Загрузка...Выписка из электронной трудовой книжки как получить
Выписки из трудовых книжек с портала госуслуг приравнены к полноценным документам
Россияне, перешедшие на электронные трудовые книжки, смогут получать выписку из них в своем профиле на портале госуслуг. Выписка подтверждается цифровой подписью Пенсионного фонда России и считается действующим юридическим документом. Закон о переходе на электронные трудовые книжки вступил в силу 1 января 2020 г., но он предусматривает возможность отказаться от цифровой версии книжки и продолжить пользоваться бумажной.
Что такое электронная трудовая книжка?
В 2021 году каждый работник вправе выбрать, как будет вестись учет его трудовой деятельности:
- только в электронном виде Пенсионным фондом;
- и в электронном виде в ПФР, и на бумаге работодателем в виде традиционной бумажной книжки.
Независио от того, сохраняет человек ведение традиционного бумажного документа или нет, Пенсионный фонд будет отражать сведения в свой электронной базе. Такой учет и называют электронной трудовой книжкой.
При любых кадровых изменениях (прием на работу, переводы, переименование должности, увольнение) работодатель заполняет форму СЗВ-ТД и передает ее в ПФР, который, в свою очередь, фиксирует полученные сведения в электронной базе.
Информацию о трудоустройстве и увольнении работодатель подает сразу (не позднее следующего дня), сведения о прочих кадровых мероприятиях подаются до 15-го числа следующего месяца.
Благодаря оперативной подаче информации, Пенсионный фонд своевременно вносит нужные изменения в электронную книжку.
Работник в любой момент может заказать выписку из нее, будучи уверен в актуальности информации.
Образец заполнения формы СЗВ-ТД:
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Ранее для получения выписки нужно было обратиться к своему работодателю с заявлением, тот готовил копию, заверял её и выдавал сотруднику.
До конца 2020 года работники должны определиться, каким образом будет дальше учитываться их трудовая деятельность — только в электронном формате, или будет дублироваться по-старому в бумажную книжку. Выбор осуществляется с помощью подачи заявления до 31 декабря 2020 года.
Независимо от выбора сотрудника все записи будут обязательно вноситься в электронную трудовую книжку (если работник захочет, то и в бумажную). Если в трудовой деятельности сотрудника происходит какое-то изменение (перевод, прием на работу, увольнение или иное событие), то работодатель заполняет отчет по форме СЗВ-ТД с данной информацией и предоставляет его в ПФР.
С того момента, как форма СЗВ-ТД будет подана впервые, начнется электронный учет. Бумажная книжка либо продолжает вестись в том же порядке, либо выдается на руки сотруднику для сохранения и подтверждения стажа до конца 2020 года.
Если работнику потребуется выписка из электронной книжки, то он может в любой момент получить одним из следующих четырех способов:
- запросить у работодателя;
- самостоятельно посмотреть на сайте госуслуг;
- оформить в отделении ПФР или через сайт фонда;
- получить в МФЦ.
Важно, что в электронной книжке данные содержатся только за периоды, начиная с 2020 года. Сведения о трудовой деятельности за более ранние периоды можно посмотреть в бумажной книжке.
Как сделать у работодателя?
Один из способов оформления выписки — это подача запроса работодателю. Воспользоваться данным способом получения сведений из электронной трудовой книжки можно только в том случае, если был осуществлен переход на цифровой учет трудовой деятельности, то есть если работник подал соответствующее заявление до конца 2020 года.
Текущий работодатель может предоставить информацию только за время работы работника у себя. Доступа к трудовой деятельности сотрудника у предыдущих работодателей у него нет, поэтому полностью выписку за все периоды работы получить не получится.
Если нужно посмотреть все записи в электронной книжке, то нужно сделать это самостоятельно на сайте госуслуг или обратить в ПФР. Если такой возможности нет, то можно обращаться к каждому отдельному работодателю для получения сведений о работе у него. Каждая организация предоставить такую выписку.
Выписку работодатель оформляется по типовой форме СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». В том числе такая форма выдается в обязательном порядке при увольнении.
Чтобы получить такую выписку по форме СТД-Р, нужно написать работодателю заявление с соответствующей просьбой.
Как посмотреть самостоятельно на сайте госуслуг?
Более удобный способ получения необходимой выписки — это воспользоваться Порталом госуслуг.
Чтобы работник мог получить какие-то сведения из электронной книжки, нужно, чтобы работодатель подал какую-то информацию в ПФР с помощью формы СЗВ-ТД — например, о переходе на цифровой учет данных, приеме на работу, увольнении, переводе.
Как только Пенсионный фонд получить первичную информацию о сотруднике, он сможет вести электронный учет. Если работодатель подает сведение о выборе электронной книжке с помощью СЗВ-ТД, то в этой же форме будет содержаться и последняя запись из бумажной трудовой книжки на 01.01.2020.
Чтобы воспользоваться услугой получения выписки через сайт госуслуг, нужно зайти в личный кабинет, указав логин и пароль. Далее нужно найти нужную услуг, находится она в разделе «Услуги» — «Работа и занятость» — «Трудовое право». Наименование услуги — «Выписка из электронной трудовой книжки».
Можно также ввести ее название в строку поиска на главной странице госуслуг.
Пошаговая инструкция
Предлагаем пошаговый алгоритм получения выписки из электронной книжки через госуслуги:
- Шаг 1: Выбор услуги
- Шаг 2. Получение услуги
- Шаг 3. Подача заявления.
На этом этапе нужно проверить, что правильно указаны ФИО, СНИЛС и дата рождения, после чего нажать «Подать заявление».
Далее нужно дождаться, когда придет выписка, оформлена она будет по форме СТД-ПФР. Обычно документ приходит в тот же день.
Пример формы СТД-ПФР:
Выписка будет заверена электронной подписью сотрудника Пенсионного фонда, которая имеет юридическую силу. Нужно распечатать документ и использовать его по назначению.
Сведения могут быть предоставлены только за период с 01.01.2020 и только в случае, если работодатель подавал какие-то сведения в ПФР с помощью формы СЗВ-ТД.
Если выписка пустая, значит, информация в ПФР не подана, либо работник не подал заявление на работу о переходе на электронное ведение книжки. Подать такое заявление нужно до 31.12.2020.
Как сделать в ПФР или МФЦ?
Если нужна бумажная форма выписки с рукописной подписью, или просто нет возможности зайти в учетную запись на госуслугах, то можно обратиться в отделение ПФР или МФЦ по месту жительства.
Сведения выдаются по форме СТД-ПФР, для их получения нужно заполнить типовой заявление, получить его можно по месту обращения.
Можно также оформить выписку на сайте ПФР, если есть авторизованный личный кабинет. Запрос можно подать по ссылке «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
Где взять копию электронной трудовой книжки
Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в Пенсионном фонде. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда РФ № 23н от 20.01.2020). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.
Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:
- обратиться напрямую в отделение Пенсионного фонда;
- отправить запрос онлайн через портал Госуслуг, если пользователь прошел регистрацию на портале;
- запросить выписку через операторов многофункционального центра.
Так как получить копию электронной трудовой книжки через МФЦ можно исключительно в бумажном варианте, а через Госуслуги – только в цифровом, подписанном усиленной электронной подписью, эти способы запроса подойдут не всем. Однако при непосредственном личном обращении заявителя в Пенсионный фонд, ведомство имеет возможность выдать ему справку о трудовой деятельности в разных форматах, по его желанию: либо на бумаге, либо в электронном виде (ст.66.1 Трудового кодекса РФ).
Наемный сотрудник вправе получить копию электронной ТК и у работодателя. Она делается по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу Минтруда РФ № 23н от 20.01.2020). Но в этом случае в документ включат сведения о трудовой деятельности только в этой конкретной компании, а предыдущие места работы в ней не отразятся. Работодатель обязан выдавать такие сведения сотрудникам, в отношении которых он не ведет трудовые книжки на бумажном бланке. Напомним, что кадровики продолжают вести обычные ТК на всех работников, не отказавшихся от их бумажного формата. Если сотрудник желает отказаться от бумажной трудовой книжки, ему следует до 31.12.2020 подать соответствующее заявление работодателю (п.2. ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).
Работник вправе письменно запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р в любой момент, пока он у него трудится (документ выдается в течение трех рабочих дней после подачи заявления). При увольнении СТД-Р предоставляется в последний день работы в обязательном порядке.
Бывший работодатель предоставлять копию электронной трудовой книжки не обязан.
По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.
Выдача трудовой книжки или выписки из нее по требованию работника
В некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить данные из трудовой книжки для предъявления их сторонним лицам, например для оформления кредита, прохождения собеседования на новом месте работы и т. д.
Как правило, в таких случаях выдается заверенная копия или выписка из трудовой книжки. Срок ее выдачи ― не более 3 дней со дня подачи заявления от работника (ст. 62 ТК РФ). При этом предоставляемая информация должна полностью совпадать с данными оригинала.
Подробнее о том, как правильно оформить трудовую, можно прочесть в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Если сотрудник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, по запросу выдайте ему форму СТД-Р также в 3-х дневный срок.
В некоторых случаях работнику может понадобиться получить и подлинник книжки, который, например, могут потребовать в ПФ для оформления пенсии. Запрета на выдачу трудовой лично на руки в законодательстве нет. Однако следует помнить, что даже при наличии расписки от работника в получении книжки ответственность за возможную утрату возлагается на уполномоченное за сохранность документа лицо. Это, в частности, подтверждает письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0.
