Формирование и хранение дел с перепиской организации

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Особенности процесса

Для коммерческих организаций регламентами не определены жесткие требования к организации процесса работы и использования неоконченных делопроизводством материалам. Несмотря на это, организация оперативного хранения документов – процесс ответственный, в котором не стоит пренебрегать сложившейся и уже зарекомендовавшей себя во многих направлениях бизнеса практикой поддержания бумажных носителей в полном порядке. Основным залогом успеха являются: применение в работе номенклатуры дел и своевременное формирование документов в дела перед их передачей в архив.

Приказ по личному составу

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Подскажите, когда и как нужно оформлять документы в архив входящие и исходящие письма, приказы, протоколы или, если их не требуется отправлять в архив, то как их оформлять в этом случае?

В шкафу лежат документы еще с года! Информация о правилах работы с документами в т. Поэтому для начала рекомендуем узнать о наличии в организации этих документов и внимательно их изучить. Об исходящих документах читайте подробнее по ссылке. В том случае, если нормативных документов нет или их недостаточно, придется провести работу с документами самостоятельно, используя:. Исходя из сути вопроса и учитывая, что указан видовой состав документов, а также если взять за условие, что документы находятся в хорошем состоянии, правильно оформлены, сформированы в дела, оформление документов в архив будет состоять из следующих этапов.

Интересная информация о оформлении дел размещена здесь. Чтобы убедиться в правильности формирования дел и определить дальнейший порядок работы с документами, в т. Для этого обратимся к следующим статьям Перечня:. Вы узнаете больше о основных видах документов организации , если перейдете в материал. Отдельно следует остановиться на переписке входящие и исходящие письма.

Согласно Перечню, срок хранения переписки, как правило, составляет 5 лет этот срок и будем рассматривать далее как основной , но, в зависимости от вопроса, который в ней затронут, может составлять от 1 года например, ст.

Поэтому следует внимательно ознакомиться как с Перечнем, так и с документами, входящими в дела с перепиской. В том случае, если в результате ознакомления выяснилось, что в дело подшиты, кроме документов со сроком хранения 5 лет, документы постоянного и длительного свыше 10 лет сроков хранения, дело должно быть либо переформировано, либо подлежать хранению в течение максимального срока, предусмотренного для входящих в него документов что нерационально с точки зрения экономии места для хранения.

А вот если в дело с перепиской, имеющей срок хранения 5 лет, попали документы с меньшими сроками хранения 1 год, 3 года — переформировывать его не стоит, так как это требует больших трудозатрат, несопоставимых с ценностью данных документов. В дальнейшем, формируя дела, следует обращать пристальное внимание на сроки хранения документов, составляющих дела с перепиской. Все о уничтожении документов вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке. Именно эти документы подлежат передаче на архивное хранение.

Как правило, такая передача производится после окончания срока их хранения в месте формирования подразделении. Этот срок в среднем составляет года, пока с документами ведется информационно-справочная работа;. Подробнее о ведении архива мы написали в материале по ссылке. Такие дела обычно не подлежат передаче на архивное хранение хранятся в местах формирования подразделениях до истечения срока хранения и передачи на уничтожение. Однако следует уточнить, что организация вправе устанавливать для этих документов иные правила хранения.

Например, в настоящее время во многих организациях хранение все возрастающего количества документов временных сроков хранения в местах формирования подразделениях не представляется возможным. Как правило, такая передача также производится после окончания срока их хранения в месте формирования подразделении , который составляет года, пока с документами ведется информационно-справочная работа.

У вас не останется вопросов о входящих документах после прочтения статьи по ссылке. Теперь, используя полученную информацию, попробуем разобраться с документами с учетом года их формирования. Допустим, что дела с документами временного срока хранения до 10 лет также передаются на хранение в архив, а срок хранения дел в месте формирования подразделении до передачи на архивное хранение составляет 2 года:. Подробнее о архивном делопроизводстве мы написали в материале по ссылке.

