Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя

Выполняемый в компаниях функционал делопроизводителя — административная, офисная работа. ЕКСД относит должность к категории служащих, действующий профстандарт 07.002 — к специалистам.

Напоминаем, с 2016 года ЕКСД действуют наравне с профессиональными стандартами. Работодатели самостоятельно принимают решение о их применении для описания обязанностей в должностных инструкциях и наименования должностей, кроме случаев, специально оговоренных в законодательстве или отраслевых НПА (122-ФЗ и Письмо Минтруда № 14-0/10/В-2253).

Не все предприятия переходят на электронный документооборот. Делопроизводитель выполняет «ручную» работу по обслуживанию движения внутренней и внешней корреспонденции и документации, занимается ее оформлением, регистрацией и подготовкой ко хранению:

• принимает и регистрирует корреспонденцию (письма, извещения, претензии, приказы и т. д.);
• передает на исполнение;
• ведет банк данных документов, составляет учетные карточки;
• выдает справки;
• готовит описи и сдает в архив.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

В небольших фирмах они входят в обязанности секретаря-делопроизводителя в организации и совмещаются с обязанностями помощника руководителя. ЕКСД содержит более низкий уровень требований к квалификации сотрудника. Перечислены следующие необходимые для исполнения обязанностей знания.

Профстандарт 07.002 называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Требования к специалисту «делопроизводитель» содержатся в описании обобщенной функции «3.2. Документационное обеспечение деятельности организации». Совмещение с функцией «Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации» не предусматривается — что делает секретарь-делопроизводитель, описывается в обобщенной функции профстандарта «3.3. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации». Квалификационные требования к делопроизводителю выше предъявляемых ЕКСД.

Должностная инструкция делопроизводителя

Этот документ подписывается работником в обязательном порядке (обычно в день приема на работу) вместе с трудовым договором. Инструкция обычно состоит из 4-5 разделов, включающих информацию об общем описании должности, конкретных обязанностях, а также правах и ответственности работника.

Функции и обязанности сотрудника

Рассматривая данную документацию, стоит упомянуть основные функции делопроизводителя. Сюда входят такие действия, как:

• проведение работ, связанных с обработкой важной коммерческой документации;
  ведение процессов, имеющих отношение к документообороту – его хранения, систематизации, учету;
• контроль того факта, чтобы документация была оформлена грамотно;
• предоставление запрашиваемых справок по документам, которые были зарегистрированы.

Должностные обязанности делопроизводителя обширны и многочисленны, поскольку взаимосвязаны с тем, что он задействован сразу в нескольких процессах организации. Есть перечень обязанностей, которые должен соблюдать данный сотрудник, к ним относятся следующие элементы:

1. Принятие и последующее регистрирование корреспонденции, которая поступила на учет. Можно применять карточки регистрации, инструменты и средства компьютерной обработки, согласно резолюции руководителей, а также на основании разрешения структурных подразделений фирмы.
2. Слежение за фактом прохождения документации, осуществление контролирования исполнения бумаг, прошедших регистрацию.
3. Постоянная и регулярная отправка исполненных документов по адресатам.
4. Ведение учета корреспонденции, операции по систематизации хранения бумажных данных, перепроверка и отслеживание их статуса.
5. Подготовка документации и сдача в архив требуемых материалов, которые закончены сотрудником, предоставление бумаг в картотеку.
6. Создание условий для безопасного хранения и сохранности соответствующих документов.

Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя на предприятии предполагает выполнение им широкого перечня обязательств.

Требования к сотруднику

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:

• великолепная память;
• дотошность и терпеливость;
• аккуратность;
• самообладание;
• деловой стиль общения;
• само организованность и самодисциплина;
• педантичность;
• высокая концентрация внимания;
• эмоциональная устойчивость;
• высокий уровень ответственности.

Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

• высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
• умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
• знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
• умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
• опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
• знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

Делопроизводитель обязан знать и применять в работе правила, инструкции, нормативно-правовые законодательные акты, регулирующие организацию документооборота на предприятии. Он должен ориентироваться на положения государственной структуры делопроизводства.

Как правильно заполнить

Сотруднику нужно учитывать, что форма должностной инструкции делопроизводителя составляется по внутренним стандартам предприятия, поэтому информация в своде правил каждой организации может иметь ряд отличий. При этом, схема должностной инструкции делопроизводителя должна содержать такие обязательные разделы, как:

• общие сведения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

Акт должностной инструкции делопроизводителя подразумевает выполнение каждого пункта из вышеуказанных разделов. В связи с этим должностное лицо должно быть внимательным в процессе ознакомления с бумагой, ведь после того, как документ будет подписан, отказаться выполнять какое-то из условий будет невозможно.

Что должна содержать должностная инструкция делопроизводителя: примеры и образцы документов

Важнейшим условием официального трудоустройства любого россиянина является изучение и подписание должностной инструкции – важнейшего документа, отражающего функциональные обязанности сотрудника.

В этой статье вы узнаете, что собой представляет должностная инструкция делопроизводителя, а также найдете готовые варианты данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» — первом разделе должностной инструкции делопроизводителя – работодатели указывают:

• к какой категории работников сотрудник относится (категория технических исполнителей);
• каким образованием он должен обладать (начальным профессиональным или средним общим и специальной профильной подготовкой по установленной программе);
• каким опытом он должен обладать (как правило, без предъявления требований к стажу).

