Как оформить командировочные расходы

Командировка означает совершения сотрудником служебных действий за пределами нахождения организации. В любом случае, он действует в интересах работодателя и исполняет поставленные перед ним задачи.

Поэтому, закон устанавливает обязанность работодателя оплачивать все расходы, связанные с нахождением сотрудника в командировке. При этом расходы должны быть разумными и соответствовать целям служебной поездки.

• 1 Командировка за свой счет – законно ли это
  • 1.1 Как оформить командировку за свой счет?
  • 1.2 Командировка за свой счет с последующим возмещением
  • 1.3 Оформление приказа на командировку за свой счет
• 2 Работник был в командировке за свой счет как отразить в учете?
  • 2.1 Похожее

Общие положения о служебных командировках

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это осуществленная работником на основании распоряжения работодателя поездка за пределы постоянного рабочего места в целях исполнения служебных поручений.

Требований к минимальному и максимальному срокам командировки законодательство не содержит. Главное, чтобы этот срок был определен соответствующим приказом или распоряжением. То же самое касается и удаленности места назначения от основного места работы.

Таким образом, служебной командировкой в равной степени признается как поездка сотрудника в пределах одного региона (или даже населенного пункта) продолжительностью в несколько часов, так и длительное пребывание по рабочим вопросам в дальнем зарубежье.

Единственное исключение из этого правила относится к работникам, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы. Постоянные поездки таких сотрудников служебными командировками не являются, независимо от их дальности и длительности.

Как отправить в командировку госслужащего, читайте в готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Нужно ли писать заявление на аванс на командировочные расходы?

Регламент ведения кассовых операций диктует обязательность написания заявления трудящимся на выдачу денег под отчет для выполнения задания руководства предприятия.

Со вступлением новых норм допускается выдача денег подрядчику, с которым подписан гражданский договор. Свою просьбу о выдаче наличности он также отражает в письменной форме.

Основное назначение заявления — подробное фиксирование целей и сроков выделения денежных средств.

Получив ходатайство, директор при одобрении ставит на бланке свою подпись для бухгалтерии, утверждая сроки командировки и сумму выдачи.

На основании просьбы трудящегося оформляется расходный кассовый ордер. Если на заявлении о выдаче аванса директор поставил свою подпись, то на расходном документе ее присутствие необязательно. Выплата сотруднику осуществляется на основании приказа, денежные средства перечисляются на расчетный счет или выдаются наличными.

Кто может подать заявку на оплату командировки?

При каждой выплате денежных средств на командировку следует оформлять заявление, данное правило распространяется также и на главу предприятия.

Во многих компаниях именно руководитель компании является подотчетным лицом и заявление все же оформляется. Более логичным является издание лишь приказа, но письменная просьба является обязательным условием выдачи средств для командировки.

В крупных корпорациях руководитель не пишет заявление сам себе, а, к примеру, адресатом является финансовый директор.

Аванс выдается сотруднику, направленному в командировку по приказу директора, при предъявлении удостоверения личности.

При наличии нотариальной доверенности выплата может осуществляться представителю работника.

Правильное оформление

Заявление составляется в свободном виде. Если на предприятии уже имеется готовый шаблон, то заполняется в соответствии с разработанным образцом.

На уровне законодательства нет особых требований к документу, обычно оно пишется на имя директора компании.

Информация содержащаяся в текстовой части бланка: срок выдачи наличности, дата и подпись заявителя, цели, на которые выдаются денежные средства.

Для принятия документа сотрудником бухгалтерии необходимо наличие следующих сведений:

• реквизиты распоряжения руководителя о командировке;
• дата выезда и приезда;
• название пункта назначения (страна, город);
• сумма авансового платежа (в цифровом и буквенном обозначении);
• разбивка сумм отдельных статей расходов (проживание, суточные, проезд).

Заявления, содержащие ошибки или опечатки, не принимаются к рассмотрению. На бланке должна присутствовать подпись бухгалтера, что доказывает его согласие на выдачу средств и свидетельствует о закрытии трудящимся отчетов по предыдущим поездкам.

Аванс на командировку допускается перечислять на расчетный счет сотрудника, в этом случае также необходимо взять с работника заявление (разъяснения Минфина от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288).

В текстовой части прописываются все банковские реквизиты получателя. Данное заявление также является доказательством того, что перечисление на карту не является доходом (в назначении платежа указывается «подотчетные деньги»), не требуется удержание НДФЛ.

Частные предприниматели оформляют бланк в случае использования денег для хозяйственных нужд, для личного пользования документ не оформляется.

Постановление Правительства от 13.10.2008 г. №749 посвящено командировкам, пункт 10 предусматривает обязательную выдачу аванса на командировку. За собственные средства сотрудник не должен отправляться за пределы предприятия для выполнения задания директора. Конкретная сумма, выдаваемая трудящемуся, исходит из предварительной оценки расходов на проезд до места назначения, проживание в гостинице в населенном пункте, величины суточных, регламентированных локальным актом компании.

После поездки необходимо сдать авансовый отчет бухгалтеру, который осуществляет фактические расходы с заявленными. В итоге могут быть найдено нецелесообразное использование средств, на что работник не имел право (эти расходы не принимаются к учету сотрудником бухгалтерии).

Следует помнить, что наличие заявления при выдаче командировочных расходов требуется в обязательном порядке. При выдаче денежных средств без письменного обращения существует риск назначения штрафа по ст.15.1 КоАП в размере штрафа до 50 000 рублей.

Скачать образец

4.Оформление денежного аванса на покрытие предстоящих расходов

4.1. Для получения денежного аванса на покрытие предстоящих расходов оформляется смета (Приложение 2).

4.2. Не менее чем за 5 рабочих дней до начала поездки, согласованная и подписанная смета передается командированным работником в Отдел кассового исполнения бюджета и отчетности, где командированный работник заполняет заявление о выдаче денежных средств под отчет.
Адрес: Красноказарменная улица, дом 14, второй этаж, кабинет К-213 Телефон 8(495) 362-74-78

4.3. Аванс может выдаваться:

• наличными из кассы учреждения
• путем перечисления денежных средств на банковскую карту работника.

4.4. Если оплата некоторых из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) производится в безналичном порядке с лицевого счета Университета, то аванс для оплаты этих расходов работнику не выдается.

5.Оформление документов на командировочные расходы через организацию

5.1. Бронирование (приобретение) транспортных билетов, проживание и дополнительные расходы, связанные со служебной командировкой, можно оформить через организацию, заключившую договор с НИУ «МЭИ» на оказание вышеперечисленных услуг.

Заказ билетов осуществляется на сайте zakupki.mpei.ru в разделе «Оформление командировки», далее — Форма заявки для заказа билетов.

5.2. После оформления заказа в ООО «Телепорт» командируемый работник (ответственный исполнитель (далее-ОИ)) получает на свой электронный адрес письмо с уведомлением о согласовании заявки. ОИ необходимо на сайте zakupki.mpei.ru в разделе Электронное согласование выбрать подраздел Согласование документов из ЕИС(далее-на сайте), ознакомиться с инструкцией и согласовать документы о приемке.

ВАЖНО: все прикрепленные документы о приемке необходимо завизировать у своего руководителя, подписать экспертное заключение у всех членов комиссии, остканировать весь комплект документов и прикрепить к соответствующей заявке на сайте в течение 2 дней.

После этого ОИ необходимо на сайте zakupki.mpei.ru​ через личный кабинет запустить заявку на оплату.​

При подаче заявки на оплату должны быть приложены следующие документы:

• УПД(универсальный передаточный документ)в формате zip -подписанный электронной цифровой подписью с двух сторон;
• Акт об оказании услуг-завизированный руководителем подразделения;
• Экспертное заключение-подписанное членами комиссии;
• Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку.​

Выдача денег на командировку наличными и на карту

Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

Содержание статьи:

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

2. Заявление на выдачу подотчета от директора

3. Заявление на выдачу аванса на карту

4. Выдача командировочных расходов из кассы

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

6. Командировка без аванса

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления. Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать:

• сумма наличных денег;
• срок выдачи наличных денег;
• подпись руководителя;
• дата.

Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

Директору ООО «Альбатрос»

от инженера Орлова О.О.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

В ООО «Альбатрос»

от директора Ястребова Я.Я.

Заявление о выдаче денег под отчет

Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

директор Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

3. Заявление на выдачу аванса на карту

В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.

Директору ООО «Альбатрос»

от инженера Чайкина А.А.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

Реквизиты банковской карты:

Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»

Номер лицевого счета: 40817840500409007051

27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги, а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.

Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.

Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.

Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.

4. Выдача командировочных расходов из кассы

Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

1. Кассир готовит нужную сумму денег.
2. Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
3. Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
4. При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
5. Кассир подписывает РКО.

Далее операция по выдаче отражается в кассовой книге.

Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:

• полученных с расчетного счета организации
• поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.

Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.

Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:

1. Деньги выдаются из кассы:

Дебет 71 – Кредит 50

1. Деньги перечисляются на карту:

Дебет 71 – Кредит 51

Пример

Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.

27 июня: Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 8000 руб.

Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:

Дебет 55 – Кредит 51

В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:

Дебет 71 – Кредит 55

Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.

Пример

Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.

Сделаны бухгалтерские проводки:

28 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 2000 руб.

29 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 5000 руб.

6. Командировка без аванса

Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:

1. У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:

• временных финансовых трудностей
• экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.

1. Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.

При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?

Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):

— административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;

— административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.

Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Оформление командировки

Памятка по оформлению и согласованию служебных командировок в ШЭМ ДВФУ

Служебная командировка — это поездка сотрудника на основании приказа (распоряжения) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения (в том числе для участия в мероприятиях, соответствующих уставным целям и задачам Университета) вне места постоянной работы. А также в обособленное структурное подразделение Университета, которое находится вне места постоянной работы сотрудника (представительство, филиал).
Основанием для направления сотрудника в служебную командировку является приказ, который издается по каждому факту направления в служебную командировку командируемого сотрудника или группы сотрудников.

Этап 1. Подача заявки на финансирование командировки

Подача заявки на финансирование командировки осуществляется:

за 20 дней до начала командировки за счёт средств ДВФУ;

за 15 дней до начала командировки за счёт принимающей стороны/собственных средств

(проезд, суточные, проживание – по гарантийному письму)

ФОРМА ЗАЯВКИ .

Приложение к заявке:

1. Приглашение (в том числе, в случае софинансирования пунктов сметы принимающей стороной);

ОБЯЗАТЕЛЬНО для запуска документов на согласование в систему 1С:УФО;

2. Текст доклада/презентации.

3. Программа мероприятия.

Маршрут согласования заявки и ответственность согласующих лиц:

1. Непосредственный руководитель (заведующий кафедрой, начальник отдела и т.д.);

2. Если источником финансирования является грант – руководитель гранта.

Заполненную форму заявки и приложения к ней необходимо принести для регистрации ответственному за сервисное сопровождение выездных мероприятий Липкан Ирине Владимировне в каб.G342 для дальнейшего рассмотрения комиссией по выездным мероприятиям Школы экономики и менеджмента.

Этап 2. Командировочные расходы

Нормы суточных за каждые сутки нахождения в служебной командировке и Нормы возмещения расходов по найму жилого помещения за каждые сутки нахождения в командировке, при документально подтвержденных расходах указаны в Приказе № 12-13-2081 от 14.11.2018 «Об утверждении Регламента оформления и согласования служебных командировок сотрудников ДВФУ, установлении норм суточных» (последние две страницы Регламента ( за счёт средств ЦФО ШЭМ – колонка Внебюджет; за счёт средств ППКС – колонка — Субсидии ))

. При оформлении командировки на повышение квалификации , когда расходы составляют 70 000 рублей и более, требуется подписание дополнительного соглашения к трудовому договору в Департаменте управления персоналом – корпус B, каб. В 708

При командировании сотрудника за пределы Российской Федерации следует руководствоваться приказами:

Для расчета суточных – Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 №812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств сотрудников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»
В случаях, когда командированные сотрудники по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием, суточные расходы выплачиваются в размере 30 процентов от предельных норм, установленных в соответствии с настоящим Регламентом.
Если принимающая сторона обеспечивает сотрудника денежными средствами на личные расходы (кроме расходов на проезд в страну (город) назначения и обратно и на наем жилого помещения), то Университет уменьшает выплату суточных расходов на сумму дополнительно предоставленных принимающей стороной средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, больше или равна установленным нормам суточных расходов, то Университет выплату суточных расходов не производит.
Если командировка осуществляется за пределы РФ, просьба обратить внимание на Этап 7 «Особенности служебных командировок за пределы Российской Федерации»
. Если сотрудник получил аванс на командировочные расходы, но не выехал в служебную командировку, он обязан в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене служебной командировки возвратить в кассу Университета полученные им денежные средства в той валюте, в которой был выдан аванс.

Этап 3. Рассмотрение заявки комиссией

После регистрации заявки командируемого сотрудника, зарегистрированный документ поступает на рассмотрение комиссии по выездным мероприятиям ШЭМ.

Рассматривая заявку комиссия анализирует уровень мероприятия, его статус, значимость мероприятия для Школы; знакомится с материалами исследований, которые соискатель планирует представить внешнему научному сообществу, затем делает заключение о целесообразности участия в конкретном выездном мероприятии.

В случае положительного рассмотрения заявки, её подписывает директор Школы, секретарь готовит Протокол заседания комиссии на основании которого начальник Проектного офиса Лобанова Наталья Ильинична, каб. G342 запускает на согласование командировку в систему 1С:УФО.

Этап 4. Пакет документов, необходимый для запуска командировки на согласование в систему 1С:УФО

Для запуска командировки на согласование в систему 1С:УФО командируемому необходимо предоставить следующий пакет документов:

1. Подписанное третьим лицом Гарантийное письмо (в случае софинансирования пунктов сметы/части пунктов сметы за свой счёт) в формате PDF.

2. План пребывания в командировке по каждому дню, включая дату отъезда и приезда, с информацией о том, что сотрудник там будет делать в формате Word.

Данный пакет документов необходимо выслать на электронную почту: [email protected] не позднее 10 рабочих дней до начала командировки!

Подписать Карточку замены переноса занятий (подпись командируемого и заведующего кафедрой/директора департамента) и прикрепить в Личный кабинет, маршрут — Заявки-Единое окно -Расписание -Замена/перенос занятий.

После подписания карточки начальником Отдела реализации учебного процесса Департамента администрирования образовательных программ . документ приходит Вам на корпоративную почту.

Отправьте подписанную всеми согласующими карточку письмом Богданович Н.А. для формирования вашего пакета документов на командировку.

Этап 5. Бронирование билетов на проезд до места командировки и обратно

Бронирование билетов на проезд до места командировки и обратно осуществляется Организационным отделом ДВФУ только после утверждения служебной командировки в системе 1С:УФО. Заявка на приобретение билетов формируется автоматически после согласования командировки в системе 1С:УФО.

. При оформлении командировки за пределы РФ покупка билета орготделом осуществляется после оформления визы .

В случае необходимости покупки билета до полного согласования командировки в системе 1С: оформляется служебная записка на имя проректора по общим вопросам с приложением заявки на приобретение билетов. Служебную записку оформляет ответственный за сервисное сопровождение выездных мероприятий.

Этап 6. Оформление экспертного заключения о возможности открытого опубликования (публичное выступление и/или опубликование в открытой печати)

Если служебная командировка связана с участием в конференции, симпозиуме и т.п., в том числе с возможными публичными выступлениями и/или опубликованием в открытой печати докладов, высказываний и т.п., необходимо оформление экспертного заключения о возможности открытого опубликования.

. Документ необходимо оформить до даты выступления/опубликования.

Алгоритм оформления экспертного заключения ЗДЕСЬ

Этап 7. Особенности при оформлении служебных командировок за пределы Российской Федерации

В случае командирования сотрудника за пределы РФ, необходимо согласование Плана пребывания в командировке, с отделом защиты государственной тайны и отделом экспортного контроля. План пребывания для согласования выгружает из системы 1С:УФО и распечатывает Лобанова Наталья Ильинична (G 342). Командируемый самостоятельно подписывает документ у ответственных.

Контактные данные:

Этап 8. Порядок представления отчета о служебной командировке

В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки сотрудник обязан представить в отдел по учету расходов ДБУиФК ДВФУ (корпус В, каб.В 604) авансовый отчет об использовании денежных средств.

К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы на командировку, указанные в пунктах сметы заявки, согласованной директором ШЭМ.

Обратите внимание : документы, подтверждающие проживание (счет и мягкий чек/квитанция на оплату установленного образца) должны быть оформлены индивидуально на каждого командируемого с указанием ФИО, сроков проживания и суммы.

В случае оплаты оргвзносов/визовых расходов/проживания/проезда командируемым путем безналичного расчета, при формировании пакета отчетных документов необходимо приложить оригинал выписки с печатью банка по операции.

Особенности оформления командировочных в бюджетной организации

В настоящий момент для некоторых категорий федеральных государственных служащих сохранились лимиты суточных, так например, в отношении бюджетных организаций в России действуют лимиты, устанавливаемые органами местного самоуправления. Обратите внимание, что лимиты для этих категорий госслужащих существуют не только в отношении суточных, но и в отношении расходов на проезд и на проживания во время командировки.

Особенностью оформления командировочных в бюджетной организации является то, что командировочные траты помещаются на счет 0 208 12 000, но если проживание сотрудника оплачивает заранее сама бюджетная организация, то расходы на это помещаются на счет 0 302 26 000. Аналогичные счета используются и для расходов на приобретение билетов для определенных категорий командированных бюджетников.