Хранение электронных документов где и как

Часть 5. Хранение электронных документов

В пятой статье проекта «Электронный документооборот. Школа бухгалтера» рассказываем, в чем разница бумажного и электронного архива. А также выясним, что делать тем, кто работает и с печатными, и с цифровыми оригиналами.

Одно дело — организовать внутренний и внешний электронный документооборот, изучить все нюансы применения электронной подписи или сдачи налоговой отчётности в цифровом виде. И совсем другое — выстроить правильное хранение электронных документов.

В пятой статье проекта рассказываем, в чем разница бумажного и электронного архива. А также выясним, что делать тем, кто работает и с печатными, и с цифровыми оригиналами.

Как подтвердить юридическую значимость документов

В чем проблема?

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего документ, и защищает документа от изменений после подписания. Но сертификат электронной подписи имеет срок действия — максимум 15 месяцев, а подтвердить действительность электронной подписи может потребоваться через несколько лет.

Как решить?

Эту проблему решает сервис метки времени, который предлагают удостоверяющие центры и некоторые информационные системы. К электронной подписи в момент ее создания добавляется дополнительный атрибут — штамп, или метка времени.

Также сервис прикрепляет к подписанному документу список отозванных на этот момент сертификатов. Подписывая список электронной подписью, сервис подтверждает, что подпись является действительной на момент подписания.

Подлинность подписи в этом случае можно будет подтвердить и после окончания срока действия самого сертификата. Электронная подпись с меткой времени называется усовершенствованной. Такая подпись не только упрощает архивное хранение электронных документов, но и является условием для электронного документооборота с информационными системами некоторых государственных служб (например, ГИС ГМП, ФТС) и электронными торговыми площадками (Фабрикант, ТЭК-Торг).

Выдача и уничтожение документации

Чтобы выдать файл из архива, его необходимо скопировать и отправить по локальной сети компании. Оригинальность документа подтверждается специальной программой, которая устанавливается каждому сотруднику фирмы.

Уничтожение неактуальной документации происходит в стандартном режиме. Комиссия контролирует весь процесс и составляет соответствующий акт об уничтожении. Все удаленные файлы следует убирать из архива полностью без возможности восстановления.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истёк.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из наших предыдущих глав.

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Что изменится в хранении электронных документов?

Олег Наумов

Статс-секретарь – заместитель руководителя

Уже скоро депутаты Госдумы рассмотрят проект закона, который изменит сроки и основные подходы к хранению электронных документов. Олег Наумов, статс-секретарь — заместитель руководителя Росархива, рассказал Клубу ОЦО об основных законодательных нововведениях, а также о создании единой информационной платформы для хранения электронных архивных документов федеральных органов государственной власти, которую со временем смогут использовать и другие организации.

Ключевые законодательные изменения

Проект Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов» в настоящее время после долгого экспертного обсуждения направлен в Правительство РФ для внесения в установленном порядке в Государственную думу РФ. Хотелось бы обратить внимание на основные изменения, которые важно иметь в виду бизнесу.

1. В законодательстве закрепляется само понятие «электронный архивный документ». Хотя все представляют, чем отличается электронный документ от бумажного: в бумажном документе информация неразрывно связана с носителем, в электронном — носитель может меняться. Вводится понятие «электронный дубликат», который будет обладать всеми правами бумажного подлинника. Если документ относится к тем, для которых можно сделать электронный дубликат, то бумажный оригинал может быть уничтожить через год после создания виртуальной копии. Создавать «электронный дубликат» можно на документы временного срока хранения и не входящие в состав документов Архивного фонда Российской Федерации.
2. Росархив наделяется полномочиями по подготовке перечня документов, подлинники которых должны храниться на бумажном носителе. Эти документы могут создаваться в системе электронного документооборота, но передаваться на постоянное хранение должны только в бумажном виде. Они должны соответствовать двум основным критериям: иметь непреходящую историческую ценность и быть постоянно востребованы именно как юридически значимые. Поэтому их проще хранить в бумажном виде, чем постоянно переутверждать их юридическую значимость. В настоящий момент основным инструментом подтверждения юридической значимости электронного документа является электронная подпись, которая действительна максимум в течение 3–5 лет. Это вполне удовлетворительно для текущего делопроизводства, но не когда идет речь о постоянном хранении документов.
3. Росархив наделяется полномочиями по ведению реестра видов документов. К каждому конкретному виду документа — приказ, распоряжение и т.д. — привязывается срок его хранения. Такой реестр — своеобразный Перечень типовых управленческих архивных документов, но не для бумажных, а для электронных документов — планируется использовать в том числе и как классификатор для всех систем ЭДО.
4. Росархив наделяется полномочиями по установлению дополнительных функциональных требований хранения электронных документов, при этом хранение смогут осуществлять не только государственные, но и специально аккредитованные коммерческие организации, индивидуальные предприниматели и др. Технические требования по хранению электронных документов будет вырабатывать Минцифры РФ.
5. Одно из существенных изменений, которое предлагается в законопроекте, — резкое сокращение сроков хранения электронных документов. Сейчас в законе прописаны сроки хранения для управленческой документации — 15 лет, электронные документы мы предлагаем хранить только 5 лет. Исторически было просчитано, что востребованность документов для решения управленческих вопросов приблизительно 10–15 лет, но нет необходимости загружать мощности в ведомственных центрах на этот период. Если какой-то документ нужен компании, то она может самостоятельно сохранить у себя его копию.

Место хранения электронных документов

Все правила хранения бумажных документов проверены временем, с электронными документами это сделать сложно, поскольку технологии меняются раз в 3–5 лет. Поэтому выполнить задачу архивов — обеспечить вечное хранение документов — в отношении электронных документов даже теоретически невозможно. К примеру, тот документ, который записан 20 лет назад на трехдюймовой дискете, сегодня невозможно прочитать. Однако хранить электронные документы нужно, поэтому в Концепции платформы Центра хранения электронных документов (ЦХЭД), которую разрабатывает Росархив совместно с Минцифрой и НИИ «Восход» (ФГБУ НИИ «Восход» — один из головных институтов в сфере системной интеграции по разработке и внедрению крупных федеральных и отраслевых (ведомственных) автоматизированных информационных систем. — Прим. ред. ), заложена идея записи электронных документов на неизменяемых дисках. Мы гарантируем, что зафиксированная на них информация будет неизменна. Однако использовать документы будет крайне сложно. Поэтому по нашим традиционным архивным правилам мы предлагаем создавать на них электронный фонд пользования. Поскольку это копия документа, мы имеем полное право проводить его миграцию и конвертацию. При возникновении спорных вопросов относительно юридической значимости документа всегда можно всегда поднять его подлинник, провести с ним все те необходимые мероприятия, которые прописаны в журнале конвертации фонда пользования, и сравнить, соответствует ли копия подлиннику.

Еще одна проблема, которая возникает, — подтверждение юридической значимости документа. В делопроизводстве это электронная подпись. Но если предположить, что у нас порядка 300 млн дел входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, а в каждом деле 150–200 листов, к тому же электронные документы плодятся быстрее, чем бумажные, то архив будет только тем и заниматься, что обновлять подписи. Поэтому предложен вариант создания доверенной среды хранения, когда технологическими, нормативными и организационными мерами гарантируется неизменность той информации, которая занесена на постоянное хранение в архив. Мы понимаем, что бумажные документы потихоньку будут уходить в прошлое, но мы никуда не денем тот массив, который у нас накоплен. Поэтому мы будем вынуждены хранить и электронные, и бумажные документы. А две разные технологии требуют двух разных подходов.

Надеемся, что эта информационная система — платформа ЦХЭД — будет создана к 2023 году, причем она разрабатывается в расчете на использование не только федеральными, региональными и муниципальными архивами, но в перспективе и коммерческими организациями.

Минцифры создает межведомственную рабочую группу по ГИС для долгосрочного архивного хранения электронных документов

Минцифры решило создать межведомственную рабочую группу по платформе «Центр хранения электронных документов» (ГИС «Платформа ЦХЭД»). Проект приказа ведомства о создании группы был опубликован 23 июля 2021 года на официальном сайте для размещения проектов нормативных правовых актов [1] .

В состав межведомственной рабочей группы войду представители Минцифры России, Росархива и других ведомств. Ее точный состав позже должно утвердить Минцифры. В проекте приказа сказано, что к участию в работе группы при необходимости могут быть привлечены эксперты и специалисты, не являющиеся ее членами, с правом совещательного голоса.

Создается группа в рамках проекта «Цифровое государственное управление» нацпрограммы «Цифровая экономика». Проект подразумевает реализацию мероприятий для того, чтобы за счет платформы ЦХЭД обеспечить процессы долгосрочного архивного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости для федеральных органов исполнительной власти. Платформа позволит автоматизировать основные функции архива, определенные законодательством РФ в сфере архивного дела и делопроизводства: хранение, комплектование, учет и использование электронных архивных документов.

В задачи межведомственной группы будет входить координация деятельности ФОИВ, государственных внебюджетных фондов и коммерческих организаций, необходимой для создания, развития и обеспечения функционирования платформы ЦХЭД.

