Деловая поездка руководителя как все организовать?

Как правильно организовать деловую поездку

Расходы на деловые поездки в крупных корпорациях достигают миллионов долларов. Но и в небольших компаниях они весьма ощутимы. Корпоративные агентства, специализирующиеся на организации бизнес-путешествий, утверждают, что могут значительно сократить командировочные расходы своих клиентов, оптимизировав их travel-политику.

В представлении обывателя нет никакой разницы между корпоративными travel-агентствами и туристическими компаниями. Ведь на первый взгляд они занимаются одним и тем же: выписывают билеты, бронируют гостиницы, оформляют визы. Но на самом деле речь и в этом случае идет о принципиально разных бизнесах.

Цели туристических и деловых поездок различаются принципиально. Индивидуальный клиент рассуждает в категориях «красиво — некрасиво», ему важно знать, что он увидит в Таиланде и что на Кипре. Но если директор представительства едет в Нью-Йорк на встречу с главой компании, ему не нужны опции, потому что в этой ситуации совершенно неважно, красиво там или нет.

Туристические поездки совершаются хаотично: съездив один раз в Грецию, в следующий отпуск человек, скорее всего, выберет уже Египет или Испанию. В отличие от индивидуального путешественника, у корпоративного клиента существует определенная travel-политика — свод правил по организации деловых поездок персонала. А именно: как должны быть забронированы авиабилеты и гостиницы, кто должен авторизовывать бронирование, каким классом могут летать сотрудники, в каких номерах останавливаться и ряд других требований. Заключая договор с клиентом, travel-агентство берет на себя ответственность за соблюдение существующих в компании регламентов. Подобный контроль исключает ситуацию, когда некий Иванов заказывает себе билеты на Канары, бронирует номер в пятизвездочном отеле на целую неделю, а потом вдруг выясняется, что ездил он туда исключительно в личных целях.

Вторая часть услуг, которую предоставляет агентство своим клиентам, — анализ поездок. Клиент получает подробные отчеты, содержащие информацию о том, кто и куда летает, по каким ценам приобретаются авиабилеты, в каких гостиницах люди проживают. Можно увидеть, например, что компания тратит на поездки в Париж ежегодно полмиллиона долларов. При этом все летают как хотят — то одной авиакомпанией, то другой. Заключив же трехсторонний договор с «Аэрофлотом» или Air France на корпоративное обслуживание, авиакомпании при таких бюджетах могут предоставить скидки до 20 процентов.

Возникают и другие ситуации. Допустим, человек покупал билеты за 1000 долларов, в то время как можно было и за 800, нисколько не ухудшая при этом качество поездки — только за счет изменения времени вылета или приобретения билета с фиксированной датой вместо открытой (часто это непринципиально). Каждый раз агентство может предлагать компании свое решение, хотя, безусловно, если клиент настаивает на собственном варианте, а сумма не превышает предусмотренный tгаvеl-политикой бюджет, никто возражать ему не будет.

Не исключено, что компания вообще сократит количество командировок, сопоставив свои расходы с результативностью поездок. Но в любом случае клиент получает от агентства общую картину, которую ему никто больше не предоставит. Теоретически компании могут это делать и сами. Но опять же речь идет об отдельной работе, для выполнения которой, возможно, придется нанять дополнительного сотрудника.

Зачастую к компаний, расходующих на командировки сотни тысяч или даже миллионы долларов в год, изначально нет никакой tгаvеl-политики. Часто, вернувшись из командировок, сотрудники идут к своему начальнику, подписывают у него документы, вкладывают их в папочку и убирают на полку. Но таким образом создается только иллюзия контроля, потому что, если эти бумажки не проанализировать, невозможно сделать выводы.

Читайте также

Престиж или выгода?

Крупные западные компании работают по четким корпоративным стандартам, которые очень подробно оговариваются в договоре с travel-агентом. Например, у кого-то в приоритете гостиницы Marriott. Соответственно сотрудники этой компании должны заселяться во всех странах прежде всего в Marriott. Нравится ли эта гостиница самому сотруднику, в данном случае совершенно неважно. Дело в том, что, если компания приносит Marriott ежегодно миллион долларов, она может рассчитывать на значительные скидки. На гостиницах корпоративный клиент может сэкономить до 50 процентов бюджета, но опять же многое зависит от конкретной ситуации — от города, сезона, самой гостиницы.

