Особенности хранения документов в электронном архиве

Организация электронного архива документов

Системы электронного документооборота или, сокращенно, ЭДО используются многими компаниями ежедневно. Нередко сложности возникают с хранением постепенно растущего количества документации.

Узнаем о том, что такое электронный архив, чем он отличается от традиционного бумажного аналога, как сформировать такой архив и как учитывать документы в нем. Кроме того, рассмотрим другие важные вопросы работы с системами ЭДО и цифровыми архивами.

Главная функция любого архива – сохранить информацию и обеспечить удобный и быстрый доступ к ней. Инновационные технологии хранения данных в электронном виде являются выгодным решением для любой компании.

Электронный архив позволит упростить или вовсе отказаться от большинства операций, связанных с физическим хранением документов непосредственно в офисе организации. Поиск документов в электронном архиве дает возможность в считанные минуты находить нужную информацию. Благодаря этому эффективность работы сотрудников существенно возрастает.

Архив электронных документов

Впервые тему о необходимости создания архива электронных подняли государственные деятели. Случилось это в 2010 году. В тот момент было решено, что развитие сферы хранения электронных документов должно стать приоритетным направлением в развитии архивного дела.

И вот прошло уже несколько лет, но мало что изменилось. Ситуация, сложившаяся в сфере продолжительного хранения электронных документов (ЭД), все также вызывает вопросы. По мнению экспертов ЭДО причиной медленного развития электронных архивов является неспособность быстрого переоснащения имеющихся бумажных. Данный процесс нуждается в серьезных временных, трудовых и финансовых ресурсах.

Основные функции

Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.

Электронный архив включает следующие базовые функции:

• управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);
• имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
• поточный ввод — ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;
• управление Web-контентом;
• системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

• для систем автоматизации архивного делопроизводства — формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;
• для архивов нормативно-технической документации — функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;
• для архивов финансовой (платежной) документации — функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

• Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т. д.

• Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.

• Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.

• Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации.

• Электронный архив технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч.).

• Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;

• Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;

• Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

Формирование информационных ресурсов архивных документов ВАК

• Аннотация
• Об авторах
• Список литературы
• Cited By

Аннотация

Рассмотрена проблема хранения архивных документов, виды электронных архивов, особенности создаваемой информационной системы архивных документов ВАК. Представлен комплекс работ по созданию и ведению этой информационной системы. Отражены результаты анализа архивных материалов, принципы их отбора для оцифровки, процесс верификации документов. Описана технология оцифровки архивных материалов, сформулированы требования к файлам электронного архива и их технологические параметры. Представлено описание информационной системы архивных документов ВАК, её структуры и поисковых возможностей. Рассмотрены: процесс технологической обработки отсканированных документов; порядок размещения, передачи и хранения файлов информационной системы архивных документов; результаты работ по проекту за 2016–2017 гг. и направления работ в 2018 г.

Ключевые слова

Об авторах

Список литературы

1. Рындин А. А. Архив без пыльных полок, или Способы организации архива документов предприятия [Электронный ресурс] // ECM-Journal: журнал о системах электронного документооборота (СЭД). – Режим доступа: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=1912029. – Загл. с экрана.

2. Юмашева Ю. Ю. Архивы электронных документов: проблемы и возможные решения // Власть. – 2015. – № 3. – С. 61–66.

3. Залаев Г. З., Каленов Н. Е., Цветкова В. А. Оцифровка документов в научных архивах и библиотеках: вопросы и ответы // Науч.-техн. информ. Сер. 1. – 2016. – № 2. – С. 14–21.

4. Тихонов В. И. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения [Электронный ресурс] // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – Февраль 2006. – Режим доступа: http://www.delo-press/articles.php?n=5150. – Загл. с экрана.

5. Евстигнеева Г. А. Качество оцифровки – проблемы и решения // Соврем. б-ка. – 2012. – № 5. – С. 58–61.

6. ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь. – Введ. 2016-07-01. – Москва : Стандартинформ, 2016. – 14 с.

7. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – Введ. 2007-07-01. – Москва : Стандартинформ, 2007. – 20 с.

8. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526) // Электрон. фонд правовой и нормат.-техн. документации. – Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/420266293. – Загл. с экрана.

9. Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Ю. Ю. Юмашева. – Москва : ВНИИДАД, 2012. – 125 с.

10. Методика контроля качества сканирования бумажных документов: методическое пособие и техническое руководство / С. М. Тимиргалиев, Н. И. Черновалова, О. В. Баркова, Е. В. Ларкин, В. В. Котов, С. Н. Клещар, Ю. И. Заславский. – Москва : ДиМи-Центр, 2012. – 53 с.

Для цитирования:

Бродовский А.И., Зайцева Е.М., Заславский Ю.И., Маршак Б.И. Формирование информационных ресурсов архивных документов ВАК. Научные и технические библиотеки. 2018;(12):49-63. https://doi.org/10.33186/1027-3689-2018-12-49-63

For citation:

Brodovsky A., Zaitseva E., Zaslavsky Yu., Marshak B. Building information resources of VAK archival documents. Scientific and Technical Libraries. 2018;(12):49-63. (In Russ.) https://doi.org/10.33186/1027-3689-2018-12-49-63

Контент доступен под лицензией Creative Commons Attribution 4.0 License.

Реестры документов

Для хранения документов используется привычные папки, структура которых гибко настраивается. Дополнительно к привычным папкам типизация документов позволяет очень удобно использовать реестры документов.

Можно быстро организовать выборку по определенным критериям из всей базы, независимо от местонахождения документа.

При помощи инструмента «Папка-фильтр» можно настроить практически любую структуру реестров, необходимых для компании.

Реестры документов

Создаем многотомный RAR-архив

Чтобы понять, насколько просто создавать с архиватором WinRAR многотомные архивы, выберем, к примеру, какую-нибудь папку с файлами, предназначенными для архивирования. Нажимаем на нее правой кнопкой мыши и в группе WinRAR выбираем пункт «Добавить в архив…»

Так же можно выбрать не просто папку, а отдельные файлы. Для этой цели удобно пользоваться «горячими» клавишами: во-первых, в различных каталогах и папках выбирать файлы в список – щелчком мыши с нажатой клавишей «Ctrl», или же с клавишами «Alt + Shift» — тогда выделяется часть списка файлов или папок. Если директория для архивирования заранее тщательно подготовлена, то и выбирать ничего не нужно, просто выделите все, используя опцию «Выделить все» или Ctrl+A.

А дальше все предельно просто –уточняем все параметры многотомного архива. Кроме уже привычных действий, предшествующих созданию любого архива (указать имя, тип архива, установить пароль на архив и т.п.), имеются инструменты выбора параметров, присущие исключительно таким многотомным архивам. Из выпадающего списка выбираем, размер тома, оптимально соответствующий решаемой задаче.

В общем, сложного ничего здесь нет. Все понятно. Впрочем, быть может, есть смысл уточнить значения опций методов сжатия. Выбор хорошей, обычной или максимальной компрессии, конечно же, обеспечит высокое сжатие первоначальных файлов в архиве, но выполняется архивирование в таких режимах чуть-чуть медленнее и оперативной памяти потребует тоже чуточку больше. Все другие методы архивирования хотя и выполняются быстрее, но все же и места займут поболее. Решать, что именно важнее – только вам.

Когда все важные параметры архива выбраны и уточнены, одним щелчком кликаем по кнопке «ОК», тем самым запуская процесс формирования многотомного архива. Вот, собственно, все секреты создания многотомного архива с программой WinRAR.

Расскажете об этой статье своим друзьям: