Правила архивирования документов в организации

Правила архивации документов

Практически каждое современное, даже самое маленькое предприятие использует в работе огромное количество разнообразных документов. Но исследования показали, что всего около 50% всех документов, которые хранятся в организации, нужны в работе фирмы. Остальные же занимают ценное свободное место, мешают быстрой и эффективной работе и увеличивают риск утрат действительно важных документов. Некоторые хранящиеся документы используются редко, а другие — просто не имеют никакой ценности.

И, тем не менее, они годами продолжают храниться и преумножаться в архивах организаций.

Фирма по архивированию документов — фирма «Архив Гарант»

Одна из проверенных фирм по архивированию документов — компания «Архив Гарант». Эта фирма производит всю необходимую работу, соблюдая полную конфиденциальность и правила архивации документов.

Какие документы подлежат архивированию?

В ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов. В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом. Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне.

Например, в приказе Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба.

Вот сроки хранения некоторых кадровых документов:

• трудовые договоры — 75 лет,
• личные дела сотрудников — 75 лет,
• документы о премировании — 5 лет.

В чем смысл архивирования? Дело в том, что доступ к кадровым документам актуален лишь для работающих сотрудников. После увольнения же большинство документов на сотрудника уничтожать нельзя, хотя и продолжать хранить их вместе с остальными нет смысла. Вот тут и выручает процедура архивирования и передачи документов на хранение.

Последовательность работ

Перед тем, как архивировать документы, они подлежат предварительной обработке:

• разбиваются по группам, каждой из которых присваивается свой подзаголовок и индекс;
• бумаги формируются в папки с указанием количества;
• в каждой категории делаются отметки для облегчения поиска.

Когда сделана подготовка, архивация документов проводится быстро – сотрудники находят дела по номеру и отметкам и передают на хранение. Обычно такая процедура разбивается на 1-2 дня, если сдается большой объем – составляется график:

• последовательность работ обязательно согласовывается с директором или его заместителем;
• для каждого дня делается отметка о том, какие именно бумаги будут перевозиться;
• при передаче наши сотрудники проверяют правила архивирования документов;
• при выявлении ошибок проводится редактирование и пополнение дела, на котором ставятся отметки;
• заканчивается оформление подписью актов о сдаче партии на хранение.

Обычно архивирование документов на предприятии проходит 2-3 этапа, предварительно делается ревизия, при которой учитывается наличие документов и их количество. Если нужно, эту услугу можно заказать у нас.

Основные требования к хранилищу документов

В процессе обустройства архива, необходимо учитывать ряд правил:

• допускается наличие исключительно скрытой электропроводки и герметических розеток;
• нельзя предусматривать неизолированные магистральные трубопроводы;
• комната должна отличаться стойкостью к воспламенению; необходимо предусмотреть эффективную защиту от вероятного затопления;
• нужно предусмотреть запасной выход;
• запрещается хранение каких-либо сторонних вещей, в частности продуктов питания;
• необходимо разместить достаточное количество стационарных или мобильных металлических стеллажей.

Выдвигаются конкретные требования и к стеллажам. Минимальная ширина основного и дополнительных проходов должна составлять 1,2м и 0,75м. соответственно. Нижняя полка располагается на уровне не ниже 12см. от пола. Документы упаковываются в коробках или хранятся в связках. Нельзя располагать бумаги на подоконниках и других сторонних поверхностях. Стеллажи устанавливают перпендикулярно к источникам питания и окнам. Не разрешается прилегание конструкций к стенам.

Информация об архиве документов в организации

Какие категории бумаг должны попасть в архив предприятия, организации? Сюда, как правило, передаются дела постоянного, временного (> 10 лет) хранения (включая по личному составу). Их следует не только передать, а и включить в сводную опись дел по окончании года (не позднее двух лет после их завершения делопроизводством).

Документы до 10 лет хранения (согласно п. 98 «Правил работы архивов государственных органов и иных организаций») должны быть уничтожены в установленном порядке (с составление акта).

У собственного архива, безусловно, есть свои преимущества. Бумаги всегда в шаговом доступе. Взять отсюда вы можете любую информацию в любой момент, удобный для вас.

Но на этом, пожалуй, преимущества оканчиваются. Ведь каждый процесс архивирования документов в организации представляет собой большую сложность для организации, где нет специалистов и средств содержать их.

Обеспечивает ли система электронного архива аутентичность документа?

Конечно, иначе в чем смысл? Достоверность документации обеспечивается за счет создания в электронном архиве надежной среды хранения и контроля целостности каждого документа в фоновом режиме.

Для обеспечения юридической значимости документа при сохранении его в архиве используются усовершенствованная электронная подпись и процедура «перештамповки». Электронный документ хранится в виде контейнера, который содержит: файл проверки электронной подписи и отсоединенную электронную подпись. При «перештамповке» в отсоединенную подпись добавляются архивные штампы времени, которые позволяют обеспечить проверку структуры контейнера, ссылочную целостность файлов контейнера и доказательство времени подписания документа. Процедуры «перештамповки» и проверки позволяют сохранить целостный электронный документ, который будет доступен для экспорта и передачи по требованию.

В системе электронного длительного архива валидность электронной подписи проверяется при приеме документов по настроенным процедурам и операциям, например при импорте документов из различных источников – ERP, СЭД. Как правило, для обеспечения легитимности, длительного хранения и открытия документов (даже, скажем, по прошествии 20–30 лет) используется импорт документов в PDF/A и добавляется штамп с информацией о подписи. Формат PDF/A рекомендован ВНИИДАД и является сертифицированным стандартом архивирования по ISO 19005-1:2005.

Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный

Все инновации предполагают временное терпение неудобств. Но в итоге Вы получаете новый эффективный инструмент, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивоведением, и запускаете цепочку глобальных улучшений: компания становится более современной, ускоряется клиентский сервис, повышается лояльность сотрудников и контрагентов и т. д.

Ну а самый верный и надежный способ сократить бюджет и неудобства на этапе внедрения и начала эксплуатации системы — это прийти к ЭДО еще на стадии молодой компании, при минимальных затратах и сроках внедрения.

Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — мы дадим рекомендации для вашей организации и укажем примерный бюджет внедрения системы. Посчитать точный бюджет возможно будет после предпроектного обследования — специальной процедуры, позволяющей однозначно описать состояние компании и бизнес-процессов к моменту внедрения. И эту услугу Вы тоже можете заказать у нас, без обязательства вести дальнейший проект с нами.