Как посчитать остатки отпусков на конец года

Остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1: где посмотреть, ввод остатков отпусков

Любой работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Его размер составляет 28 календарных дней. В некоторых ситуациях длительность может увеличиваться за счет дополнительных отпусков. Они могут назначаться, например, из-за особого территориального расположения, вредности, интенсивности труда и проч.

На каждый календарный год составляется график отпусков. Его обязан соблюдать как работодатель, так и работник. Если сотруднику не предоставляется залуженный отпуск более двух лет, на предприятие могут наложить штраф. Сам ежегодный отпуск (основной) предоставляется за фактически отработанное время.

В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С 3.1 ЗУП 8.3, их ввод и то, что на них влияет. Очень важно правильно отражать подобного рода данные в программе. В противном случае может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.

Как формировать резерв по оплате отпусков в бухучете

Величина обязательства на оплату отпусков в бухгалтерском учете на конец года должна покрывать ту сумму задолженности, которая бы возникла, если б пришлось в одночасье выплачивать всем работникам отпускные. Эта задолженность представляет собой сумму заработанных сотрудниками отпускных, а также взносов, которые с них нужно уплатить.

Конкретный порядок расчета вы закрепили в вашей учетной политике для целей бухучета на 2012 год (п. 7 ПБУ 1/2008). Вот его и используйте. Отметим, что вести расчет рациональнее не по каждому сотруднику, а по группе работников или даже по всей компании. Тут не важно, что итоговая сумма будет при- близительной.

Важная деталь

Создавать резерв нужно в том числе и под дополнительные отпуска, которые полагаются вашим сотрудникам.

И не забудьте, что обязательство надо формировать в том числе и под дополнительные отпуска, которые полагаются вашим сотрудникам. А в некоторых случаях даже под учебные. Скажем, сотрудник принес справку-вызов в декабре 2012 года о том, что в январе 2013 года у него будет проходить сессия в вузе. По закону в некоторых ситуациях ваша компания обязана предоставить учебный отпуск и оплатить его. Выходит, по состоянию на 31 декабря 2012 года вам было известно о существовании обязательства по оплате в будущем предстоящего учебного отпуска работника. А при таком раскладе вы обязаны сформировать оценочное обязательство.

Кроме того, есть еще одно важное правило. Зарезервировать средства вы можете только под те отпускные, право на которые ваш сотрудник заработал. Отпускные, выданные авансом, отражайте по дебету счетов учета затрат, то есть в обычном порядке.

Пример 1. Учет отпускных, если часть отпуска предоставлена авансом

Сотрудница канцелярии ЗАО «Мир» П. С. Антонова идет в отпуск с 21 января 2013 года на 28 календарных дней. Отпуск предоставлен ей по истечении шести месяцев работы в компании. То есть заработала она только на половину отдыха.

Предположим, что общая сумма отпускных, которая полагается сотруднице, составила 40 000 руб.

Компания создает в бухучете оценочное обязательство под предстоящие выплаты по отпускам.

Бухгалтер сделал такие записи:

ДЕБЕТ 96 субсчет «Оценочное обязательство по оплате отпусков» КРЕДИТ 70
— 20 000 руб. (40 000 руб. : 2) — начислены отпускные Антоновой за счет сформированного резерва (за те дни отпуска, право на которые она заработала);

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 20 000 руб. — начислены отпускные Антоновой за те дни, права на которые сотрудница не заработала.

Сложные случаи расчета отпускных

Расчет отпускных в летний период набирает особую актуальность. Но зачастую мало просто рассчитать среднедневной заработок за предыдущий год. Во время отпуска может случиться больничный, либо сотрудник может захотеть взять отпуск перед увольнением или же получить денежную компенсацию неиспользованного отпуска. Рассказываем, как правильно оформить эти операции в «1С:Зарплата и управление персоналом».

Расчет отпускных: больничный во время отпуска

Сотрудник ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 14 по 27 мая 2018), во время отпуска заболел, получил больничный лист с 24 по 31 мая (на 8 календарных дней).

Согласно статье 124 ТК РФ, у сотрудника есть право выбора:

он может либо продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая выйдет на работу 4 июня;

или же он вправе выйти на работу сразу после окончания отпуска (14 дней), а количество дней отпуска, во время которых болел, необходимо перенести на другой период (то есть перенести четыре дня, к примеру, на август 2018 г.).

И при переносе, и при продлении отпуска важно, чтобы работник предоставил бухгалтеру или в кадровую службу официально оформленный лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный будут оплачиваться отдельно!

При первом варианте бухгалтеру не требуется пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется. Чтобы продлить отпуск в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, нужно для начала зарегистрировать невыходы на работу после того, как отпуск закончился. Это делается с помощью кадрового документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников». В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)». Нужно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать. А после того, как сотрудник выйдет на рабочее место (5 июня) и предоставит больничный лист, необходимо начислить пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника. Затем следует исправить исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности. В описанной ситуации конец отпуска у сотрудника приходится на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается. Но опять-таки важно заметить, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только в том случае, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а больничный отражаем в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.

Во втором варианте, при котором дни отпуска, совпавшие с болезнью работника, переносятся на другой период, необходим перерасчет отпускных.

Предположим, что сотрудник решил не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. В таком случае предусмотрен перерасчет отпуска, поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при переносе отпуска в связи с болезнью сотрудника необходимо сделать практически те же шаги, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно: сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист». Только теперь исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не требуется, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Оставшиеся дни отпуска будут начисляться уже в будущем периоде, на который они переносятся, новым отдельным документом «Отпуск». Поскольку количество израсходованных дней отпуска и сумма отпускных при пересчете уменьшились, то возникает переплата денежных средств данному работнику. Образовавшуюся переплату работодатель может удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Расчет отпускных: отпуск с последующим увольнением

Сотрудник уходит в оплачиваемый отпуск с 3 по 23 апреля 2018 г. (на 21 календарный день) с последующим увольнением. Заметим, что он имеет полное право использовать свой отпуск перед увольнением, – это закреплено в ч. 2 ст. 127 ТК РФ.

В рассматриваемом примере в первую очередь бухгалтер должен начислить и выплатить работнику отпускные не менее чем за три календарных дня до начала отпуска – об этом гласит ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть крайняя дата выплаты отпускных приходится на 30 марта 2018 г. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, начисление и расчет отпуска, как уже было указано в предыдущих примерах, производится документом «Отпуск». После чего в программе регистрируется увольнение сотрудника – сделать это можно с помощью документа «Увольнение» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения»). Как отмечено в ст. 127 ТК РФ, днем увольнения признается последний день отпуска сотрудника, то есть в нашем примере таковой датой является 23 апреля 2018 г., а все окончательные выплаты при увольнении и выдача трудовой книжки должны быть произведены в день, когда прекращаются трудовые обязательства между работником и нанимателем, иначе – в последний рабочий день. В описанной ситуации у сотрудника последний день выхода на работу является день перед началом отпуска (2 апреля 2018 г.), следовательно, в эту дату и необходимо произвести окончательный расчет с сотрудником, в который входит выплата заработной платы, компенсации при увольнении и прочее. Для того чтобы убедиться в правильности расчета компенсации отпуска при увольнении, рекомендуется перед этим просмотреть остаток неиспользованного работником отпуска на дату увольнения (раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты» – отчет «Остатки отпусков» или же «Справка об остатках отпусков»). Важно обратить внимание, что в стаж работы, дающий право на основной отпуск, число дней отпуска с последующим увольнением не включаются! У сотрудника из нашего примера по состоянию на 3 апреля использован весь неизрасходованный ранее отпуск, поэтому компенсации отпуска при увольнении за период стажа с 3 по 23 апреля 2018 г. ему не полагается.

Если база в документе «Увольнение» на вкладке «Компенсация отпуска» включает в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, дни отпуска с последующим увольнением, то их необходимо исправить вручную.

Расчет отпускных: начисление компенсации за неиспользованный отпуск

Смоделируем ситуацию: сотрудник является инвалидом II группы. В соответствии с ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» ему полагается удлиненный основной ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (в нашем примере сотруднику организация предоставляет 30 дней отпуска). За период работы с 25 января 2018 года по 24 января 2018 у сотрудника есть неиспользованный остаток отпуска в количестве 16 дней (то есть 14 дней отпуска он уже израсходовал ранее). Работник пишет заявление на ежегодный отпуск с 4 по 10 апреля 2018 года на 7 календарных дней, а за оставшиеся 9 дней отпуска хочет взять денежную компенсацию. Имеет ли право бухгалтер начислить денежную компенсацию за неизрасходованные девять дней отпуска? Ответ однозначен – не имеет. Поскольку согласно ст. 126 ТК РФ заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией можно только в том случае, если они превышают 28 календарных дней за каждый отработанный работником год.

Сотруднику из нашего примера, как инвалиду, в год полагается удлиненный основной отпуск в количестве 30 календарных дней, а значит, денежную компенсацию можно выплатить только в рамках двух дней полагаемого отпуска. При этом сотрудник обязательно должен написать заявление о выплате компенсации взамен предоставления ежегодного основного отпуска. Чтобы начислить основной ежегодный отпуск одновременно с компенсацией в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, необходимо создать документ «Отпуск» (в разделе «Зарплата» или «Кадры») и на вкладке «Основной отпуск» проставить в нем даты начала и окончания отпуска, а также установить флаг напротив «Компенсация отпуска» с указанием количества компенсируемых дней. Документ автоматически рассчитает среднедневной заработок, сумму отпускных и денежной компенсации. Если же бухгалтеру необходимо рассчитать только денежную компенсацию без предоставления сотруднику отпуска, то в регистрируемом документе «Отпуск» нужно убрать флаг напротив «Отпуск» и оставить только флаг «Компенсация отпуска». В итоге рассчитана будет только лишь денежная компенсация отпуска.

Обратите внимание, что в нашем примере компенсация предоставляется за основной ежегодный отпуск, но удлиненный, поэтому и отражается на вкладке «Основной отпуск» в документе «Отпуск». Если же работнику полагается дополнительный к основному отпуск, то его начисление и компенсация будут отражены на вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы». Для этого нужно проставить флаг «Предоставить дополнительный отпуск», затем кнопкой «Добавить» выбрать соответствующий вид отпуска и проставить число дней компенсации в колонке «Дн. комп». Категории дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков можно уточнить в ст. 116-119 ТК РФ.