Должностная инструкция менеджера по продажам 2021

Основные функции сотрудника отдела продаж

Специальность менеджера по продажам — одна из лидирующих по востребованности на рынке труда Украины. И анализ базы вакансий, и опросы работодателей подтверждают этот факт. Впрочем, желающим найти работу в сфере продаж перед тем, как определяться с направлением поиска вакантной должности, не лишним будет ознакомиться с требованиями работодателей. Какие обязанности придется выполнять? Как будет контролироваться процесс? Какие личные качества и навыки пригодятся для достижения успеха в работе? Ответы на эти вопросы — в новом материале Международного кадрового портала grc.ua.

Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.

Читайте в статье:

Должностная инструкция отдела продаж: составляем по функциональному принципу

Чтобы этого не происходило, функции менеджеров должны быть дифференцированы и четко определены. Лучше всего в этом деле помогает создание детальных должностных инструкций отдела продаж. Содержание этих документов зависит от специфики бизнеса компании и внешних факторов. Для составления этих регламентов можно руководствоваться несколькими принципами.

В частности, регламент, составленный по функциональному принципу, принято делить на 3 категории в соответствии со структурой отдела продаж.

1. Поиск, квалификация и привлечение клиента. Этим занимаются хантеры. В их функции могут входить:

• телемаркетинг;
• seo-оптимизация;
• таргетинг;
• генерация трафика;
• лендинг

2. Первичное закрытие клиента, то есть первая покупка. Данную функцию осуществляют менеджеры-клоузеры. В их порядке работы должны быть прописаны обязанности;

• реализовать продукт как можно большему количеству новых покупателей,
• увеличить средний чек.

3. Отгрузки по текущей базе данных. Эти сотрудники должны выполнять показатели по:

• увеличению доли в клиенте;
• upsale и cross sale;
• снижению «отвала» клиентов.

Должностная инструкция отдела продаж: используем поканальный принцип

Этот принцип работает не для всех сегментов бизнеса. Но он гармонично может дополнить функциональный подход, так как рассматривает обязанности сотрудников под иным углом.

Поканальная классификация может выглядеть примерно так.

Подразумевается «классическое» коммерческое подразделение с внутренним делением по функциям: привлечение и квалификация клиента, его закрытие, поддержка. Ничего специфичного и сверхъестественного.

• Розничные сети

А вот это уже интереснее. Использование чужих розничных сетей для реализации своих товаров или услуг. За взаимодействие с ними отвечает специально выделенный сотрудник отдела продаж.

• Взаимодействие с дилерами

Если компания в силу бизнес-сегмента взаимодействует с дилерами, то скорее всего необходима отдельная структура, которая не должна входить в классическое коммерческое подразделение.

Узкая, но довольно сложная область знания и деятельности. Поэтому в этой сфере тоже должен действовать специально обученный специалист отдела продаж.

Должностная инструкция отдела продаж: оговариваем 5 «особенных» пунктов

Обратим внимание на 5 «особенных» обязанностей продавцов, которые должны быть «вынесены за скобки» и прописаны дополнительно в должностной инструкции.

1. Работа с «холодной» базой. Подразумевает ежедневный обзвон 100-200 потенциальных клиентов. Многих такая перспектива может напугать. Обязательно оговаривайте в требованиях это условие работы.

2. Работа с «теплой» базой. Этот пункт рассматривается менеджерами, скорее, как привилегия. Поэтому будет выглядеть привлекательно для потенциально перспективного соискателя.

3. Работа с входящими. Работу с входящим трафиком можно разделить на 3 категории:

• обработка заказов с сайта,
• прием входящих заявок,
• работа с пришедшим покупателем.

Каждый из этих видов деятельности потребует дополнительных навыков.

