Штатное расписание утверждается каждый год или нет?

Подробные разъяснения по сути составления штатного расписания, его целевого предназначения, формы и способов ведения прописаны в Трудовом кодексе РФ, в частности, 57 статье.

В рамках данного документа указано, что должность сотрудника или его профессия в аспекте конкретного профессионального показателя в двустороннем соглашении о труде и штатном расписании должны быть абсолютно одинаковыми.

Аналогичные правила и требования отражены в Письме Роструда, рекомендованном к применению с 2014 года. В нем указано, что расписание следует составлять с периодичностью, определяемой потребностью конкретной организации.

Штатное расписание: когда составляется и утверждается

При создании любой фирмы или предприятия первоначально собственник или руководитель разрабатывает предполагаемую структуру штата. После того, как станут известны примерные объемы выполняемых каждой единицей наемного персонала работ, можно приступать к составлению штатного расписания.

Этот документ разрабатывается в табличной форме и включает в себя сведения о:

• структурных подразделениях;
• количестве однотипных должностей;
• оплате труда, в том числе различных надбавках.

Например, при создании фирмы уже известно кто будет выполнять обязанности главного бухгалтера, директора и маркетолога. Но для нормального функционирования компании необходимо в короткие сроки нанять несколько менеджеров, секретаря и администратора. В составляемое штатное расписание необходимо включить все эти должности, а в примечании указать какие из них являются вакантными и примерную дату найма специалиста.

Единого образца документа нет, но за основу можно взять форму Т-З, которую разработало статистическое ведомство. В нее можно включать дополнительные графы и разделы, необходимые для полноценного описания штата фирмы и нюансов формирования фонда оплаты труда.

Разработку и заполнение расписания может выполнить любой сотрудник, которому поручается кадровая работа в компании.

Составить документ могут:

• кадровая служба;
• бухгалтерия;
• специалист по работе с персоналом;
• юрист;
• руководитель фирмы.

Перед тем, как утвердить штатное расписание, его проверяют и подписывают руководители кадрового и бухгалтерского подразделений. Если у них не возникает замечаний и документ соответствует действительности, то необходимо подготовить приказ для утверждения штатного расписания.

Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории

Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания снят флаг «Ведется история изменений штатного расписания».

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники «Подразделения» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» –«Подразделения») и «Должности» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Должности»).

Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике «Штатное расписание».

Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку «Создать», в результате откроется форма для описания позиции штатного расписания.

Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг «Закрыта и больше не используется»). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике «Штатное расписание» войти в каждую позицию, в поле «Позиция утверждена» установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание согласно приказу об утверждении штатного расписания.

Периодичность составления штатного расписания

Как часто нужно составлять новое штатное расписание? На этот вопрос тоже четкого ответа нет. Но в данной ситуации стоит руководствоваться логикой: раз штатное расписание является плановым документом, то составлять его целесообразно на один календарный год или полугодие. Это позволит при необходимости регулировать численность персонала организации и его качественный состав. Но, вместе с тем, можно утвердить штатное расписание и на несколько лет (если в организации нет необходимости во введении новых должностей).

Руководство компании может самостоятельно вносить изменения в штатное расписание и, соответственно, согласовывать его без уведомления и получения согласия учредителей, если в Уставе компании данный момент не отмечен как обязательный.

Данное положение регулируется статьей ТК под номером 22, где говорится, что работодатель имеет право принимать самостоятельно, без дополнительного согласования с учредителем, локальные акты.

На самом штатном табеле в обязательном порядке должны присутствовать подписи главного бухгалтера и непосредственного начальника кадровой службы.

Подпись генерального директора заменяется оттиском печати, которая ставится на графу «Утверждено» поверх даты вступления утверждающего приказа в силу.

Если штатное расписание занимает более чем один лист, подписи могут ставиться как на каждой странице, так и только на последней — четкого руководства по данной процедуре нет.

О функциях штатного расписания читайте в нашей статье.

Итоги

Процедура утверждения штатного расписания будет включать в себя следующие обязательные этапы:

1. Составление самого штатного расписания. В соответствии с установленными требованиями, ни один из пунктов данного документа не должен противоречить существующим нормам и правилам.
2. Проверка приказа уполномоченным лицом и его передача на рассмотрение профсоюзному органу, если таковой имеется в организации. В случае наличия у представителей данного органа каких-либо возражений, они всегда смогут зафиксировать их в письменной форме и передать работодателю.
3. Формирование приказа об утверждении штатного расписания. Приказ также может быть составлен в соответствии с официально принятой формой для данного документа. В состав приказа обязательно должна быть включена информация относительно утверждаемого расписания, а именно – его регистрационный номер и дата составления.

После выполнения всех вышеуказанных этапов с содержанием приказа знакомят всех членов коллектива под личную подпись каждого из них.

Порядок оформления

При первой попытке самостоятельно составить примерную структуру документа сразу же возникает вопрос, предусмотрена ли какая-то типовая форма для оформления штатного расписания и какой номер она имеет? На данный момент для штатного расписания используется унифицированная форма Т-3, она рекомендуется для всех организаций. На это есть несколько причин, одна из которых это упростить работу кадровой службы и свести к единому виду основные документы на предприятии. Однако на тему этого документа было много споров.

В январе 2013 года письмо Роструда разрешило предприятиям самостоятельно разрабатывать форму штатного расписания, но в приоритете осталась форма Т-3, утвержденная много лет назад, еще в 2004 году. Сегодня в интернете можно найти множество инструкций по заполнению документов, также подобные ресурсы предоставляют возможность скачать бланк. Таким образом, даже человек с небольшим опытом сможет легко оформить и заполнить штатное расписание.

Содержание

Типовое штатное расписание по форме Т-3 представляет собой таблицу, которая состоит из 10 пунктов:

• Наименование структурного подразделения. Это может быть филиал, цех или отдел, в зависимости от того, насколько велика фирма.
• Код подразделения. Часто эту графу не заполняют, однако для крупных предприятий это актуально. Присваивается по тому же принципу, что и структурное подразделение. Каждому отделу свой код (01, 02 и т.д.)
• Должность или специальность. При необходимости указывается также категория и разряд. Всю информацию нужно указывать без сокращений в именительном падеже.
• Количество штатных единиц. Здесь указывается требуемое количество ставок на определенную должность. При этом не обязательно указывать целую ставку, можно указать 0,5 ставки, это будет значить, что количество часов у сотрудника будет сокращенно вдвое. Также на предприятии могут быть заняты не все ставки, а какие-то оставаться свободными.
• Оклад или тарифная ставка. В данном пункте может быть указанна конкретная сумма, так и значение от минимального до максимального по данной должности. Можно указать, что оплата по этой специальности сдельная, но должна присутствовать ссылка на положение по оплате труда.
• Надбавка. Данной категории отводится сразу 3 пункта (6, 7, 8). Надбавки могут быть за работу в ночное время, в выходные, уборку санузлов, северные и прочие доплаты. Те, которые присутствуют в данной организации указываются в перечисленных колонках.
• Всего в месяц. Здесь проставляется итоговая сумма по штатным единицам за месяц. Если в предшествующих колонках сумма указывается за разный промежуток времени (день, час), то ставится оклад или прочерк.
• Примечание. Здесь идет ссылка на локальный акт, который регламентирует оплату труда или минимальную сумму, которую получит штатная единица за месяц.

• Скачать шаблон штатного расписания
• Скачать образец штатного расписания

Как внести изменения?

На предприятии в любой момент может что-то измениться, поэтому информация в штатном расписании периодически может актуализироваться. Чаще всего может меняться:

• Наименование структурного подразделения.
• Должность, которая указана в расписании.
• Количество штатных единиц.
• Надбавки и ставки.

Даже если изменения незначительны, они сразу должны отразиться в штатном расписании. Это делается с помощью приказа, который подписывают ответственные лица и руководитель.

Также одна из причин изменения в расписании – сокращение на предприятии. В этом случае из штатного расписания необходимо убрать вакантные штатные единицы, также делается приказ о сокращении численности сотрудников. Бывают случаи, когда ставку нужно заменить другой. Например, на предприятии есть ставка маляра, но сейчас нет в нем необходимости, зато нужна ставка дворника.

Правильно внести изменения через приказ, который содержит несколько пунктов.

1. Исключаем ставку маляра.
2. Вводим ставку дворника.

Далее этот приказ заверяется, и вносятся изменения в расписание.

Из вышеперечисленного стало ясно, насколько полезным инструментом является штатное расписание. Оно помогает облегчить работу бухгалтера и делопроизводителя, а также лучше просчитать затраты и определить потребность предприятия в кадрах. Главное, чтобы в нем отражалась только актуальная информация.