Как считать допотпуск при ненормированном графике?

Правила предоставления и оплаты дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день

Трудовое законодательство предоставляет всем гражданам, состоящим в трудовых отношениях стандартный отпуск длиной 28 календарных дней.

Он дается вне зависимости от характера и условий работы.

Но наряду с ним существуют еще дополнительные отпуска, положенные в качестве льготы за работу в условиях, отклоняющиеся от нормальных. Одним из таких условий является ненормированный график работы.

Что такое ненормированный режим

Ст. 101 ТК РФ он определяется как особый порядок работы, предусматривающий периодическое привлечение некоторых сотрудников для выполнения своих трудовых обязанностей во внерабочее время. Подобные привлечения обязательно оформляются распоряжением руководителя, либо этот режим оговаривается в трудовом контракте, и подпись сотрудника является согласием на работу с ненормируемым рабочим днем.

Важнейшими условиями, вытекающими из законодательного определения является то, что подобный режим:

• не сохраняется на постоянной основе, а носит нерегулярный характер, т. е. привлекаться к сверхнормативному труду человек может лишь в исключительных, редких случаях. Например, многим представителям финансовых служб устанавливается режим ненормируемого рабочего времени, поскольку наступление каждого отчетного периода связано с большим объемом работы и строго установленными сроками сдачи отчетов;
• исключает привлечение сотрудников к исполнению несвойственных для себя обязанностей, к примеру, таких, какие должны выполняться работниками с другим тарифным окладом, большим либо меньшим;
• не распространяется на работу в выходные и праздничные дни, если только в колдоговоре не оговариваются особые случаи необходимости пребывания на рабочем месте в определенное время. К примеру, во время составления финансовых отчетов (для финансистов) или работах по вводу в эксплуатацию возведенных сооружений (для начальников строительных участков). Отсутствие такого условия – повод требовать от администрации компенсационных выплат, действующих для категорий, работающих на общих основаниях;
• предусматривает предоставление дополнительного отпуска даже если сотрудник на ненормируемом режиме ни разу не был привлечен к работе во внеурочное время.

Основной отпуск

Согласно ТК РФ, трудовое время, требующее присутствия работника на месте, подлежит компенсации в виде соответствующего количества дней отдыха.

Стандартный отпускной период составляет 28 дней (ст. 115 ТК). Отдых такого плана полагается всем трудящимся без исключения.

При этом на момент отпуска за работником закрепляется право на:

1. сохранение среднего заработка за весь срок отдыха;
2. удержание места служебной деятельности – увольнение гражданина в период пребывания его в отпуске признается неправомерным (ст. 81 ТК).

Право на основной отпуск возникает с момента истечения 6 месяцев после трудоустройства (ст. 122 ТК).

Исключение – несовершеннолетние работники, беременные женщины, усыновители детей младше 3 месяцев и прочие.

Эти категории сотрудников вправе использовать законный отпускной период в любой момент с начала трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Нюансы оформления дополнительных дней отпуска

Для того чтобы грамотно оформить предоставление дополнительного отпуска сотруднику, работодатель должен позаботиться о наличии у него всех необходимых документов. Главными из них будут выступать следующие бумаги:

1. Действующий график отпусков. Он представляет собой особый и обязательный документ, который включает в себя важную информацию относительно отпусков всех сотрудников организации. По общим правилам, такой документ должен составляться в конце каждого года, с указанием там информации на следующий годовой период. В большинстве случаев составлением такого графика занимаются кадровые работники либо иные ответственные сотрудники. При этом предварительно они могут узнать желание служащих относительно подходящих дат отпускного периода.
2. Приказ о предоставлении. Данный документ должен быть составлен в соответствии с установленной формой. Туда помещаются следующие сведения: данные о сотруднике, которому будет предоставлен дополнительный период отдыха, дата начала отпуска, его точная продолжительность, сведения относительно правил его финансирования со стороны директора и т.д.
3. Заявление от сотрудника. Сразу следует отметить, что данный документ не является обязательным. Однако многие работодатели до сих пор требуют от сотрудников его предоставления. На самом деле, в наличии такого документа не будет иметься никаких нарушений. Если работодатель просит его составить – сотрудник вполне может выполнить такую просьбу.
4. Дополнительные заявления от подчиненного. Сюда можно отнести, например, документ о переносе отпускного периода. Если такой был предоставлен служащим – его обязательно нужно сохранить в качестве документального основания.

Табельный учет и оплата дополнительного отпуска

Предоставляемый период отпуска должен быть отражен в основном графике. При необходимости в таблицу могут быть внесены коррективы.

Кроме графика, отпуск за ненормированный рабочий день регистрируется в табеле учета. Для обозначения используется аббревиатура – «ОД».

Трудовое законодательство не обязывает табельщика отражать часы переработки, так как право на отпуск не определяется наличием фактической переработки у работников с ненормированным графиком.

