Подпись как важный элемент защиты подлинности документа

вид исследования

стоимость исследования

рублей

срок выполнения работ*

Идентификационное исследование оттисков печатей, штампов 1 шт

Идентификационное исследование оттисков печатей, штампов 2 шт

Идентификационное исследование оттисков печатей, штампов 3 шт

Идентификационное исследование оттисков печатей, штампов более 3 шт

Установление признаков технической подделки при выполнении подписи (записи)

Определение последовательности выполнения печатного текста / подписи / оттиска печати

Установление факта замены листа документа

Определение необычных условий при выполнении подписи, рукописных записей

15 000 руб. за 1 объект (лист)

Экспертиза давности создания документа (давности выполнения реквизита)

Строки подписи в документах Word и Excel

Строка подписи напоминает стандартный пример, который может появиться в печатном документе. Однако она работает по-другому. При вставке строки подписи в файл Office автор может указать сведения о нем и инструкции для него. Когда получатель получит электронную копию файла, он увидит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрашивается. Подписав:

выбрать изображение подписи от руки;

ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.

Важно: документ, подписанный цифровой подписью, становится доступен только для чтения.

Создание строки подписи в документе Word или Excel

Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.

На вкладке Вставка в группе Текст раскройте список Строка подписи и выберите пункт Строка подписи Microsoft Office.

В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.

Предложенный подписывающий. Полное имя подписывающего лица.

Должность предложенного подписывающего. Должность подписывающего лица (если таковая имеется).

Адрес электронной почты предложенного подписывающего. Адрес электронной почты подписывающего лица (при необходимости).

Инструкции для подписывающего. Добавьте инструкции, например «Прежде чем подписывать документ, проверьте правильность содержимого».

Установите один или оба указанных ниже флажка.

Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи. Разрешение подписывающему указать цель добавления подписи.

Показывать дату подписи в строке подписи. Рядом с подписью будет отображаться ее дата.

Совет: Для добавления дополнительных строк подписи повторите эти действия.

Примечание: Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений Подписи. Чтобы завершить процесс подписывания, нажмите кнопку Просмотр подписей.

Подписание строки подписи в документе Word или Excel

При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.

Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши.

Примечание: Если файл откроется в режиме защищенного просмотра, нажмите кнопку Все равно редактировать (если файл получен из надежного источника).

Выберите в меню команду Подписать.

Введите свое имя в поле рядом со значком X, чтобы добавить печатную версию подписи.

Нажмите кнопку Выбрать рисунок, чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Выбрать.

Если используется версия приложения на китайском (традиционное или упрощенное письмо), корейском или японском языке, появится пункт Штамп в строке подписи.

Кроме того, вы можете подписать строку подписи, дважды щелкнув ее. Введите свое имя рядом с X. Или в области подписив разделе «Запрашиваемая подпись» щелкните стрелку рядом с подписью. Выберите в меню команду Подписать.

Введите свое имя в поле рядом со значком X, используя графические возможности, чтобы добавить рукописную версию подписи (только для пользователей планшетных компьютеров).

Нажмите кнопку Подписать.

В нижней части документа или листа появится кнопка Подписи.

На приведенном ниже рисунке показана кнопка Подписи.

Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel

Откройте документ или лист с видимой подписью, которую необходимо удалить.

Щелкните строку подписи правой кнопкой мыши.

Нажмите кнопку Удалить подпись.

Нажмите кнопку Да.

Примечание: Чтобы удалить подпись, также можно щелкнуть стрелку рядом с подписью в области подписи. Нажмите кнопку Удалить подпись.

Как добавить подпись

Шаг 1: Скачивание и установка

Для загрузки установочного пакета нажмите кнопку, показанную выше. После загрузки установите инструмент для работы с PDF на свой компьютер.

Шаг 2: Откройте файл и перейдите в меню «Защита»

Запустите PDFelement и нажмите «Открыть файл», чтобы найти на своем компьютере PDF-документ, в который вам нужно добавить подпись. После этого перейдите в меню «Защита», чтобы добавить подпись в PDF-документ.

Шаг 3: Вставка подписи в PDF-файл

В меню «Защита» нажмите «Подписать документ». Переместите курсор в ту часть документа, куда вам нужно добавить подпись, и кликните мышкой. На экране появится диалоговое окно под названием «Подписать документ».

Шаг 4: Создание нового цифрового идентификатора

Если вы впервые добавляете данную подпись в PDF с помощью PDFelement, нажмите кнопку «Новый идентификатор», чтобы создать новый цифровой идентификатор. Если у вас уже есть цифровой идентификатор, в поле «Новый идентификатор» укажите соответствующий файл на вашем компьютере и импортируйте его в PDFelement. Если у вас нет цифрового идентификатора, создайте его, используя ваше имя, адрес электронной почты, название компании и т.д. После завершения импорта или создания цифрового идентификатора программа вернет вас к окну «Подписать документ», в котором будет отображены данные вашего идентификатора. Нажмите «Подписать», чтобы добавить свою подпись в PDF-файл. Вот как происходит добавление подписи в PDF-файлы.