Также указывается, знаниями каких документом делопроизводитель должен обладать. Как правило, речь идет о(б):

• нормативных правовых актах, положениях, инструкциях и других материалов по ведению делопроизводства;
• основных положениях Единой госсистемы делопроизводства;
• структуры предприятия и его подразделений;
• стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
• порядка контроля за прохождением служебных материалов и документов;
• основ организации труда;
• правил эксплуатации вычислительной техники;
• основ трудового законодательства;
• норм и правил охраны труда, трудового распорядка компании, противопожарной защиты, техники безопасности и производственной санитарии.

Следующим пунктом прописывается, чем в своей работе делопроизводитель должен руководствоваться:

• действующим законодательством РФ;
• Уставом организации;
• должностной инструкцией;
• приказами и распоряжениями непосредственного руководства;
• Правилами трудового распорядка компании.

Должностные обязанности: на что имеет право делопроизводитель и его ответственность

Вторым важнейшим разделом инструкции являются «Должностные обязанности», регламентирующие трудовые функции сотрудника.

Как правило, от делопроизводителя требуется:

• прием и регистрация корреспонденции, ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения;
• передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформление регистрационных карточек;
• ведение картотеки учета прохождения документации, осуществление контроля за ее исполнением, выдача необходимых справок;
• ведение учета отправляемой и получаемой корреспонденции;
• отправка исполненной документации соответствующим адресатам;
• систематизация и хранение документов текущего архива;
• ведение работы по созданию справочного аппарата, обеспечение удобного и быстрого поиска документации;
• подготовка и сдача в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, составление описи дел, переданных в архив;
• обеспечение сохранности проходящих служебных документов;
• соблюдение принципов внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов предприятия;
• соблюдение внутренних правил и норм охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты и техники безопасности;
• обеспечение порядка на собственном рабочем месте;
• выполнение распоряжений непосредственного руководства (в рамках, определенных трудовым договором).

В разделе «Права» рекомендуется внести следующие пункты:

• внесение на рассмотрение руководства предложений по совершенствованию работы, а также о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности сотрудников, нарушивших установленную дисциплину;
• ознакомление с документами, определяющими права и обязанности сотрудника, а также критерии оценки качества исполнения им трудовых обязанностей;
• другие права, установленный действующим законодательством о труде.

Раздел «Ответственность» в большинстве случаев является стандартным и выглядит следующим образом:

• за неисполнение/ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией (в рамках трудового законодательства РФ);
• за правонарушения, совершенные во время работы (в пределах, установленным действующим гражданским, административным и трудовым законодательством РФ);
• за причинение материального вреда/ущерба организации (в рамках действующего законодательства РФ).

Образцы должностной инструкции делопроизводителя

У делопроизводителей, трудящихся в определенных организациях, специфика работы может несколько отличаться от стандартной. Поэтому для наглядности мы ниже разместили несколько готовых вариантов инструкций.

Типовая инструкция (по профстандарту)

Скачать бланк типовой инструкции делопроизводителя в организации предлагаем здесь: https://yadi.sk/i/P3Q7t8c83TSrwg

В школе

В школе действуют документы следующего образца: https://yadi.sk/i/seMCb3Av3TSrxh

В ДОУ (в соответствии с ФГОС)

Пример должностной инструкции делопроизводителя в дошкольном образовательном учреждении (детском саду): https://yadi.sk/i/Ng_jMFbR3TSs4W

Бюджетного учреждения

Найти документ, подходящий для сотрудника бюджетного учреждения, можно по следующей ссылке: https://yadi.sk/i/U7gPkYUn3TSsUv

Делопроизводителя-кадровика

Для специалиста по кадровому делопроизводству мы разместили инструкцию по адресу: https://yadi.sk/d/PIH1l3Lm3TSspU

Секретаря-делопроизводителя

Чтобы скачать документ для секретаря-делопроизводителя, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/I1SWqBtZ3TSsxJ

Инспектора-делопроизводителя

Скачать бланк инструкции для инспектора-делопроизводителя предлагаем по ссылке: https://yadi.sk/i/oBEINIrd3TStAy

В заключение хотелось бы посоветовать провести тщательный анализ должностной инструкции перед ее утверждением – и тогда итоговый результат работы специалиста будет полностью соответствовать ожиданиям работодателя. В противном случае любое несоответствие может быть оспорено в судебном порядке.

Содержание должностной инструкции

Начать следует с названия документа – « Должностная инструкция делопроизводителя ». Если фирма небольшая, организация делопроизводства может быть возложена на секретаря, помощника руководителя или ассистента. В таком случае и название документа будет соответствующее, например, « Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя ».

Далее рассмотрим содержание инструкции в разрезе каждого из основных блоков.

Общие положения

Также необходимо определить:

• кому непосредственно подчиняется работник, например, руководителю службы делопроизводства или заведующему канцелярии, заместителю генерального директора либо генеральному директору;
• кто замещает работника в период его временного отсутствия на работе.

Отдельным пунктом выделите требования к образованию, обучению, практическому стажу. Согласно профстандарту к работникам, обобщенной трудовой функцией которая является документационным обеспечением деятельности организации, предъявляются следующие требования:

1. образование и обучение – среднее профильное профессиональное образование либо среднее не профильное профессиональное образование и дополнительное профобразование по дополнительным профессиональным программам;
2. опыт практической работы – не требуется.
3. особые условия допуска к работе – не предусмотрены.

Далее следует перечислить, какими знаниями и умениями должен владеть делопроизводитель. Вот примерный список того, что должен знать такой работник: