Документооборот в территориальнораспределенной компании

Внедрение ECM-системы в территориально-распределенной компании с поддержкой грифов секретности

Группа ЧТПЗ — промышленная группа металлургического комплекса России, входит в пятерку ведущих мировых производителей трубной продукции. На предприятиях ЧТПЗ работают более 25 000 сотрудников.

В основе корпоративной культуры компании лежит философия «Белой металлургии» — философия преображения личности, рабочей среды, производственного пространства и социума. Она включает принципы постоянных улучшений, высокие требования к качеству процессов, использование современного оборудования. Особая роль при таком подходе отводится информационным технологиям: от АСУ ТП до системы управления корпоративным контентом.

• Всем действующим партнёрам и клиентам «ДоксВижн»
• Руководителям, IT- директорам и специалистам, функциональным заказчикам и другим сотрудникам, ответственным за внедрение системы электронного документооборота в компаниях

Алексей Рождественский
Менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн»

Максим Баранчиков
Руководитель департамента СЭД «Вебзавод»

Виктория Иванова
Руководитель проекта, заместитель руководителя департамента СЭД «Вебзавод»

Сервис Synerdocs решает проблемы ритейла и торговых сетей

Доступ 24 часа в сутки для всех участников

Грузоотправитель, грузополучатель, транспортная компания и водитель — все могут в любое время и в любом месте работать с транспортной накладной и другими документами.

Варианты работы с решением

• веб-клиент — работа в любом современном браузере;
• привычная корпоративная система (1С, SAP, Directum и др.), интегрированная с сервисом посредством API или готовых коннекторов;
• мобильное устройство — через приложение Viber или SMS.

Удобные инструменты подписания ЭТрН

Все стороны используют сертификат квалифицированной электронной подписи. Для водителей предлагается бюджетный вариант удаленного подписания — простая ЭП.

Сокращение расходов на хранение документов

Содержать отдельное помещение под архив не требуется. В сравнении с бумажными транспортными накладными на хранение электронных компания тратит в 4 раза меньше средств.

Быстрая оплата
и отсутствие
кассовых разрывов

Перевозчик получает денежный перевод сразу после доставки груза и подписания документов.

Представление в ФНС и ГИБДД

Обмен ЭТрН в сервисе — юридически значимый. Стороны используют электронную подпись в соответствии с нормами ФЗ № 63 и могут представлять документы в ФНС. Специально для инспекторов ГИБДД распечатывается один экземпляр ЭТрН, а после завершения перевозки он уничтожается.

Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ)

Опция «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) предназначена для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота, а также для обеспечения прозрачности обработки документов в этих организациях.

Опция «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ)

Кто является пользователем СЭВ?

Опция СЭВ будет полезна организациям, планирующим осуществлять обмен электронными документами в больших объемах (в большом количестве, с большим числом абонентов) и контроль за их прохождением и исполнением в подведомственных, одноуровневых или вышестоящих организациях.

Пользователями СЭВ могут быть коммерческие организации с территориально-распределенной структурой (например, управляющая компания, дочерние компании, филиалы, партнеры) и государственные органы (например, правительство субъектов РФ, министерства и ведомства субъектов РФ, органы местного самоуправления или федеральный орган государственной власти, территориальные управления, подведомственные ФГУ и другие учреждения).

Что получает пользователь опции «Сервер Электронного Взаимодействия»

Автоматическое (без участия человека) получение документов, поступающих по СЭВ из других организаций–пользователей СЭВ.

Автоматическая проверка на повторность поступившего по СЭВ документа (с передачей повторно поступившего документа на ручную регистрацию или с отказом от его регистрации).

Автоматическая регистрация в своей СЭД поступившего по СЭВ документа (с передачей пришедшего документа на ручную регистрацию в случае возникновения проблем в процессе автоматической регистрации).

Автоматическая связка новых документов, поступивших по СЭВ, с документами СЭД.

Автоматизированная отправка по СЭВ электронных документов, зарегистрированных в своей СЭД внешним адресатам, указанным в РК.

Автоматическое формирование и отправка отчетов (докладов) о прохождении и исполнении.

Автоматическое получение отчетов от адресатов документов, направленных по СЭВ, и представления их в удобной форме в интерфейсе своей СЭД.

Автоматическая синхронизация изменений в справочниках участников СЭВ, например изменения в справочнике должностных лиц (ФИО, должность, подразделение)

Возможность применения и настройки шифрованных каналов передачи сообщений СЭВ для обеспечения безопасности передаваемых данных

Гибкая настройка правил обмена документами и докладами.

Архитектура СЭВ

В состав сервера СЭВ входят следующие подсистемы:

Конвертер электронных сообщений (документов и документов) унифицированного формата.

Подсистема интеграции с обменными службами (отправляющая и принимающая электронные сообщения).

Подсистема интеграции с СЭД (извлечение исходящих документов, зарегистрированных в СЭД, их подготовка к отправке и организация отправки по СЭВ; получение документов, поступивших по СЭД, их автоматическая регистрация, связывание с другими документами, формирование и отправка докладов и т.д.).

Подсистема хранения идентификационной информации отправленных и поступивших электронных сообщений.

