Использование служебного автомобиля в личных целях

Правомерность использования служебного транспорта в личных целях

Использовать служебный транспорт в личных целях можно только по договоренности с работодателем. При передаче сотруднику права на управление машиной, руководитель должен правильно оформить необходимые документы, чтобы пройти проверку контрольных органов.

1. Законодательное регулирование использования служебного автомобиля в личных целях
2. Как сделать легальным использование служебной машины
3. Правила использования служебного автомобиля для личных нужд
4. Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта
5. Ответственность за езду на служебном авто в личных целях

Нормативные документы, регламентирующие использования служебных авто в личных целях

В законодательном порядке проблема использования сотрудниками для личных нужд автотранспортных средств, принадлежащих предприятию, нигде не рассмотрен. при этом во многих случаях, особенно когда сотрудник уже долгое время работает в компании и заслужил определенный лимит доверия, руководство допускает такую возможность.

Следовательно, возникает вопрос законного оформления такого разрешения, чтобы не создавались проблемы ни у самого работника, ни у его нанимателя.

Так как точной инструкции для оформления этих взаимоотношений закон не предусматривает, на практике применяются несколько видов договорного оформления. К ним относятся:

• Устное соглашение между руководством и сотрудником. Пользование автомобильным транспортом для нужд предприятия требует фиксации расходов на его обслуживание и соответствующего их оформления для обложения налогами. Поэтому каждая поездка сопровождается путевыми листами, а также фиксируются показания счетчика пробега. При этом, когда сотрудник пользуется машиной после работы в личных целях, заправка осуществляется за его собственный счет, следовательно, расходы несет сам работник, а не компания. Также может быть принято решение о перемотке счетчика для обнуления фактического пробега, накрученного во внерабочее время, но оно не является правовым. Кроме того, оформленное лишь устным соглашением использование машины во внерабочее время может стать причиной больших проблем для обеих сторон при попадании в ДТП и в ряде других ситуаций.
• Оформление пользования служебным авто в нерабочее время для личных нужд через приказ по предприятию. Издавая приказ о возможности сотрудника пользоваться служебной машиной после работы в собственных целях, нанимателю следует сопроводить это решение рядом внутренних нормативных документов, регламентирующих данное право. Также стоит учитывать множество дополнительных условий, без выполнения которых обе стороны будут привлечены к ответственности.
• Составление арендного соглашения между сотрудником компании и компанией. Этот метод оформления можно назвать оптимальным благодаря его простоте реализации, а также снижению бумажной нагрузки на легализацию каждого эпизода пользования автомобилем. При этом аренда авто должна учитываться как доход компании, что может повлечь дополнительные налоговые расходы со стороны нанимателя. Также арендное соглашение должно учитывать малейшие детали, относящиеся непосредственно к эксплуатации машины, в том числе время и условия, заправку топливом и т. д.
• Оформление пользования автомобилем с помощью доверенности. Второй достаточно простой метод оформления, требующий от руководителя трезвой и объективной оценки ситуации. Дело в том, что привлечение к ответственности сотрудника в случае ДТП, а также повреждений автомобиля, станет почти невозможным, поэтому при оформлении доверенности должен присутствовать определенный уровень уверенности в честности и ответственности работника.

К этой категории относится страхование, ремонт, топливо, косметический уход и тд. Всё это оплачивается собственником, то есть фирмой. Также компания может вычесть НДС, уплаченный при покупке автомобиля, если он используется в коммерческих целях не менее, чем в 10% случаев.

Каждый отдельный маршрут следует записывать в тетрадь или блокнот отдельной строкой. Благодаря этому в случае проверки налоговая может легко определить пропорции между частным и служебным использованием автомобиля. Однако для того, чтобы налоговое ведомство приняло ваш «бортжурнал», он должен быть оформлен в соответствии с требованиями.

Что нужно указывать:

• годовой пробег транспортного средства (в километрах);
• годовой пробег транспортного средства в количестве личных поездок;
• расстояние между местом работы и домом сотрудника;
• модель автомобиля и его покупную цену.

Расписывать типы поездок нужно в 3 графы:

• деловые;
• частные;
• из дома на работу и обратно.

Правила комментирования

Эти несложные правила помогут Вам получать удовольствие от общения на нашем сайте!

Для того, чтобы посещение нашего сайта и впредь оставалось для Вас приятным, просим неукоснительно соблюдать правила для комментариев:

Сообщение не должно содержать более 2500 знаков (с пробелами)

Языком общения на сайте АиФ является русский язык. В обсуждении Вы можете использовать другие языки, только если уверены, что читатели смогут Вас правильно понять.

В комментариях запрещаются выражения, содержащие ненормативную лексику, унижающие человеческое достоинство, разжигающие межнациональную рознь.

Запрещаются спам, а также реклама любых товаров и услуг, иных ресурсов, СМИ или событий, не относящихся к контексту обсуждения статьи.

Не приветствуются сообщения, не относящиеся к содержанию статьи или к контексту обсуждения.

Давайте будем уважать друг друга и сайт, на который Вы и другие читатели приходят пообщаться и высказать свои мысли. Администрация сайта оставляет за собой право удалять комментарии или часть комментариев, если они не соответствуют данным требованиям.

Редакция оставляет за собой право публикации отдельных комментариев в бумажной версии издания или в виде отдельной статьи на сайте www.aif.ru.

Если у Вас есть вопрос или предложение, отправьте сообщение для администрации сайта.

Соцпакет

Безопасный вариант — оформить все как оплатно-трудовую соцпакетную «выплату»*. Возможность использовать служебное авто в нерабочее время в личных целях работника фиксируется в трудовом (коллективном) договоре в разделе «Оплата труда». При этом, чтобы дополнительно не усложнять ситуацию, в договоре лучше прописать следующее: «во время использования автомобиля для личных поездок заправка его ГСМ, проведение необходимого техобслуживания производятся работником за счет собственных средств. При этом к началу рабочего дня автомобиль должен быть в исправном состоянии и иметь количество ГСМ не меньшее, чем на конец предыдущего рабочего дня».

* Подробности найдете в статье «Соцпакет: где ему место?» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 43).

Налог на прибыль. В этом случае мы, по сути, имеем дело с натуральной оплатой труда. Это снимает вопрос об использовании автомобиля не в хоздеятельности предприятия. То есть амортизация такого авто, как производственного объекта основных средств (ОС), в налоговом учете начисляется в обычном порядке.

НДС. Минимальная «подпорка» (минбаза) по НДС-обязательствам в таком случае — обычная цена (п. 188.1 НКУ). Соответственно у предприятия возникнут НДС-обязательства исходя из обычной цены аренды аналогичного авто.

Нужно будет выписать две налоговых накладных (НН): первую — на фактическую стоимость предоставленной услуги (0 грн.); вторую — исходя из «минбазы» (размер «обычной» арендной платы).

НДФЛ, военсбор и ЕСВ. Обложение такого дохода НДФЛ должно производиться с применением нормы п. 164.5 НКУ, который предусматривает не только «натуральный» коэффициент (при ставке 18 % он равен 1,219512), но и обычные цены (опять-таки, исходя из стоимости аренды аналогичного авто).

Сумму натуральной зарплаты отражают в разделе I формы № 1ДФ с признаком дохода «101».

Военсбор (ВС), по мнению налоговиков, нужно удерживать из суммы неденежного дохода без применения «натурального» коэффициента (см. письма ГФСУ от 20.11.2015 г. № 24759/6/99-99-17-02-01-15, от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, категорию 103.25 ЗІР).

Ну и, естественно, данная неденежная выплата, как входящая в состав фонда оплаты труда, подлежит обложению ЕСВ.

Пример 1. Работник с разрешения администрации использовал служебный автомобиль в выходные дни для поездок в личных целях. Возможность такого использования автомобиля входит в соцпакет как оплата труда, о чем сделаны оговорки в коллективном договоре.

Стоимость аренды аналогичного авто составляет 1350 грн. Соответственно сумма налоговых обязательств по НДС составит 270 грн. (1350 грн. х 20 %).

Стоимость использования автомобиля с учетом НДС, увеличенная на «натуральный» коэффициент, включена в налогооблагаемый доход работника: (1350 грн. + 270 грн.) х 1,219512 = 1975,61 грн. С нее удержан НДФЛ в сумме 355,61 грн. (1975,61 грн. х 18 %) и военсбор в сумме 24,30 грн. ((1350 грн. + 270 грн.) х 1,5 %).

Сумма начисленного ЕСВ составила 434,63 грн. (1975,61 грн. х 22 %).

Отразим эти операции в бухучете.

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма,

грн.

дебет

кредит

1. Начислены НДС-обязательства

2. Удержан НДФЛ за счет зарплаты работника

3. Удержан военный сбор

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПЛАЧИВАЕТ СОТРУДНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ

Если личный автомобиль работника используется с согласия работодателя и для служебных целей, работодатель должен компенсировать износ (амортизацию) личного транспорта, а также возместить расходы, связанные с его использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

О размере компенсации за использование автомобиля в служебных целях должны договориться работник и руководитель.

При этом следует учитывать, что размер компенсации влияет на налоги.

Так, в состав затрат организации при расчете налога на прибыль включаются компенсационные выплаты, установленные в пределах норм, которые определены в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей приведены ниже.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование

для служебных поездок личных легковых автомобилей

Порядок оформления аренды служебного автотранспорта на сотрудника

Арендное соглашение и правила его составления регламентированы нормативными актами Гражданского кодекса. Согласно его условиям, арендовать автомобиль сотрудник может в определенное время (после окончания рабочего дня, в период выходных или отпуска). При этом в остальное время автомобиль находится в полном распоряжении основного владельца — предприятия.

Арендатор не может воспользоваться машиной вне установленных периодов. Арендодатель, то есть компания или предприниматель, обязан учитывать доход от сдачи машины в аренду при предоставлении деклараций и бухгалтерской отчетности.

Для того, чтобы беспрепятственно передавать автотранспортное средство в аренду своему сотруднику, владелец должен иметь юридическое право на это действие. В противном случае такое соглашение может стать причиной проверок, контролирующих мероприятий, и даже привлечения руководителя к ответственности.

К основным особенностям передачи автомобиля в аренду как способа оформления пользования им в личных целях, относятся: