Приглашение на собеседование по электронной почте образец

Routes to finance

Вы передали экран телефона с летающими цветами, и теперь вы ждете, чтобы получить все важные приглашения по электронной почте, чтобы настроить свое первое интервью с настоящим живым человеком. Или вам нужно отправить электронное письмо, чтобы пригласить заявителя на собеседование. Что включено?

Зная, чего ожидать от этого приглашения, и какая информация запрашивать, если она не включена в электронную почту, может означать разницу между парусным спортом в интервью с уверенностью и спотыкаться вокруг лобби вашего потенциального работодателя, щурясь в каталогах и отбивая регистраторов.

Что приглашение на собеседование по электронной почте должно включать в себя

В идеале приглашение на собеседование по электронной почте будет включать следующее:

Позиция, на которую вы проводите собеседование. (В идеале, и вы, и человек, который связался с вами, знаете это, но хорошо знать, что вы выстроились в очередь для правильной позиции.)

Дата, время и место проведения собеседования. (Дата и время не требуют пояснений: вам нужно знать, когда их показывать, но местоположение также важно, поскольку компании часто имеют несколько филиалов или работают на нескольких этажах в одном здании.)

человек, который будет проводить собеседование. ( Будет ли он представителем отдела кадров, менеджером по найму, потенциальным членом команды или некоторой комбинацией группы?)

Что взять на собеседование. (Ваше резюме, образцы вашей работы, ссылки и т. Д.)

Контактный номер или адрес электронной почты, , если у вас есть вопросы или вам нужно перепланировать.

Что делать, если важная информация отсутствует

Ни один менеджер по найму не будет думать меньше о вас за то, что вы хотите точно знать, с кем вы будете разговаривать, например, на самом деле, спрашивая, вы считаете себя добросовестным человеком, который подготовлен и не любит тратить время людей.

Пример приглашения на приглашение для электронной почты

Ниже приведен пример приглашения по электронной почте, присланного кандидату на работу, который был выбран для собеседования «один на один».

Тема Линия сообщения электронной почты: Приглашение на собеседование

Сообщение по электронной почте:

Уважаемая Сара Поттс,

В результате вашей заявки на должность Аналитика счетов я хотел бы пригласить вас для участия в интервью 30 июня, в 9 часов утра в нашем офисе в Куинси, Массачусетс.

У вас будет интервью с менеджером отдела Эди Уилсон. Интервью продолжится около 45 минут. Пожалуйста, принесите три справки, а также копию водительских прав на собеседование.

Если дата или время собеседования неудобно, свяжитесь со мной по телефону (518-555-5555) или по электронной почте (tgunn @ randall. Com), чтобы договориться о другом назначении.

Мы с нетерпением ждем встречи с вами.

С наилучшими пожеланиями,

Томас Ганн
Административный директор
Randall & Associates
101 Beech Street
Quincy, MA 02169
518-555 -5555
Gunn @ Randall. com

Что включить в свой ответ

Прежде всего, спасибо человеку, который связался с вами для возможности. Затем подтвердите детали, изложенные в их приглашении, и уточните любые моменты путаницы.

Может показаться странным повторять дату и время собеседования в вашем ответе, но помните, что человек, пишущий вам, может одновременно организовать несколько других собеседований. Выписав это, вы не только подтверждаете, что имеете правильную информацию.

Вы даете менеджеру по найму шанс поймать себя в ошибке, если они дали вам неправильные данные.

Вот как подтвердить собеседование.

Перед началом собеседования

После того, как вы соберете свое интервью в камне, изучите его. Если у вас есть имена людей, которые будут брать у вас интервью, например, Google их заранее. Просмотрите их профили LinkedIn и другие учетные записи в социальных сетях и найдите общий язык между вами. Вы ходили в одну школу? Поддерживаете ли вы ту же спортивную команду? Сохраните эту информацию позже.

Просто помните, что существует большая разница между подключением к потенциальному коллеге и преследованием. Последнее, что вы хотите сделать, это сесть на собеседование и объявить, что вы подготовили досье по их симпатиям и антипатиям. Подготовьтесь к возможностям создания соединения, а не к перечислению вещей, которые у вас есть.

Наконец, убедитесь, что вы знаете, где вы собираетесь задолго до дня собеседования, и подумайте о том, чтобы сделать сухой пробег, чтобы убедиться, что общественная транспортная сеть / трафик / парковка не будет стоять между вами и своевременным прибытием. В день собеседования планируйте уйти много времени, чтобы быть на несколько минут раньше, чтобы вы были здоровы и собраны, а не измучены и неистово, когда встречались с интервьюерами.

Подробнее: Приглашения на собеседование | Как подготовиться к интервью | Вопросы для интервью

Успешное собеседование

И вот Вы получили письмо — приглашение на собеседование. Как же на него правильно отреагировать?

Обычно приглашение на собеседование оформляется по единому образцу. Вы можете получить его в письменном виде через почту, скорее всего электронную. Как правило, в приглашении указывается на какую именно вакансию Вас приглашают, место, дата и время проведения собеседования, контактная информация компании и сотрудника, с которым Вы можете связаться, если у Вас возникнут какие-либо вопросы. Также в приглашении на собеседовании может быть указан список документов, которые Вам необходимо взять с собой на интервью, краткая информайия о компании; иногда указывается ещё и размер заработной платы на данной позиции и перечень должностных обязанностей, входящих в компетентность должности. Грамотное приглашение на собеседование свидетельствует о высоком уровне компании.

Приглашение на собеседование. Шаблон.
Существует определённый шаблон приглашения на собеседование.

Пример 1.
Уважаемый Петренко Александр Александрович (Ваше ФИО).
Спасибо за присланное резюме на должность ***. Мы ознакомились с Вашим резюме и Ваша кандидатура нас заинтересовала. Мы приглашаем Вас на собеседование, которое состоится 10 июля в 10:00. Вас встретит менеджер отдела *** — Васильев Юрий Валериевич. С уважением, компания ***.

Пример 2.
Уважаемый Петренко Александр Александрович (Ваше ФИО). Компания «***» приглашает Вас пройти собеседование на занятие должности администратор, которое состоится 25.10.2013 в 11.00. С уважением, компания ***.

Письмо 3.
Уважаемый Петренко Александр Александрович (Ваше ФИО). Я недавно получил Ваше резюме на вакансию ***. Мы уже нашли кандидата на эту должность, но у нас есть другая свободная позиция, которая возможно Вас заинтересует. Пожалуйста, позвоните мне по телефону [номер] и мы обсудим с Вами детали. С уважением, Анасов Пётр Николаевич.

По правилам делового этикета на приглашение на собеседование Вы должны ответить. В своём письме Вы подтвердите, что приглашение на собеседование Вы получили и в назначенное время и место прибудете. Писать ответ можно в свободной форме, но в деловом стиле. Только без лишнего официоза. Тогда между Вами и потенциальным работодателем установятся простые и доверительные отношения. Будьте внимательны при написании ответа, ни в коем случае не допускайте грамматических ошибок. Ответ на приглашение на собеседование должен быть граммотным, сдержанным и лаконичным.

Не пишите много ненужной информации, Вы должны изложить свои мысли кратко и чётко. Не следует подробно описывать — насколько важна для Вас данная работа, что Вы всю жизнь мечтали работать в этой компании и т.д.. Будьте вежливыми, но не навязчивыми. Ответ на приглашение — залог Вашей безупречной репутации в будущем.

Пример ответа на приглашение на собеседование

Ваш ответ должен выглядеть примерно так:
Уважаемая компания **** (если в приглашении указывались ФИО сотрудника, который его написал, следует обратиться непосредственно к нему), Ваше письмо я получил. Благодарен за приглашение. Буду в указанное время. С уважением, (Ваши ФИО). Подпись.

Довольно часто приглашение проходит в телефонном режиме. Заранее приготовьте блокнот и ручку, чтобы записать всю полученную информацию. Обязательно выясните (если работодатель не расскажет Вам об этом, спросите его сами):
— Дата, место и время проведения собеседования;
— Какие документы необходимо взять с собой;
— Кто будет проводить собеседование.

Вопросы формулируйте граммотно, четко и понятно. Во время разговора будьте внимательными и вежливыми. И не забывйте, что этот разговор может повлиять на дальнейшее решение о приеме Вас на работу. (См. Собеседование по телефону)

Чтобы собеседование прошло успешно, необходимо тщательно к нему подготовиться (См. Подготовка к собеседованию). Заранее приготовьте одежду, которую оденете на собеседование (См. Как одеться на собеседование), подготовьте свои вопросы (См. Вопросы задаваемые работодателю на собеседовании), продумайте, что Вы будете отвечать интервьюеру (См. Часто задаваемые вопросы на собеседовании). Собеседование — ответственный этап при устройстве на работу и к нему нужно отнестись очень серьезно. Удачи!

Работодателю на заметку: Чтобы повысить эффективность поиска кандидатов, которые отвечают требованиям вакансии, обязательно разместите вакансию: разместить вакансию Киев | создать вакансию и просматривайте резюме.

Как ответить на приглашение?

Далее представлен ответ на приглашение на собеседование (образец письма):

Уважаемая Анастасия Игоревна,

Получил Ваше письмо и благодарю за приглашение.

На интервью буду в назначенное время.

