Нужно ли приказы руководителя заверять печатью организации?

Печатью называют твердую форму клише, изготовленную из резины. Эту форму используют для нанесения оттисков на документах. Иначе проверить их подлинность не представляется возможным. В одном из стандартов серии ГОСТ Р изложены требования, которым должны соответствовать печати.

Но о практических правилах, по которым используются печати, ничего не сказано даже в текстах стандартов государственного уровня. Много вопросов вызывает то, в каком количестве предприятия должны хранить у себя печати. И в каких случаях их использование обязательно. Или о назначении несущего ответственность за процесс хранения. Все эти проблемы должно решать лично руководство.

Всего выделяют три основные разновидности печатей:

• простые
• имеющие такое же значение, что и гербовые
• сами разновидности с гербами

Разработка гербовых печатей с самого начала велась только для госучреждений. Их также применяют учреждения, у которых есть соответствующие полномочия. Это касается, к примеру, частных нотариальных контор.

Круглые печати с полным наименованием и адресом могут использовать в акционерных сообществах.

Что касается коммерческих организаций, то для них характерно применение печатей, приравненных к гербовым. Обычно такие инструменты изображают фирменную эмблему или логотипы. Либо на них наносятся наименования. Указания номера свидетельства о государственной регистрации вместе с ИНН обязательны для любых организаций.

Частные предприниматели также не осуществляют работу без своих собственных штампов. Они приравниваются к гербовым согласно своему статусу. Но на штампах изображают не гербы с эмблемами, а имя с фамилией и отчеством предпринимателя, местонахождение, ИНН с регистрационным номером.

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Печать в документах: всегда ли она нужна

Общие положения

В соответствии с п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов: наименование организации и (или) структурного подразделения; дата; регистрационный индекс; подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

В соответствии с п. 62 Инструкции № 4 реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Устанавливаются 3 вида печатей: печать организации; печать структурного подразделения организации; печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.).
Печати организаций подразделяются на: гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь); простые.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством.
Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в т.ч. факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ. На подписи печати быть не должно, поскольку подпись должна четко быть видна для возможности ее идентификации на предмет принадлежности ее владельцу.

На основании изложенного можем сделать вывод о том, что основная функция печати – придание юридической силы для некоторых видов документов.
По мнению автора, наличие печати в организации необходимо, т.к. это ограничивает возможность фальсификации документов, на которых наличие печати организации предусмотрено в обязательном порядке.

На документах, регулирующих трудовые отношения

В соответствии с п. 25 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40), первая страница (титульный лист) трудовой книжки заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.
Пунктами 44, 51, 56, 70, 71, 79 Инструкции № 40 также определена необходимость печати нанимателя для заверения записей в трудовой книжке.

В соответствии с п. 5 Положения о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий, утвержденного постановлением Совета Министров от 24.12.1992 № 777, также в документах, выдаваемых в целях подтверждения периодов работы, иной деятельности и других периодов, засчитываемых в стаж работы, должны быть указаны номер и дата выдачи, фамилия, собственное имя, отчество лица, которому выдается документ, место работы, период работы, профессия (должность), период иной деятельности, сведения о других периодах, засчитываемых в стаж работы, основания их выдачи. Эти документы должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации (архивного учреждения).
В приложении к Положению о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими, утвержденному постановлением Совета Министров от 07.10.2003 № 1271, дана примерная форма контракта с государственным служащим, в которой предусмотрена печать нанимателя. И в трудовых договорах, и в контрактах, и в приказах организации наличие печати необходимо. По мнению автора, печать на документах, распространяющих свою значимость «за пределы организации», необходима. Что касается внутренних документов, таких как карточка выдачи средств индивидуальной защиты, личная карточка работника, то поскольку это документы внутреннего характера, печать организации на них никакой функции нести не будет. Достаточно на таких документах личной подписи сторон.

В бухгалтерских документах

Постановлением Совета Министров от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов» (далее – постановление № 360) установлен перечень первичных документов, формы которых определены законодательством: товарная накладная, товарно-транспортная накладная, приходный (далее – КО-1) и расходный кассовый ордер, акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ, акты о приеме-передаче основных средств, нематериальных активов и др. Например, в соответствии с п. 4 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций, утвержденной постановлением Минфина от 29.03.2010 № 38 (далее – Инструкция № 38), в подтверждение факта приема наличных денег выдается отрывная часть ордеров КО-1 – квитанция к ним, заверенная печатью (штампом).

Постановлением Минфина от 13.06.2016 № 44 «О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29 марта 2010 г. № 38» подп. 1.6 п. 1, 4 Инструкции № 38 с 01.07.2016 исключены слова «заверенная печатью (штампом)».
Таким образом, начиная с 01.07.2016, на квитанции к КО-1 штамп (печать) организации не проставляется. Административная ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций предусмотрена частью первой ст. 11.7 Кодекса об административных правонарушениях, согласно которой нарушение должностным лицом либо кассиром юридического лица или индивидуальным предпринимателем порядка ведения кассовых операций влечет наложение штрафа в размере до 10 базовых величин.