В российских компаниях стандарты чаще всего не прописаны, поэтому решения принимает сам сотрудник, оперируя категориями «хочу — не хочу» или «нравится — не нравится». В результате, если в течение года в командировки по 4-5 раз выезжают 200 человек, проконтролировать, кто и где останавливался, сколько израсходовал денег, не превысил ли бюджет, достаточно сложно.

Любопытно, что обывательское восприятие цены на рынке business travel не работает. В отличие от разовых туристических путешествий корпоративному клиенту важнее знать не стоимость каждой командировки, а среднюю цену поездки. Для компании принципиально обладать информацией, сколько денег в целом уходит на все поездки всех сотрудников. При этом не смертельно, даже если кто-либо из сотрудников пару раз переплачивал за билеты. Принципиален другой момент: годовой бюджет составлял один миллион долларов, а компания уложилась в 800 тысяч. Исходя из этого при заключении контрактов с travel-агентствами они ориентируются не на бренд, а на реальные возможности компании, платят исключительно за функционал.

Travel по-русски

Индустрия бизнес-путешествий развивалась в России параллельно с приходом на наш рынок крупных западных компаний. Они буквально заставляли работать обслуживающие их travel-агентства по привычным для них стандартам. Что касается туризма, то он формировался совсем по-другому принципу: россияне, которых туроператоры вдруг стали вывозить за границу, представления не имели о том, что такое сервис. Соответственно и требовать ничего не могли. Этим во многом и объясняется, что сегодня в корпоративных агентствах выше и стандарты обслуживания.

Читайте также

Компания, специализирующаяся на business travel, решает абсолютно все вопросы клиента, относящиеся к организации деловых поездок. И в этом состоит ключевое отличие корпоративного агентства от туроператора. При этом речь идет как об индивидуальных командировках по России или за границу, так и поездках, относящихся к категории MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events), — на переговоры, конференции и симпозиумы, корпоративные мероприятия. Классический пример — выездные поощрительные мероприятия для персонала.
Туроператоры не возят обычно группы из 200 или 300 человек. В лучшем случае работают с чартером, причем обеспечивают весьма лимитированную часть поездок: в основном только визы и гостиницы. Помимо базовых услуг MICE включает и креативную составляющую, которая касается организации самого мероприятия. Корпоративное агентство сопровождает своих клиентов на протяжении всей поездки через своих зарубежных партнеров, так называемых Destination Management Companies (DMC) — компаний-посредников, занимающихся оказанием MICE-услуг на местах.

На Западе туроператоры не работают как travel-агенты, а корпоративные агентства никогда не занимаются отдыхом. Есть компании, которые специализируются только на Incentives — мероприятиях для больших групп людей. Точно так же в иностранных компаниях работа и отдых разделяются достаточно четко. Проблем при идентификации поездки, как правило, не возникает. Критерий прост: если платит компания, значит, речь идет о деловом путешествии. Часто Incentives тоже предполагает развлечения, но они преследуют всегда мотивационные цели. Соответственно мероприятия оплачивает компания, а их организацией занимаются не туристическое, а корпоративное агентство в соответствии с travel-политикой клиента. Так, если лимит на гостиницы 200 долларов в сутки, то люди не могут жить в номерах за 300. То есть на массовые поощрительные поездки распространяются те же правила, что и на индивидуальные командировки.

Российские клиенты обычно не понимают, почему в рамках командировки на международный конгресс travel-агент не может организовать им заодно еще и отдых на Лазурном берегу. Или, например, президент компании может сказать своим топ-менеджерам: «Через две недели едем кататься на лыжах». И хочет человек, не хочет — собирает вещи и едет. Причем в каких-то случаях все расходы несет компания, в других — поездки частично оплачивают сами сотрудники. Коллективный выезд «начальства» — достаточно распространенное явление в российском бизнесе. Более того, часто люди берут с собой жен и детей, а корпоративному агентству приходится организовывать для них дополнительно шопинги или какие-то другие развлечения.