15.08.2016 С уважением, Кирилл Большаков.

Можно использовать и другой вариант. Главное, – поблагодарить за приглашение, подтвердить согласие прийти на него или же отказ, указать дату и подписаться.

В какой форме отправить?

При размещении резюме у кандидата есть возможность указать предпочитаемый способ связи (телефон или электронная почта) и время, удобное для звонка.

Если он не находится в активном поиске работы и найден методом HeadHunting или Executive search, то допустимо использовать социальные сети (Facebook, LinkedIn) или коммуникаторы (Telegram, Viber).

Можно отправить приглашение в СМС по телефону, однако личный звонок или использование электронной почты предпочтительнее.

Ответ работодателю следует обязательно направить незамедлительно, это продемонстрирует вашу заинтересованность и серьезный настрой. Сообщить ответ нужно в той же форме, что получено приглашение. На сообщение по электронной почте — следует ответить электронно. Если соискатель приглашен в СМС, то в ответ также можно направить сообщение на телефон, или позвонить. При телефонном звонке нужно незамедлительно согласовать все моменты встречи — время, место, условия проведения.

Рекрутеру следует сообщить, придет ли соискатель на встречу. Если сначала вы согласились, но после обстоятельства изменились, не поленитесь и сообщите об этом работодателю. Один звонок или одно письмо создаст о вас благоприятное впечатление, а вы при этом не попадете в черный список компании.

По ссылке выше представлены образцы ответа соискателя на приглашение прийти на собеседование, рекомендуем изучить статью и не допускать распространенных ошибок соискателей при поиске работы.

Образцы письменного текста по электронной почте

Это может быть письмо на электронную почту или отклик на размещенное в Интернете резюме. Отправляя на e-mail соискателю письмо, нужно убедиться в его доставке, попросить получателя дать обратную связь на полученное предложение.

Чтобы не терять свое время, лучше дополнительно продублировать информацию по телефону. В этом случае будет уверенность в том, что кандидат на вакантную должность действительно придет на встречу.

Приглашение для человека, ищущего работы может быть таким:

Многие работные сайты предлагают соблюсти деловой этикет, используя разработанные ими шаблоны писем. В большинстве случаев они выглядят так:

Образец 1.

«Уважаемый Иван Иванович!

В настоящее время в нашей компании открыта вакансия Системного администратора. Опыт работы, описанные вами в резюме, показался нам интересным.

Для записи на собеседование, свяжитесь с нами по указанному ниже телефону».

Это удобно для работодателя, но кандидат, находящийся в активном поиске, получает десятки аналогичных писем.

Кроме того, если представить, что такое письмо получит соискатель 22 лет, не имеющий опыта работы, это покажется ему нелогичным. Он, скорее всего, сделает вывод о том, что резюме его не прочитали, сделав массовую рассылку, и оставит приглашение без ответа.

Подходите к оформлению приглашения соискателя на собеседование индивидуально.

Индивидуальный подход поможет обратить на себя его внимание.

Прежде всего, необходимо изучить резюме кандидата, и в приглашении сделать правильные акценты, влияющие на мотивацию: значимость позиции, уровень полномочий, размер дохода, расширенный соцпакет, медицинская страховка и т.д.

Образец 2.

«Иван, добрый день!

В настоявшее время в нашей компании открыта вакансия Менеджер по персоналу. Ваше резюме нам интересно, мы хотели бы пригласить вас участвовать в конкурсе на эту позицию. Подробную информацию о требованиях и условиях работы вы найдете по ссылке….

В случае вашей заинтересованности, будем рады видеть вас в офисе компании, расположенном по адресу. В случае если у вас появится вопросы, вы можете связаться с менеджером по персоналу. Хорошего дня!»

Далее следует указать телефон, имя и должность контактного лица, ссылка на официальный сайт компании.

Преимущества письменного приглашения на собеседование по электронной почте:

• экономия времени рекрутера, что ценно при массовом подборе, когда необходимо создание широкой «воронки входящих резюме»;
• возможность отправить ссылку на информацию о компании, «продать» вакансию;
• уважение к времени кандидата, который также может в момент звонка находиться на рабочем месте и не иметь средств для записи времени и места собеседования;
• возможность приложить ссылку на профессиональное тестирование;
• возможность попросить рекомендации, если кандидат не готов рассмотреть предложение сам. (Например: «В случае, если поиск работы для вас не актуален, мы будем благодарны за рекомендации специалистов из круга ваших профессиональных контактов»)

Как пригласить по телефону?

Телефонное приглашение — это способ, актуальный всегда, так как отличается надежностью. Приглашая кандидата по телефону, можно быть уверенным в том, что он услышал новую информацию, можно получить от него оперативный ответ, согласовать время собеседования.