Таким образом, проставляя оттиск печати на КО-1 с 01.07.2016, организация нарушает порядок ведения кассовых операций. Это исходя из действующего законодательства. В случае если мыслить логически, наличие печати без «санкции законодательства» никак не может сделать КО-1 фиктивным документом, если факт приема денежных средств имел место. Тем не менее, проставляя печать в этом случае, организация нарушает нормы законодательства в буквальном прочтении.

Для сравнения возьмем другой документ, определенный постановлением № 360. Форма акта сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ (форма С2) определена постановлением Минстройархитектуры от 29.04.2011 № 13 «Об установлении форм первичных учетных документов в строительстве». В утвержденной форме предусмотрено наличие печати сторон.

Таким образом, отсутствие печати на таком документе при возникновении спорных ситуаций между сторонами можно расценить как первичный документ, не имеющий юридической силы. Безусловно, человеческий фактор присутствует в любом деле, и при строительных работах организации, закрывая большие объемы выполненных работ за месяц, представляют на согласование, подпись и проставление печати порой очень большой объем бумажных документов. Возможно, что-то и пропускается автоматически, и документ остается с подписью должностного лица, но без печати. По факту выполненные объемы есть, а первичный документ оформлен с нарушениями. Есть основания предположить, что документ фальсифицирован. Чтобы выяснить истину, необходимо проверить и вторую сторону. Во избежание излишних вопросов со стороны контролирующих органов организации должны контролировать оформление документации своевременно.
Резюмируя написанное, делаем вывод. Несмотря на логические доводы по поводу наличия или отсутствия печати на тех или иных документах, необходимо руководствоваться действующим законодательством, чтобы при проверке не пришлось вступать в длительные споры с контролирующими органами, которые в некоторых случаях разрешаются не в пользу плательщиков. По мнению автора, упразднить в соответствии с законодательством применение печати в некоторых случаях можно, но полный отказ от необходимости наличия печати в документах может повлечь за собой негативные последствия.

Наталья Борисенко, аудитор

Нужно ли на приказе ставить печать организации?

Нередко у делопроизводителей и специалистов кадровых подразделений возникают сомнения, нужно ли на приказе ставить печать организации. Здесь есть два совершенно четких правила:

1. Приказ – это документ организационно-распорядительного назначения, издаваемый руководителем компании для ее сотрудников. Он может быть следующего содержания:

• о приеме на работу;
• о предоставлении очередного, ученического или декретного отпуска;
• о переводе работника на другую должность;
• о выплате премий по результатам работы;
• об увольнении.

Поскольку приказ является документом внутреннего пользования, созданным в самой компании, печать на него не ставится.

2. Однако в случае, когда работником компании, другим юридическим лицом или государственными органами запрашивается копия приказа, документ приобретает статус исходящего. В этом случае его необходимо заверить печатью организации.

Печать кадровой службы: ставить или нет?

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна? Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров? Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

Может ли у отдела кадров быть отдельная печать? – Да, может.

Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же? – Нет.

Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя? – Да, в определенных случаях.

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна?

Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.

Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций. Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.

Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*.

Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати.

Применение печатей

Вид печати

Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров?

Прежде всего, хотелось обратить внимание читателей на то, что размещать герб России на своих печатях разрешено только федеральным органам государственной власти и иным государственным органам, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями. Печати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми.

Организации же, не относящиеся к перечисленным выше (а именно общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации), вправе иметь зарегистрированную в установленном порядке эмблему. Их печати не могут называться гербовыми. Такие организации могут иметь как одну, так и несколько печатей. Отличаться друг от друга они могут лишь дополнительной надписью (например «Отдел кадров», «Отдел снабжения» и т. д.).

Теперь давайте разберемся, что означает термин «Работодатель». Трудовое законодательство определяет работодателя, как физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ).

Таким образом, когда мы говорим о печати работодателя, мы подразумеваем печать (печати) либо организации, либо физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.

Если работодателем является организация и в ее структуре имеется отдел кадров, то печать отдела кадров имеет право на существование.

Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше).

Документы в тему

Документ

Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

К документам, которые можно заверять печатью отдела кадров, относятся:

• трудовые книжки и вкладыши к ним**;
• копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников***;
• справки с места работы;
• заявления на загранпаспорт.

Особое внимание хотелось бы уделить вопросу использования оттиска печати кадровой службы для заверения подписи должностного лица, наделенного правом ведения трудовых книжек.

Как известно, в марте 2008 года Правительством России**** были внесены некоторые изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*****. Изменения, в частности, коснулись пункта 35 Правил, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».

Данная поправка была принята в связи с внесенными в Трудовой кодекс изменениями, в соответствии с которыми после 6 октября 2006 года трудовые книжки на работников обязаны вести не только работодатели – организации, но и работодатели – индивидуальные предприниматели. Именно эта замена слов вызвала в рядах кадровиков споры о возможности или невозможности заверять печатью кадровой службы блок записей в трудовых книжках при увольнении работников.