Понятно, что лидеры рынка business travel предпочитают работать с западными клиентами, и не только из материальных соображений. Просто с ними работать проще: не нужно объяснять, почему компании выгодно работать с корпоративным агентством, а не с каким-то другим. В свою очередь и они выбирают из 10-15 агентств-лидеров и тоже не разговаривают с кем-то другим. Или же вообще сокращают список до 5-6 самых крупных — тех, кто участвует в их тендерах.
Во многих российских компаниях работают в штате профессиональные юристы, хотя в принципе любой человек может разобраться в законах или понять, что написано в договоре. Но считается, что это очень сложно. Организацией же деловых поездок большинство фирм по-прежнему занимается самостоятельно. Считается, что это просто. Между тем в базовый курс по бронированию гостиниц в тревел-компаниях длится не один десяток часов. Чтобы вникнуть, как этот бизнес работает, потребуется еще как минимум год. Но когда человек всего этого не знает, ему кажется, что достаточно взять трубку и позвонить. Как многие, впрочем, чаще всего и поступают. Однако, ситуация меняется.

Сегодня многие крупные российские компании строят региональные сети, открывают филиалы, работают с дилерами по всей стране. Существенно возрастает и объем деловых поездок. Со временем компании начинают понимать, что делегировать функции по их организации профессионалам не только удобно, но и дешевле. Бывают и другие случаи. Например, берет компания на работу офис-менеджера, который пять лет до этого проработал в Coca-Cola. Стоит ли удивляться, если очень скоро и деловые поездки сотрудников этой компании будут организованы примерно так же, как в Coca-Cola. Российские клиенты сейчас только учатся, пробуют что-то сначала у компаний по управлению поездками, потом у туроператоров. И возвращаются к первым.

Командировка для руководителя компании

В зависимости от того является ли руководитель компании генеральным директором, её учредителем или соучредителем — его действия регулируются не только трудовым, но и гражданским кодексом.

Согласно статье 166 Трудового Кодекса Российской Федерации, в командировку может быть направлен только сотрудник организации. Генеральный директор, независимо от того, является ли он учредителем, всегда включен в штат организации, поэтому его можно направить в служебную поездку, как и любого другого рядового сотрудника.

А вот для того, чтобы в служебную командировку можно было направить учредителя или соучредителя организации с оплатой суточных, транспорта и проживания, необходимо оформить его в штат или же заключить с ним гражданско-правовой договор подряда.

Забронируй авиабилет

Похожие новости

SkyUp 3.0. Тезисы выступления Дарьи Алексеенко на Авиафоруме-2021

Миссия авиакомпании SkyUp – открывать и делать доступными путешествия для украинцев и открывать Украину для мира.
Из трех лет работы компании полтора года пришлось на период пандемии, поэтому авиакомпания выбрала стратегию динамического развития

Казахстан – девятая по территории страна в мире, степной народ и молодое государство

Когда растёшь, глядя на бескрайнюю степь – масштабы мышления выходят за рамки. Казахи не стали мелочиться и построили себе абсолютно новую столице посреди степи. Масштабы города поражают. Сами казахи называют Нур-Султан казахской версией Дубаи. В строительстве города принимали участие ведущие мировые архитекторы. Тут нет исторических памятников архитектуры, но много мест, привлекательных для туристов: Музей энергии будущего «Нур Элем» — это 8-ми этажное строение сферической формы, где каждый этаж рассказывает про свой вид энергии – космоса, солнца, биомасс, ветра, воды и кинетическую энергию. Будет интересен и детям и взрослым. Танцующий робот, стеклянный мост (действительно стеклянный, а не как у нас мост Кличка ), воздушный фонтан — все это вы сможете увидеть в этом музее. Музей энергии будущего не только рассказывает о различных видах энергии, но и вырабатывает ее — в стены встроены фотоэлектрические панели, а в верхней части сферы Нур Алем работают бесшумные ветрогенераторы. Входной билет для взрослых будет стоить всего около 100 грн. Пешеходный мост «Атырау копири» Оболочка моста снаружи напоминает чешую рыбы – символ Атырауской области, декоративная конструкция моста состоит из 2450 алюминиевых лепестков, каждый из которых имеет неповторимую форму. Мост спроектирован в стиле биотек – это когда используются органические природные формы в архитектуре. В оболочке моста – узор «цветок жизни», который отвечает закону Фибоначчи, известный также как золотое сечение. Общая длина пешеходного моста – 313,5 метра, ширина – 10,5 метра. Сооружение включает шестиметровую пешеходную полосу, трехметровую велодорожку, полосу Музей Космоса под открытым небом Именно в Казахстане находится первый, а также крупнейший в мире действующий космодром. Поэтому обязательно нужно посетить Музей Космоса в Казахстане. Здесь установлены макеты ракет-носителей «Союз», «Протон», «Зенит» и межорбитального корабля «Буран» в натуральную величину. Здесь же установлены специальные информационные стенды, где размещена вся информация о космических кораблях: техническая характеристика, история создания и эксплуатации. Триатлон парк «Астана» Уникальный спортивный объект под открытым небом. Подобного комплекса для триатлона не существует на территории СНГ. Здесь созданы все условия для занятий бегом, лыжами и велоспортом. Кроме того, отсюда открывается шикарный вид на противоположный берег реки Ишим, который застроен небоскребами. И это только некоторые интересные для посещения места из одного города этой огромной страны. Про живописные туристические направления Казахстана можно рассказывать часами. Авиакомпания Air Astana выступает амбассадором Казахстана в мире и продвигает его, как направление для туризма. Ниже мы приведем основные тезисы выступления Алмаза Алтая, менеджера по маркетингу и продажам авиакомпании на Авиафоруме-2021. Air Astana заботится о комфорте пассажирах на бортах своих самолетов, что подтверждают и многочисленные награды авиакомпании. Поэтому кроме основного меню, которое включено в стоимость билета вместе с напитками, авиакомпания предлагает 19 разновидностей специального меню: вегетарианское, мусульманское, кошерное и т.д. Специальное меню можно заказать не позднее чем за 24 часа до вылета. Детям уделяется особое внимание на борту, чтобы у ребенка остались только положительные впечатления, чтобы полет запомнился. Поэтому для детей авиакомпания разработала специальные дорожные наборы для разных групп возрастов и разной направленности: архитектор, следопыт, врач, ветеринар, исследователь, повар. Разрабатывая дорожные наборы для детей, старались сделать для них увлекательный и развивающий подарок, которым они будут играться и после перелета. Дорожные наборы для взрослых практически одинаковые по составу во всех классах. Правила въезда…

Развитие авиации в условиях пост пандемии

Основные тезисы выступления коммерческого директора Bees Airline Александра Джиджоры на Авиафоруме-2021. Украина, также как и все другие страны, перенесла тяжелый удар по экономике. И авиация, как индустрия, которая свое развитие четко привязывает к росту благосостояния населения и к росту экономики, пострадала очень сильно. Мало кто в начале 2020 года осознавал, что происходит, особенно среди авиаперевозчиков. И как следствие – много хаотичных движений. Bees Airline создавалась, как предприятие в умах собственников в 2019 году, в хорошее время, когда все шло вверх, когда снятие визовых ограничений Евросоюза сделало бум авиационных перевозок украинцев во все мире. Собственники понимали, что еще есть шанс запрыгнуть в последний вагон, развивать вместе с другими участниками рынка сферу авиаперевозок и получить большую прибыль. С началом карантина собственники взяли паузу и просто наблюдали за ситуацией. Но пришло время, когда нужно было решить, развивать идею или отбрасывать ее. В конце лета собрали команду профессионалов и приступала к реализации идеи. Компания за 4 месяца перешла от планов к операционной деятельности. 18 марта был выполнен первый чартерный рейс в Шарм-ель-Шейх. Для того, чтобы успевать, нужно не идти, а нужно бежать. Потому что идти – это значит стоять на месте. Сфера авиации адаптировалась к работе в пост-ковидный период. Корпоративный тревел будет восстанавливаться медленнее – из-за возможности заменить командировки зум-встречами. В туристических поездках рост будет больше, т.к. потребность отдыха у человека не пропадает. Сейчас потребитель очень искушенный. Если он видит перед собой любого игрока на рынке, он сразу хочет от него получить тот набор сервиса, который он может получить от любого другого перевозчика. Нет снисходительных пассажиров, которые говорят: «Да, мы понимаем, авиакомпания только начала латать, давайте мы ей дадим шанс, давайте без сервиса какого-нибудь потерпим». Все хотят сразу качественный сервис. Поэтому работать пришлось очень много С 29 апреля начинают летать регулярные рейсы Bees Airline «Скажи куда тебе нужно лететь, и мы постараемся тебе с этим помочь» – вот как можно охарактеризовать работу авиакомпании Bees Airline. Задача авиакомпании сделать это так, чтобы клиент не почувствовал дискомфорт в полете. Начиная со старта, как минимум с цены. Если цена для клиента тяжелая, а ему нужно лететь — это неприятный опыт. Поэтому Bees Airline выбрали модель лоукоста. Хотя ряд сервисов, которые предоставляет авиакомпания, не вписывается в эту модель. Регистрация на рейсы бесплатная. Что должно характеризовать лоукост перевозчика в отношениях с пассажиром? Простота покупки Скорость покупки Адекватная цена Простота покупки обеспечивается дистрибуцией через сайт и агентские сети. Для простоты выбора сделали всего три типа тарифа: без багажа, с багажом и ручной кладью, с багажом и ручной кладью и с возможностью изменения. Дополнительные сервисы включают весь спектр услуг, который может понадобиться пассажиру. Bees Airline ввели за пол года 4 самолета в эксплуатацию. Ни один перевозчик в Украине не делал такого ранее. Салоны в самолетах авиакомпании было полностью заменены, установлены эргономичные кресла, которые позволяют дать больше пространства пассажирам, чтобы они чувствовали себя комфортно. Начали полеты с Кавказа, как с региона, который был открыт для украинцев. С начала июня авиакомпания летает в Грецию и Болгарию. Новые направления – Аликанте и Хельсинки. Также есть рейсы из регионов Украины: Одесса -Ереван, Херсон – Тбилиси,…

Новых и непроверенных сотрудников

К сожалению, не все сотрудники всегда ведут себя честно по отношению к работодателю, а командировки представляют довольно широкое поле для действий. В некоторых случаях присутствует и элементарная безответственность, которая приводит к проблемам и дополнительным расходам.

Чтобы компания не получила ущерб, отправлять в деловые поездки нужно только тех сотрудников, в порядочности которых вы уверены, и тех, кто уже зарекомендовал себя ответственным человеком.

Бывает, что в командировках сотрудники нарушают правила заселения в отель, приезжая позже положенного времени, потому что хотят «прогуляться». Это может привести к проблемам.

Например, сотрудник одного из наших заказчиков поехал в командировку в Китай, решил прогуляться и пришел к отелю после завершения рабочего дня. Однако в этой гостинице не было круглосуточной стойки регистрации, поэтому человек физически не смог попасть внутрь и остался на улице.

Если бы сотрудник оповестил отель, то ему бы объяснили, как зайти в помещение (например, передали код от замка). В итоге с помощью нашей службы поддержки ему забронировали новый отель, что вылилось в дополнительные расходы для компании.

Другой пример – работник другой компании поехал в командировку в Мадрид. После прилета он отправился гулять по городу и сильно задержался, оказавшись в отеле уже после полуночи. Он нарушил правила заселения, указанные в ваучере на отель (заселение днем в период с 12:00 до 15:00), и не просто опоздал, а пришел по факту уже на следующий день.

В подобных случаях отель иногда успевает продать номер другим гостям и вариантов заселения просто не остается. В этой истории все кончилось хорошо, но администрация отеля могла и не пойти навстречу гостю. Избежать таких проблем можно, если заранее предупреждать объект заселения. Но очень часто сотрудники в деловых поездках не делают этого.

Еще один распространенный кейс – бронирование сотрудниками, отправляющимися в командировку, через корпоративный портал билетов и гостиниц для людей, которые в ней не работают: от членов семьи до любовниц (были и такие случаи). Если факт остаться нераскрытым, то компания, сама того не понимая, теряет деньги.

