитель выполняет роль единоначальника — главного верховного руководителя.

Информационные роли. Являясь приемником информации, руководитель получает разнообразную информацию и использует ее в целях организации. Следующая роль руководителя- распространение информации среди членов организации. Руководитель выполняет так же представительские функции, то есть передает информацию об организации при внешних контактах.

Роли по принятию решений. Руководитель выступает в роли предпринимателя, разрабатывает и контролирует различные проекты по совершенствованию деятельности организации. Также он выступает в роли человека, устраняющего нарушения в работе организации. Руководитель является распределителем ресурсов своей организации. К тому же он является лицом, ведущим переговоры с другими организациями от имени своей организации.

Все эти роли руководителя, в своей совокупности, определяют объем и содержание работы менеджера любой организации.

Уровни управления

Крупные организации нуждаются в выполнении очень больших объемов управленческой работы. Это требует деления управленческого труда на горизонтальный и вертикальный. Горизонтальный принцип разделения труда — это расстановка руководителей во главе отдельных подразделений, отделов. Вертикальный принцип разделения труда — это создание иерархии уровней управления, чтобы скоординировать горизонтально разделенную управленческую работу для достижения целей организации.

Руководителей делят на три категории:

Руководители низшего звена (операционные руководители). Самая многочисленная категория. Они осуществляют контроль за выполнением производственных заданий, за использованием ресурсов (сырья, оборудования, кадров). К младшим начальникам относятся мастер, заведующий лабораторией и т.п. Работа руководителя низшего звена является самой разнообразной, характеризуется частыми переходами от одного вида деятельности к другому. Степень ответственности руководителей низшего звена не очень высока, иногда в работе присутствует значительная доля физического труда.

Руководители среднего звена. Они контролируют работу руководителей низшего звена и передают обработанную информацию для руководителей высшего звена. К данному звену относятся: заведующие отделом, декан и т.д. На руководителей среднего звена ложится существенно большая доля ответственности.

Руководители высшего звена. Самая малочисленная категория. Они отвечают за разработку и реализацию стратегии организации, за принятие особо важных для нее решений. К руководителям высшего звена относятся: президент компании, министр, ректор и т.д. Работа руководителя высшего звена является весьма ответственной, так как фронт работы большой, а темп деятельности напряженный. Их работа, в основном, заключается в умственной деятельности. Они постоянно должны принимать управленческие решения.

Усредненное распределение рабочего времени для руководителя высшего звена:

Современный управляющий

Изменения в обществе, экономике, технологиях заставляют по новому осмыслить понятия управления в современной организации, переформулировать профессиональные характеристики управляющего, необходимые для успешного управления организацией в современных условиях.

Современный управляющий должен руководствоваться следующими принципами:

1. Ориентация на людей, так как люди — это самый жизненно важный ресурс организации.
2. Дух соперничества, то есть умение добиваться успеха в условиях острой конкуренции.
3. Внешняя перспектива, то есть способность вступать в союзы и добиваться поддержки извне, в том числе у ключевых фигур.
4. Ориентация на системы, то есть системное управление как решение задачи дирижирования «информационным оркестром».
5. Гибкость и способность принимать решения в условиях неопределенности.
6. Ориентация на будущее.

Программа тренинга

Управление: системный подход

• Содержание управленческой деятельности
  • Структура управленческой деятельности (планирование, организация, мотивирование, контроль) и психологические технологии их реализации.
  • Коммуникация и принятие решений как функции управления.
  • Место управления в бизнес-процессах продаж: зачем успешному продавцу нужен грамотный руководитель
• Эффективные технологии управленческой деятельности
  • Постановка целей. Специфика целей по повышению уровня продаж. Указания и рекомендации. Характеристики «мотивирующей цели».
  • Эффективная постановка задач. Распределение ответственности. Опре-деление задач и исполнителей. Типы исполнителей.
  • Технология постановки задач: результаты, правила, ресурсы, отчет-ность, последствия. Основные правила и ошибки.
  • Делегирование полномочий как способ развития персонала. Ключевые правила эффективного делегирования.
  • Этап координации и контроля как метод улучшения результатов дея-тельности организации. Мониторинг результатов и оценка выполнения. Как грамотно осуществлять контроль за выполнением поставленных задач.
  • Виды управленческого контроля. Способы оценивания результатов деятельности подчиненных. Конструктивная критика: основные приемы и правила.
  • Принятие эффективных управленческих решений.
• Ситуационный менеджмент
  • Понятие ситуационного руководства. Основные стили управленческого взаимодействия с подчиненными.
  • Определение и выбор оптимального стиля в зависимости от уровня развития и опыта работы сотрудника в продажах.
  • Методы и приемы практического мотивационного менеджмента в sales-среде.

