Загрузка...Процесс перехода на электронный документооборот Взгляд изнутри
Чек-лист: как выбрать идеальную систему электронного документооборота
Переход на электронный документооборот вот уже несколько лет является одной из важных задач для бизнеса, поскольку организации видят преимущества от трансформации своих рабочих процессов. На рынке сформировано большое количество решений и технологий, которые помогают компаниям реализовать принятые стратегии цифровизации, чтобы воспользоваться этими конкурентными преимуществами.
Документы — важная часть любого бизнеса. Ручные системы управления ими чаще используются, когда бизнес только-только выходит на рынок. Но по мере роста компании они могут стать очень обременительны. Это сказывается на управлении финансами организации. Так автоматизация рабочих процессов превратилась в жизненно важный инструмент, который может дать дополнительные преимущества бизнесу на любом конкурентном рынке: она повышает продуктивность и, в конечном счете, увеличивает прибыль.
Что мешало внедрению электронного документооборота счетов-фактур
В век информационных технологий бизнесу проще сделать подключение к электронному документообороту, чем содержать более затратный способ в виде бумажного. С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, упрощается поиск необходимых документов, меньше трудозатрат. Однако не все фирмы готовы довериться электронному документообороту. Несмотря на то что электронный документооборот между компаниями и государственными структурами уже существовал и до введения в него счетов-фактур, вопрос по его совершенствованию и внедрению в промышленных масштабах оставался открытым.
Компании на встречах с представителями государственных органов власти часто озвучивали недовольство недоработками системы и проблемами законодательного регулирования электронного документооборота.
Алексей Пауков, генеральный директор компании «Электронный Экспресс» (УЦ ГАРАНТ):
На наш взгляд, как доверенного оператора ЭДО, «роуминговая реформа», проведенная ФНС России, является стратегически полезной. В среднесрочной перспективе потребность в роуминге возрастет. Это произойдёт тогда, когда использование электронных счетов-фактур станет обычной практикой для любого, даже самого малого, предприятия.
Сегодня использование электронных счетов-фактур востребовано, главным образом, у крупных заказчиков, которые генерируют большие массивы похожих документов на небольшие суммы. Такие заказчики считают экономический эффект от перехода на ЭДО достаточно существенным, чтобы приложить усилия и организовать систему ЭДО для взиамодействия со своими контрагентами. Фактически это означает, что условия обмена документами во многом определяет заказчик-организатор системы ЭДО, он же и вовлекает в систему ЭДО своих многочисленных «контрагентов ближнего круга». Массовый же спрос на роуминг со стороны малого бизнеса остается делом будущего. Тем не менее, готовясь к его наступлению, «Электронный экспресс» провел необходимые технические испытания и подтвердил свою готовность к роумингу электронных счетов-фактур.
Как роуминговое взаимодействие происходит на практике. Присоединение к системе ЭДО происходит путем принятия условий организатора или оператора системы ЭДО. Свое согласие пользователь выражает, как правило, в режиме онлайн. Для придания согласию в онлайне статуса договора клиент использует сертификат ключа проверки электронной подписи. После присоединения пользователя к системе ЭДО оператор системы направляет сведения о нем как об участнике ЭДО в налоговую в соответствии с требованиями Порядка, установленного Приказом Минфина №174-н. Впоследствии пользователь подтверждает готовность к роуминговому взаимодействию с определенным оператором, происходит обмен «приглашениями к ЭДО». Оператор системы ЭДО хранит согласие на роуминг, как и регистрационные данные пользователя, подписанные электронной подписью на случай, если в будущем возникнет спорная ситуация. Сам процесс обмена документами с пользователем другого оператора ЭДО внешне не отличается от передачи документа внутри одной системы ЭДО. Согласно действующей технологии роуминга, разработанной Ассоциацией РОСЭУ, оператор определит оптимальный маршрут доставки документа. По мере движения документа формируется комплект подписанных электронной подписью квитанций-подтверждений, свидетельствующих о прохождении каждого этапа ЭДО. Таким образом, операторы совместно обеспечивают прозрачность документооборота для пользователя до его завершения.
Решение вопроса роуминга, на наш взгляд, является необходимым, но не достаточным условием активизации перехода бизнеса на электронные счета-фактуры. Нужно решать вопрос системно: «сверху» создавать мотивацию для рынка, развивать нормативно-правовую базу. «Изнутри», как практики, мы сейчас ощущаем интерес к решениям по интеграции ЭДО счетов-фактур с учетными системами. При организованной взаимосвязи работать бухгалтеру удобнее. Нам даже пришлось реализовать целый ряд интеграционных модулей с различными версиями и платформами учетных систем. Такой комплексный подход к решению вопросов бухгалтера позволяет проводить внедрение ЭДО счетов-фактур в организации дружелюбно и эффективно.
В частности, отмечали недостаточное количество реализованных форматов документов, отсутствие легкого и понятного взаимодействия с контрагентом при направлении документов, слабую информированность бизнеса, отсутствие законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы. Все эти проблемы привели к тому, что бизнес не спешит отказываться полностью от традиционного делопроизводства, а значит, развитие системы электронного документооборота двигается медленнее, чем ожидалось.
На основании предложений бизнеса Федеральная налоговая служба издала приказы, утверждающие новые форматы электронных документов. Их можно применять в хозяйственной деятельности, а также они будут приняты в налоговых инспекциях в случае необходимости их представления. Ведь основную проблему и задержку развития электронного документооборота составляет сложность представления контролерам документов, форматы которых еще не утверждены.
Так, ФНС России разработаны следующие форматы первичных учетных документов (распоряжение ФНС России от 30.06.2014 № 99@):
- формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
- формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
- формат счета-фактуры и формат представления документа о передаче (сдаче) товаров (работ, услуг, имущественных прав), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме (приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@).
Шаг 2. Оценка рисков перевода документов в КЭДО
После описания процессов каждый кадровый документ необходимо оценить на предмет возможности перевода в КЭДО. Такой анализ или внутренний аудит позволит отказаться от избыточных и дублирующих документов. Дополнительно на этом шаге на основании анализа трудового законодательства, нормативно-правовой базы и судебной практики рекомендуется проанализировать каждый документ на предмет допустимости и уровня риска перевода в электронный вид.
Параметры для оценки рисков перевода кадровых документов в электронный вид:
- Законодательно перевод в электронную форму
- Разрешен
- Точно не указано
- Запрещен
- Законодательное требование к ознакомлению с документом под подпись
- Нет, не указано
- Прямо не указано
- Да, требуется
- Требования к срокам хранения
- Менее 10 лет
- Более 10 лет
- Постоянно
- Требования к подписи:
- Простая электронная подпись
- Неквалифицированная электронная подпись
- Квалифицированная электронная подпись или собственноручная
- Судебная практика
- Положительная для работодателя
- Есть как положительная, так и негативная
- Судебная практика отсутствует
- Требование предоставлять документ в сторонние организации
- Отсутствует
- Предоставляется в электронном виде
- Предоставляется в бумажном виде
Соотнесите каждый кадровый документ с описанными параметрами, чтобы оценить возможность и риск его переноса в электронный вид.
Платформы систем электронного документооборота: синхронизация данных
Существуют десятки ЭДО-решений от различных провайдеров. В их числе — «Калуга Астрал», «Контур.Диадок», ЭДО СБИС от компании Тензор, Такском, Edisoft, 1С-ЭДО, ИнфоТеКС, СФЕРА EDI, Synerdocs. Подключение ЭДО-решений происходит быстро: регистрация занимает пару минут, затем в течение пары дней после удаленного заказа доставляется ключ — электронно-цифровая подпись для утверждения документов. При этом многие провайдеры предлагают длительный стартовый период — порядка 50 бесплатных обменов документами (что у небольшой компании может занять несколько месяцев).
Главная проблема ЭДО — это взаимодействие различных платформ систем электронного документооборота. Некоторые провайдеры предлагают роуминг с другими решениями. Однако, чаще всего оптовая компания вынуждена выбирать платформу для обмена юридически значимыми документами исходя из выбора, который уже сделали ее поставщики и закупщики. В переходный период, естественно, возникает путаница, а с частью партнеров и клиентов приходится продолжать сотрудничество в бумажном виде.
С другой стороны, проблема синхронизации платформ систем электронного документооборота не столь серьезна, как кажется на первый взгляд. Ведь товарно-транспортные накладные и счета-фактуры подписываются в бумажном виде — при доставке и получении товаров представителями поставщика и закупщика. Эти же документы при необходимости используются в суде. Остается лишь потребность в быстром согласовании и обмене документами, сопровождающими сделку на этапе ее заключения.
Упростить и автоматизировать бизнес-процессы по согласованию, подписанию и обмену документами призван специальный модуль таких решений, как AGORA, синхронизирующий данные от различных ЭДО-провайдеров благодаря интеграции с этими платформами. Договора и приложения к ним со спецификацией, счета-фактуры или универсальные передаточные документы (УПД) подписываются поставщиком и заказчиком товаров или услуг внутри системы AGORA. Сам документ хранится на стороне провайдеров ЭДО, с которыми интегрирована платформа AGORA, и пересылается получателям в той ЭДО-системе, к которой они подключены.
Платформа AGORA — это удобные модули для работы любой компании. Решения, предназначенные для оптимизации, автоматизации и ускорения бизнес-процессов за счет продуманных алгоритмов, учитывающих не только настоящие проблемы и потребности предприятий, но и актуальные реалии российского рынка. Поэтому работа с AGORA — это возможность оптимизировать работу вашей компании, одновременно минуя грабли, на которые уже наступили ваши конкуренты.
Понравилась статья?
Подпишитесь на бесплатную рассылку новостей!