Оплата по «ОД» производится по стандартной схеме, применяемой при расчетах за период очередного отпуска. Сумма к оплате зависит от количества отработанных дней, продолжительности отдыха и среднедневного дохода. Для детального понимания принципов расчета, можно изучить следующий алгоритм:

1. Рассчитывается средний доход рабочего за отработанный период от последнего очередного или дополнительного отпусков.
2. Определяется число полных месяцев.
3. Рассчитываются фактически отработанные дни, в том числе при наличии неполных месяцев.
4. Определяется сумма среднедневного дохода.
5. Рассчитывается общая сумма отпускных по количеству дней отдыха.

В том случае если сотрудник переведен на ненормированный рабочий день и желает взять дополнительный отпуск ранее чем через год после очередного, расчет суммы к выплате осуществляется по стандартной схеме.

Как получить дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день

При оформлении трудового договора на условиях ненормированного рабочего дня работник автоматически получает право на дополнительный оплачиваемый отпуск, который работодатель обязан предоставить ему безусловно. Все положенные дни вписывают в график отпусков и утверждают приказом.

Обозначение этого пункта в трудовом договоре является обязательным. При оформлении на работу в условиях ненормированного рабочего дня, в трудовом договоре указывают условия труда и возможность предоставления дополнительного отпуска и его длительность.

Заявление и другие документы

Если в графике дни дополнительного отпуска были учтены предварительно, то в заявлении от работника необходимости нет. Заявление на отпуск работник пишет только в том случае, если предполагаемый отпуск не вписан в график отпусков. Пишут его в стандартном формате:

• Рапорт;
• Текст заявления с ссылкой на статью ТК РФ с уточнением дней отпуска (количество дней, первый и последний день отпуска);
• Дата написания заявления и подпись работника.

Образец заявления на отпуск за ненормированный рабочий день

Алгоритм пошагово

• Дополнительный отпуск наряду с основным включается в график отпусков, количество дней просчитывается предварительно,
• Работодатель уведомляет работника о предстоящем отпуске за две недели; если этот момент был пропущен, работодатель согласовывает с работником новые сроки дополнительного отпуска, работник в такой ситуации должен написать заявление,
• Если отпуск следует графику, и работодатель уведомляет сотрудника предварительно, то надобности в написании заявления нет,
• При внеплановом дополнительном отпуске работник пишет на имя руководителя заявление на предоставление дополнительного отпуска,
• После окончательного согласования сроков руководитель издает приказ, используя форму №Т-6, которая содержит 3 раздела:
  • Раздел «А» заполняется при предоставлении основного отпуска,
  • Раздел «Б» заполняется при предоставлении дополнительного отпуска,
  • Раздел «В» несет информацию о всех отпусках.

Образец приказа на дополнительный отпуск

• На основании приказа заполняется записка-расчет (записи производят кадровик и бухгалтер), в записке указывается конечная сумма выплаты за отпуск,
• Работник кадровой службы вносит соответствующую запись в личную карточку работника,
• За три дня до отпуска работнику выплачивают начисленные отпускные.

Образец записки-расчет на допотпуск

Его продолжительность и сроки

Минимальная продолжительность дополнительного отпуска составляет 3 дня. При ненормированном рабочем дне трудовое законодательство утверждает именно это минимальное количество дней.

Когда отпуск предоставляется в случаях ненормированного рабочего дня, то, опираясь на фундаментальные положения, учитывают и дополнительные моменты, которые влияют на длительность отпуска:

• Характер выполняемых работ,
• Их объем,
• Должность сотрудника,
• Непрерывный стаж работы на предприятии.

Следовательно, дополнительный отпуск может быть увеличен.

Отражение в табеле

В табеле должны быть прописаны все положенные работнику дни отпуска, как основные, так и дополнительные. Помимо этого сюда же необходимо внести и все «остатки» с прошлых лет.

Настройка дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день в 1С:ЗУП 8 показана в видео ниже:

Особенности отпуска за ненормированный рабочий день

И все же отпуск за ненормированный рабочий день ТК РФ выделяет в отдельный вид, предусматривая его в рамках самостоятельной статьи кодекса. По сравнению с обычным ежегодным отпуском у него есть ряд особенностей. Его можно заменить денежной компенсацией. Это право предусмотрено ст. 126 ТК РФ. Есть там и ряд ограничений – перечень категорий работников, которым замена дополнительных отпусков денежными выплатами не допускается.

Замена невозможна, если сотрудник:

• еще не достиг возраста 18 лет;
• занят на вредных или опасных работах;
• беременная женщина.

Отдельными ведомственными документами установлен запрет на замену выплатами отпусков, предоставляемых сотрудникам таможенных структур и органов внутренних дел.

Заявление сотрудника о замене отпуска денежной компенсацией

Чтобы получить деньги вместо дополнительных дней отдыха, сотрудник должен написать заявление в свободной форме. На основании заявления работодатель издает приказ. Унифицированного бланка нет, документ составляется в произвольной форме. Укажите, сколько отпускных дней подлежат замене, и ознакомьте с приказом сотрудника, которому положена компенсация, главного бухгалтера и кадровика организации под подпись.