Управление персоналом: базовые навыки

• Подбор и оценка сотрудников – менеджеров по продажам. Методика проведения оценочного интервью.
• Умение работать с «трудными» ситуациями во взаимодействии между подчиненными.
• Управление конфликтом. Профилактика конфликта

Обучение и развитие сотрудников

• Процесс ведения и развития сотрудника «на рабочем месте»: осноные этапы.
  • Постановка целей, определение желаемых результатов. Методы достижения результатов.
  • Как наблюдать за выполнением и осуществлять мониторинг процесса продаж в sales-группе. Текущий контроль. Итоговый контроль и обратная связь.
  • Технологии управленческого анализа («разбор полетов»). Похвала и выговор как инструменты воздействия на сотрудников.
  • Коммуникативные и методические аспекты консультирования и обуче-ния персонала в деятельности руководителя. Подготовка и проведение деловой беседы.
  • Базовые приемы наставничества.
• Повышение ответственности и эффективности сотрудника: техники коучинга
  • Навыки коучинга в развитии сотрудника. Управление в стиле коучинг. Возможности и следствия для профессионального развития сотрудни-ков
  • Развитие коммуникативной компетентности руководителя в непосредственном общении с подчиненными как основа успешного управления.
  • Искусство задавать вопросы, проясняющие ситуацию, отношения, ожидания сотрудника. Как задать вопрос, чтобы получить полную ин-формацию от сотрудника.
  • Приемы и возможности мотивирующей речи в управленческой коммуникации. Характеристики «влиятельной» речи.
  • Технология эффективной обратной связи в управленческой коммуникации. Обратная связь, стимулирующая развитие подчиненных и руководителя

Обязанности руководителя продаж

Хоть и должностные инструкции часто у всех руководителей продаж похожи друг на друга, Вам все равно придется адаптировать новый регламент работы и выделить время для пояснения деталей.

Так что разобраться все равно нужно, поэтому далее я как раз расскажу кратко про все обязанности и функции РОПа.

1. Планирование

Помимо всего прочего, РОП занимается планированием. Причем как продаж, работы отдела, так и активности сотрудников и их рабочего дня.

1.1. Продаж

На основании прогнозов, полученных от каждого сотрудника, руководитель составляет “внутренний” план продаж. Далее его он сравнивает с “нисходящим”, то есть с тем, который спущен руководством компании.

Кстати, они почти всегда разные. “Нисходящий” основан на фактических затратах, запланированной прибыли, итогах прошлого месяца с прибавкой на рост. “Внутренний” же опирается на клиентов в работе и их статус. Зная эту разницу РОП может скорректировать активность сотрудников.

Пример “внутреннего” плана: У нас есть менеджер Иванов, он составляет список своих клиентов и проставляет им статусы.

Например, ООО “Рога и Копыта” запросили счет, а с ИП Иванченко уже согласовали макет договора, зато представитель ООО “Селькомплект” взял паузу.

Далее, основываясь на статусах, Иванов составляет прогноз – плюсует чеки клиентов, которые с большой долей вероятности купят в этом месяце. А РОП уже складывает цифры от каждого продавца, понимая, сколько реальных денег в перспективе компания получит в этом периоде.

Внутренний план

1.2 Работы отдела

Также в компании РОП должен разработать и поддерживать четкую систему планирования для менеджеров, это нужно для того, чтобы сотрудникам было проще в понимание их действий, а руководителю их контроль. И такая система должна включать как минимум:

1. Проставление задач на конкретную дату. Зайдя в систему менеджер должен увидеть клиентов, с которыми ему предстоит сегодня взаимодействовать, а также другие задачи;
2. Составление прогнозов для руководителя. В системе видно сведения о вероятных выплатах от клиентов за период. Причём в идеале система суммирует эти суммы и показывает вероятный план;
3. План рабочего дня. В разрезе отдела создается четкое описание работы отдела. По итогу возникает понимание, кто из сотрудников в какое время принимает входящие звонки, кто делает исходящие и т.д.

