Что выбрать бумажную или электронную трудовую книжку

Чем удобна электронная трудовая книжка

ФОТО: ТИМУР ХАНОВ / ПГ

Из 58,1 миллиона официально трудоустроенных россиян более 34,8 миллиона не стали переходить на электронный формат трудовой книжки и продолжат вести её в бумажном виде. Этим Минтруд объяснил появление проекта приказа «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», размещённого на федеральном портале проектов нормативных правовых актов. «Парламентская газета» выясняла, почему большинство людей сохранили верность традиционному варианту трудовой, а также рассказывает о реальных плюсах и минусах электронного документа.

Стереотипы и консервативный подход

С 1 января 2020 года вступил в силу закон о ведении в России электронных трудовых книжек, в соответствии с которым работодатели вносят в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде.

До 31 декабря включительно россияне могли выбрать, в каком формате они хотят видеть свою трудовую книжку. Работникам, которые решили перейти на электронные носители, начальство должно выдать бумажные трудовые на руки, освобождаясь тем самым от ответственности за их ведение и хранение. При этом выданная бумажная книжка сохраняет свою силу и её можно продолжать использовать наравне с цифровой.

Судя по данным Минтруда, большинство россиян предпочли не переходить на электронные документы. В пояснении к проекту приказа сказано, что, по информации ПФР на 29 декабря 2020 года, из 58 122 955 застрахованных лиц 34 881 002 человека решили вести трудовую в бумажном виде и только 5 168 011 трудящихся захотели пользоваться электронным форматом.

По мнению председателя Комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослава Нилова, в основном это связано с недоверием россиян к надёжности цифровых систем ПФР. Однако, по словам депутата, пока серьёзных сбоев, связанных с потерей данных из этих систем, не было.

«Особенно такое недоверие присутствует у тех людей, которые столкнулись с ситуацией, когда после развала Советского Союза невозможно было подтвердить трудовой стаж советского периода, у них не принимали трудовые книжки в связи с тем, что уже была Россия, а на документах стояли печати СССР, — сказал Нилов «Парламентской газете». — Ещё бывали случаи, когда сгорали целые отделы кадров вместе с книжками. Из-за этого сформировались страхи, что данные могут потеряться. Поэтому люди для контроля, для самоуспокоения предпочитают оставлять бумажные носители. Здесь же играют роль стереотипы, консервативный подход, связанный с нежеланием отказываться от чего-то традиционного и переходить к прогрессивному».

Парламентарий признался, что и сам решил остаться с бумажной трудовой книжкой. «Хотя я прекрасно понимаю, что за «цифрой» будущее, тем не менее принял для себя такое решение, — отметил Нилов. — Со временем посмотрю, если бумажный вариант мне будет не нужен, я от него откажусь. Но пока я его сохранил, зная при этом, что с прошлого года все мои сведения параллельно фиксируются в электронном виде».

Преимущества и недостатки виртуальной книжки

Председатель Комитета Совета Федерации по социальной политике Инна Святенко считает, что преимущества электронных трудовых скоро будут весомее привычки иметь бумажный вариант документа.

Например, несомненный плюс — быстрый доступ к информации: человек в любое время может посмотреть, какие сведения о нём начальство передало в Пенсионный фонд. А заглянуть в бумажную трудовую не так просто, так как она хранится у работодателя. И чтобы получить из неё выписку или сделать копию, надо написать заявление в отделе кадров и ждать до трёх рабочих дней.

Ещё благодаря цифровой книжке станет проще дистанционно оформлять пенсии, так как ПФР сможет проводить эту операцию по данным лицевого счёта без дополнительных документов. Проще будет и получить соцвыплаты, потому что госорганы получат данные о трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия.

Кроме того, электронный носитель даёт дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Для этого можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-ПФР или СТД-Р как подтверждение стажа.

Но есть и минусы цифровой книжки. А также недоверие к надёжности информационных систем ПФР. Хотя само ведомство утверждает обратное, полностью исключать риск утраты данных из них всё же нельзя. А если оставить бумажную книжку, то это даёт дополнительную гарантию сохранения сведений. Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Кроме того, в электронную книжку не вносится информация о награждениях. Это несколько затрудняет работникам с большим стажем возможность получить звание ветерана труда, ведь для этого нужны сведения о государственных или ведомственных наградах. В бумажном носителе это указывается. Поскольку в электронной трудовой их нет, людям придётся подтверждать наличие наград другими документами, например выписками из приказов, самими грамотами. Помимо этого, в виртуальной трудовой не будет сведений, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, о том, что сотрудник был принят на работу вахтовым методом.

Где получить выписку

Россияне, которые не написали заявление начальству о выборе формата трудовой книжки до 31 декабря 2020 года, вправе это сделать в любое время. Но у людей, которые с 1 января 2021 года только начинают свой трудовой путь, сведения о периодах работы будут вестись исключительно в электронном виде без оформления бумажного носителя.

Читайте также:

При этом, как напомнила Инна Святенко, такие люди всегда могут взять выписку из книжки и иметь её на руках.

«А основной документ всегда будет в цифровом виде и не сможет быть утерян при переходе с одной работы на другую», — добавила сенатор.

Выписку, то есть информацию из электронной трудовой, можно получить в цифровом виде. Проще всего это сделать через сайт ПФР или портал госуслуг в личном кабинете. Электронная выписка заверяется электронной цифровой подписью и представляет собой официальный документ, который можно показывать в любой организации по месту требования.

Бумажную выписку, кроме ПФР, предоставляют ещё в многофункциональных центрах. В обоих форматах может выдать копию трудовой и работодатель, однако в этом случае документ будет включать сведения, которые касаются работы только у него самого.

