Отправка отчета 4ФСС

Форма 4-ФСС утверждена приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381 и обновлена приказом ФСС РФ от 07.06.2017. Данная редакция применятся с отчетности за 9 месяцев 2017 года и действует в 2020 году.

Актуальный формуляр можно найти:

Обратите внимание! Как и раньше, формировать и подавать 4-ФСС на бумаге имеют право только те страхователи, у которых штат в рассматриваемом периоде не превысил порогового значения в 25 сотрудников. Все остальные обязаны отчитываться перед ФСС только электронно.

С электронным форматом формы 4-ФСС 2020 годов можно ознакомиться на портале ФСС.

Заметим, что информация по XSD-схеме приведена на портале ФСС скорее для компьютерщиков, занимающихся программным обеспечением для сдачи отчетов (например, сотрудников операторов ЭДО). Бухгалтер, сдающий отчет, вероятнее всего, сможет только определить, что направляемая форма содержит форматные ошибки — это будет следовать из сообщений системы, через которую направляется отчет.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»: организация в июле сменила адрес местонахождения с Москвы на Санкт-Петербург. Отчетность представляется в электронном виде. Каков порядок представления отчетности по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС? Ответ на вопрос см. здесь.

Для того чтобы таких ошибок не возникало, ФСС предлагает специальные советы по сдаче 4-ФСС по новой форме через свой портал. Рассмотрим основные из этих советов в следующем разделе.

Сроки сдачи отчета в ФСС

Когда сдавать «нулевку» необязательно

Статья 346.52 НК РФ регулирует, кто сдает 4-ФСС. Отдельно определена такая обязанность для индивидуальных предпринимателей, которые являются работодателями и зарегистрировались в Фонде. Если у ИП есть работники, ему необходимо отчитываться. Но нужно ли сдавать 4-ФСС для ИП без работников, — нет, эти предприниматели не зарегистрированы в Фонде социального страхования в качестве страхователей. Они не выплачивают зарплату и отчитываются по страховым взносам. Это же правило распространяется на предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, даже если у них есть наемные работники. Ответственность за несдачу «нулевки» ИП не несут.

Отправка отчета через сайт ФСС

Отправить XML-файл, подготовленный в порядке, рассмотренном нами выше, можно и через сайт ФСС. Для этого нужно:

1. После нажатия кнопки «Подписать и зашифровать» зайти на страницу http://f4.fss.ru, выбрать «Отправить документ».
   
2. Нажать на «Выберите файл», затем указать зашифрованную форму 4-ФСС (с расширением ef4), которая находится на компьютере. Нажать «Отправить».
   
3. На вкладке «Проверка и контроль» отследить статус обработки отчета. После ее завершения с данной вкладки можно будет скачать квитанцию.
   

Отметим, что процедура обработки в данном случае может занять довольно долгое время. Поэтому имеет смысл, находясь на странице «Проверка и контроль», записать идентификатор документа. Позже при необходимости (например, если компьютер в течение некоторого времени будет выключен или браузер закрыт) можно будет ввести его в целях проверки статуса отчета на соответствующей странице вручную.

Используя идентификатор, можно в любой момент — через ту же вкладку «Проверка и контроль» — распечатать квитанцию ФСС о приеме отчета.

О том, кто и какую отчетность обязан сдавать в электронном виде, рассказывается в типовой ситуации от К+. Больше полезной информации — после получения бесплатного пробного доступа к системе.

Отправка электронной формы 4-ФСС осуществляется в два этапа. На первом данный отчет создается в формате XML (с помощью специальной программы или онлайновых сервисов на сайте ФСС). На втором — подписывается и отправляется в ФСС через сайт ведомства.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Страховые взносы».

Особенности расчета для участников «пилотного проекта»

Перечень регионов, принимающих участие в «пилотном проекте» ФСС, увеличивается с каждым годом. Данная категория страхователей должна придерживаться правил, определенных приказом ФСС РФ от 28.03.2017 № 114:

1. Оставляют не заполненными строку 15 таблицы 2 и таблицу 3 следующие регионы:

Карачаево-Черкесская Республика, Нижнегородская область, Астраханская область, Курганская область, Новгородская область, Новосибирская область, Тамбовская область, хабаровский край, Республика Крым, г. Севастополь, Республика Татарстан, Белгородская область, Ростовская область, Самарская область, Республика Мордовия, Брянская область, Калиниградская область, Калужская область, Липецкая область, Ульяновская область, Республика Ингушетия, Марий Эл, Хакасия, Чеченская и Чувашская Республики, Камчатский край, Владимирская, Псковская, Смоленская области, Ненецкий и Чукотский автономные округа, Республика Адыгея, республика Алтай, Республика Бурятия, Республика Калмыкия, Алтайский край, Приморский край, Амурская область, Вологодская область, Магаданская область, Вологодская область, Омская область, Орловская область, Томская область, Еврейская автономная область.

2. Для регионов: Забайкальский край, Архангельская, Воронежская, Ивановская, Мурманская, Пензенская, Рязанская, Сахалинская и Тульская области действуют следующие правила:

• строку 15 таблицы 2 по графе 1 за последние 3 месяца отчетного периода по строкам «1 месяц», «2 месяц», «3 месяц» не заполняют;
• таблицу 3 заполняют данными по расходам по состоянию на 1 июля года вступления в пилотный проект;
• таблицу 3 не заполняют, а, следовательно, и не представляют начиная с 1 квартала года, следующего за годом вступления в «пилотный проект».

