Как правильно оформить выписку из документа образец

Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, который разрабатывает кадровая служба. В нем записываются сведения о структуре организации, должностях работников, окладах. Перечень должностей оформляется в виде сводной таблицы работником отдела кадров или компетентными лицами предприятия, утверждается руководителем.

Перечень профессиональных единиц составляется по форме Т-3 либо произвольно, обновляется при изменении информации о штате и зарплате сотрудников. Действует не более 1 календарного года.

Сведения о должностном составе являются внутренней информацией любого предприятия, поэтому для различных ситуаций используют выписку. Она представляет собой определенную выборку из общего перечня должностей организации.

Как ее сформировать: основные правила

Алгоритм того, как написать выписку из приказа, несложный и включает следующие шаги:

1. В верхней части располагают реквизиты, аналогичные тем, которые были в цитируемом распоряжении. Регистрационный номер и дата остаются неизменными.
2. Копируют преамбулу. Если ее нет, допускается ограничиться фразой «Приказываю» или ее аналогом, подходящим в данной ситуации.
3. Копируют пункт или пункты, которые необходимо выделить.
4. Указывают данные лица, которое подписывало основной документ.
5. Подписывают и заверяют. Чаще всего ставят печать, это особенно актуально в ситуациях, когда запрос идет от сторонних организаций или частных лиц.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы и в какой срок нужно выдать работнику при увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как оформить выписку из приказа

Оформление выписки из приказа достаточно строго регламентировано действующим законодательством. В случае обращения любого сотрудника, которого затрагивает приказ, или уполномоченного третьего лица за выпиской из приказа путем подачи соответствующего заявления, такой документ должен быть оформлен в течение трех суток с момента принятия субъектом хозяйствования заявления.

Форма выписки из приказа не закреплена в законодательных нормативах, поэтому она может быть свободной. Однако, следует понимать, что чтобы выписка из приказа была полноценным юридически значимым документом, она должна как минимум иметь определенные реквизиты, а именно:

Сведения о компании.

Для упрощения процедуры оформления выписки из приказа, большую часть информации специалисты копируют из самого приказа. Например, как в выписке, так и в приказе, будут идентичными шапка документа. Сам текст выписки должен полностью соответствовать тексту в приказе, без каких-либо изменений — однако не обязательно копировать весь текст приказа, лишь ту часть, относительно которой делается выписка.

Когда она оформляется

Часть 1 статьи 62 Трудового Кодекса Российской Федерации регламентирует обязательное предоставление работодателем всех копий документальных актов сотруднику, которые непосредственно его касаются, в том числе и экземпляр приказа о принятии на работу.

Руководитель организации имеет право выдать необходимую копию приказа о принятии в штат предприятия трудящегося только его по письменной просьбе. Однако, если приказ консолидированный, то есть затрагивает двух и более работников, то содержание такого документа будет составлять достаточно большое количество пунктов, и иметь немаленький размер.

Поэтому для соблюдения корпоративных этнических норм, экономии канцелярских принадлежностей, и удобства работника, выписка оформляется только лишь на конкретного трудящегося.

В нашей статье вы узнаете, как составить выписку из протокола собрания трудового коллектива.

Здесь вы узнаете, как взять выписку из лицевого счета и для чего она может потребоваться.

Как заказать выписку из ЕГРЮЛ? Об этом более подробно в нашей статье.

Выписка банка по счету организации

Сведения об операциях, совершенных по счету, отражаются в выписке. Иначе говоря, выписка банка по счету организации дает возможность бухгалтеру предприятия знать действительную информацию о состоянии расчетного счета и видеть все движения по нему. Сотрудник предприятия подшивает выписку из банка к первичным документам (платежное поручение), по которым происходило движение средств по счету.

Выписка отражает движение собственных финансов предприятия (приход, расход).

Выдается документ официальному сотруднику предприятия обслуживающим персоналом банка на руки, высылается по почте или в электронном виде ежедневно, если другие сроки не были заранее обговорены сторонами.

Документ оформляется аналогичным образом, что и сам приказ, то есть на фирменном бланке организации с идентичными реквизитами. Таковыми являются:

• Эмблема предприятия либо товарный знак, который расположен вверху по центру бланка.
• Полное название компании. Должно соответствовать учредительной документации.
• Регистрационный номер. Он не меняется – аналогичный номеру приказа.
• Дата, которая должна совпадать с датой издания непосредственно приказа.
• Место, где он был издан.
• Наименование «приказ» надо изменить на «выписка из приказа». Указывается в центральной части формы, пишется заглавными буквами, точку в конце не ставить.
• Текст, содержащий информацию распорядительной части. Состоит исключительно из пунктов, касающихся непосредственно работника, в отношении которого готовится акт.
• Фамилия и инициалы, наименование должностного лица, которое подписало приказ. Необходимость наличия личной подписи отсутствует.

Пошаговое руководство по заполнению:

1. Сначала надо определиться, какая часть документа должна быть отражена в выписке. Зачастую достаточно единственного пункта, но он может уточняться и в иных частях бумаги. В этом случае понадобится указать всю информацию, которая имеет отношение к делу.
2. Начало текста – преамбула приказа, если она есть. Если отсутствует – текст начинается с «приказываю».
3. Указание содержательной части. Перенести данные необходимо без изменений. В случае наличия порядкового номера пункта его требуется сохранить.
4. Акт следует заверить, в противном случае он не будет законен с юридической стороны.

• Заверительная надпись «верно».
• Должность лица, которое заверило акт.
• Его личная подпись с указанием расшифровки.
• Дата заверения.
• Печать предприятия. Допускается применение печати кадровой службы.

Выписка представляет собой стандартный документ, выступающий подтверждением какой-либо информации. Содержит только необходимые для адресата конкретные данные определенного приказа.

Принципиальные требования к ее оформлению отсутствуют – возможно заполнение фирменного бланка с идентичными реквизитами, что и при издании непосредственно приказа. Важно помнить о названии и заверении.

ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ВЫПИСКИ ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Право работника на получение выписки закреплено в ст. 51 Трудового кодекса Республики Беларусь, согласно которой наниматель обязан не позднее чем в пятидневный срок по просьбе работника, в том числе уволенного, выдать справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством. Выдача выписки из трудовой книжки по месту работы, службы является административной процедурой, осуществляемой бесплатно в течение 5 дней со дня обращения работника.

Срок действия выписки не ограничен (п. 2.1 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан 2 ). Следует отметить, что работник не обязан, а наниматель не вправе требовать подачи письменного заявления, а также сообщения о целях получения выписки.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ВЫПИСКИ

За нарушение порядка предоставления выписки законодатель предусмотрел административную ответственность — штраф в размере от 4 до 10 базовых величин:

• за требование руководителем государственного органа, иной организации или работником государственного органа, иной организации, ответственным за выполнение соответствующих функций, представления гражданами, индивидуальными предпринимателями или юридическими лицами для осуществления административной процедуры документов или сведений, не предусмотренных законодательством, либо требование документов или сведений, которые должны запрашиваться;
• несоблюдение установленных законодательством сроков представления документов или сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, сроков осуществления административной процедуры;
• неправомерный отказ в осуществлении административной процедуры;
• неправомерное взимание платы за осуществление административной процедуры 3 .

Форма выписки трудовым законодательством не определена. Однако в соответствии с ч. 2 ст. 169 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий4 выписка из трудовой книжки должна включать титульный лист документа и необходимые записи по определенному месту работы. В связи с тем что законодательство не регламентирует примерную форму выписки, она может быть разработана самим нанимателем и утверждена в составе кадровой документации. Согласно ч. 3 п. 64 Инструкции по делопроизводству выписки из документов оформляются на общем бланке организации.

Пример выписки из трудовой книжки

1 Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 05.03.2018; далее — Инструкция по делопроизводству).

2 Утвержден Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 (в ред. от 30.11.2017).

3 См. ст. 9.26 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Статья опубликована в журнале «Отдел кадров» № 7 (210), июль 2018 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.