Подсистема протоколирования событий и ошибок.

Подсистема планирования запуска подсистем СЭВ.

Как это работает?

Отправка исходящего документа по СЭВ

Сервер Электронного Взаимодействия передающей стороны получает команду отправить исходящий документ и выполняет следующие действия:

Определяет адрес электронной почты адресата отправляемого документа–участника СЭВ.

Подготавливает документ к отправке (формирует паспорт документа – файл, содержащий реквизиты документа, полученные из СЭД).

Отправляет паспорт документа и файлы документа (например, электронный образ) через почтовый сервер.

В случае досылки поручений или отчетов по поручениям по ранее отправленному документу через СЭВ, происходит досылка файла поручения или отчета без повторной регистрации в СЭД документа.

Получение входящего документа по СЭВ

Сервер Электронного Взаимодействия принимающей стороны выполняет следующие действия:

Выгрузка сообщений с почтового сервера.

Анализ паспортов поступивших документов.

Автоматическая (без участия пользователя) регистрация документов в СЭД.

Формирование и отправка корреспонденту доклада по обработанному документу.

Досылка поручений и отчетов о ходе исполнения (в случае наличия) дополнительными сообщениями.

Работа с докладами

События по прохождению и исполнению документа в СЭД адресата документа, по которым может быть сформирован доклад:

Создание поручения по документу.

Редактирование поручения по документу.

Удаление поручения по документу.

СЭВ адресата автоматически формирует доклад (файл формата XML, содержащий информацию о событии с документом) и отправляет его корреспонденту.

СЭВ корреспондента автоматически получает доклад и сохраняет его в СЭД корреспондента в удобной для пользователей форме. При этом XML-копия доклада сохраняется на сервере СЭВ корреспондента.

Корреспондент, отправляя документ, может заказать доклады – указать события, о которых он хотел бы получать доклады (например, кому документ был переслан в организации-адресате или какие резолюции были на его основе созданы).

Адресат при получении документа может отказаться направлять доклад об определенных событиях по полученному документу (даже при их заказе корреспондентом).

Обмен файлами поручений и отчетов об исполнении

СЭВ позволяет обмениваться двум и более организациям поручениями и отчетами о ходе их исполнения. Это позволяет существенно упростить контроль исполнения поручений с привлечением внешних исполнителей. СЭВ автоматически передает файлы поручений и файлы отчетов по поручениям без необходимости повторной регистрации РК в системах других организаций.

С какими СЭД и обменными службами это работает?

СЭВ представляет собой сервер – выделенный, постоянно функционирующий программный компонент, имеющий связь с СЭД и почтовой (или иной обменной службой, например ViPNet).

Поскольку СЭВ разрабатывает компания «Электронные Офисные Системы», пользователю системы «ДЕЛО» доступны все услуги СЭВ в максимально удобной форме и в максимальном объеме.

Например, данные по исполнению резолюции внешним исполнителем будут отображаться в том же интерфейсе, что и отчеты внутренних исполнителей, т.е. в окне отчета исполнителя.

Таким образом, создается впечатление работы в одной системе. Тем не менее СЭВ открыта для подключения и других СЭД, поддерживающих стандарт обмена сообщениями СЭВ.

Взаимодействие между СЭД, сервером СЭВ и почтовой службой производится по стандартизированному протоколу, что позволяет обеспечить обмен информацией с СЭД, отличными от системы «ДЕЛО», и использовать другие обменные службы, а не электронную почту.

Как стать пользователем СЭВ?

Компания ЭОС предлагает множество решений на базе опции «Сервер Электронного Взаимодействия», более подробно о решениях и возможностях СЭВ можно уточнить у специалистов компании заполнив форму обратной связи.

Полезная информация

Опция «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ)

Классификация документов

В зависимости от вида деятельности в компании могут издаваться различные виды документов. В связи с тем, что существует большое разнообразие видов документов, в данном разделе статьи нет возможности рассмотреть все возможные варианты классификации. Поэтому мы предлагаем вам один из способов классификации основных видов документов.

Вид документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Таблица 1. Классификация основных видов и подвидов управленческих документов, образующихся практически в любой организации

Подключение контрагентов

СКБ Контур — один из крупнейших оператор ЭДО в России. К системе Контур.Диадок подключено более 850 000 юридических лиц. Наверняка среди них найдется немало ваших партнеров и клиентов.

Как мы помогаем подключить к ЭДО ваших контрагентов?

Мы заинтересованы в скорейшем подключении к ЭДО ваших клиентов и реализуем для этого проводим ряд мероприятий:

1. анализируем вашу клиентскую базу и составляем план подключения контрагентов;
2. рассылаем приглашения к обмену электронными документами;
3. распространяем через отделы и структурные подразделения вашей компании информационные буклеты по ЭДО;
4. проводим информирование через интернет-ресурс Диадока и профильные СМИ;
5. осуществляем обзвон клиентов силами федерального сall-центра.
6. при необходимости проводим обучающие семинары для сотрудников вашей компании и контрагентов, желающих подключиться к ЭДО.

Этот комплекс мер позволяет в сжатые сроки достичь высоких результатов в подключении ваших контрагентов к ЭДО.