С 1 января 2020 года механизм прямых выплат будет реализован еще в 9 субъектах Российской Федерации: Республика Коми, Республика Саха (Якутия), Удмуртская Республика, Кировская, Кемеровская, Оренбургская, Саратовская и Тверская области, Ямало-Ненецкий автономный округ.

С 1 июля 2020 года в пилотном проекте примут участие: Республика Башкортостан, Республика Дагестан, Красноярский и Ставропольский края, Волгоградская, Иркутская, Ленинградская, Тюменская и Ярославская области.

С 1 января 2021 года ФСС перечисляет выплаты работникам напрямую во всех регионах РФ. Поэтому, начиная с отчетности за 1 квартал 2021 года, Абсолютно все страхователи в таблице 2 не заполняют строку 15. Раньше в ней отражали расходы по страхованию на случай травматизма и не заполняют таблицу 3. В ней раскрывали расходы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Как подготовить отчет 4-ФСС в электронной форме

Можно воспользоваться бесплатным сервисом, размещенным на официальном портале фонда . Для этого придется установить специальную программу и скачать инструкцию по установке сертификатов , необходимых для подписания отчетности.

Есть и другой способ — сдать отчет через оператора ЭДО (электронного документооборота). В его системе можно создать отчет, либо подгрузить его из бухгалтерской программы, после чего оператор сам загрузит отчет на приемный шлюз ФСС.

Бесплатно сдать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО

Основные моменты ↑

Чтобы избежать различного рода проблем с законом, индивидуальному предпринимателю или же руководителю организации следует в обязательном порядке разобраться с наиболее важными нюансами, касающимися 4-ФСС.

Так как в противном случае велика вероятность возникновения различного рода ошибок. Основными моментами, с которыми следует ознакомиться в первую очередь, являются:

• что это такое;
• кому необходимо отчитываться;
• установленные сроки подачи.

Что это такое

Расчетная ведомость по форме 4-ФСС представляет собой специальную форму отчетности, предназначенную для ИП и предприятий, делающих отчисления в Фонд социального страхования.

В данной форме максимально подробно отражаются все взносы, касающиеся обязательного медицинского страхования, а также взносы по травматизму.

Важно учесть, что обязаны отчитываться по форме 4-ФСС только ИП, которые заключили трудовые договора со своими сотрудниками.

Индивидуальным предпринимателям, работающим без сотрудников, отчитываться по данной форме нет необходимости.

Подавать рассматриваемый документ в соответствующие органы можно различными способами:

• самостоятельно в Фонде социального страхования;
• отправлять через специальный шлюз приема отчета (существуют особые телекоммуникационные каналы);
• отправить заказным письмом с описью Почтой России.

Каждый способ сдачи отчетности имеет свои достоинства и недостатки. Отчитывающимся впервые лучше всего самостоятельно отнести документ рассматриваемого формата в Фонд социального страхования.

Так как это позволит избежать недоразумений, имеется возможность лично прояснить какие-либо вопросы инспектора.

Очень удобно осуществлять отправку через телекоммуникационные каналы – сделать это можно даже в 23.59 последнего дня сдачи отчетности. Недостаток – вероятность технических сбоев.

Величина взносов по временной нетрудоспособности на сегодняшний день составляет 2.9%. Величина взносов работодателем по травматизму может составлять 0.2-8.5%.

Она напрямую зависит от класса профессионального риска. Его присваивает непосредственно Фонд социального страхования после постановки на учет.

Кому необходимо отчитываться

Уже с 2011 года различного рода организации, а также индивидуальные предприниматели, работающие со своими сотрудниками по трудовому договору, обязаны отчитываться по форме 4-ФСС в электронной форме.

Но делать ранее это было необходимо лишь в случае, если среднесписочная численность сотрудников составляла более 50 человек.

С 01.01.15 г. правила подачи несколько изменились. Данный документ стало обязательно оформлять всем организациям и ИП, если суммарная численность работников составляет 25 человек и более.

Важной особенностью данной формы отчетности является то, что она может сдаваться в ФСС через уполномоченного представителя. Чаще всего им является специальная организация, предоставляющая услуги данного типа.

Чтобы подача соответствующей отчетности стала возможной, предпринимателю или же руководителю организации следует осуществить следующие действия:

1. Зарегистрироваться на официальном сайте Фонда социального страхования.
2. Ввести логин, пароль и в соответствующем разделе указать организацию-представителя.
3. Бумажный оригинал доверенности следует передать в Фонд социального страхования.

Установленные сроки подачи

Важной особенностью сдачи отчетности в Фонд социального страхования является то, что подаваться она в обязательном порядке должна в строго отведенный для этого срок.

В противном случае на организацию или же индивидуального предпринимателя будет наложен серьезный штраф. Вся отчетность данного типа должна сдаваться до 15 числа месяца, который сразу же следует за отчетным.

Форма 4-ФСС формируется каждые три календарных месяца:

Документ «Операции учета взносов»

Иногда возникает необходимость вручную ввести суммы начисленных сотруднику страховых взносов или пособий, чтобы они попали в отчет. Это можно сделать с помощью документа «Операции учета взносов» (Зарплата и кадры/ Страховые взносы/ Операции учета взносов).

Помимо этого, в данном документе можно отразить полученные сотрудником пособия из средств ФСС, для которых в программе нет отдельных документов, – например, единовременную выплату при рождении ребенка, пособие на погребение и др., а также пособие по уходу за ребенком. Все данные, занесенные в документ, отразятся в отчете 4-ФСС при его автоматическом заполнении.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.