План передачи дел при увольнении образец

Как передать дела при увольнении

Это процедура фактического предоставления документов, баз данных, программ и информации. А также принимающая сторона (новый работник) может заодно узнать нюансы работы уходящего сотрудника. Это в идеале, а по факту обычно все сводится к составлению незатейливого акта, в котором приводится формальный реестр.

• гарантия непрерывности рабочего процесса;
• возможность показать предстоящий объем работы;
• оценить текущее состояние дел;
• установление границ ответственности.

На практике процедура играет немаловажную роль в дальнейших отношениях с новым сотрудником. Если он принял дела и документы, то это избавит от конфликтных ситуаций типа «я этим не занимался, я не знаю».

Изначально издается приказ или разрабатывается план — по выбору работодателя. Документы схожи по содержанию. В них важно указать следующее:

• стороны;
• сроки;
• предмет.

Законодательная база

Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:

• процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
• указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.

Нюансы, о которых нельзя забывать

Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.

Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.

Когда и для чего составляется передаточный акт?

Покидая рабочее место, специалист осуществляет отчет о собственной работе и одновременно дает рекомендации и наставления назначенному на его должность сотруднику.

Причинами для осуществления подобного процесса могут послужить:

• определение обязанностей вновь принятого сотрудника;
• стимулирование исполнение обязанностей на высоком уровне;
• бесперебойная работа отдела, производства;
• разделение области ответственности.

Кроме увольнения акт приема-передачи оформляется при длительном нахождении сотрудника на больничном, неисполнение должностных обязанностей в полной мере, отпуск.

В соответствии со ст. 192 ТК РФ (ч.1) прием и передача дел при увольнении — процесс необязательный. Если подобное действие необходимо руководству, то весь регламент необходимо изложить в Уставе компании. Невыполнение сотрудником данного пункта будут расцениваться, как отказ от выполнения своих обязанностей.

Когда увольняется руководитель, кадровик, главный бухгалтер или материально-ответственный сотрудник, то акт приема-передачи составляется обязательно.

При отсутствии преемника у сотрудника все дела на временной основе передаются его коллеге или руководителю предприятия.

Когда появляется кандидат на вакантную должность, то его вводит в курс дел специалист, принявший дела ранее.

Как оформить для передачи дел и документов при увольнении главного бухгалтера?

Круг деятельности главного бухгалтера различается от других сотрудников:

• выполнение должностных обязанностей сопряжено с нормами ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»;
• находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия, который принимает окончательное решение о расторжении трудового контракта;
• испытательный срок при приеме на должность равен 6 месяцам (ч.5 ст.70 ТК РФ).

Перед составлением акта приема-передачи необходимо провести анализ бухгалтерской деятельности, инвентаризацию активов.

Вся материальная ответственность должна быть заранее закреплена в договоре или ином нормативном акте. Дела принимает другой специалист в области бухгалтерии, назначенный руководством.

В крупной организации у главного бухгалтера есть заместитель, что помогает значительно подстраховаться на случай внезапного ухода специалиста.

При передаче бумаг принимающей стороне особое внимание необходимо обратить на:

• кассовую и учетную документацию;
• итоги проведенной инвентаризации;
• невыполненные обязательства перед контрагентами.

Завершая процесс приема-передачи, оба бухгалтера, а также руководитель предприятия подписывают передаточный акт с указанием даты и перечня принятых документов, фиксируется реальное положение дел (задолженность по налогам, отсутствие необходимой документации).

Скачать образец

Как заполнить для приема-передачи трудовых книжек кадровика?

Оформление акта приема-передачи всегда сопровождается сменой ответственного лица по делопроизводству.

Порядок передачи трудовых книжек не определен в законе, но осуществление этой операции помогает систематизировать документооборот и зафиксировать комплектность бумаг на момент их передачи.

Перед непосредственным оформлением акта можно собрать специальную комиссию, необходимо сверить наличие, содержание и хранение книжек.

В акте о приеме-передаче указывается информация: реквизиты предприятия, дата и место проведенной ревизии трудовых книжек, состав комиссии, ФИО принимающей и передающей стороны, список передаваемых бумаг.

В завершении все члены комиссии подписывают бланк с указанием результатов ревизии.

Скачать пример

Правила оформления для передачи МЦ материально-ответственного лица

Основными и наиболее важными активами предприятия являются материальные ценности. Организация контроля за ними — важная миссия любого юридического лица. Одним из видов проверки остатков является акт приема-передачи.

