Как списать бланки строгой отчетности

Причины и порядок списания бланков строгой отчетности – как правильно списать утерянные и испорченные БСО?

Списание бланков строгой отчетности (БСО) является важным направлением их применения и учета у хозяйствующего субъекта. Для БСО на бумажных носителях данная процедура регламентируется правительственным постановлением, зарегистрированным 06.05.2008 под номером 359.

Этим нормативным актом устанавливается конкретный порядок, в соответствии с которым унифицированные бланки, относящиеся к документам строгой отчетности, официально снимаются с учета и впоследствии ликвидируются (уничтожаются).

Сведения о БСО, использование, списание и уничтожение которых осуществляются на конкретном предприятии, отражаются хозяйствующим субъектом в специальном учетном журнале.

Кроме того, с 30.03.2015 особым Приказом Минфина РФ, зарегистрированным под номером 52Н, вводится нормативное требование о применении так называемого Акта на списание документов строгой отчетности, обязательная форма которого утверждается для бюджетных организаций.

Важные особенности выполнения и оформления процедуры снятия с учета следует рассмотреть более подробно.

1. Причины
2. Документальные основания
3. Как списать утерянные БСО?
4. Порядок действий для испорченных БСО
5. Как оформить приказ?
6. Образец акта
7. Выводы

Какие правовые акты регулируют процедуру списания бланков строгой отчетности?

Основной источник права, регулирующий процедуру списания БСО, — постановление Правительства от 06.05.2008 № 359. Его юрисдикция распространяется на все российские организации. Работа с БСО в государственных и муниципальных учреждениях должна осуществляться в соответствии с приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Но и для тех и для других организаций предполагается оформление актов о списании бланков строгой отчетности.

Посмотреть, можно ли вам воспользоваться БСО или нужно применять кассовый аппарат, можно в статьях:

Можно отметить, что в постановлении № 359, как и в других источниках права федерального уровня, не содержится положений, регулирующих то, какой должна быть структура соответствующих актов. В свою очередь приказ Минфина № 52н предписывает государственным и муниципальным структурам задействовать акт на списание бланков строгой отчетности конкретной формы, соответствующей номеру 0504816 по ОКУД.

Российские организации, не имеющие отношения к бюджетной системе РФ, при решении задач по списанию бланков БСО предпочитают:

• формировать акты, о которых идет речь, определяя их структуру самостоятельно (поскольку это не запрещено законодательством);
• пользоваться формой, которая обязательна для государственных и бюджетных учреждений в силу положений приказа № 52н.

Вне зависимости от методики формирования акта уничтожения БСО организация при проведении соответствующей процедуры должна следовать ряду положений постановления № 359. Рассмотрим их подробнее.

Как их списывают

В ПП РФ № 359 закреплено, как списать бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении в 2020 году, — издать приказ о назначении специальной комиссии и подготовить акт о списании БСО. Те же правила действуют и для коммерческих организаций.

Комиссия проверяет целесообразность и надлежащее использование списываемых БСО. Для подтверждения целевого назначения предоставляются:

• корешки БСО;
• копии квитанций;
• информация из книги учета 0504045, обязательно с визами получателей;
• подписи работников, подтверждающие получение пропусков, дипломов, удостоверений;
• журналы выдачи БСО: трудовых книжек, путевых листов и др.

Акт списания бланков строгой отчетности устроен достаточно просто. В начале его располагается:

• Ссылка на законодательный акт, который предписывает его использование. Она содержится только в тех формах, которые не формируются организациями самостоятельно. Малейшее расхождение с типовой формой – и организация не имеет права публиковать ссылку на закон правом верхнем углу.
• Виза руководителя учреждения. Она включает в себя: подпись, расшифровку подписи, должность начальника, печать организации (при наличии таковой).
• Наименование документа с присвоенным ему номером. Именно этот номер вместе с датой подписания акта являются его опознавательным знаком при занесении в последующие регистрационные документы.
• Мини-таблица с кодами. Там расположены: код по ОКУД (он уже проставлен в прилагаемом бланке), дата подписания акта, код по ОКПО.
• Название организации. При необходимости – наименование структурного подразделения. Этот пункт особенно актуален при списании бланков строгой отчетности при проведении инвентаризации в рамках одного их подразделении компании.
• ФИО материально ответственного лица, его должность.
• Бухгалтерская информация: кредит и дебет счета, по которому проводится акт. Эта информация заполняется уже после поступления акта списания бланков строгой отчетности в бухгалтерию.
• Перечисление состава комиссии. Оно включает ФИО председателя (отдельно) и членов комиссии с указанием должностей.

Продолжается документ ссылкой на приказ, сформировавший перечисленную комиссию по уничтожению БСО. Ниже обязательно должен быть обозначен период, в который произойдет списание документов.

Основная часть акта списания бланков строгой отчетности – это таблица с перечислением пригодных к уничтожению документов. Удобство таблицы в обилии данных, которые в нее могут быть помещены. Хотя приведенная в бланке таблица предполагает указание в каждой из строк:

• Номера и серии бланка, подлежащего списанию.
• Причины списания.
• Даты уничтожения документа.

Продолжительность таблицы определяется только конкретными условиями, в частности, количеством БСО, трудностью принятия решения об их списании и пр.

Заключительная часть документа, которая может располагаться как на той же странице, так и на значительном расстоянии от начала (смотря по объему прикрепляемой таблицы), – это подписи комиссии во главе с председателем. Каждая подпись требует расшифровки. Также здесь указываются должности всех, кто ставит свои «автографы».

Дорогие клиенты!

В соответствии с Указом Мэра Москвы №97-УМ от 06.10.2020 в ERV приняли меры повышенной безопасности, поэтому с 19 октября 2020 года можно направить нам документы на выплату в электронном виде.

Просто отсканируйте необходимые документы в соответствии с перечнем и направьте их на адрес [email protected] , указав в теме письма:

«Заявление на возмещение , ».

Для удобства установлен комфортный срок подачи заявлений, обратиться за выплатой в ERV можно в течение 2 лет с даты страхового события.

Офис ERV работает в штатном режиме, но, учитывая обстановку в мире и в Москве, мы искренне рекомендуем Вам минимизировать личные контакты. Подавайте документы онлайн не выходя из дома.

Адрес для отправления документов по электронной почте [email protected]

Мы не принимаем файлы в архивах и объем вложений не должен превышать 15Мб.

Если Вы находитесь в поездке и Вам требуется медицинская помощь, свяжитесь с нашим Сервисным Центром по номерам телефонов, указанным в Вашем полисе.

Законодательная база Российской Федерации

Бесплатная горячая линия юридической помощи

• Энциклопедия ипотеки
• Кодексы
• Законы
• Формы документов
• Бесплатная консультация
• Правовая энциклопедия
• Новости
• О проекте

Бесплатная консультация

Навигация

Федеральное законодательство

• Конституция
• Кодексы
• Законы

Действия

• Главная
• ПРИКАЗ Минфина РФ от 15.08.97 N 9

3. Порядок списания и уничтожения бланков строгой отчетности

3.1. Корешки и обложки (листы, наклеенные на квитанционную книжку) использованных квитанционных книжек и других сброшюрованных бланков, не прилагаемые к кассовыми отчетам, сдаются материально ответственными лицами в бухгалтерскую службу организации в систематизированном виде одновременно с предъявлением Заборно — контрольных листов.

3.2. Копии чеков, квитанций, корешки и др. документы строгой отчетности, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в организации (у предпринимателя) в упакованном виде 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. Товарные отчеты, книги учета бланков строгой отчетности и приложенные к ним документы строгой отчетности хранятся в организации (у предпринимателя) не менее пяти лет.

Ответственность за хранение документов, перечисленных в этом пункте, в течение установленных сроков несет руководитель организации или другие работники по письменному указанию руководителя организации.

После окончания установленного срока хранения использованные бланки строгой отчетности, их копии и т.п. сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья или уничтожаются самостоятельно. Для предпринимателей вся вышеуказанная деятельность осуществляется самостоятельно, а ответственность лежит на них самих.

3.3. Копии, корешки, обложки и другие экземпляры использованных бланков строгой отчетности хранятся в систематизированном виде, упакованные в опечатанные мешки, в архиве или на складе организации, состоящей на самостоятельном балансе. По истечении 5-летнего срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета копии, корешки, обложки и другие экземпляры использованных бланков сдаются в качестве макулатуры на пункты вторсырья или уничтожаются самостоятельно.

В таком же порядке изымаются и уничтожаются некомплектные или испорченные при изготовлении, хранении и пересылке бланки строгой отчетности.

3.4. Списание изъятых из обращения бланков строгой отчетности производится на основании составленного комиссией акта, утвержденного руководителем организации. При этом к данному акту прикладываются документы (акты) об уничтожении.

Списание бланков

Как было отмечено выше, списание БСО возможно по истечении срока их хранения. Однако, кроме этого законодательство допускает уничтожение БСО, пришедших в негодность, а также неиспользованных. При этом необходимо учитывать, что испорченный БСО, например, с неверной датой, иными реквизитами, подлежит хранению с журналом учета и не может быть уничтожен ранее пяти лет.

Кроме того, существует определенный порядок списания потерянных бланков строгой отчетности. Как правило, этот факт подтверждает инвентаризационная опись БСО, которая сопоставляет данные книги учета с фактическим наличием бланков у ответственного лица.

На сегодняшний день законодательная ответственность за утерю не предусмотрена, однако предприниматель вправе применить к виновному сотруднику меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные трудовым законодательством. Утеря бланков строгой отчетности также требует от предпринимателя изготовления новых в количестве, равном количеству пропавших.

Особо стоит отметить, что, если утеря произошла в результате совершения противоправных действий, например, кражи, то в обязательном порядке необходимо оповестить об этом следственные органы.

Таким образом, использование БСО освобождает индивидуального предпринимателя от обязанности использования контрольно-кассовой техники, но в то же время обязывает к соблюдению весьма строгих требований.

Поэтому каждый предприниматель должен четко знать, как учитывать, выдавать и как списать бланки строгой отчетности. Для этого стоит изучить упомянутое в начале статьи Положение и сформировать свою учетную политику в области применения БСО.

Книга учета бланков строгой отчетности должна быть у любого предпринимателя, даже если все расчеты ведутся безналичным способом.

Ведь перипетии бизнеса таковы, что в любой момент может возникнуть ситуация необходимости применения таких документов. Тем более, что государственный реестр БСО в России не существует, а это значит, что в любой момент может появиться определенная форма документа, которая должна будет использоваться при осуществлении того или иного вида деятельности. Всегда надо быть готовым к подобным неожиданностям.