Группа также будет рассматривать вопросы и разрабатывать предложения по созданию этой платформы, вырабатывать критерии оценки результатов ее создания. В числе задач указано и рассмотрение вопросов, подготовка предложений по внесению изменений в законодательство РФ в целях создания платформы.

Заседания рабочей группы будут проводиться по мере необходимости, но не реже одного раза в два месяца.

Создание ГИС для долгосрочного архивного хранения электронных документов

В начале июня 2021 года стало известно о создании Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ новой государственной информационной системы (ГИС), предназначенной для длительного хранения электронных документов. Она получила название «Платформа «Центр хранения электронных документов» (ГИС «Платформа ЦХЭД»).

Как сообщает ТАСС со ссылкой на соответствующий проект постановления Правительства РФ, опубликованный на федеральном портале проектов нормативных правовых актов, платформа создается для долгосрочного архивного хранения электронных документов, поступающих от федеральных органов исполнительной власти, с сохранением их юридической значимости для федеральных органов государственной власти.

В Минцифры пояснили, что ГИС поможет автоматизировать основные функции архива, обеспечив надежное хранение, комплектование, учет и использование электронных архивных документов за счет использования информационно-коммуникационных технологий. Предполагается, что использование этой системы среди прочего гарантирует сохранность электронных архивных документов, сократит риски утраты документов, уменьшит расходы на хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, а также облегчит поиск и работу с ними.

Согласно проекту постановления, до 31 декабря 2021 года «Платформа ЦХЭД» должна быть принята в опытную эксплуатацию; а ровно через год после этого — введена в эксплуатацию. С 1 января 2025 года ГИС «Платформа «ЦХЭД» будет использоваться для передачи на постоянное хранение электронных архивных документов федеральными органам.

Финансирование мероприятий по созданию, развитию и эксплуатации платформы ЦХЭД в 2020-2024 гг. планируется осуществлять за счет средств федерального бюджета в рамках подпрограммы «Информационное государство» госпрограммы «Информационное общество». [2]

Затраты на реализацию проекта

Оператором ГИС «Платформа ЦХЭД» предлагается назначить Минцифры, уполномоченным органом – Росархив. Создание ГИС «Платформа ЦХЭД» должно осуществляться с использованием технических средств Росархива на основании договоров безвозмездного пользования федеральным имуществом, заключаемым с Миницифры.

Согласно федеральному проекту «Цифровое государственное управление» национальной программы «Цифровая экономика», опубликованному на сайте Минцифры, затраты федерального бюджета на создание ГИС «Платформа ЦХЭД» до 2024 г. должны составить 7,1 млрд руб. В то же время представители Минцифры сообщили CNews, что на проект ЦХЭД из бюджета национальной программы «Цифровая экономика» будет выделено значительно меньше средств — 1,3 млрд руб. в 2021-2024 г.

Росархив не позднее 1 января 2023 г. должен будет начать использовать ГИС «Платформы ЦХЭД» при организации, комплектовании, учета и использовании электронных документов источников комплектования. Со своей стороны, ФОИВ не позднее 1 января 2025 г. должны начать использовать ГИС «Платформа ЦХЭД» для передачи на постоянное хранение электронных архивных документов.

Как устроен долговременный архив и что говорит опыт ПАО «Сургутнефтегаз»?

В долговременный электронный архив принимаются документы из любых систем (ERP, HR, CPM и т.п.), но в едином установленном формате, и сразу определяются в дела по настроенным критериям. ВНИИДАД при этом рекомендует соблюдать тот же порядок ведения дел, что с бумажными носителями.

Интеграция систем — пожалуй, самая трудоемкая задача при создании архива электронных документов. В ПАО «Сургутнефтегаз» работают с 500 формами документов и множеством систем-источников. Используются рекомендуемые форматы PDF/A, CAdES-XL и CAdES-A, а также метки доверенного времени.

Но архив служит не только для обеспечения целостности хранимых комплектов, компании важно при необходимости обращаться к информации. В случае с бумагой, понятно, легко взять копии, справки, выписки. В случае с цифровым архивом нужно убедиться в наличии прав доступа, а затем запустить специальный сценарий выгрузки отдельного документа или целого дела.

Проект ПАО «Сургутнефтегаз» — один из первых проектов по созданию долговременного архива. Работы велись с опережением законодательства и успешно завершились.

В компании предполагают, что ежегодно в хранилище электронных документов (ХЭД) будет поступать более 1 000 000 экземпляров по разным направлениям деятельности. Подробнее о том, как проектировалось ХЭД, как устроена архитектура и какие процедуры поддерживаются, читайте в описании.