Необходимость смены материально-ответственного лица может возникать при увольнении, переводе на иную должность.

Перед расторжением трудового контракта с данным специалистом следует создать комиссию, провести инвентаризацию имущества, а далее оформить акт.

Смена материально-ответственного лица подтверждается распоряжением руководителя.

Ревизия активов позволяет осуществить мониторинг их сохранности, выявляет и устраняет ошибки в деятельности ответственных сотрудников. Подведя итоги инвентаризации, составляется акт приема и передачи между новым и прежним МОЛ. Для этого можно применить типовой акт по форме ОП-18 или иной разработанный бланк.

В документе обязательно отражается: название бланка и предприятия, дата заполнения, ФИО передающей и принимающей стороны, список ценностей, подлежащих приему-передаче с описанием точных характеристик, подписи членов комиссии

На уровне законодательства передача дел при увольнении регламентируется актами:

• при инвентаризации — Методические указания №119н (п.22) от 28 декабря 2001 г.;
• при соблюдении обязанностей материально-ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Если увольняющемуся работнику не найдена замена, все обязанности принимает другой сотрудник компании или руководитель компании.

Скачать образец

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

• точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
• проверить наличие документов;
• составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

На некоторых вакансиях люди должны осуществлять перенаправление документации новому сотруднику по окончании своей работы. В большинстве случаев передача дел – процесс формальный, и не обязательный.

Должности, при уходе с которых люди должны направлять дела преемникам:

• руководитель;
• служащий кадрового отдела;
• главный бухгалтер (4-я часть, 4-я глава Федерального закона 402);
• подчиненный, за которым закреплена материальная ответственность;
• директор отдела.

Однако, даже если сотрудник, работающий на одной из должностей, не успел передать все дела, то продолжать это делать после выхода приказа и расчета он не обязан.

Законодательная база

Процесс передачи дел и составление акта регулируются следующими документами.

1. Ст. 277 ТК РФ — закреплены обязанности материально-ответственных лиц. При передаче дел необходима инвентаризация.
2. П. 22 Методические указания № 119н от 28.12.2001 г. — отображен порядок проведения инвентаризации при передаче дел.
3. П. 4. ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. — регулируется обязанность составления акта, если в списке передаваемых дел фигурируют бухгалтерские документы.

• ГЛАВНАЯ
• ВОПРОС/ОТВЕТ
• СЛОВАРИК
• ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
• НОРМАТИВКА
• ТЕСТ
• КАРТА САЙТА
• О СЕБЕ

Как правильно оформить акт приема-передачи дел

Акт дел — необходимый документ при назначении, увольнении или переводе как простого сотрудника, так и начальника отдела. Также акт дел следует составить при ликвидации или реорганизации структурного подразделения.

Единой формы акта, закрепленной в нормативных документах, не существует. В Основных правилах работы архивов организаций от установлена форма акта дел при смене ответственного за архив. Остальные акты составляются в произвольной форме в соответствии с правилами делопроизводства. В дальнейшем форму акта можно закрепить на уровне организации в Инструкции по делопроизводству.

Оформить акт дел нужно для того, чтобы понять в каком состоянии остаются дела на момент увольнения сотрудника или изменения структуры отдела. А также для того, чтобы понимать на ком лежит ответственность, в случае возникновения спорной ситуации по ведению документов и дел.

Особенности составления акта дел:

В начале акта указываем основание — документ, который явился причиной составления акта. Например, приказ об увольнении сотрудника или приказ о реорганизации структурного подразделения.

Затем указываем в акте состав комиссии, которая будет его рассматривать, а также проверять правильность оформления и формирования дел, наличие необходимых документов.

Любой акт составляется комиссией, так как акт — это документ, в обязательном порядке составляемый несколькими лицами (не менее человек). Об этом мы писали в статье об общих принципах составления актов.

Поэтому сначала нужно определить состав комиссии и оформить приказ о назначении комиссии.

Оформляем состав комиссии в начале акта:

В графу «Присутствовали» мы включаем того, кто передает дела и того, кому передают.

Затем оформляем перечень передаваемых документов. Графы можно менять местами, добавлять.

В графу «Примечания» включаем документы, которые отсутствуют в деле, но должны там быть. Например:

Отсутствует отзыв от № 12–05/45 по делу с

Скачиваем или копируем Образец акта о дел>>