Хранение путевых листов в организации срок

Путевой лист – формуляр, который определяет право водителя пользоваться транспортом, а также помогает учесть, проконтролировать работу автомобиля и водителя. Если транспортное средство состоит на балансе предприятия, сесть за руль может только тот человек, на которого выписан путевой лист. Действия, не учитывающие эту норму закона, являются противозаконными.

Обязательными реквизитами документа являются:

1. Название и номер официальной бумаги.
2. Время, в течение которого она действует.
3. Информация о владельце автомобиля, то есть наименование организации. По какому адресу она находится, контактный номер телефона и ОГРН.
4. Информация о транспортном средстве, в этом пункт относят и дату, время прохождения предрейсового техосмотра (эти данные являются достоверными, если они подтверждены подписью контролера, осуществлявшего проверку лично). Также фиксируются инициалы и фамилия контролера.
5. Информация о том, кто управляет авто.

Если транспортное средство принадлежит предприятию, не относящееся к категории организаций, владеющих множеством машин, путевой лист выписывают ежедневно или на срок, который не может превышать установленный законом 1 месяц.

Что касается атвотранспортных организаций, законодатели обязуют их оформлять документ каждый день. Исключением из правил может стать отъезд работника фирмы в командировку.

Что делать с документами после ликвидации общества

Закон предписывает передавать документацию ликвидируемой организации в муниципальный или государственный архив (23-я статья закона об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.2004, п.10). Это требование касается следующих документов:

составляющих Архивный фонд РФ (6-я статья закона № 125-ФЗ);

с не истекшим сроком хранения;

по личному составу компании.

Сдать в архив документы после ликвидации общества можно, когда между ним и ликвидатором (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим, самим ООО, если оно ликвидируется добровольно) заключен соответствующий договор. Также документы могут быть переданы правопреемнику почившего ООО, или вышестоящему подразделению – п. 9.7 и п. 9.7.1 Основных Правил работы архивов организаций. Например, если ликвидируется «дочка», ее документы передаются в головной офис.

Если ни правопреемника, ни вышестоящей организации нет, документы по личному составу, касающиеся бывших работников ООО, заберет специализированный или государственный архив (п. 9.7.2 Основных Правил). Где будут храниться учредительные документы после ликвидации общества и иные бумаги, связанные с его деятельностью, в этом случае будет решать конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия, при добровольной ликвидации – кто-то из сотрудников или участников ООО. В частности, может быть составлен акт о передаче их на хранение бывшему участнику общества. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению, что также фиксируется в соответствующем акте и решении.

Расходы по передаче документации в архив, ее подготовке и оформлению, несет ликвидируемое общество. Документы, хранящиеся меньше 10-ти лет, архив может не принять, поэтому альтернативным вариантом является их передача в специализированную частную компанию.

Когда путевой лист разрешается утилизировать

В 2021 году срок хранения путевых листов в работающей организации остался прежним – он составляет 5 лет. Если предприятие по своим причинам желает увеличить этот временной отрезок, сделать это разрешается.

Интересно, что в Указе, изданном Министерством культуры, описан срок хранения документации 5 лет. Но есть оговорки:

• если на протяжении этих 5 лет была проведена ревизия;
• документально подтверждается любая проверка работы организации.

Выходит, если проверку не осуществили, уничтожить путевой лист предприятие не имеет право. Такие действия трактуются нарушением законодательных норм и правил, установленных в России. Более того, если изучить текст Указа внимательно, путевой лист рекомендуется сохранять 75 лет, ведь в нем указывают вредность труда работников фирмы, опасность и тяжесть профессии. Такие данные могут защитить права трудового коллектива в судебных спорах.

Если ГСМ нужны для иных целей

Если потребность в ГСМ обусловлена не предполагаемой поездкой, а иной необходимостью, например, ремонтом ТС, его контрольным тестированием или прохождением ТО, то вместо путевого листа применяются внутренние накладные предприятия или лимитно-заборные карты.

К сведению! Срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Для путевых листов, выданных водителям транспортных средств на выполнение опасных (тяжелых) работ, срок хранения составляет 75 лет.

Отметка о техническом контроле

Автомобиль может выйти на маршрут только после технического осмотра, отметка о котором должна быть в путевом листе.

В 2017 году письмом Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17 в форму путевого листа введен новый обязательный реквизит «Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства».

Если в маршрутном листе нет отметки о предрейсовом техническом контроле ТС иои она не соответствует действительности , могут оштрафовать директора на сумму от 5000 руб. до 8 000 руб., а организацию — на 30 000 руб. (п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

5. Каким новым требованиям должен соответствовать журнал регистрации путевых листов

Оформленные путевые листы регистрируются в журнале регистрации путевых листов. То есть обязанность по оформлению журнала регистрации путевых листов корреспондирует с обязанностью оформления путевых листов. Теперь такой журнал можно вести на бумажном носителе и (или) на электронном носителе (п. 17 порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ № 368):

• если журнал ведется на бумаге, то его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы;
• если в электронной форме, то его сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью, а также обязательно предусматривается возможность его печати на бумажном носителе.

Хранить журналы и базы данных учета путевых листов нужно пять лет, несмотря на отсутствие этого срока хранения теперь в документе Минтранса (п. 554 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Изменения в путевых листах с 2021 году

С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:

1. Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
2. Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
3. Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
4. Возможность вести журнал в электронном виде.

Порядок оформления путевого листа в 2021 году

Электронный путевой лист — проект Минтранса

В октябре 2020 года стартовал пилотный проект по работе с электронными путевыми листами на территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края. Участники проекта будут оформлять путевые листы в электронном виде и передавать их в Минтранс через систему «Суперсервис 22».

Как электронные путевые листы выглядят в программе «Суперсервис 22»

Электронные путевые листы: как это работает

Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.

Возможные дополнения

Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:

• Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
• Какие грузы доставляет транспортное средство.
• Пробег.
• Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.

Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.

Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.