4. Работа с элементами информационных технологий. Продавцы должны уметь не только продавать, но и быть подкованными в некоторых вопросах информационных технологий. Последние самым серьезным образом способствуют росту числа успешно закрытых сделок. Среди прочих обязанностей в должностной инструкции могут быть прописаны требования:

• работа с CRM,
• занесение данных в 1С,
• мониторинг рынка через сервисы карт и каталоги.

5. Включите в должностную инструкцию работу с товаром. Это особый пункт. Если менеджеру придется заниматься выкладкой, обязательно сразу оговорите это. Вообще любую дополнительную функцию следует озвучивать заранее.

Должностная инструкция отдела продаж: соблюдаем 2 стандарта труда

В должностной инструкции отдела в качестве обязанностей может быть прописано выполнение количественных показателей. На сегодняшний день сформировались некоторые стандарты труда продавцов в зависимости от отрасли. Можно ориентироваться на них. Именно они могут послужить индикатором адекватности должностных инструкций.

Чтобы вам легче понять, о чем идет речь, приведем ряд цифр по 2 стандартам: встречам и звонкам.

• 25 встреч в FMCG секторе
• 8 встреч в рознице
• 2 встречи в В2В при условии, что нет звонков
• 1 встреча в B2B, если есть звонки

• 250 звонков в рознице
• 150 звонков в масс-маркете
• 100 звонков в B2B, сектор малого и среднего бизнеса
• 50 звонков в B2B, сектор среднего и крупного бизнеса
• 15 звонков в день при наличии встреч

Используйте эти данные как источник информации для составления должностных инструкций отдела. И если они далеки от «отраслевой реальности», корректируйте их, чтобы они в итоге оказались релевантными для сегмента.

Должностная инструкция отдела продаж: фиксируем 5 обязанностей руководителя

Должностная инструкция руководителя отдела (РОПа) будет существенным образом отличаться от регламента рядового продавца.

1. Одна из характерных функций РОПа – планирование. Для этого нужно обладать определенным опытом и навыками. В частности, общие цели компании РОП должен уметь декомпозировать до промежуточных показателей активности конкретного менеджера:

• количество звонков;
• количество встреч;
• количество отправленных коммерческих предложений;
• количество выставленных счетов;
• количество оплат.

2. В должностную инструкцию РОПа должна входить обязанность организации процесса. Лучше всего она реализуется через проведение совещаний: еженедельные, ежедневные, «летучки». Именно стройная система регулярных собраний позволяет в полной мере руководить и контролировать процесс продаж.

Совещания позволяют проходится по нескольким контрольным точкам:

• планы на месяц;
• планы на неделю;
• ежедневные планы;
• факт оплат;
• состояние по pipeline;
• экспресс мотивация и обучение.

3. РОП должен обладать качествами лидера для мотивации сотрудников, так как это в прямом смысле будет вменено ему в качестве обязанностей по должностной инструкции отдела.

Кроме того, руководитель должен хорошо разбираться в:

• психологии работника,
• видах и способах мотивации,
• соотносить конкретный психологический тип подчиненного и действенным для него способом мотивации.

4. Функция контроля является основополагающей для РОПа и в обязательном порядке прописывается в должностной инструкции. Чтобы осуществлять ее эффективно, руководитель должен:

• уметь быстро разобраться с функционалом CRM и любой другой технологией;
• уметь выстроить систему бизнес-показателей для конкретной компании и анализировать ее с целью коррекции курса;
• уметь грамотно работать с подчиненными в рамках системы совещаний.

5. Если в компании нет внутреннего тренера, в обязанности РОПа должна входить функция обучения. Пропишите в должностной инструкции отдела продаж необходимость практичных и регулярных тренингов для его сотрудников.

Опытный РОП руководитель может выстраивать обучение на основании листов развития и прослушки бесед менеджеров с покупателями.

Какие навыки ему необходимы

Должностная инструкция специалиста по закупкам разрабатывается в зависимости от того, чьи интересы такой работник представляет: заказчика или организацию-участника торгов.