Выписку из трудовой книжки можно будет получить в МФЦ
Сведения о трудовой деятельности, которые с этого года работодатели должны передавать в электронную систему Пенсионного фонда, можно будет узнать в любом многофункциональном центре (МФЦ). Раньше это было прописано в законе, а теперь закреплено в подзаконном акте — перечне услуг, которые разные ведомства предоставляют гражданам по принципу «одного окна». Соответствующее постановление Правительства было опубликовано 27 января. Тем временем в стране готовится эксперимент по переводу всего документооборота компаний в электронный формат.
Три вопроса о новом формате трудовых книжек
- Где будут хранить электронные данные?
С 1 января 2020 года вступил в силу пакет законов, согласно которым работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд все те данные, которые пока отражаются в бумажных трудовых книжках. Информация будет копиться в особом разделе индивидуального лицевого счёта гражданина (номер такого счёта называется СНИЛС).
- Можно ли сохранить бумажную книжку?
В течение этого года трудящиеся россияне могут подать своему начальству заявление о желании перейти на цифровой учёт трудовых сведений. Если заявление не будет подано, трудовая книжка останется бумажной. В этом случае информация будет дублироваться в традиционном и электронном формате.
А вот у россиян, которые в 2021 году трудоустроятся впервые, выбора не будет — сведения об их работе будут фиксировать только в электронном формате.
- Что предъявлять при смене работы, если отказался от бумажной трудовой?
Получить «выписку» из электронной трудовой книжки можно из двух источников.
Работодатель предоставляет сведения за тот период, пока человек у него работал. Эту «выписку» выдают в последний день работы. Предоставление такой выписки будет обязательно в случае увольнения сотрудника, который отказался от бумажной трудовой книжки.
Второй источник — Пенсионный фонд. Здесь можно получить данные за все периоды работы, отражённые в электронной системе. Запросить сведения можно онлайн — через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда или на портале госуслуг, а также лично — в отделении ПФР или в МФЦ.
К слову, и Пенсионный фонд, и МФЦ будут предоставлять такую услугу по экстерриториальному принципу, то есть гражданин может обратиться в любое отделение вне зависимости от места жительства.
Без «бумажных дублей»
В ходе эксперимента все желающие компании будут использовать только электронные версии документов, касающихся трудовых отношений с работниками, «без дублирования их на бумажном носителе». Достоверность «цифровых» документов будет гарантировать усиленная квалифицированная электронная подпись. Вести электронный документооборот компании могут либо в собственной информационной системе, либо с помощью электронного сервиса «Работа в России».
Курировать этот опыт будет Минтруд, а работодатели участвуют в нём добровольно. При этом компания может выбрать, какие виды документов перевести в «цифру», а также какие структурные подразделения затронет эксперимент. Каждый работник такой компании имеет право отказаться от участия в эксперименте.
Те сотрудники, которые согласятся опробовать новый формат документооборота, смогут при необходимости запрашивать у начальства нужные документы — в электронном виде или на бумажном носителе.
Итоги эксперимента Минтруда должно подвести до конца 2020 года. На их основе ведомство может выступить с инициативой о внесении соответствующий поправок в трудовое законодательство.
Формирование выписки из электронной книжки для работодателя
С прошлого года в России введены электронные ТК. Сотрудник может взять бланк с выпиской о своей работе.
Наниматель должен выдать сведения:
- если работник уволился – в день прекращения сроков действия трудового договора;
- если сотрудник оставил запрос на получение данных – в течение 3 рабочих дней после написания соответствующего заявления.
Работодатель составляет отчет по форме СТД-Р.
Online.SBIS.RU
Руководитель компании, формируя документ, может пользоваться вспомогательными ресурсами и программами. Один из распространенных вариантов – сервис Online.SBIS.RU
В личном кабинете системы СБИС следует открыть отчет СЗВ-ТД и перейти к разделу, который касается сотрудников. Там можно открыть данные о каждом отдельном работнике. Далее нужно нажать на специальный значок и выбрать период, который будет включен в документ. В появившемся окне остается нажать на клавишу печати.
Сведения на бумаге должны быть заверены подписью руководителя и печатью компании.
СБИС 2.4.
Установочная версия программы – удобный вариант для тех, кто часто работает с отчетами. Для создания выписки необходимо открыть форму СЗВ-ТД, на титульной странице выбрать печать СТД-Р для одного сотрудника, найти работника для печати и сохранить данные. В конце нужно распечатать сведения.
Перед тем, как форма попадет в руки сотрудника, ее необходимо заверить.
СБИС 2.5.
Версия ПО 2.5 работает по тому же принципу, что и 2.4.
При переходе со старого варианта на новый необходимо синхронизировать отчетные сведения.
Обновленная СБИС 2.5 считается более удобной в использовании.