Доступ к системе бронирования вообще стоит давать только самым проверенным сотрудникам и вести строгий учет тех, кому он выдан. Иначе возможна ситуация как у одного из наших заказчиков: в компании забыли заблокировать в системе уволенного работника, и он смог купить себе билеты за счет бывшего работодателя.

Ситуацию вовремя заметили и с помощью нашей службы поддержки бронь аннулировали, а человек не смог никуда улететь. Если бы спохватились чуть позже, у него бы все получилось.

ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ

В первую очередь, это означает организацию всех необходимых процессов и подготовку документов. Приоритет – сберечь время топ-руководителей и бюджет бизнес-структуры. Этому способствует четкий план служебной командировки и контроль его выполнения на всех этапах. Командировка руководителя не потребует много усилий от организаторов при наличии у них релевантного опыта.

Переговоры, конференции, деловые встречи с зарубежными партнерами, открытие новых филиалов – важная часть большого бизнеса. Для руководителя командировка предполагает новые возможности, готовиться к ней нужно заранее.

Выезд за границу потребует оформления деловой визы. Для руководителя и сопровождающих его лиц — собрать и подготовить необходимые бумаги. Пакет документов и срок оформления визы зависит от места и цели выезда руководителей. Для получения разрешения в некоторые страны потребуется личное присутствие руководителя.

Имея аккредитацию в 15 посольствах и специальное структурное подразделение, ГК Аэроклуб окажет содействие и всестороннюю визовую поддержку руководителю и сотрудникам компаний.

Поездка руководителя может носить частный характер, сохранение конфиденциальности в этом случае гарантировано.

Преимущества организации деловой поездки от специалистов

Неопытному человеку сложно правильно и экономно организовать поездку в другой город или страну. Для этого нужно знать лучшие авиакомпании, несколько надежных туроператоров, наиболее дешевые или наоборот высококлассные гостиницы многих стран и городов. Профессиональный организатор деловых поездок сможет подобрать для вас самый подходящий бизнес-тур с учетом суммы, которую компания выделила на поездку. При этом важно понимать, что организация командировки для рядового сотрудника компании во многом отличается от бизнес-поездки руководителя, который должен лететь самолетом бизнес-класса или же ехать на поезде в купе.

Описание курса

Помощник, ассистент, референт руководителя. Кто он? У него много имен и множество лиц. Но суть этой позиции можно сформулировать лаконично: «правая рука» руководителя и «лицо компании». Незаменимый человек, способный организовать массу разнообразных мероприятий, провести переговоры, в том числе телефонные, обеспечить руководителя и офис всем необходимым для работы, подготовить письма, отчеты, аналитические материалы, найти по запросу руководителя информацию по различным аспектам деятельности организации и не только, принимать решения в рамках делегированных полномочий во время отсутствия руководителя… Эти и многие другие обязанности возлагаются на помощника руководителя, являющегося связующим звеном между руководителем и коллективом, руководителем и другими организациями – деловыми партнерами.

Как справляться с большим количеством поручений, работая в режиме многозадачности и постоянно подтверждая свои профессиональные и деловые качества? Как выстроить отношения с руководителем и коллективом, соблюдая разумный баланс и учитывая личные качества тех, с кем необходимо взаимодействовать каждый день? Как научиться бороться со стрессами, избегать конфликтов и профессионального выгорания? Как ни в каких ситуациях не «терять лицо»?

Об этом и о многом другом пойдет речь на курсе «Помощник руководителя».

Курс опирается на требования Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (№ 447).

Курс поможет вам:

• объективно оценить роль помощника в структуре организации
• узнать сильные и слабые стороны профессии
• научиться действовать в конфликтных ситуациях и общаться с «трудными» людьми
• приобрести навыки управления беседой при телефонном общении
• ознакомиться с приемами эффективной деловой переписки
• доказать руководителю высокий уровень своего профессионализма
• подняться по карьерной лестнице

Методы проведения курса повышения квалификации:

• Лекции
• Письменные упражнения
• Дискуссии
• Работа в группах
• Кейсы

По окончании курса вы получите престижное свидетельство Центра «Специалист», признаваемое работодателями.