Подготовка и участие в торгах — вот чем занимается тендерный отдел потенциального поставщика. Должностные обязанности тендер-менеджера со стороны участника требуют наличия у сотрудника навыков поиска возможностей для участия в заказах. Если трудовой договор со специалистом тендерного отдела заключен организацией, участвующей в закупках, спектр необходимых умений и навыков выглядит так:

• мониторинг проводимых процедур;
• подбор оптимальных конкурсов для участия;
• комплектование требующегося пакета документов;
• оценка сформированного пакета на предмет соответствия установленным заказчиком требованиям;
• контроль сроков выполняемых участником конкурса процедур.

Получается, что в должностные обязанности менеджера по тендерам входит:

• мониторинг тенденций, которые складываются на специальных торговых площадках;
• обнаружение предложений по торгам, которые подходят для участия организации;
• определение целесообразности участия предприятия в конкурсе;
• формирование заявки для участия предприятия в конкурсных процедурах;
• контроль правильности оценки стоимости предметов заказа;
• контроль формирования сметы по заказу;
• разработка проекта спецификации по существенным условиям тендера;
• ведение переговоров с исполнителем для решения возникающих в ходе тендера вопросов;
• регистрация на специальных сайтах, являющихся торговыми площадками.

Список не является исчерпывающим. Но из него следует, что работник сопровождает тендер в течение всего процесса — от поиска конкурса до контроля торговых процедур.

Должностные обязанности менеджера по продажам

В должностные обязанности такого специалиста входит:

• поиск потенциальных клиентов;
• работа с уже имеющейся базой клиентов;
• работа с вновь обратившимися клиентами и передача их вышестоящему руководству;
• ведение переговоров с потенциальными клиентами;
• реагирование на ту информацию, которая поступает от клиентов в целях увеличения эффективности своих показателей;
• обработка этой информации и передача её старшему менеджеру или начальнику отдела продаж;
• проведение анализа потребностей потенциальных клиентов;
• обработка показателей этого анализа;
• приёмка и обработка заказов от клиентов;
• согласование заказа с клиентом, с учётом его потребностей;
• обработка заказа в соответствии с наличием товара, который есть на складе;
• составление заявки на заказ недостающих материалов;
• мотивация клиентов на покупку товара и продукции именно этого работодателя;
• выполнение различных служебных поручений своего непосредственного руководителя;
• другие обязанности, в зависимости от товара и продукции, которую производит и продаёт работодатель.

Права менеджера

У работника в должности менеджера, как и у других сотрудников, будет иметься перечень некоторых прав, которые требуются специалисту для качественного выполнения возложенных на него профессиональных обязательств. К основным таким правам можно отнести следующие:

1. Возможность обращения к консультантам и иным специалистам для решения некоторых вопросов, непосредственно связанных с трудовой деятельностью менеджера.
2. Получение своевременной информации относительно решения и приказов руководителя компании при условии, что все они имеют прямое отношение к работе менеджера в данной организации.
3. Принятие тех или иных решений при условии, что они входят в компетенцию менеджера.
4. Создание и последующее направление в адрес руководства различных обращений, в которых может содержаться следующая информация:
   • сведения о том, какие изменения могут быть внесены работодателем в текущий производственный процесс для максимального улучшения общего функционирования организации и повышения регулярной прибыли компании;
   • сведения о различных нарушениях, совершаемых другими сотрудниками, если данные нарушения могут оказать негативное влияние на весь рабочий процесс;
   • иные данные, которые будут касаться общих вопросов функционирования предприятия.
5. Возможность проведения различных обучающих мероприятий для других работников организации. Разработка и последующая реализация планов будущих мероприятий, составление отчетности о проведенной работе.
6. Возможность подписания различных документов в пределах собственной компетенции.
7. Предоставление работодателю официальных требований:
   • о внесении необходимых изменений в текущие правила труда при условии, что подобные изменения могут повысить безопасность сотрудников на их рабочих местах, а также оказать иное благоприятное влияние на функционирование организации;
   • об обеспечении сохранности важных документов, за которые отвечает менеджер;
   • об обеспечении максимальной сохранности различных материальных ценностей, которые были доверены менеджеру на основании официального соглашения.
8. Возможность отказаться от исполнения менеджером его прямых профессиональных обязательств в том случае, если согласие может обернуться повышенным риском для здоровья и даже жизни сотрудника.
9. Информирование работодателя о различных изменениях, которые произошли внутри организации, а также о различных недостатках, которые были выявлены им в работе компании.