Как правило, всё это умещается в CRM-системе. Но если Вы ещё не особо расположены к такому подходу, то это уместится в 5-7 разных эксель страниц с готовыми формулами на каждую ячейку.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан или S2 CRM (промокод “pjzmbw” скидка 50% на тариф “Корпорация+”).

Хорошее решение

2. Декомпозиция

Составление плана продаж и его декомпозиция, как по отдельному сотруднику, так и по отделу в целом – одна из главных обязанностей для руководителя. Жалко вот используют её единицы.

Пример : Если директор установил план в 1 000 000 рублей в месяц, то РОП для прогноза действий разбивает его на детали.

• При 22 рабочих днях нужно совершать сделок на 45 454,5 рублей в день (1 000 000/22);
• Если работает 4 менеджера, то каждый из них должен ежедневно продавать на 11 363 рубля.

Зная сумму, необходимую для достижения плана каждый день, РОП вносит корректировки. Если в понедельник вместо запланированных 45 545 рублей было продано на 30 000, то остаток переносится на следующий день. Значит во вторник план будет 45 545 + 15 545 = 61 090 рублей на всех.

Декомпозиция

3. Мотивация

Про мотивацию отдела продаж и отдельно сотрудников, у нас уже есть статьи по теме. Но далее я всё же раскрою основу, пускай хоть и коротко.

3.1 Отдела

В этом случае мотивируется не отдельная личность, а команда специалистов. Все планы складываются и получается общий по отделу продаж. Цель такой мотивации – выполнение его, даже если в команде есть отстающие.

Если план не выполняется, менеджеры, которые уже достигли своего объема продаж, продолжают усердно трудиться, чтобы закрыть проседание коллеги. Возможные вознаграждения:

1. Фиксированная материальная премия за выполнение общего плана, распределяемая пропорционально;
2. Нематериальное вознаграждение для всех сотрудников в виде выездного корпоратива;

Но не обязательно РОП должен быть банален в премиях, полет Вашей фантазии никто не отменял. Например, можно стимулировать менеджеров перевыполнить план, пообещав, что вся прибыль, сверх обозначенной суммы, будет потрачена на полисы дополнительного медицинского страхования сотрудников.

Хмм.. над этим надо подумать, так я еще не мотивировал

3.2. Личная мотивация

По многочисленным исследованиям выявлено, если не мотивировать сотрудников по отдельности, они не только будут средне продавать, но и могут потянуть вниз всех остальных.

Именно поэтому руководитель обязан мотивировать каждого сотрудника в отдельности, так сказать – давать личный стимул. Возможные вознаграждения:

1. Повышенный % за перевыполнение;
2. Премия за лучший результат периода;
3. Бонусы по KPI и за достижение плана.

Кроме того, благоприятно на психологический настрой влияют не только деньги, но и нематериальные факторы: звание лучшего сотрудника, грамоты и наградные кубки, ужин с руководителем и ключевым клиентом. На это и личная мотивация.

Давай, давай, работаем!

4. Организация

Чтобы работа в отделе шла, как часы, необходимо грамотно организовать и корректировать работу сотрудников. И это самое логичное, что входит в обязанности руководителя. Но всё же дам основные направления:

1. Регламенты. Четко описывают, что менеджер должен делать в рабочее время, в какой последовательности и в каких временных рамках;
2. Инструменты. Разработка и предоставление сотрудникам инструментов продаж позволяет им качественно осуществлять свой функционал;
3. Структура. Налаживает взаимодействие между отделами внутри организации, для понимания, с кем менеджеру необходимо взаимодействовать.

РОП должен наладить работу таким образом, чтобы в любой ситуации менеджер знал: что ему делать, как сделать и какие инструменты использовать. Например, при исходящем звонке использовать один скрипит продаж, а при входящем совершенно другой.

5. Контроль

При самой хорошей организации невозможна полноценная деятельность без развитой системы контроля за работой. В ней включается несколько основных пунктов, а далее уже факультативы.

1. Планерка. На них озвучиваются самые важные вопросы и решаются текущие проблемы, также обсуждается успеваемость и выполнение плана;
2. Контроль с помощью CRM. В CRM должна своевременно вноситься история по каждому клиенту, проставляться статус и смена состояния лида;
3. Система отчетности сотрудников. Продажники должны ежедневно отчитываться по выполненным задачам и проявленной активности;
4. Записи разговоров. Позволяет оценить, придерживаются ли продажники скрипта, насколько качественно консультируют клиента;
5. Дашборд. Доска результатов показывает соотношения “факт/план”, включая поступление денег на счет фирмы и дневную активность;
6. Карта рабочего дня с оптимизацией. Карта анализируется на предмет непрофильных дел, которые не всегда сразу видны.