Использование телефона предпочтительнее в случае работы с кандидатами на топовые позиции или редким специалистом. Личное внимание будет оправдано.

Кроме того, часто возникает необходимость уточнить принципиально важные моменты, и только потом принимать решение о личной встрече.

Согласуйте по телефону:

• дату и время;
• лицо для связи;
• контакты — телефон или электронную почту;
• адрес, где будет встреча;
• как и на чем добраться;
• что взять соискателю с собой.

Пример диалога при приглашении на собеседование по телефону:

Например, возможная релокация кандидата или ожидаемый уровень дохода. Сценарий такого разговора может выглядеть так:

Образец 3

«Добрый день, Иван! Меня зовут Мария, я – менеджер по персоналу компании «Европласт».

Благодарю вас за отклик на нашу вакансию.

Удобно ли вам сейчас разговаривать? Насколько актуален для вас поиск работы? Готовы ли вы рассмотреть вариант переезда в другой город?»

Еще один пример того, как можно выстроить разговор по телефону с соискателем:

Образец 4

«Здравствуйте, Ольга Владимировна! Меня зовут Наталья, я специалист по работе с персоналом компании Интерплюс.

Нас заинтересовало ваше резюме, отправленное в ответ на вакансию менеджер по продажам.Актуален вам сейчас поиск работы?

Приглашаем вас на собеседование с руководителем отдела продаж 4 сентября в 14.00. Удобно ли это время для вас?…»

В случае приглашения по телефону на собеседование дополнительно выслать контакты встречающего лица, адрес и время, допустимо с помощью СМС.

Правила этикета предполагают необходимость оговорить регламент встречи – время, которое займет собеседование.

Не стоить забывать и о документах, которые могут потребоваться, например, для оформления пропуска на территорию предприятия или подтверждения квалификации.

Акцент на конкурсный отбор необходим при любой форме приглашения. Это защитит работодателя от претензий соискателя в случае отрицательного решения по его кандидатуре.

Важно помнить, что федеральное законодательство обязывает работодателя в 7-дневнный со дня встречи оповестить кандидата о причинах отказа в приеме.

Сообщение в СМС

Приглашать соискателей с помощью СМС — не самый лучший способ взаимосвязи с кандидатом на должность.

Данный способ можно использовать в крайних случаях. Например, для уточнения информации, если вы заранее договорились о том, что дополнительные сведения будут направлены в СМС. Также такой способ можно использовать, если не получилось дозвониться до человека по телефону.

Пример сообщения о приглашении в СМС:

Цель письма

Письмо о приеме на работу не следует путать с сопроводительным письмом к резюме, в котором излагается краткая просьба рассмотреть его и связаться с его составителем. Такие бумаги тоже имеют смысл при общении с потенциальным работодателем. Однако в этой связке главным является резюме, а дополнительное письменное обращение лишь привлекает к нему внимание.

Цель письма о приеме на работу несколько иная – заинтересовать работодателя не своим резюме, а своей кандидатурой. Резюме к такому письму, как правило, тоже прилагается, однако основные и наиболее полезные сведения о соискателе руководство компании должно получить именно из сообщения. Для этого его составителю нужно максимально обобщенно рассказать о профессиональном опыте, достижениях, а главное показать, что он может сделать для процветания компании или конкретного отдела.

Однако конечная цель обоих видов писем одна и та же – получить должность в организации, к руководству которой они обращены.

Общие правила составления письма-приглашения

Письмо-приглашение составляется по общим правилам деловой переписки, с использованием канцелярского стиля речи, грамотно, без ошибок.

Как правило, приглашение от лица организации, адресованное руководителю другой организации, подписывается также руководителем.

В отношении физических лиц таких правил нет, и, например, пригласить на собеседование кандидата на должность может и руководитель подразделения, где есть вакансия.

Физические лица могут переписываться между собой и вовсе без всяких ограничений по стилю и грамотности.

Как оставаться в поле зрения

Даже если пока вас не взяли в компанию вашей мечты, стоит отслеживать вакансии в ожидании той, которая будет соответствовать вашему опыту. Либо периодически (раз в один-два месяца) напоминать о себе письмом. Но тут важно соблюдать меру.

Откликаться на все вакансии без разбора в надежде, что хоть на какую-то из них вас пригласят, — путь неверный. Компания может оценить это как неразборчивость в построении карьеры.

Сегодня взаимодействие внутри компаний (особенно больших международных структур) очень долгое: слишком много участников процесса, и часто многие находятся в разных странах. От отправки резюме до первого интервью может пройти от недели до месяца, а весь процесс переговоров с компанией может занять от полугода до года. Work.ua желает всем кандидатам терпения и успешных поисков.

По материалам: The Village