При необходимости менеджер в организации может быть наделен и иными многочисленными правами. В таком случае полный перечень данных прав должен быть закреплен в официальном порядке. Для этого работодателем может быть создано отдельное положение внутри организации.

Естественно, менеджеру, как и любому другому сотруднику, работодателем должны быть предоставлены и стандартные права в области профессиональных отношений. Сюда можно отнести, например, право на регулярное оформление оплачиваемого отпуска, возможность получения компенсации за ранее открытый больничный лист и т.д. Более того, в некоторых случаях менеджеру может быть предоставлен и перечень различных дополнительных прав. Например, некоторые привилегии устанавливаются в отношении сотрудников на основании наличия в организации опасных либо вредных условий труда. В таком случае полный список дополнительных льгот обязательно должен быть установлен работодателем в официальном порядке.

Курсы и тренинги для менеджеров по продажам

При желании можно посетить курсы или тренинги для менеджеров по продажам. Подобные обучающие программы составлены специальным образом, чтобы ввести специалиста в теорию продаж и тут же отработать ее на практике.

На тренингах изучают психологию продаж и покупателя, практические методы привлечения клиентов и превращения их в постоянных покупателей. Хороший ведущий тренинга должен научить менеджера избавляться от внутренней скованности, совершенствовать его внутренние качества и ставит цели, выстраивать доверительные отношения с коллегами и покупателями.

Работа менеджером по продажам требует от соискателя большого запаса умений и навыков, широкой базы знаний во многих областях науки, высокого уровня развития личных качеств, но взамен она дает колоссальный, незаменимый опыт общения с людьми.

Особенности

Рассмотрим основные особенности должностей, которые также относятся к процессу реализации товара – старший менеджер и специалист по развитию продаж.

Старший менеджер

Основной особенностью выполнения трудовых обязанностей будет являться общий контроль всех действий, которые выполняют менеджеры среднего звена.

Возможно, старший менеджер будет самостоятельно курировать некоторые проекты и вести крупных клиентов.

В общем, порядок выполнения работы на такой должности определяется в соответствии с внутренними порядками компании, величиной отдела продаж, а также общей структурой как всей компании, так и отдельного подразделения.

Старший менеджер может нести ответственность за ошибки своих подчиненных, возникших из-за недостаточной степени контроля с его стороны.

Специалист по развитию продаж

Должностные обязанности специалиста отдела продаж могут быть более узкими, чем менеджера по продажам и касаться не определенных клиентов фирмы, а каких-либо аспектов работы компании.

С другой стороны, организация также вправе самостоятельно определять их должностные обязанности. К ним может относиться как отдельное проведение аналитических исследований, так и сбор определенных сведений, обобщение данных и т.д.

В данном видео представлена дополнительная информация по составлению должностной инструкции для менеджера по продажам.

Нюансы

Должностная инструкция – это не только перечень трудовых функций продавца-консультанта. Это также описание его прав, ответственности за правонарушения, условий работы. Опираясь на данный документ, можно сделать вывод о производительности сотрудника и принять решение касательно его увольнения.

Также и продавец может себя защитить от дискриминации по квалификационным требованиям при трудоустройстве, от неправомочных действий руководителя фирмы, от выполнения обязанностей, не являющихся частью должностной инструкции. Данный документ направлен на регулирование взаимоотношений между сторонами трудового договора и, прежде чем подписывать, кандидату на должность следует внимательно с ним ознакомиться.