Важно: Учитывая значение вашей цифровой подписи, мы предлагаем вам подписывать документы в формате PDF с помощью вашего сертифицированного цифрового идентификатора. PDFelement позволяет вам создать собственный сертифицированный идентификатор, но более распространенным способом считается использование сертифицированного идентификатора, выданного доверенной сторонней службой сертификации. Благодаря использованию сертифицированного цифрового идентификатора получатели смогут проверять подлинность подписанных вами PDF-файлов.

Если возникло подозрение, что подпись на документе поддельная, то назначается почерковедческая экспертиза. В случае положительного результата (подпись признана поддельной) виновникам грозит уголовная ответственность. И это независимо от того принял ли работник решение о подделке самостоятельно, или сделал это по указанию директора. Последствия могут быть такие:

• Если подделавший подпись сотрудник извлек из этого личную выгоду, то может быть мошенничеством.
• Если нет, то ему грозят судебные разбирательства за подделку документов.
• Если это сделано по указанию или с ведома руководства, то суд грозит и директору.
• Документы с подделанной подписью будут считаться недействительны, а все сделки, в которых они фигурировали должны быть аннулированы.

Как настроить вывод расшифровки подписи руководителя в кадровых приказах через 1С ЗУП 8, смотрите в видео ниже:

Причины отзыва ЭП

Существуют определенные причины, по которым ЭП может быть признана недействительной или аннулирована вовсе. В п. 6 статьи 63 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 описано, по какой причине удостоверяющий центр отзывает сертификат:

• собственное желание пользователя;
• увольнение работника, на которого была оформлена ЭП;
• изменение данных о пользователе;
• утеря ключа, его кража;
• поломка носителя цифровой криптографической подписи, обнаружение в нем ошибок;
• истечение срока действия ключа;
• отзыв доверенности пользователя УЦ;
• центр прекратил свою работу;
• оформленная ЭП уже используется;
• по решению суда;
• другие случаи, установленные законодательством и аккредитованным УЦ.

Цена вопроса

Игорь Чепкасов рассказал, что стоимость ЭП зависит от ее функциональных возможностей и сферы применения и колеблется от 1000 до 15 000 рублей. «По крайней мере, такие цены я встречал лично, когда мне ЭП нужна была по работе. “Облачная” электронная подпись в некоторых известных мне компаниях стоит 3000 рублей», – делится эксперт.

Стоимость «облачной» подписи варьируется у разных компаний-операторов. Можно найти предложение и за 900 рублей в год. Однако не стоит безоговорочно верить рекламным обещаниям. Советуем подробно ознакомиться с прайсом на «облачную» подпись и узнать, что входит в стоимость, и только после этого принимать решение о ее приобретении.

«Стоимость “облачной” электронной подписи, как правило, включена в тариф того сервиса, который покупает клиент. Единственный сервис “СКБ Контур”, который продает ее отдельно, – это система электронного документооборота “Диадок”. В нем она составляет 900 рублей. При этом обычный сертификат на носителе с лицензией на средстве криптографической защиты информации (СКЗИ) обойдется в 3000 рублей», – рассказывает Сергей Казаков.

Практика применения разных видов электронных доказательств

Любые электронные документы, подписанные надлежащим образом, принимаются судами в качестве доказательств наравне с бумажными документами. С электронными образами сложнее. К ним относятся как к копиям бумажных документов, но оценивают более придирчиво. Это связано с тем, что образ легче видоизменить полностью или частично с помощью графических редакторов.

Наиболее часто в качестве электронных доказательств используются следующие документы:

• договоры и дополнительные соглашения;
• учётные и платёжные документы;
• переписка сторон через интернет с использованием электронной почты или мессенджеров;
• сканы, распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры, с помощью факсимильной связи.

Процессуальное законодательство не содержит специальных правил оценки электронных доказательств. Нет в законах и самого понятия «электронное доказательство». В связи с этим суды оценивают электронные документы и образы на своё усмотрение в рамках правил оценки доказательств в целом и письменных в отдельности.

Если документ и его достоверность не оспариваются сторонами процесса, он, скорее всего, будет принят судом в качестве доказательства. Разумеется, если соблюдены формальные требования к его форме, содержанию, получению и представлению. Но если возникает спор, приходится доказывать или опровергать различные обстоятельства, связанные с составлением, изданием, подписанием, отправкой и (или) получением документа.

В соответствии со статьей 160 ГК РФ, письменная форма сделки считается соблюдённой, если стороны заключили договор с помощью технических средств, которые позволяют воспроизвести в неизменном виде содержание сделки на материальном носителе. Договор считается подписанным конкретным лицом, если можно достоверно определить, что именно это лицо выразило свою волю и тем самым заключило сделку. Отсутствие подписи (графической или электронной) на договоре уже ставит под сомнение соблюдение письменной формы сделки. Поэтому, когда в суде для подтверждения сделки представляются электронная переписка и приложения к ней, необходимо доказать, что письма и вложения (договор, протокол разногласий и т. п.) исходили от конкретного лица, имеющего полномочия на заключение сделки.

Учётные и платёжные документы также могут быть оспорены на предмет их создания или подписания конкретным лицом. Интернет-переписка, сканы и распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры или с помощью факсимильной связи, скриншоты страниц создают ту же самую проблему.