Недостача в кассе Ответственность кассира

Недостача денежных средств в кассе: что делать?

Несоответствие данных кассового учета и суммы фактической наличности периодически возникают во всех компаниях, проводящих операции с деньгами. Это может быть мелкий магазин, торговая точка или крупный супермаркет, торговый центр. Независимо от того, где возникла недостача в кассе для подобных случаев применяется единый порядок действий.

1. Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе?
2. Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе
3. Как проходит инвентаризация кассы?
4. Как оформить акт ревизии наличных?
5. Ответственность виновного лица при выявлении недостачи
6. Когда кассир может избежать ответственности?
7. Как взыскать недостачу в кассе с виновного?

Как провести недостачу в кассе

Виновность кассира при недостатках может быть обсуждаема, но для бухучёта важны скупые цифры, проводящие средства. Рассматриваются три возможности проводки.

Работник возместил недостаток. Сумма проводится по статье «Прочие расходы» за отчётный период, который был признан таковым судом или должником:

• дебет 94, кредит 50 — недостаток и потеря ценностей;
• дебет 73-2, кредит 94 — отнесение суммы ущерба на виновное лицо;
• дебет 70, кредит 73-2 — удержание средств с заработной платы работника.

Работнику разрешили не возмещать убытки. Безвозвратный ущерб тоже становится «Прочим расходом» и проводится таким образом:

• дебет 94, кредит 50 — недостача и потеря ценностей;
• дебет 73-2, кредит 94 — отнесение суммы ущерба на виновное лицо (но фактически виновное лицо не наказывается);
• дебет 91-2, кредит 94 — списание невозмещаемой суммы на прочие расходы.

Работник невиновен. Недостаток случился не из-за кассира, а по какой-либо другой причине. В таком случае пропавшие средства списываются на внереализационные расходы финансовой деятельности организации:

• дебет 94, кредит 50 — недостаток и потеря ценностей;

• дебет 91-2, кредит 74 — списание недостачи с неопределённым виновным лицом.

Списание недостачи при инвентаризации

Одновременно с тем, как провести списание недостачи, требуется взыскать ущерб с виновника. Порядок действий регулируется стат. 248 ТК. Здесь сказано, что недостаток менее размера средней зарплаты за 1 месяц может быть удержан по приказу директора компании. Издание распоряжение нужно выполнить не позднее месяца с момента определения окончательного ущерба.

В противном случае взыскать недостачу получится только через суд. Эта же норма действует и в той ситуации, когда сотрудник отказывается возместить ущерб добровольно. По взаимному согласию сторон (работодателя и кассира) допускается погашение недостатка средств не единой суммой, а частями, то есть с рассрочкой. При этом необходимо оговорить точные сроки расчетов: работник должен предоставить письменное обязательство по уплате недостающих сумм.

Обратите внимание! Дополнительно на виновного сотрудника может быть наложена дисциплинарная, административная и уголовная ответственность.

Особенности заключения с кассиром договора о полной материальной ответственности

При приеме гражданина на должность кассира с ним подписывают договор о полной материальной ответственности. Если работодатель упустит этот момент, то в случае недостачи сотрудник будет отвечать только в пределах среднемесячного заработка. Также он не сможет взыскать с кассира через суд полную сумму недостачи.

В договоре о полной материальной ответственности кассира должны быть подробно определены его обязанности:

• своевременно сообщать работодателю об угрозе недостачи денежных средств;
• принимать участие в инвентаризации, проводимой в целях проверки целостности денежных средств;
• бережно использовать и обеспечивать сохранность денежных средств работодателя;
• ежедневно сдавать отчетность о движении денежных средств;
• использовать контрольно-кассовую машину при совершении денежных операций;
• вести кассовую книгу;
• проверять подлинность купюр, поступающих в кассу;
• другие обязанности.

Договор о полной материальной ответственности подписывается в двух экземплярах одновременно с трудовым договором, должностной инструкцией кассира, иными документами, определяющими его должностные обязанности. Один экземпляр остается у работодателя, второй передается работнику.

Можно ли взыскать недостачу с бухгалтера-кассира?

Во многих компаниях есть работники, которые в силу занимаемой должности имеют дело с материальными ценностями. Например, кассир отвечает за денежные средства, находящиеся в кассе. Для того чтобы защититься от денежных махинаций, работодателю нужно заключить с таким работником договор о полной материальной ответственности в рамках его должности. Если этого не сделать, то в случае недостачи будет сложно доказать в суде вину сотрудника.

Суть дела

Сотрудницу М. приняли на работу в 000 «Н. » главным бухгалтером. В ее трудовой договор работодатель включил пункт о материальной ответственности. Кроме того, на М. возложили обязанности кассира в этой же организации, для чего был издан отдельный приказ.

13 марта 2009 года работница написала заявление о предоставлении ей нескольких дней для отдыха (19, 20 и 23 марта 2009 года) и получила согласие работодателя. Однако после отпуска М. не вышла на работу и не сдала дела. В связи с отсутствием на рабочем месте 2 апреля 2009 года с М. расторгли трудовой договор, основание — «по соглашению сторон». Трудовую книжку уволенной направили почтой.

Но еще до момента увольнения работницы, 23 марта 2009 года, в организации провели инвентаризацию наличных денежных средств и выявили крупную недостачу в кассе — 287284 рубля 25 копеек. 000 «Н. » обратилось в районный суд с иском к М. о взыскании выявленной недостачи. Однако суд в иске отказал. Последовала кассационная жалоба в областной суд. Но он посчитал решение районного суда правомерным. Почему так произошло? Давайте разбираться.

Аргументы сторон

В качестве аргументов истец представил в суд первой инстанции копии приказов о приеме М. на должность главного бухгалтера и о возложении на нее обязанностей кассира, а также заключенный с сотрудницей договор о полной материальной ответственности.

Бывший главбух 000 «Н. » в свое оправдание представила суду акт приема-передачи денежных средств по кассе, который был составлен накануне ее отпуска (18 марта 2009 года). Выходило, что передача ценностей состоялась и компания не могла иметь претензий к главбуху. Представители 000 «Н. » потребовали произвести экспертизу акта приема-передачи на подлинность. Однако суд отклонил ходатайство истца и впоследствии принял решение отказать в иске. Поэтому компания подала кассационную жалобу.

Доводы суда

Суд рассуждал следующим образом.

1. Работодатель не возложил должным образом на ответчицу обязанности кассира. Приказа как волеизъявления работодателя о возложении таких обязанностей недостаточно. Отсутствует документ, обосновывающий готовность работника принять на себя обязанности кассира, а именно дополнительное соглашение к трудовому договору. Кроме того, истец не смог в суде обосновать, что М. была надлежащим образом ознакомлена с должностными обязанностями кассира и изучила нормативно-правовые документы, регулирующие порядок ведения кассовых операций.

В подтверждение этих аргументов суд сослался на материалы дела по иску работницы М. к 000 «Н . » О взыскании задолженности по зарплате (дело рассматривалось 3 апреля 2009 года сразу после увольнения главбуха). В материалах М. фигурировала только как главный бухгалтер.

2. На ответчицу не была возложена материальная ответственность именно как на кассира. То есть нет доказательств того, что работница отвечала за сохранность денежных средств в кассе. Этот факт подтверждается и договором о полной материальной ответственности: в нем не упоминается должность кассира.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1

к трудовому договору от 23 сентября 2006 г. № 30-ТД

1. Работник в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, выполняет дополнительную работу по должности кассира.

2. Работа на должности кассира осуществляется бессрочно на условиях совмещения за дополнительную плату в размере 15 000 рублей ежемесячно.

3. Объем должностных обязанностей работника в качестве кассира регулируется долж­ностной инструкцией кассира.

4. На работника при выполнении обязанностей кассира возлагается материальная ответ­ственность за вверенные ему денежные средства, размер которых определяется по результа­там инвентаризации.

3. Нет убедительных доказательств того, что недостача образовалась по вине ответчицы. Накануне своего отпуска М. передала денежные средства по акту (один экземпляр акта приема-передачи отдают в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица ). Следовательно, к моменту инвентаризации спорная сумма была сдана на хранение в 000 «Н…». Этот факт подтверждается отчетом нового кассира от 25 марта 2009 г. (уже после обнаружения недостачи). На начало и конец дня остаток составил 287 284 рубля 25 копеек. То есть расходов в этот день не было, и спорная сумма была в кассе. А работодатель неправомерно обвинил главбуха в недостаче.

Шаг 1. Заключите с работником дополнительное соглашение о совмещении должности кассира (пропишите, какие именно обязанности будет выполнять работник, или сошлитесь на должностную инструкцию) и его материальной ответственности (ч. вторая ст. 243 ТК РФ).

Бухгалтерский учет

На основании Акта об инвентаризации, который удостоверил наличие недостачи денежных средств, в бухучете пропавшая из кассы наличность подлежит изъятию из активов (списанию с баланса). Ведь

наличность, признанная недостачей, больше не является для предприятия активом

Недостача наличных, выявленная при инвентаризации, списывается с баланса предприятия проводкой Дт 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт 301 «Наличность в национальной валюте».

Сумму задолженности кассира перед предприятием начисляем проводкой Дт 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» — Кт 716 «Возмещение ранее списанных активов». А собственно погашение недостачи — проводкой Дт 301 (311) — Кт 375.

Если же сумма недостачи удерживается из заработной платы кассира, это отражается в учете проводкой Дт 661 «Расчеты по заработной плате» — Кт 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков».

Проводки в бухгалтерском учете при недостаче в кассе — как оформить

Как было упомянуто ранее, любая недостача в кассе субъекта хозяйствования должна быть должным образом оформлена с точки зрения бухгалтерского учета. В противном случае бухгалтер предприятия и предприятие в целом могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета. Проводки в бухгалтерском учете при недостаче в кассе проводятся следующим образом:

1. Если сотрудник возмещает всю сумму — путем удержаний, добровольного возмещения или по решению суда, проводки выглядят так:

Дт 94, Кр 50 — выявлена сумма недостачи в кассе.

Дт 73-2, «Расчеты по возмещению материального ущерба», Кр 94 — отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо.

Дт 70, Кр 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — сумма была удержана из заработной платы виновника или внесена им в кассу.

1. Если работнику была прощена недостача в кассе или произошло лишь частичное ее возмещение при прощении части долга:

Дт 94, Кр 50 — выявлена сумма недостачи в кассе.

Дт 73-2, «Расчеты по возмещению материального ущерба», Кр 94 — отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо.

Дт 91-2, Кр 94 — признание суммы недостачи, не возмещенной кассиром, в качестве иных расходов.

1. Если средства были утрачены за счет действия обстоятельств, исключающих вину кассира:

Дт 94, Кр 50 — выявлена сумма недостачи в кассе.

Дт 91-2, Кр 74 — недостача списана с неустановленным виновником.