Как написать приказ о предоставлении права подписи

Приказ о предоставлении права подписи: образец

Приказ о предоставлении права подписи директора – это документ, официально позволяющий уполномоченному сотруднику визировать официальные бумаги вместо руководителя. Любое предприятие, будь то холдинг с тысячами сотрудников или индивидуальный предприниматель со штатом в 5 человек, ежедневно сталкивается с обилием входящей и исходящей документации, которая должна быть оформлена и подписана в соответствии с законодательными актами.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.

Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.

Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.

Право первой и второй подписи — что это означает для главбуха?

До 2014 года в хозяйственно-финансовом обиходе официально присутствовало понятие «право первой и второй подписи». К примеру, в уже утратившей силу инструкции Банка России от 14.09.2006 № 280-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов сказано, что:

• право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица и (или) иным сотрудникам, наделенным правом первой подписи на основании распорядительного акта или доверенности (п. 7.5);
• право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухучета на основании распорядительного акта (п. 7.6).

В инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И с аналогичным названием, сменившей инструкцию № 280-И, понятие «право первой и второй подписи» не применяется.

Таким образом, указанное понятие законодательством:

• в качестве обязательного не предусмотрено;
• может применяться для внутренних целей любым хозяйствующим субъектом.

Обычно такая двухступенчатая (или многоступенчатая) модель подписания документов применяется в крупных компаниях. Предусматривается согласование документов разного вида и назначения с конкретными должностными лицами фирмы (их перечень устанавливается внутрифирменными документами), а руководитель компании, обладающий по умолчанию правом первой подписи, ставит ее на документе только после появления в бланке согласования всех промежуточных подписей.

Для большинства мелких и средних коммерсантов вопрос разграничения подписей на первую и вторую вообще не рассматривается.

Правила составления приказа на право подписи

В целом такие акты оформляются так же, как приказы по основной деятельности. Все реквизиты стандартны – наименование организации, дата составления и регистрационный номер документа, его название, подпись руководителя.

Писать приказ на право подписи финансовых документов и других актов нужно на принятом для приказов по ОД бланке компании. Помните, что вы можете делегировать право первой и второй подписи как на группу актов в целом (например, на всю первичную документацию), так и на один вид документа (только на счета-фактуры, накладные и т.п.).

Состоит приказ из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части нужно кратко пояснить, для чего приказ издаётся (хорошо подойдут фразы в духе «в целях обеспечения своевременного документооборота», «в целях своевременной приёмки товара»). Впрочем, если вы проигнорируете эту «вводную», ничего страшного не случится.

В распорядительной же части необходимо указать:

• фамилию, имя, отчество и должность лица (или лиц), которые наделяются правом подписи;
• тип документов (или отдельные их виды), которые это лицо теперь может подписывать;
• при необходимости – срок, на который такое право предоставляется.

Даже если вы указали, что сотрудник может подписывать вместо вас все финансовые (к примеру) документы, в приложении придётся привести их полный перечень. Ещё одно обязательное приложение – лист с образцами подписей руководителя, главбуха (если он есть в штате) и того человека, которому делегируется право. В тексте самого приказа достаточно будет отсылки к этим приложениям, расписывать всё прямо в распорядительной части не надо.

Заверить составленный акт вправе только руководитель.

Образец приказа о предоставлении права подписи можно найти здесь.

Составление приказа

Как правило, приказ составляется на конкретное должностное лицо или несколько лиц (например, главный бухгалтер, бухгалтер-кассир и т.п.). При этом важно, чтобы в приказе были отражены следующие данные:

• ФИО, должность лица, которому предоставляется право подписи. Будет ошибкой формулировка «предоставить кассиру право подписи первичных бухгалтерских документов». Необходимо указывать данные конкретного лица;
• максимально подробный список документов, подписывать которые сможет назначенное приказом лицо.

Также в приказе, как и в доверенности, проставляется образец подписи лица, которому предоставляется право подписи.

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Договор, счет, товарная накладная, счет-фактура — наиболее распространенные официальные бумаги первичного бухгалтерского учета. Перечень открыт: администрация может его расширить, закрепив другие формы в учетной политике.

Первичка в первую очередь подтверждает факт совершения хозяйственной операции. И она же выступает основанием для отражения операций на счетах. Оформляется при совершении факта или после окончания операции.

Хранение и уничтожение приказа на право подписи

Документ действует на протяжении трудовой деятельности директора и доверенного лица. Когда кто-либо из них покидает пост, приказ теряет юридическую силу. В этом случае потребуется издание нового, но только если пришедший руководитель увидит в этом необходимость.

Тем не менее, приказ следует хранить даже после утраты юридической силы. Документ списывается в архив, где хранится установленный номенклатурой срок. В течение этого периода к нему можно обратиться по служебной необходимости. Также документ может быть изъят в процессуальном порядке.

Для уничтожения приказа следует также соблюдать законодательную процедуру. Просто так ликвидировать архивные бумаги нельзя, нужна комиссия. Сотрудники коллегиально проводят экспертизу каждого локального акта, результаты фиксируются в специальном акте. Лишь только в случае позитивного решения следует процесс уничтожения. Для этого пользуются шредером или отправляют бумаги на переработку в установленном порядке. Можно ещё сжечь в пределах компании, однако, для этого нужно специально закрепленное место и разрешение пожарной инспекции.

Таким образом, в статье была рассмотрена процедура делегирования полномочий по праву подписи. Это ответственный шаг, идти на который необходимо с полной уверенностью в кандидатах и их исполнительной дисциплине. Наличие приказа формирует юридическое основание для полномочий данных лиц, без которого любые автографы на особых документах будут ничтожны.