Комбинированный режим работы дистанционно и в офисе

Перевод офисных сотрудников на удаленную работу возможен в трех вариантах: на постоянную работу, временную работу и комбинированную, когда сотрудник чередует удаленную и офисную работу (ст. 312.1 ТК). Во всех трех случаях нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение, ведь менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021).

С новым сотрудником работодатель должен заключить дистанционный трудовой договор.

Оформить документы можно как в офисе, так и дистанционно. Во втором случае компании потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник вправе запросить бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения. Тогда компания должна направить работнику документ на бумаге в течение трех рабочих дней после того, как получит заявление.

Если перевод на дистанционную работу касается не одного, а многих сотрудников, то проще все общие вопросы прописать в локальном акте, а индивидуальные детали — в дополнительном соглашении к трудовому договору. В локальном акте можно указать порядок и условия перевода на дистанционку, уточнить, какие расходы возмещает работодатель, какое имущество выдает, и другое. Также можно определить порядок электронного взаимодействия, сроки, в течение которых сотрудники должны подписывать электронные документы. В локальном акте необязательно дублировать положения, которые прямо указаны в Трудовом кодексе, например, по каким правилам работнику на дистанционке разрешено уходить в отпуск.

• Нельзя прописывать условия, которые противоречат Трудовому кодексу. Компания не вправе указывать, что уволит работника, если он не выходил на связь в течение рабочего дня, ведь по действующему законодательству уволить можно, если нет связи в течение двух дней (ст. 312.8 ТК). Но если хотите дать больше времени на ответ, например три дня, укажите это в локальном акте.

Если в компании есть профсоюз, нужно учесть его мнение при утверждении локального акта. Если профсоюза нет, работодатель вправе самостоятельно утвердить документ. Работодатель может издать приказ об утверждении положения о дистанционной работе сотрудников и поручить руководителю отдела кадров ознакомить с положением работников.

Образец положения о дистанционной работе и приказа об утверждении положения можете скачать в конце статьи.

Нужен ли приказ о переводе работника на дистанционную работу при наличии допсоглашения о таком переводе или трудового договора о дистанционном труде?

В некоторых случаях работники получают распоряжения от работодателей, которые ставят их в ступор и вызывают подозрения. Например, работник, переведенный на дистанционную работу, получает распоряжение руководителя до обеда работать из дома, а затем приехать в офис работодателя на деловую встречу. Должен ли работодатель оформить такое распоряжение приказом?

До внесения изменений в Трудовой кодекс в части регулирования труда дистанционных работников работодатели использовали различные способы перевода сотрудников на дистанционную работу, которые ранее не были нормативно закреплены (издание приказа, заключение дополнительного соглашения к трудовому договору и т.д.). До момента изменения главы 49.1 ТК РФ многие работники продолжали работать дистанционно на основании того порядка, который избрал работодатель для перевода на «удаленку» в период пандемии. Однако сегодня вопросы – как, на каком основании и на какой период (постоянно, временно, комбинированно или экстренно) работник переводится на удаленную работу – четко регулируются.

Перевести работника на дистанционную (удаленную) работу можно следующими способами:

• заключение нового трудового договора о дистанционном труде, т.е. фактически это будет трудовой договор в новой редакции (ст. 312.1 ТК РФ);
• заключение дополнительного соглашения к действующему обычному трудовому договору (ст. 312.1 ТК РФ);
• издание приказа о переводе на дистанционную работу (в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части) (ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ).

Следовательно, приказ о переводе на дистанционную работу нужен только при переводе на экстренную работу. При заключении трудового договора о дистанционной работе или дополнительного соглашения приказ издавать не нужно.

На работников, переведенных на дистанционную работу (постоянную, временную или комбинированную), распространяются положения главы 49.1 ТК РФ, которые касаются коммуникации работника и работодателя посредством телекоммуникационных сетей (мобильная связь, электронная почта и т.д.). Значит, при получении распоряжения руководителя о необходимости до обеда работать из дома, а затем явиться в офис достаточно зафиксировать его в электронном письме, отдельного приказа работодателя на такое распоряжение не требуется.

(О том, что после внесения поправок в Трудовой кодекс изменилось в лучшую сторону, а что – в худшую, читайте в статье «Дистанционная работа по-новому».)

Как установить комбинированный режим?

В том случае, если человек трудоустраивается на предприятие, то для того чтобы установить для него комбинированный режим работы, необходимо включить соответствующее положение в трудовой договор. Образец контракта можно скачать в конце статьи.

В любом трудовом договоре работодатель обязан прописать обязательные положения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ. В их числе:

• сведения о сторонах трудовых отношений;
• место и дата заключения контракта;
• место трудоустройства, в том числе структурного подразделения (филиала);
• трудовая функция рабочего, то есть те обязанности, которые он должен выполнять по условиям контракта;
• дата, с которой сотрудник приступает к работе;
• дата окончания трудовой деятельности, если со специалистом подписывается срочный трудовой договор;

Вам также будет интересно:

• оплата труда, которая может предусматривать фиксированный оклад и различные надбавки. При сложной системе оплаты труда может указываться ссылка на локальный документ предприятия, например, Положение об оплате труда. Следует учитывать, что зарплата за полностью отработанный месяц, не может быть ниже МРОТ. Целесообразно установить специалисту оклад в размере МРОТ и процент надбавки за результаты труда;
• рабочий режим и время отдыха, если они устанавливаются для работника в индивидуальном порядке. Даже если сотрудник часть рабочего времени проводит удаленно, его нельзя лишать перерыва на обед. Рабочий режим может быть конкретизирован в договоре или отведен на усмотрение сотрудника;
• гарантии и компенсации, если рабочему приходится трудиться в опасных и вредных для здоровья условиях;
• характер работы (подвижной, выездной и тому подобное);
• условия труда;
• данные об обязательном соцстраховании.

Вам также будет интересно:

Помимо обязательных условий, практически всегда договор включает и факультативные положения, например, о сохранении коммерческой тайны, обязательной отработки после обучения за счет работодателя, испытательном сроке и прочее.

Важно в трудовом договоре предусмотреть несколько моментов.

Регулирование рабочего режима

Поскольку комбинированный график предусматривает совмещение удаленной и стационарной работы, то в контракте следует максимально подробно прописать периоды офисной и дистанционной работы, их чередование. Это позволит избежать разногласий между сторонами трудовых отношений и претензий со стороны контрольно-надзорных органов.

В частности, смешанный рабочий график можно разбить по неделям, например, неделя труда на «удаленке», неделя в рабочем офисе. Точно так же можно время распределить на иные периоды: дни или рабочие часы. Кроме того, руководство может обязать сотрудника посещать офис компании в конкретные дни недели, например, по понедельникам и четвергам, а все остальные смены трудиться из дома.

Контроль и учет рабочего времени

Возмещение личных ресурсов

Кроме того, в трудовом договоре может быть предусмотрена компенсация за интернет, электроэнергию, телефонную связь и прочих расходов работника, выполняющего обязанности вне стационарного офиса, на основании предъявленных документов: чеков, квитанций и тому подобное. Следует подробно указать сроки такого возмещения и порядок начисления.

Обеспечение оборудованием

В трудовом договоре можно предусмотреть положения, обязывающие работодателя предоставить специалисту программно-технические средства, которые необходимо применять для решения производственных задач. Кроме того, следует указать порядок и сроки обеспечения оборудованием и его возврата в случае увольнения. Если контрактом предусмотрено использование собственных средств, или взятых в аренду, то, как было отмечено выше, целесообразно включить порядок и сроки выплаты соответствующей компенсации сотруднику.

Три удалёнки: юристы оценили законопроект о дистанционной работе

Пандемия подтолкнула к нововведениям

«Мы вместе с ОНФ предлагали внести изменения в трудовое законодательство и предусмотреть временную удаленную занятость. Однако Минтруд России осенью прошлого года посчитал такие изменения лишними»,- говорит Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры Федеральный рейтинг. группа Антимонопольное право (включая споры) группа Арбитражное судопроизводство (крупные споры — high market) группа Комплаенс группа Корпоративное право/Слияния и поглощения группа Международные судебные разбирательства группа Международный арбитраж группа Морское право группа Разрешение споров в судах общей юрисдикции группа Рынки капиталов группа Семейное и наследственное право группа Страховое право группа Трудовое и миграционное право (включая споры) группа Уголовное право группа Управление частным капиталом группа Фармацевтика и здравоохранение группа Финансовое/Банковское право группа Экологическое право группа Банкротство (включая споры) группа ВЭД/Таможенное право и валютное регулирование группа ГЧП/Инфраструктурные проекты группа Земельное право/Коммерческая недвижимость/Строительство группа Интеллектуальная собственность (включая споры) группа Налоговое консультирование и споры (Налоговое консультирование) группа Налоговое консультирование и споры (Налоговые споры) группа Природные ресурсы/Энергетика группа ТМТ (телекоммуникации, медиа и технологии) группа Транспортное право группа Цифровая экономика 1 место По выручке 1 место По выручке на юриста (более 30 юристов) 1 место По количеству юристов Профайл компании × . По ее словам, ведомство и сейчас не проявляет инициативы по этому вопросу. Вероятно, были опасения того, что стороны могут злоупотребить своими правами в условиях большей гибкости и меньшей формализованности трудовых отношений, выдвигает версию Юрий Иванов, советника практики трудового права Bryan Cave Leighton Paisner (Russia) LLP Bryan Cave Leighton Paisner (Russia) LLP Федеральный рейтинг. группа ВЭД/Таможенное право и валютное регулирование группа ГЧП/Инфраструктурные проекты группа Земельное право/Коммерческая недвижимость/Строительство группа Интеллектуальная собственность (включая споры) группа Комплаенс группа Корпоративное право/Слияния и поглощения группа Международный арбитраж группа Налоговое консультирование и споры (Налоговые споры) группа Природные ресурсы/Энергетика группа ТМТ (телекоммуникации, медиа и технологии) группа Транспортное право группа Фармацевтика и здравоохранение группа Финансовое/Банковское право группа Цифровая экономика группа Антимонопольное право (включая споры) группа Арбитражное судопроизводство (крупные споры — high market) группа Международные судебные разбирательства группа Налоговое консультирование и споры (Налоговое консультирование) группа Трудовое и миграционное право (включая споры) группа Семейное и наследственное право группа Уголовное право группа Управление частным капиталом группа Банкротство (включая споры) 3 место По выручке 3 место По количеству юристов 5 место По выручке на юриста (более 30 юристов) Профайл компании × .

Пандемия скорректировала ситуацию: необходимость изменений трудовых норм стала очевидна, а Минтруду даже пришлось выпускать памятку о переводе на удаленную работу, чтобы дать работодателям хоть какой-то инструмент взаимодействия с работниками. Государство же лишний раз убедилось, что и при работе из дома рынок продолжил функционировать, а массовых злоупотреблений не было.

Урегулирование удалённой работы: инициативы

После пандемии появились сразу две законодательные инициативы о временной удаленной занятости. Первый законопроект, посвященный этому вопросу, внесла Мосгордума второго июня. Он менее проработан и предлагает поменять ст. 57 ТК — «Содержание трудового договора». В проекте предлагалось указывать в документе график удалёнки и способ коммуникации с работником. Но другие вопросы оставались нерешенными, отмечает Анна Иванова.

Две недели спустя в Думу внесли ещё один законопроект о работе вне офиса. Его авторами стали депутаты Единой России и члены Совфеда. Основное новшество – введение трех видов дистанционной работы. Базовая — постоянная дистанционная занятость — уже и так закреплена в законодательства. К ней добавились еще два вида удалёнки: временная дистанционная занятость и комбинированная занятость.

Новое в законопроекте

По сути, в законе закрепляется то, что многие компании уже начали применять на практике. Но вопрос будет в другом – как это оформлять, отмечает Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS BLS Федеральный рейтинг. группа Трудовое и миграционное право (включая споры) × . Стандартный дистанционный труд оформляется договором или допсоглашением, но пока неясно, как быть с временными, — новые поправки этого не содержат. Вероятно, для этого также потребуется допсоглашение, предполагает Кожемякина.

Важным в законопроекте является то, что на частичную удаленную занятость распространяются ключевые льготы дистанционных работников: послабления в охране труда и указание на то, что место удаленной работы не считается стационарным рабочим местом, отмечает Иванова. Это плюс для работодателя: в те дни, когда сотрудник работает из дома, на него распространяются нормы о дистанционной работе, в том числе, в части охраны труда — инструктажи, обучение по охране труда не нужны. Но как только возвращается в офис на рабочее место, включаются стандартные нормы ТК – нужна и спецоценка, и инструктажи. Юрий Иванов позитивно оценивает нововведение. Елена Кожемякина замечает, что пока неясно, как будут сосуществовать подходы: «Кажется, что это совмещение лишь увеличит объем бумажных документов в части охраны труда».

Ряд норм, которые и так применялись в работе, просто предлагаются зафиксировать в документах. В их числе — возможность не отвечать руководителю в нерабочее время, отсутствие четкого места удаленной работы, выбор между бумажным и электронным документооборотом. Правда, предполагается также фиксировать и норму рабочего времени/график работы – или дни недели для комбинированного труда. «Вероятно, для работодателей это возможность большего контроля, а вот понравится ли такой вариант сотрудникам – сказать сложно. Если будет зафиксировано, что дистанционная работа возможна по четвергам, сотруднику и компании придется отдельно договариваться об изменениях», — обращает внимание Елена Кожемякина.

Нововведение, которое позитивно оценивают эксперты, — изменение процесса подписание документов. В законопроекте предлагается отказаться от усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) как единственного средства электронного общения. Работодатель использовал УКЭП, чтобы избежать рисков трудового спора и конфликта — без нее было немало случаев, когда работники оспаривали свои подписи, а компании не могли доказать свою правоту.

Сейчас обязательность ЭЦП хотят отменить, и это несомненный плюс. Даже потому, что ее внедрение – недешевое удовольствие. Будет достаточно любого варианта, который идентифицирует стороны трудового договора, — например, адрес каждой из сторон в каждом документе.

Елена Кожемякина, управляющий партнер BLS

По сути, таким предложением авторы инициативы наконец фиксируют возможность общения работника и работодателя — в том числе, обмена документами — любым способом, позволяющим идентифицировать отправителя. Это могут быть, соответственно и электронные письма, и корпоративные порталы, и системы документооборота, и даже сообщения в мессенджерах, отмечает Юрий Иванов. Нововведение должно упростить взаимодействие и сократить риск мошенничества и манипуляций со стороны сотрудника, полагают эксперты.

Спорные моменты законопроекта об удалёнке

Юристы отмечают в законопроекте ряд недоработок и спорных моментов. Странным выглядит перевод работника на удаленную работу в экстренных случаях по приказу работодателя, но с согласия работника, указывает Иванова. «Здесь необходимо оставить подписание дополнительного соглашения либо конструкцию «приказ-ознакомление», — отмечает Иванова.

Неурегулированным остается вопрос о возможности вызова дистанционного работника в офис компании для решения необходимых вопросов — таких, как очное совещание, тренинги или подписание документов.

Не исключены споры по вопросу о вызове дистанционного работника в офис, поскольку работники будут отказываться от таких поездок, ссылаясь на то, что комбинированный режим работы в трудовом договоре не установлен. В результате работодатели будут устанавливать дистанционным работникам режим комбинированной занятости, что повлечет ущемление их прав и породит правовую неопределённость.

Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры»

Анна Иванова полагает, что ТК должен предоставить работодателю право обязать дистанционного работника эпизодически появляться в офисе с сохранением всех гарантий по проезду и его возмещению.

Один из самых потенциально конфликтных моментов создает новое правило о том, что время взаимодействия работодателя с работником в период времени отдыха работника должно оплачиваться, как сверхурочная работа. Все опрошенные Право.ру юристы отмечают, что непонятно практическое применение нормы. Например, будет ли считаться сверхурочной работой, если начальник позвонит дистанционному работнику во внерабочее время, чтобы проинформировать о грядущей срочной конференции и надо ли будет отдельно оплачивать потраченное на звонок время — или же что делать, если звонок состоялся по инициативе самого работника.

«Исходя из буквального толкования этой статьи, работник будет иметь право требовать оплату сверхурочных, если получил от работодателя сообщение в мессенджер после окончания рабочего дня и ответил на него вне зависимости от того, во сколько было отправлено сообщение, просили ли работника ответить на сообщение именно за пределами рабочего дня, — говорит Анна Иванова.

Роман Жеребцов, ведущий юрист Пепеляев Групп Пепеляев Групп Федеральный рейтинг. группа ВЭД/Таможенное право и валютное регулирование группа Налоговое консультирование и споры (Налоговое консультирование) группа Налоговое консультирование и споры (Налоговые споры) группа Трудовое и миграционное право (включая споры) группа Цифровая экономика группа Антимонопольное право (включая споры) группа Земельное право/Коммерческая недвижимость/Строительство группа Интеллектуальная собственность (включая споры) группа Комплаенс группа Природные ресурсы/Энергетика группа Фармацевтика и здравоохранение группа Экологическое право группа Банкротство (включая споры) группа Корпоративное право/Слияния и поглощения группа Семейное и наследственное право группа ТМТ (телекоммуникации, медиа и технологии) группа Финансовое/Банковское право группа Арбитражное судопроизводство (крупные споры — high market) группа Разрешение споров в судах общей юрисдикции × , указывает на декларативный характер еще одной нормы. «Законопроект устанавливает, что заработная плата при временной дистанционной работе выплачивается в полном размере при сохранении объема работы, обусловленной трудовым договором. Получается, законопроект блокирует возможность для сторон договориться об изменении заработной платы при переходе на временную дистанционную работу. При этом данный запрет можно достаточно легко обойти, минимально изменив объем работы для дистанционного работника», — обращает внимание Жеребцов.

Юристы указывают на еще один негативный момент законопроекта — он отбирает у работодателей право увольнять дистанционных работников по дополнительным основаниям, указанным в трудовом договоре.

Сейчас стороны вправе установить дополнительные основания для расторжения трудового договора с удаленным работником в самом документе. Законопроект предлагает отказаться от этой возможности лишить и установить, что работника можно уволить только по основаниям из ТК — как обычных работников.

Законодатель мотивирует необходимость такого изменения тем, что работодатели часто устанавливают дискриминирующие основания для увольнения дистанционных работников. Но дистанционные работники вправе оспаривать дискриминационные основания для увольнения в суде, напоминает Жеребцов из «Пепеляев Групп», и смысл дополнительных оснований для увольнения работников на удалёнке в том, что работодателю нужны инструменты контроля за ними, упрощение процедур увольнения, учитывая удаленность сторон друг от друга.

Уход от дополнительных причин для увольнения существенно ограничивает права работодателей с учетом того, что дистанционных работников невозможно уволить по целому ряду оснований — таких, как прогул или алкогольное опьянение, отмечает Анна Иванова, ЕПАМ. «В 2012 году Комитет Госдумы по труду и социальной политике как раз обратил внимание на то, что увольнение дистанционных работников по общим основаниям, предусмотренным ТК, создает неясность, поскольку к таким работникам невозможно применить меры дисциплинарного воздействия и некоторые виды увольнения. Но сейчас получается, возвращают в ТК проблему, которую хотели не допустить, вводя главу о дистанционной занятости восемь лет назад» , — комментирует Иванова.

Трудовой кодекс не запрещает перевод работника на удаленную занятость (гл. 49.1 ТК):

• необходимо заключить соглашение об изменении определенных условий действующего договора;
• инициатором изменений выступает любая сторона;
• работодатель не обязан переводить сотрудника по его просьбе, если это не предусмотрено локальными актами организации.

Изменение условий действующего договора, в том числе перевод на другое место внутри организации, допускается только по соглашению сторон, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ (ст. 72 ТК). Условия трудового договора могут изменяться по инициативе работодателя (ст. 74 ТК):

• при изменении организационных условий труда (структурная реорганизация производства, другие причины);
• главное условие — не меняется трудовая функция работника.

Необходимо соблюсти следующие требования:

1. О предстоящих изменениях условий договора и их причинах работодатель-организация обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, работодатель — физическое лицо — не позднее чем за 14 дней (ст. 306 ТК РФ).
2. В случае несогласия работодатель обязан в письменной форме предложить сотруднику другую имеющуюся у него занятость. При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Вносимые правки не должны ухудшать положение работника, по сравнению с установленным коллективным договором, соглашениями.

В соответствии со ст. 312.9 ТК РФ допускается временный перевод работника без его согласия на дистанционку в случае наступления форс-мажорных обстоятельств, издания госорганами акта о переводе. Перевод осуществляется на весь срок действия этих обстоятельств или срок действия акта госоргана.

Образец дополнительного соглашения на дистанционную работу

Дополнительное соглашение № 1 «О переводе на дистанционную работу»

к трудовому договору от 8 марта 2020 года № 11-ТД

Общество с ограниченной ответственностью «Пион», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Воронова Андрея Викторовича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Иванов Иван Иванович, именуемый в дальнейшем «Работник», занимающий должность корректора, с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 8 марта 2021 года № 11-ТД о нижеследующем:

1.1. Добавить в раздел «1. Предмет договора» трудового договора пункт 1.3 в следующей редакции:

«1.3. Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной, то есть Работник выполняет служебные обязанности вне места нахождения Работодателя, его филиала, представительства, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под контролем Работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета».

1.2. Изложить пункт 1.4 Трудового договора в следующей редакции:

«1.4. Работник исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором, место работы определяется им по своему усмотрению в Субъекте РФ».

1.3. Включить в раздел «1. Предмет договора» пункт 1.5 следующего содержания:

«1.5. Взаимодействие сторон осуществляется посредством сети Интернет (электронной почты www.www). Каждая из сторон обязана подтверждать получение электронного документа отдельным письмом в течение суток. Все официальные документы (отчеты, приказ и т.д.) должны подтверждаться электронной подписью стороны».

1.4. Изложить п. 4.1 трудового договора в следующей редакции:

«4.1. Режим рабочего времени и времени отдыха Работника устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка с 10.00 до 19.00, выходные дни — суббота и воскресенье. По согласованию с руководителем Работник вправе изменить режим рабочего времени при условии обязательного соблюдения фактического времени работы 40 (сорок) часов в неделю. Работник обязан находиться на связи с работодателем с 10.00 до 19.00 в будние дни, отвечать на сообщения и электронные письма, предоставлять ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе по требованию Работодателя».

1.5. В пункт «6.2. Обязанности работодателя» трудового договора добавить пункты:

«6.2.9. Ежемесячно не позднее 15-го числа возмещать Работнику расходы, произведенные им на интернет и мобильную связь, на основании представленных Работником подтверждающих документов.

6.2.10. Возместить работнику стоимость приобретения электронной подписи».

1.6. Включить в пункт «6.3. Обязанности работника» трудового договора следующий пункт:

«6.3.3. Приобрести электронную подпись».

2. Иные условия трудового договора, не указанные в настоящем дополнительном соглашении, остаются неизменными.

3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с 11 января 2021 года.

4. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 8 марта 2020 года № 11-ТД, составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится у Работодателя, второй — у Работника.

ООО «Пион» ИНН 1234567890

АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ,

пр. Замечательный, д. 1

Иванов Иван Иванович

паспорт серии 22 № 555777

выдан ОВД 1 января 2010 г.

адрес регистрации: 555555, Субъект РФ,

улица, дом, квартира

_____________ А.В. Воронов

_____________ И.И. Иванов

11 января 2021 года

Экземпляр дополнительного соглашения на руки получил _________________________________ 11 января 2021 года

Как перевести на «удалёнку» в исключительных ситуациях

Случаи, когда работодатель вправе воспользоваться упрощенным вариантом перевода сотрудников на «удалёнку», перечислены в ст. 312.9 ТК РФ (в редакции, действующей с 01.01.2021). Это исключительные ситуации, когда имеется угроза жизни или здоровью работников: катастрофы, производственные аварии, несчастные случаи на производстве и т. п.

Кроме того, основанием для введения временного удаленного режима может послужить решение госоргана или органа местного самоуправления. Например, Указом Мера Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ с учётом изменений, внесенных Указами от 01.10.2020 № 96-УМ и от 26.11.2020 № 114-УМ, работодателям предписано обеспечить перевод на дистанционную работу не менее 30 % работников; сотрудников, старше 65 лет и тех работников, у которых имеются заболевания, входящие в специальный перечень.

Важные особенности, которые характерны именно для таких исключительных случаев:

1. Не требуется получать согласие работников для временного перевода на дистанционную работу.

2. Не надо подписывать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.

При этом работодателю необходимо будет издать локальный акт, в котором будут отражены вопросы временного перевода работников на «удалёнку». Если в организации имеется профсоюз, надо учесть его мнение в порядке, предусмотренном ст. 372 ТК РФ. При возможности работников с этим локальным актом надо ознакомить под подпись. Если такой возможности нет, надо направить работникам ЛНА способом, которым может достоверно подтвердить получение работником документа. Например, документ можно направить на корпоративный электронный адрес работника. Работник в ответном письме может подтвердить тот факт, что он с локальным актом ознакомился.

В локальном акте обязательно надо отразить следующие вопросы:

— обстоятельство, на основании которого сотрудников временно переводят на «удалёнку». В частности, здесь можно сделать ссылку на решение органа местного самоуправления;

— список работников, переводимых на «удалёнку». Следует назвать поименный список конкретных сотрудников, также целесообразно указать занимаемые ими должности;

— срок введения режима удалённой работы. Этот срок не может превышать период действия исключительных обстоятельств;

— порядок обеспечения работников необходимым оборудованием;

— порядок и размер выплаты компенсации, если работники используют собственное или арендованное оборудование;

— порядок возмещения других расходов. Здесь следует отметить, что законодатель не приводит перечень расходов, которые работодатель должен возмещать в период дистанционной работы. В первоначальном варианте законопроекта отдельно были отмечены расходы на электроэнергию, однако впоследствии от конкретизации было решено отказаться;

— режим рабочего времени сотрудников;

— порядок, способы и периоды взаимодействия с работником;

— порядок и срок представления работником отчета о проделанной работе.

Работодателям крайне целесообразно заранее разработать шаблон такого локального акта и при необходимости использовать уже продуманный и согласованный вариант.

Особо надо обратить внимание на описание порядка взаимодействия между работником и работодателем. Здесь важно отразить:

— каналы взаимодействия. Наиболее целесообразно использовать корпоративную электронную почту. Также возможны дополнительные альтернативные варианты, например, с использованием телефона или мессенджеров;

— время, когда сотрудник должен быть на связи с непосредственным руководителем;

— временной период, когда сотрудник должен отреагировать на электронное письмо непосредственного руководителя;

— порядок взаимодействия в нерабочее время.

Особенности комбинированного графика работы

В первую очередь, необходимо понимать, что введение возможности комбинированного графика работы дистанционно и в офисе породило само по себе дополнительные сложности и нюансы, особенно с учетом права работодателей переводить сотрудников на дистанционную работу. Поэтому необходимо учитывать множество нюансов, которые являются неочевидными как для сотрудников, так и для работодателей. Главными из них можно назвать следующие особенности подобного режима труда:

Добровольность. Перевод работника на комбинированный режим работы, равно как и заключение трудового договора с подобными условиями, является сугубо добровольным. Нельзя перевести сотрудника на комбинированный график без его желания (в отличие от целиком удаленной работы).

Следует отметить, что работодатель вправе устанавливать практически любой порядок комбинированного графика работы. В качестве примера комбинированного графика труда и отдыха можно привести возможность как разделять рабочее время по неделям (неделя дома, неделя в офисе), так и по конкретным дням или даже рабочим часам. Более того, работодатель и сотрудник вправе устанавливать и гибкие возможности для рабочего графика. Например, предусматривать обязанность сотрудника явиться в офис в конкретные дни в случае отдельного распоряжения работодателя.

Как обойтись без удаленной работы?

Для работодателей, чей бизнес не предполагает возможности осуществления деятельности вне рабочих мест, существует несколько вариантов организации работы.

Установление неполного режима рабочего времени и сменности с соблюдением мер защиты от инфекции, что поможет уменьшить скопление работников на рабочем месте.

Отправление работников в отпуска — как оплачиваемые (при наличии отпускных дней), так и неоплачиваемые. Отправление работников в оплачиваемые отпуска поможет избежать риска заражения работников на рабочем месте, но не снизит финансовую нагрузку работодателя, поскольку такой отпуск оплачивается исходя из размера средней заработной платы. Неоплачиваемые отпуска позволят снизить расходы работодателя, однако возможны только с согласия работника.

При несогласии работников оформить неоплачиваемый отпуск, работодатель имеет обязательство по оплате работникам времени простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Размер такой оплаты определяется трудовым, коллективным договорами и устанавливается в размере не ниже минимального размера заработной платы.

Оптимизация рабочих мест является крайней мерой и в данной ситуации может способствовать социальной напряженности. Тем не менее при применении данной меры работодатель должен уведомить работников за 1 месяц, а также, по общей практике, не нанимать работников на сокращенные должности в течение последующего года.

В случае снижения объема производства, выполняемых работ и оказываемых услуг, повлекшего ухудшение экономического состояния работодателя и наличия непосредственной связи между экономическими изменениями у работодателя и необходимостью оптимизации кадров, работодатель также имеет право на расторжение трудового договора.

Для работодателей, планирующих оптимизацию количества работников или их рабочего времени, выходом может быть создание общего центра обслуживания для выполнения стандартных рутинных процессов. К примеру, такая форма организации работы часто используется для работы кол-центров или в целях оптимизации функций отдела кадров и бухгалтерии. В перспективе создание таких центров помогает стандартизировать работу и оптимизировать расходы на персонал. Более детальную информацию по этому вопросу можно получить, прослушав подкаст компании «Делойт», посвященный общим центрам обслуживания.

В заключение обращаем внимание, что в это непростое время как работодатели, так и работники должны по возможности в полной мере выполнять свои обязательства с тем, чтобы не допустить социальной напряженности и еще большего осложнения ситуации. Всем сторонам трудовых отношений следует использовать этот период для модернизации бизнес-среды и привычных взглядов на работу, что поможет найти новые возможности и инновационные подходы к привычным бизнес-процессам. В этом вам помогут и 10 ключевых мер, рекомендованных компанией «Делойт» бизнесу для преодоления будущей неопределенности.

Олеся Кириловская, директор департамента налогов и права, «Делойт» в Каспийском регионе