Загрузка...Серии трудовых книжек по годам выпуска nalognalogru
Аудит трудовых книжек. Готовимся к их отмене
Журнал «Кадровое дело» № 1 январь 2012
Нужно ли что-то делать в преддверии отмены трудовых книжек? – Желательно провести аудит и проверить, правильно ли вы ведете эти документы.
Если планируется отмена трудовых книжек так ли важно продолжать их вести? – Очень важно, чтобы потом не пришлось дополнительно подтверждать стаж.
Что нужно сделать, если трудовая книжка работника поддельная? – Вернуть ее сотруднику и оформить новую.
Разговоры об отмене трудовых книжек ведутся уже не первый год. И вот новая волна дискуссий не утихает с августа прошлого года, после того как заместитель главы Минздравсоцразвития России Александр Сафонов снова вернулся к этой теме.
Теоретически с отменой трудовых книжек работа кадровика должна стать проще: не нужно будет определенным образом закупать бланки этих документов, а также их учитывать, хранить, уничтожать, разбираться с тонкостями оформления. Однако фактически кадровый документооборот вряд ли упростится. Во-первых, как и прежде, нужно будет оформлять большое количество других документов: трудовые договоры, письменные соглашения, приказы и проч. Во-вторых, их количество может увеличиться, поскольку, помимо трудовой, именно они будут подтверждать стаж сотрудника.
Вопрос отмены трудовых книжек волнует многих, однако тревожиться не стоит. «Предупрежден – значит вооружен» – так гласит народная пословица. Поэтому новый 2012 год мы начнем с подготовки к возможной отмене трудовых книжек. Для этого нужно:
- разобраться, являются ли бланки трудовых книжек ваших сотрудников действующими;
- проверить, в правильном ли порядке компания приобретала бланки и как велся учет их движения;
- собрать документы, которые подтверждают страховой стаж ваших работников, и определить, верно ли вы его рассчитываете с учетом новых требований;
- уточнить, правильно ли вы и предыдущие работодатели заполняли трудовые книжки;
- выявить ошибки и, самое главное, их исправить.
Документы, которые могут подтвердить страховой стаж работника 1 :
- трудовые договоры с прошлыми работодателями, заключенные в письменной форме;
- справки, выдаваемые работодателями или государственными (муниципальными) органами;
- выписки из приказов, заверенные в установленном порядке;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- документы территориального органа ФСС России об уплате платежей на социальное страхование;
- иные документы (например, военные билеты).
Документы в тему
Новый порядок
Напомним, что сейчас форма, правила хранения и порядок заполнения трудовой книжки регулируются разными нормативными правовыми актами. Так, сам бланк книжки, а также правила ее ведения и хранения утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, а инструкция по заполнению — приказом Минтруда от 10.10.03 № 69. Оба эти документа утратят силу с 1 сентября. Вместо них будет действовать порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда 320н.
Как определить подлинность трудовой?
Согласно Трудовому кодексу, наниматели принимают новых работников по предъявлении ряда документов и, в частности, бланка о труде. В обязанности руководства входит проверка поступающей документации, поэтому кадровый сотрудник должен перво-наперво подтвердить подлинность предоставленных бумаг.
Подлинность трудовых книжек и вкладышей к ним определяется по серии и номеру.
Кадровик должен сверить:
- Совпадает ли проставленная серия с тем, с какого года документ был выдан гражданину. Позже он может быть выдан, а вот раньше никак.
- Есть ли заявленные степени защиты на бумаге.
- Правильно ли проставлены сведения об изготовителе на последней странице.
Дополнительно можно дать запрос в отделение Пенсионного фонда, чтобы выявить, были ли отчисления на указанного гражданина в те или иные периоды. Можно также просто обратиться к бывшим работодателям, которые смогут подтвердить или опровергнуть указанные сведения.
Как правило, более глубокая проверка проводится в том случае, если у кадровика закрались подозрения, выявлены несоответствия и так далее.