В соответствии с Основными правилами работы архивов дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу подлежат полному, а дела временного хранения до 10 лет включительно — частичному оформлению см. Дела, которые предполагается передать на уничтожение, с целью экономии трудозатрат оформлять не рекомендуется. Даже учитывая отсутствие опыта, оформление дел временного до 10 лет включительно срока хранения может быть выполнено самостоятельно.

А вот оформление дел постоянного, временного свыше 10 лет срока хранения и по личному составу требует соблюдения определенных и достаточно жестких правил, поэтому по данному вопросу лучше обратиться за консультацией или подтверждением правильности проведенной работы к работникам архива или к экспертной комиссии. Читайте о оформлении документов , чтобы не совершать ошибок. В настоящее время, учитывая сложившуюся в организациях практику снижения трудозатрат подразделений на непрофильную деятельность, оформление дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу часто производится архивным подразделением например, уже после передачи дел на хранение в архив либо вообще передается на выполнение аутсорсинговой компании — решение по этому вопросу принимается руководством организации.

В том случае, если работу по оформлению дел постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения придется проделать своими силами, можно рекомендовать разделить ее на этапы, выполнение каждого из которых должно быть в обязательном порядке проконтролировано работниками архива экспертной комиссией.

Экспертиза ценности проводится постоянно действующей экспертной комиссией, созданной в организации. Подробнее о передаче документов в архив мы писали здесь. В нашем случае по результатам проведения экспертизы ценности могут быть оформлены следующие документы:. Формы указанного акта и описи, правила их оформления установлены Основными правилами работы архивов организаций. Следует отметить, что данные документы могут быть оформлены только в случае, если у экспертной комиссии не будет претензий к правильности формирования и оформления дел.

Важную информацию о архивном деле в году вы найдете в материале здесь. Теперь рассмотрим оформление передачи на хранение дел, имеющих временный срок хранения до 10 лет. Как уже указывалось выше, решение о передаче таких дел на хранение в архив службу ДОУ, иное подразделение должно быть закреплено во внутренних документах организации. Оформление таких описей может производиться одновременно с описями дел постоянного хранения, по личному составу и актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подробнее о архивном деле мы писали здесь. Таким образом, в результате проведения указанной выше работы, передачи дел на хранение и уничтожение, в подразделении должны остаться:. Наименование должности. Подробнее о архивном хранении мы написали в материале по ссылке. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль.

Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Коронавирус меняет требования к секретарям: кто теперь в цене. Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Ответы на вопросы Архивное хранение документов.

Как правильно оформлять документы в архив? Темы: Архивное дело Оформление документов Архивное хранение документов Подготовка к архивному хранению Передача документов в архив. В том случае, если нормативных документов нет или их недостаточно, придется провести работу с документами самостоятельно, используя: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от ГОСТ Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования далее — ГОСТ Определение сроков хранения документов. Этот срок в среднем составляет года, пока с документами ведется информационно-справочная работа; имеющие временный срок хранения до 10 лет : переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам; протоколы структурных подразделений организации; приказы по личному составу, указанные в примеч.

Оформление дел. Например: 1. Нумерация листов. Составление листа-заверителя. Составление внутренней описи. Оформление обложки. Подшивка или переплет дела. Экспертиза ценности. В нашем случае по результатам проведения экспертизы ценности могут быть оформлены следующие документы: акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам; приказы по личному составу, указанные в примеч.

Таким образом, в результате проведения указанной выше работы, передачи дел на хранение и уничтожение, в подразделении должны остаться: дела г. Отчет о проделанной работе Командировка: пошаговый алгоритм оформления Доверенность на генерального директора: образец Все, что нужно знать о служебных записках. Читайте в электронном журнале Инструменты для командной работы: облачные хранилища, трекеры задач, видеоконференции Как написать и оформить дополнительное соглашение об изменении режима работы секретаря Три варианта, как вам могут расширить обязанности Как рассчитать год уничтожения документа.

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер. Подробнее: Как подготовить документы к архивному хранению. В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных номенклатурных папках. Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно.