Организация рабочего времени его планирование и учет

Достижение высоких результатов труда и сокращение расходов обуславливается правильным планированием и организацией рабочего времени. Однако планирование включает в себя целый комплекс факторов. И каждый из них очень важен. Поэтому нельзя упускать одно в ущерб другому.

Работодатель должен знать способы планирования и учета времени, а также использовать их в повседневной деятельности. Они включают нормативные правила и научные, а также психологические методики.

• 1 Сущность планирования рабочего времени
  • 1.1 Каким локальным нормативным актом устанавливается режим рабочего времени в организации?
  • 1.2 Чем определяется продолжительность рабочего времени в организации?
  • 1.3 Кто в организации ведет табель учета рабочего времени?
  • 1.4 Обязательно ли в организации вести табель учета рабочего времени?
• 2 Планирование рабочего времени руководителя
  • 2.1 Похожее

Учет рабочего времени в «Битрикс24»: как научить сотрудников рационально планировать время

Задачи и проблемы тайм-менеджмента

Проблемы учета рабочего времени существуют в каждой компании.

К ним относятся:

• нерациональное расходование рабочего времени;
• забывчивость персонала;
• неумение расставлять приоритеты при решении задач;
• совмещение разных обязанностей, что в итоге приводит к недоработкам по каждой из них;
• отсутствие своевременной и регулярной отчетности;
• постоянное откладывание важных и срочных дел «на потом»;
• отсутствие общих инструментов планирования

Учет рабочего времени позволяет:
• планировать рабочую неделю и день для каждого сотрудника;
• оперативно получать отчеты о проделанной работе;
• учитывать фактически отработанное время;
• координировать рабочие планы групп, отделений и отделов;
• быстро решать задачи и расставлять приоритеты при работе над ними.

Все инструменты – простые и понятные: каждый из них значительно облегчает рутинную работу, минимизирует ошибки, делает взаимодействие сотрудников более эффективным. Благодаря этому ваши подчиненные не будут воспринимать нововведения в штыки и сами захотят научиться управлять рабочим временем.

Как управлять рабочим временем с Bitrix24: инструменты для тайм-менеджмента

Учет рабочего времени в Битрикс24 выполняется с использованием удобных сервисов. Рассмотрим работу каждого из них.

• Бизнес-органайзер

Использование сотрудниками неоднотипных инструментов (например, у одного Excel, у другого бумажный блокнотик, а у третьего пропиетарная программа на смартфоне) — не только замедляет коммуникации «вокруг» поставленных задач, но и является богатой почвой для совершения ошибок.

Бизнес-органайзер – это функциональный сервис, оптимизирующий работу в единой информационной среде: планирование совместных действий, решение общих задач, обсуждение проблем.

Используется несколько инструментов.
— «Событие». Позволяет быстро оповестить сотрудников о предстоящем событии и выбрать удобное время, место для его проведения, заранее сверившись с расписанием коллег.
— «Мои задачи». Отражает список задач и сроки их реализации. Изменяя настройки, можно настроить демонстрацию состава задач оптимальным образом. Например, вкладкой «Календарь» можно отразить дневную загрузку в форме календаря.

• Электронный ежедневник

Инструмент, объединяющий личные календари сотрудников, рабочих групп и предстоящие задачи. Позволяет организовать рабочий день наиболее эффективно: наладить взаимодействие в команде, спланировать время и расставить приоритеты при решении задач.

Календари можно синхронизировать с iPad, Android, iPhone, MacOS, Google-календарями, MS Outlook – нужная информация будет всегда под рукой.

• Рабочий день – самостоятельное управление временем

Тайм-менеджмент всегда начинается с личной дисциплины. Учет времени в Битрикс24 – это гибкая система планирования, подстраиваемая под интересы сотрудников, которые могут самостоятельно отмечать нерабочие и рабочие часы. В начале дня каждый сотрудник планирует свое рабочее время: устанавливает перерывы, завершение работы, отмечает задачи, которые следует сделать сегодня, в том числе вне офиса. Внесенные данные генерируются в итоговые отчеты, доступные для руководства в любое время. Такая форма контроля позволяет оценить дневную нагрузку на каждого сотрудника, является ненавязчивой и позитивно воспринимается подчиненными.

• Онлайн-планировщик задач

Программа предлагает сотрудникам распланировать свой день с самого утра: выбрать дела из списка либо вписать свои дела с учетом общих событий (планерок, совещаний и т.д.). Задачи видны в личном календаре и доступны коллегам. Руководители могут управлять временем проектов, отслеживать загрузку сотрудников, ход выполнения задач.

• График отсутствий

Отображает, кто из коллег в отпуске, на больничном или в командировке, и позволяет запланировать начало проекта с учетом занятости сотрудников. График отсутствий очень удобен для планирования отпускной кампании, исключает накладки и сбои в общей работе.

• Онлайн-тайм-менеджмент

В большинстве компаний есть сотрудники, которые работают удаленно. В ряде случаев и руководству приходится управлять бизнесом на расстоянии. Планирование рабочего времени сотрудников в «Битрикс24» доступно и для тех, кто работает удаленно. Они могут подключаться к системе и пользоваться всеми указанными инструментами. При необходимости доступ к разделам, не связанным с учетом рабочего времени, можно ограничить.

В системе управления рабочим временем сотрудников предусмотрено несколько отчетов.
— По задачам Данный отчет открывается из панели «Задачи и проекты» – «Отчеты». Аналитические данные можно сформировать по нужным параметрам: завершенные задачи, ресурсные затраты, занятость по проектам.
— По времени. Открывается из панели «Время и отчеты». Данная форма отражает отчеты по рабочему времени, графику отсутствий, планеркам.
Доступ к отчетам зависит от выбранного тарифа «Битрикс24». Любые виды отчетов, в том числе интегрированные с данными из 1С и другими системами учета, доступны в коробочной версии программы.

Дополнительные возможности тайм-менеджмента в CRM Битрикс24

Рациональная организация рабочего времени сотрудников позволяет повысить прибыльность компании. Чтобы не использовать разноплановые инструменты учета и не терять времени на объединение информации, настройте учет рабочего времени сотрудников в «Битрикс24». Коробочная версия программы легко интегрируется со всеми информационными системами: базами 1С, телефонией, почтовыми сервисами и другими, которые используются в работе компании. Использование системы управления рабочим временем Битрикс24 позволяет учитывать специфику работы компании при помощи дополнительных настроек типового функционала системы.

Расходуйте самый ценный ресурс компании – время – максимально эффективно! Настройте учет времени в Битрикс24 уже сегодня!

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя представляет собой очень кропотливый и сложный процесс, конечным результатом которого является экономия времени в целом.

Чтобы руководитель смог с максимальной эффективностью выполнять свои прямые функции, ему необходимо четко представить совокупность задач и определить бюджет времени.

В этом случае ему удастся достигать поставленных целей, уменьшать количество не очень важных дел или перепоручать их сотрудникам.

Руководитель, который планирует самостоятельно заняться планированием рабочего времени, должен распределять его следующим образом:

• спонтанное время – 20%;
• непредвиденное время – 20%;
• рабочее время – 40%.

Все потраченное рабочее время следует документировать, благодаря чему руководитель сможет провести работу над своими ошибками и в дальнейшем использовать его с большей эффективностью.

Для того чтобы руководитель мог создать максимально эффективную систему управления рабочим временем, ему необходимо правильно определять первостепенные цели своей профессиональной деятельности. В

результате намеченные цели будут определять дальнейшие действия директора, стимулировать его на их исполнение.

Определяемые цели должны отвечать следующим критериям:

• конкретность;
• реалистичность;
• ориентированность на достижения конкретного результата;
• ограниченность и измеримость конкретными сроками.

Если руководителю удастся определить основные цели, то он находится еще в самом начальном этапе. Для достижения желаемого результата ему необходимо их преобразовать в продуктивный план действий.

Принципы организации

При разработке плана на рабочий день (месяц или неделю) руководителю рекомендуется применить единые принципы.

В обязательном порядке следует учитывать такие важные моменты:

• в конце одной рабочей недели или дня составлять планы на аналогичный рабочий период;
• если невыполненные дела не утратили своей актуальности, их нужно переносить на следующий рабочий день;
• устанавливать конкретные сроки для выполнения того или иного объема работы;
• выполнять дела по степени их важности, определять ключевые направления деятельности, практиковать эффективное использование рабочего времени и т. д.

Этапы и методы

Для планирования рабочего времени директору понадобится ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня.

Далее ему необходимо действовать в определенной последовательности:

1. Определить стандартный распорядок дня.
2. Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие.
3. Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести в ежедневник в порядке очередности исполнения.
4. Сделать отметки о степени важности всех дел.
5. Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие.
6. Поручить секретарю или помощнику заблаговременно напоминать о предстоящих мероприятиях.
7. Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благодаря чему руководитель сможет избежать спешки.
8. Выделить время на отдых и приемы пищи.

Как рассчитать рабочее время в часах? Узнайте тут.

Как отчитаться за командировку? Смотрите здесь.

Составляем график работы на неделю

На примере можно рассмотреть, какой насыщенной может быть рабочая неделя руководителя компании:

Ежедневно руководитель живет по такому графику:

• 9.00-9.30 – планерка с сотрудниками;
• 9.30-10.00 – просмотр корреспонденции;
• 10.00-11.00 – работа с документами;
• 11.00-12.00 – постановка задач работникам, общение с персоналом;
• 12.00-13.00 – личные дела;
• 13.00-14.00 – обеденный перерыв;
• 14.00-15.00 – проверка выполнения сотрудниками поставленных задач;
• 15.00-18.00 – общение с деловыми партнерами;
• 18.00-19.00 – просмотр документации.

Принципы работы и виды систем учета рабочего времени

Современная автоматическая система контроля учета рабочего времени основана на фиксации и последующем анализе заданных параметров, которые можно выбрать и установить. Это:

• временные протоколы;
• фиксация пространственных перемещений;
• быстрота доставки данных;
• сохранение всей информации в специальной базе.

Как правило, все такие системы рассчитаны на осуществление контроля над перемещением работников в заданном временном интервале. Системы учитывают, когда сотрудник пришел на работу, сколько находился на ней и когда ушел. Некоторые программы учитывают степень занятости персонала, это позволяет максимально эффективно использовать рабочее время.

Все системы учета помогают руководству компаний получить следующие данные:

• время прихода работников и ухода;
• виды дисциплинарных нарушений (прогулы, опоздания);
• возможные переработки.

Это позволяет создать общую картину в отношении всех подразделений и конкретных рабочих.

В зависимости от принципов работы и необходимых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько видов. Рассмотрим их подробнее.

Система контроля доступа и учета рабочего времени

Система контроля и управления доступом (СКУД) представляет собой программно-аппаратное обеспечение организации, которое позволит защитить предприятие от нежелательных вторжений, контролировать перемещение работников и вести учет визитеров. Такой способ мониторинга способен максимально автоматизировать уровень доступа и полностью исключить человеческий фактор при учете рабочего времени.

Система доступа и учета рабочего времени одновременно выполняет несколько задач.

• Интегрированная с камерами наблюдения, она способна круглосуточно фиксировать все передвижения на территории предприятия.
• Ограничивает передвижение работников и их доступ в определенные временные промежутки.
• Ведет учет рабочего времени сотрудников компании, а также учет посетителей.
• Специальное программное обеспечение позволяет составлять отчеты о рабочем времени.
• При взаимодействии с другими программами (например, 1С) может рассчитывать заработную плату или обновлять базу данных визитеров.

Данная система универсальна и подойдет, как для малых компаний, так и для крупных предприятий.

Биометрическая система учета рабочего времени

Такая разновидность СКУД ориентирована на использование индивидуальных биометрических данных. При входе в рабочую зону работнику необходимо зафиксировать свое прибытие при помощи идентификатора. Чаще всего используется система учета рабочего времени по отпечатку пальца. Реже в роли идентификатора выступает сетчатка глаза или голос.

Система учета рабочего времени по отпечатку обладает рядом преимуществ.

• Можно с точностью определить время нахождения сотрудника на рабочем месте.
• Невозможно использовать чужие биометрические данные.
• Исключается возможность проникновения третьих лиц в рабочее пространство.

Есть у такого метода и недостатки.

• Нельзя определить эффективность присутствия работника на рабочем месте.
• Невозможно точно определить местонахождение сотрудника в пределах рабочей зоны.
• Затрачивается дополнительное время на прохождение идентификации.
• Большие временные затраты при большом количестве работников и маленьком количестве считывающих устройств.

Стоит отметить, что терминалы, обладающие возможностью считывать биометрику, имеют немалую стоимость.

Система учета рабочего времени по картам

Карточная система схожа принципом работы с биометрической, только идентификатором в этом случае выступают не биометрические данные, а специальная карточка, которой обладает каждый сотрудник предприятия. При попадании в рабочую зону карточку нужно приложить или вставить в считывающее устройство.

Плюсы и минусы этих двух систем также похожи, с той разницей, что оборудование для считывания данных с карт имеет меньшую стоимость.

Кроме того, иногда нельзя со стопроцентной уверенностью сказать, что работник присутствует на работе, так как карточку можно подделать или передать другому лицу, которое считает ее терминалом.

Системы для отслеживания сотрудников в реальном времени

Эти системы предназначены не только для фиксирования входа и выхода сотрудников, но и для определения его местоположения в течение рабочего дня. Обычно они используются для отслеживания работников, которые достаточно мобильны в соответствии со своими должностными обязанностями, – водители, курьеры, экспедиторы. Для этого могут использоваться GPS-устройства или трекер, который работник должен всегда носить с собой.

Рабочий день офисных сотрудников может отслеживаться с помощью специальных программ скрининга экрана мониторов. Такой способ подходит и для удаленных работников.