Совет
Помните, что печатью заверяется не сам документ, а подпись уполномоченного лица.

Но поскольку работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей и все они являются печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица, что позволяет определить их принадлежность), то логично предположить, что печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя.

Исправляем ошибку

Ошибка

Многие работники кадровых служб заверяют запись об увольнении работника печатью отдела кадров.

Как правильно

В пункте 35 Правил указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.

Что будет, если…

Если при проверке это будет обнаружено уполномоченным органом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать негативных последствий, работодателю следует поставить в трудовой книжке основную печать организации, не зачеркивая ранее поставленную печать отдела кадров.

В противном случае, чья же она?

Пример

В организации есть структурное подразделение «Отдел кадров», руководитель которого наделен полномочиями заверять записи в трудовой книжке работника при его увольнении. Эти полномочия закреплены в его должностной инструкции, а обязанность по ведению трудовых книжек возложена на него приказом генерального директора. Начальник кадровой службы организации вносит запись об увольнении в трудовую книжку работника. Остается заверить свою подпись печатью. Встает вопрос, какой именно печатью: основной печатью организации или печатью отдела кадров? Доступа к основной печати нет по объективным причинам. Что следует предпринять начальнику отдела кадров – задержать выдачу трудовой книжки работнику до тех пор, пока не удастся поставить основную печать организации, или поставить печать отдела кадров и своевременно выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику? Многие кадровики предпочитают второй вариант, поскольку слишком формальный подход может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работников.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Ольга Абашникова,
ведущий специалист по кадровому администрированию БДО «Юникон Бизнес Сервис» (Москва):

– Заверять записи в трудовой книжке при увольнении работника желательно основной печатью работодателя – юридического лица во избежание разногласий с проверяющими инстанциями. При невозможности своевременного доступа к основной печати возможно заверение записей печатью отдела кадров во избежание нарушений трудового законодательства.

Юлия Сафина,
юрист группы компаний «Юрконсул» (Москва):

– Печать отдела кадров организации имеет право на существование при наличии отдела кадров как структурного подразделения. Пунктами 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек допускается проставление печати кадровой службы в трудовых книжках (на титульном листе, внутренней стороне обложки). Кроме того, печатью кадровой службы можно заверять копии кадровых документов, выдаваемых по просьбе работника.

Екатерина Добрикова,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Руководитель организации имеет право подписывать кадровые документы, заверяя свою подпись основной печатью, а не печатью отдела кадров. В то время как работник кадровой службы вправе заверять свою подпись на таких документах печатью отдела кадров.

Галия Измалкова,
начальник отдела кадров ООО «Рисар» (г. Казань):

– Далеко не все кадровые документы нуждаются в печати. Но, к сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и, если да, какую именно печать. Поэтому в большинстве случаев руководство самостоятельно решает, когда и какие печати использовать. А затем закрепляет выбранный порядок в положении о кадровой службе.

* Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.

** При оформлении титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней использование печати кадровой службы организации разрешается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 2.2).

*** Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003.

**** Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225».

***** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Бланки документов

Заявление родителей или законных представителей кандидата

Согласие на обработку персональных данных

Антропометрические данные кандидата

Медицинское заключение о принадлежности кандидата к медицинской группе для занятий физической культурой

Способы заверения копий документов

Заверить копию документа может:

2. Суд при предоставлении оригинала документа. На эту меру не стоит полагаться. Она рассчитана на общий, а не приказной исковой порядок рассмотрения спора.

3. Должностное лицом организации в соответствии с абз. 4 п. 1 Указа № 9779-Х.

4. Представитель по доверенности. Это возможно лишь в случае, если в доверенности предусмотрено полномочие представителя заверять копии документов.

Сусана Киракосян объяснила, что документ, заверенный неуполномоченным лицом, суд может признать ненадлежащим доказательством, и он станет бесполезным при рассмотрении дела судом. Это грозит тем, что суд будет вправе отказать в удовлетворении требования управляющей организации или ТСЖ о взыскании задолженности.

Сегодня мы рассказали об одном из нюансов взыскания задолженности за ЖКУ – заверении документов к иску. Но это только одна их тем, которые успела осветить на онлайн-семинаре Сусана Киракосян.

Посмотрите видеозапись онлайн-семинара, чтобы узнать, как рассчитать размер неустойки (пени) по задолженности по ЖКУ, что нужно учесть, если должник – юридическое лицо, с кого взыскивается задолженность, если помещение сдано в наём или аренду, какие обстоятельства освобождают собственников помещений от оплаты жилищно-коммунальных услуг и многие другие.

Мы же в следующей статье объясним, как рассчитывать неустойку по задолженности за ЖКУ.

Напишите нам или оставьте заявку, если вы хотите остановить рост дебиторской задолженности в вашей управляющей организации, ТСЖ или ЖСК и вернуть долги за ЖКУ. Никто не должен жить за чужой счёт!