Приказ о замене ежегодного дополнительного отпуска денежной компенсацией

Следует также помнить, что предоставление компенсации за дополнительный оплачиваемый отпуск является правом, а не обязанностью руководителя. У работодателя могут быть свои основания не компенсировать денежной выплатой отпуск за ненормированный рабочий день (в бюджете нет достаточной суммы средств и т.д.). В этом случае он имеет право отказать в выплате, не объясняя причин, но предоставить дни отдыха в натуре обязан в общем порядке.

Внимание! При расчете суммы к выплате применяется постановление Правительства РФ №922 от 24.12.2007.

По закону заменить денежной компенсацией можно только часть ежегодного отпуска, выходящую за пределы 28-дневного минимума. Нарушая это требование, работодатель рискует попасть под штрафные санкции ГИТ. На сегодняшний день размер штрафа за оформление незаконной компенсации составляет от 30 000 до 50 000 рублей для организаций, от 1000 до 5000 рублей для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц, ответственных за принятие такого решения. Подробнее о правилах замены отпускных дней денежными выплатами расскажет эксперт «Системы Кадры».

Предоставление отпуска не связано с фактом привлечения работника к дополнительной работе. То есть даже если сотрудник, которому установлен ненормированный рабочий день, не работал за пределами обычного графика, дополнительный отпуск за установленный режим работы полагается в полном размере. Максимальная продолжительность доп. отпуска законом не предусмотрена, следовательно, работодатель вправе установить ее в локальных актах и определить продолжительность самостоятельно. Главное, не нарушать требования о минимальном сроке такого отпуска.

Каждый сотрудник, работающий в режиме ненормированного рабочего дня, имеет право на дополнительный отпуск продолжительностью не менее трех дней, оплачиваемых по средней ставке. Порядок предоставления такого отпуска определяется локальными нормами и договорами, а в государственных учреждениях — федеральным законодательством и ведомственными нормативными документами. Если сотрудник хочет заменить все дополнительные отпускные дни или их часть денежной компенсацией, работодатель может, хотя и не обязан, пойти ему навстречу. Но только при условии, что остаток отпуска — как минимум 28 дней — будет использован в обычном порядке.

Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день

Этот вид отпуска является разновидностью ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков (ст. 116 ТК РФ). Чтобы у работника возникло право на такой отпуск, необходимо включить его должность в перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ).

В соответствии со ст. 119 ТК РФ минимальная продолжительность отпуска за ненормированный рабочий день — 3 календарных дня. Максимальный размер законом не ограничен. Конкретная продолжительность отпуска определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.

Продолжительность отпуска за ненормированный рабочий день может зависеть от должности, но не зависит от количества часов, фактически отработанных в течение рабочего года за пределами нормы. Поэтому всем работникам, которым установлен режим ненормированного рабочего дня, дополнительный отпуск предоставляется полностью той продолжительности, которая установлена по занимаемой должности, в том числе в ситуации, когда они к исполнению своих обязанностей за пределами рабочего времени в течение года вообще не привлекались (определение Челябинского областного суда от 15.12.2016 N 11-17995/2016, определение Верховного Суда Удмуртской Республики от 12.09.2016 N 33-4131/2016). Если необходимость в переработках отпала, можно ставить вопрос не о лишении работника права на дополнительный отпуск в очередном году, а об отмене ему на будущее режима ненормированного рабочего дня как такового.

За сотрудниками, работающими на условиях неполного рабочего времени, которым установлен ненормированный рабочий день, сохраняется право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск полной продолжительности (письмо Роструда от 01.04.2015 N ПГ/23357-6-1).

Отпуск за ненормированный рабочий день суммируется с ежегодным основным оплачиваемым отпуском и другими дополнительными оплачиваемыми отпусками и предоставляется с ними вместе, если работник и работодатель не договорились об ином сроке (ст. 120, часть первая ст. 125 ТК РФ).

В части третьей ст. 126 ТК РФ перечислены отпуска, замена которых денежной компенсацией не допускается. Отпуск за ненормированный рабочий день среди них отдельно не значится. Поэтому такой отпуск по письменному заявлению работника может быть заменен денежной компенсацией (при отсутствии общего запрета на замену, действующего в отношении беременных женщин и работников в возрасте до восемнадцати лет).

Внимание

Раньше допускалось не предоставлять отпуск за ненормированный рабочий день и компенсировать переработку с письменного согласия работника как сверхурочную работу. Эта норма утратила силу.

Порядок и условия предоставления отпуска за ненормированный рабочий день устанавливаются в федеральных государственных учреждениях нормативными правовыми актами Правительства РФ, в государственных учреждениях субъекта РФ нормативными правовыми актами органов государственной власти субъекта РФ, в муниципальных учреждениях нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (часть вторая ст. 119 ТК РФ).

Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в федеральных государственных учреждениях утверждены постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 N 884. В п. 3 Правил уточнено, что продолжительность дополнительного отпуска по должностям устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка учреждения и зависит от объема работы, степени напряженности труда, возможности работника выполнять свои трудовые функции за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и других условий.