Письмо о возврате товара поставщику. образец заполнения и бланк 2021 года

Любой договор поставки предусматривает требования по качеству, количеству, ассортименту, упаковке и способу транспортировки товара. Несоответствие качества или наименования товара тем, что были нотифицированы в договоре, является основанием для возврата товара от получателя поставщику.

Таким образом, можно выделить два основания для возврата:

• поставка иного товара, нежели тот, что был обговорен в контракте;
• поставка обговоренного товара, но ненадлежащего качества, включая качество упаковки. При этом не имеет значения, на каком этапе товару были причинены повреждения – на этапе производства, погрузки или транспортировки. Выяснение отношений с грузчиками или перевозчиками – всецело задача поставщика, а не получателя.

Возврат товара подразумевает возврат предоплаты (если она имела место) и оплату понесенных получателем убытков, включая упущенную выгоду.

Основания для заполнения накладной на возврат

Результатом заключенного контракта на приобретение товарно-материальных ценностей является поставка этих товаров. Задача поставщика — отгрузить ТМЦ строго в том количестве, которое было прописано в закупочной документации и госконтракте. Качественные характеристики должны соответствовать соглашению, заключенному сторонами. Главной задачей заказчика является приемка и осмотр товарно-материальных ценностей (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если все качественные и количественные показатели соответствуют госконтракту и спецификации, ответственный представитель заказчика подписывает товарную накладную.

Если специалист, представляющий сторону заказчика, выявил расхождения в количестве партий или несоответствие в качестве, он осуществляет возврат ТМЦ. Ссылайтесь на такие причины, когда формируете возвратные документы:

• просрочка — поставлены ТМЦ с истекшим сроком годности;
• плохое качество — качественные характеристики не соответствуют требованиям заказчика;
• ненадлежащая упаковка — нарушена целостность упаковочной тары, комплектность поставки;
• новый ассортимент — заказчик обновил ассортимент, и данные ТМЦ не входят в новый список;
• невозможность реализации — покупатель не имеет возможности использовать или продать данную продукцию.

Право заказчика на возврат закреплено в Гражданском кодексе РФ — в статьях 475 (п. 2), 482 (п. 3), 480 (п. 2). Документы на возврат оформляют и в момент самой приемки, и после постановки товаров на учет.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы заполнить возвратную накладную без ошибок.

Заявление на возврат средств за товар

При оформлении заявления указывается сумма, которую покупатель оплачивал за товар и требует вернуть.

Вернуть можно также некачественные вещи, то есть такие, в процессе использования которых были обнаружены недостатки — брак или выход из строя. В таком случае также заполняется заявление, которое незначительно отличается от предыдущего варианта.

Форма заявления на возврат средств за некачественный товар

Заявление при сдаче изделий с недостатками заполняется аналогично, но, кроме этого, указывается подробная информация о причинах возврата: обнаруженный дефект, брак, недостаток, поломка. Можно отметить, что вещь использовалась по назначению, с соблюдением правил эксплуатации и хранения.

Юрист, готова ответить на ваши вопросы

Задать мне вопрос

Если представитель продавца отказывается принимать заявление на возврат, его нужно отправить почтой с описью и уведомлением. В таком случае продавец не сможет отрицать факт получения письма.

Образец заявления

Когда можно вернуть товар

Согласно действующему гражданскому законодательству, заказчик вправе вернуть ТМЦ поставщику в ряде случаев:

• несоответствие полученного товара условиям контракта в части качества, упаковки, комплектации (п. 2 ст. 475, п. 3 ст. 482, п. 2 ст. 480 ГК РФ);
• истекший срок годности поставленных ТМЦ;
• невозможность использования и реализации;
• обновление ассортимента заказчика и проч.

Заказчик проверяет соответствие количественных и качественных характеристик в процессе приемки ТМЦ или же по факту приемки в срок, установленный законом или контрактом (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ).

Итоги

Порядок оформления возврата товаров поставщику изменился с 2019 года и теперь он един: поставщик составляет корректировочный счет-фактуру, а покупатель только накладную с пометкой «возврат товара». Счет-фактуру на возврат покупатель не оформляет. На основании корректировочного счета-фактуры продавец принимает НДС к вычету в периоде возврата товаров, а покупатель восстанавливает НДС.

Образец заполнения корректировочного счета-фактуры на возврат товаров поставщику см. здесь.

Способы передачи письма поставщику

Обнаружив некачественный товар, Получатель обязан известить Поставщика об этом, отослав ему письмо-претензию, с предложением возвратить его или обменять на аналогичный.

Отправить такое письмо Получатель товара может следующими способами:

1. По почте России. В этом варианте требуется отослать претензию заказным отправлением с описью вложения и оповещением о получении письма адресатом.
2. Лично или курьером. Для этого потребуется составить такое письмо в 2-х экземплярах. На экземпляре Получателя Поставщик обязан отметить дату получения претензии, расписавшись в нем.
3. Через программу 1С. О том как вернуть товар через бухгалтерскую программу 1С, можно просмотреть видео

При игнорировании Поставщиком полученной претензии, Получатель получает право на обращение в судебную инстанцию, для разрешения вопроса в судебном порядке.

Варианты оформления возврата поставленных ТМЦ

Принимая поставку, представитель покупателя обязан проверять ее на соответствие условиям договора: провести наружный и выборочный осмотр, подсчет и др.

Однако не всегда брак или несоответствие товара могут быть обнаружены при осмотре.

Возможен ли возврат, если право собственности уже перешло? Какие документы оформлять на возврат товара поставщику? Какие проводки на возврат товара должен сделать бухгалтер? Ответы на эти вопросы можно найти в статье.

Оформление возврата товара зависит от его причины и времени передачи права собственности. Если продавец может заменить порчу, доукомплектовать, переупаковать поставку, возвращать товар не потребуется.

Но отказ покупателя принять поставку означает, что договор купли-продажи расторгнут, что должно найти отражение в учете сторон.

Рассмотрим, как отражаются в учете операции по возврату ТМЦ по наиболее частым основаниям.

Как оформить возврат в случае брака

В случае отказа по причине брака следует оформить:

Акт о выявленных недостатках, на основании которого предъявляется претензия поставщику (самостоятельно разработанная форма, содержащая все обязательные реквизиты первичного документа). Данная форма применима при отказе от уже принятого к учету товара. Образец акта возврата товара поставщику предлагаем в конце статьи.

При возвращении на этапе приемки можно воспользоваться накладной ТОРГ-12 (с пометкой «возврат»).