Что такое переход на электронные трудовые книжки

Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п. Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока. Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.

Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.

То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.

Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.

Зависит от того, какой вариант вы предпочли изначально. Если решите сохранить бумажную трудовую, то впоследствии сможете от нее отказаться и перейти на электронную. А вот если вы в этом году выберете электронную, вернуться обратно к бумажному варианту уже получится.

Если вы имеете трудовой стаж, но в данный момент не работаете, то сможете выбрать способ ведения трудовой книжки, оформляясь на новую работу. Это можно будет сделать даже если ваше трудоустройство состоится после 31 декабря 2020 года.

Если вы находитесь в декретном отпуске, на длительном больничном или долгое время не работаете по другой уважительной причине, то сможете выбрать способ ведения книжки, как только вернетесь на работу.

Недостатки электронных трудовых для работников

Рассуждая на тему, какая трудовая книжка — электронная или бумажная — лучше для работника, следует коснуться и недостатков новой формы хранения сведений о работниках. Они не столь существенны, но все же есть:

Психологическая сложность ухода от бумажной формы

Этому особенно подвержены лица старшего возраста, привыкшие к тому, что документ должен быть осязаем. В то же время опыт перехода от бумажных свидетельств на недвижимость к обычным выпискам из ЕГРН, а также от свидетельств о регистрации юрлица и индивидуального предпринимателя к выпискам из ЕГРИП и ЕГРЮЛ показывает, что привыкание к новым формам происходит достаточно быстро.

Боязнь, что все данные пропадут из базы

Этот минус тоже из числа психологических. Но такой страх вполне реален: вдруг все данные из базы пропадут, исчезнут, сотрутся или станут достоянием широкого круга лиц? Однако государство обещает и гарантирует высокий уровень безопасности и сохранности данных в информационной системе ПФР.

Таким образом, работникам электронные трудовые книжки несут больше преимуществ, чем недостатков. Кроме того, они вправе продолжить пользоваться обычной трудовой книжкой, в то время как работодатели все равно будут обязаны вносить все данные в электронную базу, то есть дублировать их.

Надо, но можно и не

До конца октября работодатели должны были уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях и необходимости сделать выбор. Заявление о выборе трудовой подается работником после выдачи работодателем уведомления. Заявление должно быть письменным, но в произвольной форме, указал ПФ.

При этом в отношении работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Работодатель не вправе насильно заставить работника отказаться от бумажной трудовой. Как разъяснял Роструд, на подобные нарушения можно пожаловаться в трудинспекцию, комиссию по трудовым спорам (при ее наличии в организации), прокуратуру и суд.

Разрешите доложить

Как будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны? В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.

Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне. Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений. И в ближайшее время он предложит, что с ними делать. Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, — все делается в общем порядке.

Принять решение

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку был добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане могли в течение года самостоятельно выбрать варианты: продолжать использовать бумажную версию или перейти на электронную. И если вы этого еще не сделали, напомните своему бухгалтеру или кадровику, что хотите написать заявление и определиться. У вас осталось три недели!

Те, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора будут лишены, им положена только электронная трудовая книжка.

Бухгалтер Ольга Астафьева комментирует:

— Те, кто выбрал электронную трудовую книжку, должны получить бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью в ней о сделанном выборе. Очень важно сохранять бумажную книжку, не терять ее, так как она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения, начиная с 2020 года.

— А если сотрудник оставляет бумажную трудовую книжку?

— При сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель вместе с электронной книжкой продолжает вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажную. Право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Вы вправе в любой момент подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, а вот обратный переход невозможен.

— Где можно будет получить сведения об электронной книжке?

— Естественно, у последнего работодателя, а также в клиентской службе Пенсионного фонда России (ПФР), МФЦ и в личном кабинете на сайтах ПФР, Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ).

— Ольга, а ваше мнение, стоит ли переходить на электронную версию трудовой книжки?

— Я оставила бумажную трудовую книжку. И на конференциях, где бухгалтеров и кадровиков знакомили с условиями перехода на электронный оборот документов, все весьма сдержанно и осторожно относились к этому нововведению. В приватных беседах нам советовали оставить бумажные трудовые книжки. Почему? Система новая, необкатанная. Как и у любой системы, у базы данных о трудовой деятельности граждан могут быть сбои. Никто не исключает риска утери данных или хакерских атак на сервер.

Если сотрудник обнаружит у себя в трудовой книжке ошибочную запись, то единственный способ ее удалить — обратиться лично в компанию, внесшую эту запись. Но в случае, если сотрудник не имеет представления о том, что за предприятие ее внесло, могут возникнуть проблемы с идентификацией и поиском организации. Если вдруг будут допущены ошибки в написании фамилии или названии компании, как система будет вести поиск? Не потеряется ли человек в информационном пространстве?

Записи в электронной трудовой книжке отражаются только с 2020 года. Если сотрудник, выбрав электронную трудовую книжку, потеряет бумажную, то восстанавливать бумажный вариант будет очень трудно, почти невозможно. Вопросов пока много, советую выждать, посмотреть, как будет работать система, тем более что вы в любой момент сможете перейти на электронную версию.

Кстати, в июле Всероссийский центр изучения общественного мнения (ВЦИОМ) провел опрос «Согласны ли вы перейти на электронную трудовую книжку»? Только 30% россиян были согласны перейти. Оставить себе бумажную трудовую книжку предпочли бы 63% опрошенных граждан. Остальные 7% ответили, что уже завели себе электронный документ. К декабрю тех, кто предпочел выбрать электронную трудовую книжку, стало 14%.