Причём это одно из самых слабых мест любой компании из нашего опыта. Как правило, все дают сотрудникам задачи, но их совсем не проверяют.

И это зря, так как продажники автоматически начинают лениться, ведь никто не проверяет, а значит, можно где-то схалявить. К тому же отчётность, по их мнению, не ведёт их к большим деньгам (естественно, это заблуждение).

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, по ссылке 14 дней бесплатного периода. Кликайте и тестируйте -> megaplan.ru

6. Обучение

Хорошо работают только компетентные люди, поэтому в труд РОПа в обязательном порядке должно быть включено обучение сотрудников. Обучение бывает пяти вариантов:

1. Первичное. Новым работникам преподается информация о том, что нужно для успешной работы;
2. По проблемным зонам. Проводится если нужно улучшить конкретные показатели;
3. Ситуационное. Когда нужна помощь, какие шаги необходимы в конкретной ситуации;
4. Стратегическое. Применяется если в компании внедрили новый инструмент;
5. Квалификационное. РОП изучает новые инструменты продаж и потом обучает этому подчиненных.

Начало работы с гибкими scrum-ролями

На первый взгляд три основные области ответственности ролей Scrum довольно просто интерпретировать в любой Scrum-команде, но нередко бывает сложно сопоставить их со своей должностью. Вот с чего можно начать.

• Если у вас есть много полезных навыков для поставки ценности для клиентов и вам нравится этим заниматься, вам следует быть участником команды разработчиков Scrum. В сущности, эта команда является наиболее важным элементом любой Agile-организации, поскольку она напрямую занимается поставкой ценности клиентам и заинтересованным сторонам. Это означает, что должностное положение определяется тем, как долго вы поставляете ценность или помогаете в этом другим.
• Если вам нравится все, что связано с клиентом, управлением заинтересованными сторонами и предметной областью бизнеса, то вашим пожеланиям будет больше соответствовать роль владельца продукта. В большинстве организаций этот человек должен пользоваться уважением и доверием со стороны бизнеса, чтобы иметь возможность принимать решения. Человек в этой роли должен быть немного политиком, поскольку ему предстоит договариваться о компромиссах и пытаться угодить всем.
• Если вы хотите помогать участникам команды эффективно работать вместе, а также менять мир с помощью Scrum и Agile, то вам подходит роль Scrum-мастера. Эта роль полностью ориентирована на людей и уделяет особое внимание коучингу, обучению и содействию.

Личные компетенции руководителя

1. Инновационность, новаторство;
2. Разработка решений;
3. Умение работать с информацией;
4. Достижение целей;
5. Саморегулирование и выдержка;
6. Инициатива и решительность;
7. Общительность и уверенность;
8. Отношение к другим;
9. Ориентация на развитие;
10. Конструктивность к себе.

Личностные компетенции руководителя связаны с потенциалом, заложенным природой. Качества и компетенции руководителя в данном случае имеют очень крепкие связи. К примеру, не все руководители достаточно инициативны и решительны, что негативно сказывается на управлении компанией, отсутствие уверенности становится причиной неустойчивого поведения компании в среде конкурентов и пр. Однако при желании все перечисленные компетенции можно развить. Развитие личных компетенций позволяет стать современным руководителем, способным обеспечить эффективность функционирования компании.

3. Ошибки начинающих руководителей

Если ты фокусируешься не на управлении, а делаешь работу за подчинённых, которые работают не в полную силу.

Если ты, не разобравшись в ситуации, начинаешь строить сотрудников где надо, и не надо.

Если ты слишком эмоционально вовлекаешься в ситуацию. Пытаешься всеми способами доказать, что ты здесь начальник.

Вносишь необдуманные изменения в работу своего подразделения.

Не берёшь на себя ответственность, за неудовлетворительные результаты работы, а возлагаешь её на других. Забываешь при этом, что именно ты отвечаешь за качество работы. А качество работы подчинённых, зависит в первую очередь от качества управления.

Стремишься выстроить хорошие отношения с подчинёнными, в ущерб работе.

Не используешь промежуточный и финишный контроль, что приводит к невыполнению заданий.

Не используешь поддержку и не советуешься со своим шефом