Сколько хранить личные дела уволенных работников

Сколько хранить личные дела уволенных работников

• 1 Ведение и хранение личных дел сотрудников до увольнения
• 2 Хранение личных дел сотрудников после увольнения
• 3 Сроки хранения личных дел уволенных сотрудников
• 4 Когда работодателя оштрафуют за личные дела уволенных сотрудников
• 5 Подводим итоги

Обеспечить сохранность личных дел сотрудников работодатель обязан как во время их работы в компании, так и после увольнения. Что включает процедура подготовки личных дел к хранению? В течение какого срока личные дела подлежат хранению? Что грозит работодателю, не обеспечившего хранение личных дел сотрудников в течение нормативных сроков хранения? На эти вопросы ответим в статье.

Что такое личное дело

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и продвижении по службе. В обязательном порядке дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон №79-ФЗ от 27.07.2004, Указ Президента №609 от 30.05.2005), сколько и где хранятся личные дела сотрудников — определено на уровне законодательства. В отношении сотрудников прочих организаций такие документы ведутся по решению и желанию руководства. Но если принято решение вести их, то хранить бумаги придется с учетом нормативных актов для государственных компаний.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

• руководитель организации и его штатные заместители;
• руководитель и работники отдела кадров;
• руководитель и работники юридической службы;
• сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
• руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
• другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Правила использования архивной информации

Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством и практикой делопроизводства:

1. Организации и физические лица обязуются сохранять данные о бывших работников в течение вышеуказанных периодов.
2. Граждане и представители предприятий имеют право подавать запросы для получения информации с архивов.
3. Копии и справки документов касаемо социальных и пенсионных вопросов, получения льгот и компенсаций выдаются на бесплатной основе.
4. Архивные данные могут передаваться в виде электронных документов.

Архив личных дел уволенных работников

Номенклатурные дела для целей архивации документов следует открывать по каждому наименованию. К примеру, в одной папке хранить документы на отпуск, в другой – приказы на увольнение, а в третьей – основания для переводов и поощрений. Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.

ВАЖНО: все документы, являющиеся приложениями к приказам со сроком хранения 75 лет, должны храниться на протяжении этого же периода.

Все документы должны подразделятся при архивации с учетом регламентированных сроков их хранения. По окончании каждого года требуется сшить все приказы, заархивировать личные карточки уволенных (форма Т 2), опечатать документы и передать архивариусу. Если у вас нет специального архива, заприте папки в несгораемый шкаф.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: нужно хранить отдельно документы работающих и личное дело уволенного сотрудника.

Порядок организации хранения личных дел

Хранить документы нужно в подлинниках. Копии допустимы как приложения к приказам на прием/увольнение/перемещение. Процедура хранения требует следования таким правилам:

• Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
• На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
• В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
• Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню.

Порядок хранения

По закону работодатели обязаны обеспечивать сохранность документов, имеющих отношение к конкретному работнику, даже после его увольнения. Именно для этого и прописываются конкретные сроки хранения. При этом также должен быть соблюден определенный порядок реализации данной процедуры.

Итак, после увольнения сотрудника, в отношении его личного дела производят следующие процедуры:

• вначале туда помещают все сопутствующие бумаги (заявление об уходе, приказ и т.д.);
• далее эта папка помещается в особый раздел «Личные дела уволенных работников»;
• завершающим этапом является передача всех этих бумаг в архив организации.

Перед тем, как передать личные дела уволенных сотрудников в архив, они должны быть должным образом подготовлены. В данном случае производятся следующие действия:

• все папки расшиваются, а находящиеся внутри бумаги извлекаются,
• если в деле встречаются оригиналы каких-то документов, то их помещают в отдельный конверт и прикладывают к общему пакету,
• все содержимое группируют по хронологическому признаку, то есть от самого раннего к позднему (обычно это приказ об увольнении),
• затем составляется внутренняя опись личного дела,
• все страницы нумеруют, после чего подшивают в твердую обложку, на которую наклеивается листок с описанием.

Важно! Оформленное и подготовленное надлежащим образом личное дело уволенного сотрудника передается на хранение в архив организации.

Отдельно необходимо отметить, что хозяйствующие субъекты также обязаны соблюдать определенные правила хранения документов в архиве. К основным из них относится следующее:

• должно быть выделено отдельное помещение или здание для реализации этих целей,
• недопустимо размещение бумаг в ветхих, сырых и неотапливаемых комнатах, которые не отвечают санитарно-гигиеническим требованиям,
• должен быть соблюден световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режим,
• хранилища должны быть оборудованы специальными полками, стеллажами и шкафами,
• документы размещаются с использованием первичных средств защиты, то есть папок, коробок, формуляров и т.д.,
• стеллажи, полки и шкафы должны быть пронумерованы.