Приказ о назначении ответственного за делопроизводство Образец

Формированием и ведением документооборота обычно занимается секретарь организации. Но если секретаря в учреждении нет (или есть, но не справляется с текущими объемами), руководитель вправе вменить эти обязанности любому сотруднику. Иногда директору необходим специальный работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, если предприятие слишком большое и требует разделения документооборота по конкретным отделам.

Если вы привлекаете к работе с документами другого специалиста, обязательно оформите локальный акт. Распоряжение готовят на каждого отдельного сотрудника, которому вменяют новые обязанности.

Когда используется приказ и его форма

Иногда статус ответственного лица перед заключением трудового договора или выполнением работ лучше закрепить за работником специальным распоряжением руководителя в виде приказа. Это удобно при разрешении возможных споров, особенно в судебном порядке. Например, не будет необходимости предоставлять суду трудовой договор. В нем могут содержаться элементы служебной или коммерческой тайны.

Форма приказа о назначении ответственного лица не утверждена законодательно. Каждой организации имеет смысл разработать ее для себя самостоятельно в соответствии с законом № 402 ФЗ от 06.12.2011. Наличие шаблона позволит избежать ошибок и сократить срок подготовки документа для различных подразделений и их потребностей. Крупные организации, особенно государственные (бюджетные), разрабатывают и утверждают специальный регламент по оформлению подобных документов.

Посмотрим образец приказа о назначении ответственных лиц, приведенный ниже. В соответствии с законодательством, структура документа содержит:

• Полная материальная ответственность: перечень должностей
• Полная материальная ответственность руководителя организации
• Порядок учета материальных средств в подразделении: материальная ответственность
• Прекращение договора о полной индивидуальной материальной ответственности
• Приказ о материальной ответственности кассира
• Приказ о передаче материальных ценностей в связи с увольнением
• Приказ о привлечении к материальной ответственности (образец)

• реквизиты организации (наименование, адрес, регистрационные сведения и контакты);
• реквизиты документа (дата и регистрационный номер);
• Ф.И.О. уполномоченного лица, издающего распоряжение;
• преамбула распоряжения (цель, правовое основание со ссылкой на норму закона, например указана статья ТК РФ);
• содержательная часть документа (описание сферы и объема возлагаемой на работника ответственности);
• подпись непосредственного руководителя, осуществляющего контроль исполнения;
• подпись работника (работников), подтверждающая факт ознакомления с текстом;
• визирующая подпись руководителя организации.

Преамбула и содержательная часть документа для каждого случая будут различны. В последнее время к традиционным, привычным нам сферам ответственности (охрана труда, техника безопасности, ведение кадрового делопроизводства, обучение сотрудников и пр.) добавились:

• противодействие коррупции;
• информационная безопасность;
• цифровизация организационных и управленческих процессов;
• защита персональных данных;
• антитеррористическая безопасность;
• реализация проекта или госпрограммы.

Приказ о назначении ответственного за кадровый учет

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен. В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Журнал договоров — это учетная форма, ведущаяся делопроизводителем предприятия организации с целью внутренней регистрации и систематизации подписанных соглашений. В большинстве случаев журнал договоров ведут в электронном виде, а также с использованием специально разработанной программы, реже — вручную. Журнал составляется делопроизводителем организации самостоятельно, исходя из внутренних потребностей. Не смотря на то, что унифицированной формы журнала не существует, к его составлению все же есть некоторые общие рекомендации, состоящие в том, что в журнале должна быть отображена следующая информация:. Наиболее распространенным способом ведения журналов договоров является использование электронных таблиц Excel.

Приказ о назначении ответственного за книгу замечаний и предложений образец

В соответствии со ст. Среди таких сотрудников должно быть и лицо, ответственное за выдачу и учет путевых листов. Основным документом, подтверждающим возложенные на лицо обязанности по выдаче и учету путевых листов, как этого требует организация БДД на предприятии, является его Должностная инструкция. Должностная инструкция ответственного за выдачу и учет путевых листов на предприятии — это один из основополагающих документов по обеспечению БДД у юридического лица и индивидуального предпринимателя. Должностные обязанности ответственного за выдачу и учет путевых листов , содержащиеся в инструкции, назначаются Приказом о назначении ответственного по обеспечению безопасности дорожного движения. Основными требованиями по выдаче и учету путевых листов , отражающихся в должностной инструкции, являются:. В случае, если юридическое лицо или ИП осуществляет деятельность, связанную с перевозками пассажиров и грузов, назначение должностного лица, ответственного з а выдачу и учет путевых листов — обязательно!

Образец приказа о возможности подписания договора

Приложение 3 к Типовому положению о производственном контроле за соблюдением требований промышленной безопасности на опасных производственных объектах предприятий АО-энерго филиала РАО «ЕЭС России». Учись так, как будто тебе предстоит жить вечно; живи так, как будто тебе предстоит умереть завтра. Образцы договоров и документов. Сайт-помощник по составлению различных договоров.

Бизнес идеи. Бизнес книги. Приказ о назначении ответственного лица Образец заполнения

Приказ о переименовании должностей. Образец и бланк 2019

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления предприятия, организации , действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений. Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:. Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться.

Начальнику отдела кадров Демьяновской О. Специалисту по персоналу Паршутиной А. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой. Настоящая Антикоррупционная политика определяет задачи, основные принципы противодействия коррупции и меры предупреждения коррупционных правонарушений. Антикоррупционная политика Учреждения разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от

Образец приказа об утверждении инструкции по пожарной безопасности в редакции 2018 года

Приказ о порядке обеспечения пожарной безопасности на территории, в зданиях и сооружениях содержит общие требования к поведению персонала на рабочем месте и за его пределами. Расширенные и подробные правила раскрываются в ведомственных инструкциях. Сами эти документы правовыми актами не являются. Чтобы их сделать обязательными для исполнения, проводится утверждение отдельным приказом.

Структура документа следующая:

1. В правом верхнем углу — номер экземпляра. При необходимости прописывается гриф секретности или ограничения доступа.
2. Ниже посередине — малый герб страны.
3. Полное название организации, начиная с принадлежности к министерству.
4. Дата и номер.
5. Преамбула со ссылкой на ФЗ № 267-Ф3 от 25.11.2009 и приказ МЧС РФ № 313 от 18.06.2003.
6. Слово «Приказываю», двоеточие.
7. Утвердить и ввести в действие с такого-то числа свод инструкций о мерах ПБ на предприятии.
8. Указание ответственному за пожарную безопасность относительно хранения, учета, передачи инструкций в структурные подразделения.
9. Указания руководителям подразделений и служб относительно доведения документов до персонала и проведения инструктажей.
10. На кого возложен контроль выполнения.
11. Должность, фамилия подпись.

Приказ действует до вступления в силу нового документа.

Ответственность

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Содержание и структура приказа о назначении ответственного лица

Документ включает три блока:

• вступление или «шапка» — полное наименование и тип юрлица, место и дата составления, название и номер документа, суть и цели его подготовки;
• тело — эта часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», после которого идет перечисление пунктов акта;
• заключение — подпись, должность, фамилия и инициалы руководителя.

В тексте должно быть четко прописано, какие именно обязанности и на кого возлагаются. В акте можно также предусмотреть порядок замещения уполномоченных лиц на время их отпуска или отсутствия в связи с болезней.

Важно. Сотрудники, в отношении которых принято решение о расширении круга обязанностей, должны ознакомиться с назначением, поставив при этом на документе свою подпись и дату ознакомления.

Нюансы

В некоторых случаях получение специальной «корочки» может обойтись недёшево, например, в случае назначения ответственным за электробезопасность, за охрану труда. Поэтому стоит рассмотреть вариант с привлечением стороннего специалиста. В этом случае приказ о назначении издаваться не будет, вместо него оформляется агентский договор.

Перед изданием приказа локальным актом сначала нужно установить ответственность в компании, если этого ещё не сделано. Можно издать распоряжение об установлении или внести изменения в коллективный договор. Важно помнить, что если устанавливается ответственность лица, в чью компетенцию входит решение вопросов о социальных гарантиях или правах работников, распоряжение разрабатывается с участием профкома или представителей рабочего коллектива.