Система имеет как преимущества, так и недостатки. Преимущества:

• позволяет точно определить нахождение и передвижение работников;
• легко интегрируется с видеонаблюдением;
• сохраняет и фиксирует всю информацию;
• может работать с большим количеством сотрудников;
• не отвлекает работников от выполнения ими своих обязанностей.

К минусам такой системы относится высокая стоимость оборудования и его регулярное техобслуживание. Кроме того, если оборудование выйдет из строя, его не всегда получится заменить и восстановить утраченную информацию.

Видеонаблюдение

Уже достаточно устаревший способ контроля, но пользующий популярностью из-за относительно низкой стоимости оборудования и простотой его установки. Метод имеет определенные достоинства, но при этом он малоинформативен. Если человек находится на рабочем месте, это еще не значит, что он работает. Видеонаблюдение в настоящее время может быть полезно как один из способов защиты от воровства, но не для учета рабочего времени.

Выбор одной из систем должен быть обусловлен целями и ожидаемым результатом, финансовыми возможностями и технической оснащенностью предприятия, а также характером выполняемых работ.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Повторное использование строк табелей в других табелях

Если ваши сведения о табеле учета рабочего времени остаются прежним от периода времени к периоду времени, можно сохранить время, копируя строки из предыдущего периода времени. Затем необходимо просто ввести свое время работы для нового периода.

1. Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
2. Откройте табель дата периода, более позднего, чем период для существующего табеля со строками.
3. Выберите действие Строка, а затем выберите действие Копировать строки из предыдущих табелей.

Строки копируются, включая подробную информацию, такую как тип и описание. Например, если данная строка связана с работой, то поле Код работы копируется. Все скопированные строки имеют статус Открыто. Теперь строки можно изменять, как требуется.

Учет времени улучшает выполнение проекта

Учет времени дает вам возможность видеть, на что тратят время ваши сотрудники. Эта информация помогает точнее оценивать результаты проектов, собирать более точную информацию о затратах и добиваться более высоких показателей рентабельности. Кроме того, это позволяет отслеживать продуктивность сотрудников и помогать им работать более эффективно.

Используя функцию учета времени, включенную в систему управления проектами, участники вашей команды смогут добавлять записи учета к выполняемым задачам и проектам. Вы сможете легко читать и распечатывать отчеты о затратах времени. Чтобы получить все эти и другие преимущества, начните работать с бесплатной пробной версией Wrike.

Минусы учета трудозатрат

Опять дисциплина

Введение любых форм отчетности, будь то простой список выполненных за день задач, или же точный учет рабочего времени (до секунды), всегда вызывают сопротивление коллектива. С этим, конечно же, кадровому отделу и/или руководству предстоит бороться не в одиночку. Но поучаствовать в «гражданской войне» в рамках отдельно взятой организации придется. Сотрудники будут забывать внести трудозатраты, завышать время или же заполнять отчеты задним числом «от балды». Это вносит погрешность во все расчеты, основанные на собранных цифрах.

Чтобы этого избежать, необходимо объяснить причины введения учета — что дело не в желании контролировать каждый шаг сотрудников, а в попытках навести порядок в бизнесе и обеспечить прозрачность работы для клиента, в том числе при решении каких-то спорных коммуникаций. Это способ избежать конфликтов и быстрее разобраться в ситуации, что может быть даже на руку коллективу.

Применимость метрики

Метрики в бизнесе и выводы на их основе — всегда очень тонкий момент. К примеру, нельзя бездумно усреднить время по всем задачам и премировать за его сокращение или наказывать за превышение. Ведь задачи имеют разную сложность, связи и последствия. Чтобы учет трудозатрат и рабочего времени действительно приносил перечисленные преимущества, необходимо подобрать правильные модели, не обязательно повторяющие опыт коллег по отрасли.

Необходимо 10 раз подумать, прежде чем принимать на основе собранных данных какие-то управленческие решения. Не всегда недозагрузка на означает, что проблема в сотрудниках. Отличный пример — недостаточная автоматизация процессов (ручное распределение заявок), которая отнимает человеко-часы и даже дни работы.

Стоимость и точность измерений

Любой учет, включая разработанные под него математические модели, закупленные инструменты и обучение для сотрудников, стоит денег. Это, конечно, не повод отказываться от фиксации трудозатрат вовсе. Но необходимо оценивать экономическую эффективность внедрения тех или иных инструментов. Возможно, покупка «следящих» программ, которые мониторят активные вкладки в браузере и т.д. и не окупятся при условии, что собранные ими данные имеют конечную точность из-за их обхода сотрудниками.

Также необходимо разумно относиться к точности измерений. Нельзя злоупотреблять попытками выяснить, куда тратиться каждая минута. Для целей бизнеса при контроле решения заявок лучше использовать округление до Попытки получить данные с большей точностью приведут лишь к росту напряжения в коллективе и, по факту, к большим затратам на учет времени.