Гарантийное письмо об оплате. образец и бланк для скачивания 2021 года

Гарантийное письмо – это один из документов делового оборота, который составляется одной из сторон сделки (или физическим лицом) и содержит в себе подтверждение соблюдения определенных условий или выполнения каких-либо действий.

Гарантийное письмо является одним из способов обеспечения обязательств.

На практике этот документ встречается не только во взаимоотношениях между юридическими лицами, но и в контексте взаимодействия физических лиц. Примерами сфер применения гарантийных писем могут быть:

• Трудовое право. В данном случае составляется гарантийное письмо о приеме на работу. Оно, как правило, требуется при подаче документов в ФМС для мигрантов.
• Договорное право. Здесь довольно много ситуаций, которые могут потребовать составления гарантийных писем. Например, договор займа, аренды и т. д. Например, гарантийное письмо об оплате задолженности, гарантийное письмо от собственника помещения.

Гарантийное письмо (образец) составить не сложно, так как форма его написания – произвольная, а содержание зависит от конкретной ситуации.

Направить гарантийное письмо можно несколькими способами:

1. Лично в руки. В этом случае получающая сторона должна расписаться на втором бланке документа.
2. По почте заказным письмом.
3. Посредством электронной почты.

Порядок составления «гарантийки»

Унифицированного образца гарантийного письма об оплате за услуги или товары нет. Устанавливать единую форму бессмысленно, так как в каждом случае содержание и текст просьбы-гарантии определяются в индивидуальном порядке. Вот примерный шаблон.

Гарантию составляем на листе формата А4, допустимо использовать фирменный бланк организации. С ледуем простым правилам:

1. В первую очередь прописываем наименование и адрес получателя «гарантийки», указываем должность руководителя компании и его Ф.И.О.
2. Указываем наименование документации, образец: «гарантийное письмо об оплате за товар».
3. Подробно расписываем условия и суть обращения. В обязательном порядке указываем реквизиты договора и расчетных документов, прописываем сроки и порядок проведения расчетов между компаньонами. Указываем сумму, которая подлежит перечислению, периодичность платежей и особые условия, при наличии.
4. Если ГП составляется для корректировки реквизитов, условий соглашения, то необходимо подробно расписать новые условия и реквизиты.
5. Подписываем документ у руководителя и главного бухгалтера. Ставим дату и печать компании.
6. Регистрируем документ в журнале исходящей документации.

Как вручить гарантийное письмо?

Направить адресату соответствующую корреспонденцию можно несколькими способами:

1. лично. В таком случае адресат обязан расписаться в получении документации;
2. через почтовую связь — заказным письмом с уведомлением о вручении;
3. факсом;
4. по электронной почте.

Наиболее предпочтительные варианты — первый либо второй, так как у отправителя остаются на руках подтверждающие документы. Остальные возможны по соглашению сторон (к примеру, если в договоре между сторонами указаны адреса e-mail).

Гарантийное письмо от физического лица

Если вы намерены пригласить в гости родных или друзей из-за границы, вам также нужно составить письмо о том, что вы возьмёте на себя всю ответственность за гостя на срок его пребывания в России.

В данном случае в письме указывается следующее:

• кому (начальник УВМ, звание, фамилия, И., О.);
• ваши фамилия, имя и отчество;
• адрес;
• контактный телефон;
• Ф. И. О. вашего гостя;
• номер его паспорта, когда родился, название страны, гражданином коей он является.

Как и в гарантийном письме от юридического лица, вы обязуетесь нести все расходы за своего гостя и готовы предоставить ему жилплощадь, медицинскую помощь и средства на выезд из страны. Вы отвечаете за то, чтобы ваш зарубежный гость не нарушил визовый режим и своевременно уехал.

В конце документа ставятся подпись и дата заполнения.

Какие ошибки допускают при составлении

Оформление гарантийного бланка относится к серьезному процессу, требующему от составителя грамотного изложения текста, чтобы произвести на получателя документа благоприятное впечатление, представляя его автора, как серьезного и ответственного человека, для внушения к нему доверия. Наличие ошибок в таком документе будет свидетельствовать о небрежности или неграмотности составителя, что может вызвать неблагоприятное мнение и недоверие к автору.

К наиболее частым ошибкам при составлении гарантийного письма можно отнести:

1. Отсутствие делового этикета. Составляя письмо, необходимо быть сдержанным, вежливым и тактичным. Это общепризнанный служебный язык делового общения между официальными лицами.
2. Злоупотребление номенклатурной лексикой. Это означает, что все номенклатурные выражения, термины и аббревиатуры можно использовать в документе в разумных рамках и понятных для получателя письма.
3. Неэффективное изложение информации. Здесь рекомендуется изложить краткую суть возникновения негативных обстоятельств либо опустить данный факт. Гарантийные обязательства требуется излагать конкретно, с обозначением размера платежа и даты его погашения. Все сведения в тексте обязаны быть однозначными, без двоякого трактования и двусмысленных фраз, чтобы не допустить конфликтов. Не всегда большой объем информации раскрывает суть проблемы.

Отправлять такое письмо рекомендуется заказным письмом, с уведомлением о получении его адресатом, а еще лучше, если должник лично прибудет к кредитору и вместе с вручением гарантийного бланка о своевременном погашении задолженности, дополнительно устно заверит кредитора в своей порядочности.

Как составить бланк юридическому лицу

Если гарантийный бланк оформляется юр. лицом, то рекомендуется оформлять такое заверение на фирменном бланке учреждения, так как на нем уже отображены реквизиты должника, с обозначенными контактными данными.

Как отмечалось ранее, единого шаблона такого бланка не существует. Однако, такой документ необходимо оформлять с соблюдением правил деловой переписки.

При этом, бланк нужно заполнять с соблюдением общепринятой структуры и отображения следующих данных:

1. «Шапки», где заполняются реквизиты адресата и автора.
2. Регистрационного номера и даты заполненного бланка.
3. Заполнения названия бланка по центру строки: «Гарантийное письмо».
4. Основного текста гарантийного обязательства. Здесь можно отметить, что фирма гарантирует осуществление платежа, с обозначением суммы долга и даты до которой платеж будет осуществлен.
5. Подписи директора предприятия и гл. бухгалтера.
6. Печати предприятия.

Примечание. Для большей убедительности в серьезности намерений должника, можно обозначить обязательство о выплате пени и штрафа за просрочку платежа.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Образцы гарантийных писем

Составить текст документа можно самостоятельно или воспользоваться готовыми примерами.

Гарантийное письмо об оплате задолженности

Нередки случаи, когда организация пишет гарантийное письмо при намерении погасить дебиторскую задолженность перед контрагентом. В нем необходимо сообщить о своих намерениях, сообщив точную дату возврата денежных средств и сумму. Если планируется погашение частично, необходимо прописать график.

Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору

Между участниками договорных отношений по различным причинам может возникнуть неуверенность, что условия соглашения будут исполнены. В этом случае одна из сторон вправе запросить у другой гарантийное письмо, где будет указано, что организация выполнит условия договора в нужный срок в полном объеме. Такой документ может понадобиться, если уже имеет место нарушение соглашения.

Гарантия выполнения обязательств может быть не только по необходимости завершения работ, но и по оплате.

Гарантийное письмо о приеме на работу

Чаще всего такое письмо необходимо предоставлять миграционной службе, если организация приглашает в свой штат иностранного гражданина. Тогда компания, готовая принять на работу специалиста, направляет гарантийное письмо, что он будет трудоустроен официально.

Такое гарантийное письмо может быть представлено и в высшее учебное заведение, если студент проходил в организации практику и они готовы заключить с ним трудовой контракт.

Гарантийное письмо о предоставлении документов

В ряде ситуаций возникает необходимость подтвердить действия документально. Для этого используется гарантийное письмо, подтверждающее, что документы будут предоставлены.

Гарантийное письмо о заключении договора в будущем

Гарантийным письмом компания может выразить свое намерение оформить договорные отношения документально. Для этого в документе указываются реквизиты, которые будут перенесены в соглашение между сторонами.

Гарантийное письмо об оплате за товар

Обязанность оплатить товар закрепляется договором на его поставку. Но в ходе исполнения условий соглашения могут возникнуть различные обстоятельства, которые могут потребовать приложения гарантийного письма к устным договоренностям.

Гарантийное письмо о трудоустройстве для УДО

Граждане, освобожденные из мест лишения свободы досрочно, обязаны отчитываться о своем местонахождении перед правоохранительными органами. При трудоустройстве работодатель подает гарантийное письмо о том, что он принимается на работу такого гражданина и готов оказать содействие в его скорейшей реабилитации.

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Такой вид гарантийного письма предоставляется в налоговый орган для закрепления за организацией юридического адреса в арендуемом помещении. Собственник такого нежилого помещения составляет письмо с гарантией заключить договор аренды и возможностью использовать адрес в качестве юридического.

Гарантийное письмо об оплате аренды

Размер и сроки внесения арендной платы оговариваются между сторонами и закрепляются документально. В ситуации несвоевременной оплаты арендатор может гарантировать погашение платежей письмом с указанием крайнего срока.