Как составить служебную записку правильно нюансы составления

Как правильно написать ответ на служебную записку? Инструкция по составлению и образец для скачивания

Служебная записка – вид формального документа. Он дает возможность взаимодействовать с коллегами в организации. С помощью служебной записки сотрудники могут общаться между собой.

Служебная записка – письменный документ, который несет вспомогательную функцию, например, запрашивать информацию, выдавать инструкцию, извещать о чем-либо. В статье будет подробно рассказано, как использовать его возможности для успешной коммуникации в компании.

Для чего составляется служебная записка?

Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:

• запрос каких-либо сведений одним отделом (сотрудником) у другого;
• обращение одного отдела (сотрудника) к другому за разъяснением той или иной информации;
• предложение чего-либо, адресованное одним отделом (сотрудником) к другому.

Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.

Грамотное написание документа

Хотя данный акт не имеет установленного на законодательном уровне образца, он в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

• кому адресовано данное заявление (должность, фамилия и инициалы адресата), указывается в верхнем правом углу документа;номер записки и дата регистрации;
• название составляемого письма;
• вступительная часть, обычно отражает время, дату и время случившегося происшествия;
• основная часть, излагается подробная суть события;
• заключительная часть, включает в себя предложения составителя, которые он просит осуществить руководителя предприятия;
• под текстом ставится дата написания документа, должность или профессия составителя, и его фамилия и инициалы.

Что касается внешних писем, то они должны иметь аналогичное содержание, оформляться на бланке учреждения желательно печатным способом, с помощью компьютерной техники.

Многие предприятия имеют уже готовый разработанный и утвержденный руководством, шаблон служебной записки. Благодаря которому, трудящимся будет намного легче и грамотнее составить такой документальный акт.

Во внутренних и внешних письмах информацию нужно излагать кратко и четко, без лишней воды. Таким образом экономиться время лица составляющего документ и лица, которому он адресован. А также четкое изложение предложений способствует наиболее быстрому реагированию со стороны руководителя.

При расчете налога на прибыль в состав прочих расходов компания может включить расходы, связанные с обучением работников, в том числе с повышением квалификации (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ). Затраты организации на повышение квалификации ее работников включаются в состав прочих расходов при выполнении следующих условий (п. 3 ст. 264 НК РФ):

• договор на обучение заключен с российской образовательной организацией (иностранной организацией, имеющей право на образовательную деятельность);
• обучение проводится по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам;
• сотрудник, повышение квалификации которого было оплачено, работает в компании на основании трудового договора.

Важно добавить, что компания обязана хранить документы, подтверждающие расходы на повышение квалификации сотрудников, в течение всего срока действия договора обучения и одного года работы сотрудника, повышение квалификации которого было оплачено, но не менее четырех лет (п. 3 ст. 264 НКРФ).

Стоимость обучения, которое работодатель оплатил своему работнику, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 21 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Экспертная организация «ЮТЭК-Сервис», проводит независимую экспертизу по выявлению причин поломки автомобиля, а точнее его узлов и отдельных деталей.

Неисправности в автомобиля могут возникнуть различными путями и задача эксперта определить в силу какой причины возникла конкретная неисправность в автомобиле, так же нередко нужно установить причинно следственную связь между поломкой и происшествием, то есть последствиями причиненными данной поломкой.

В нашей организации работают грамотные эксперты, которые проведут экспертизу с максимальной точностью и внимательностью, ведь экспертизы подобного рода, очень сложные и здесь нельзя упускать из виду ни одну деталь, так как именно в мелочах и кроется ответ на вопросы.

Экспертиза проведенная дипломированным экспертом является официальным доказательством в суде, так как только эксперт имеющий все документы разрешающие ему проведение данных экспертиз сможет сделать официальное заключение и такое заключение и будет подтверждать или опровергать определенные факты.

Часто к нам обращаются после проведения некачественного ремонта в автосервисах, ведь в авто мастерских работают так же люди и они могут ошибиться или просто по неопытности произвести ремонт не правильно, что приводит к поломке, выходу из строя скажем коробки передач, двигателя или другого дорогостоящего узла. Задача эксперта в таком случае выяснить, были ли допущены нарушения технологии ремонта, какие детали или запасные части были использованы при ремонте, мог ли сам ремонт привести к поломке, здесь так же необходимо будет установить причинно следственную связь между ремонтом и поломкой.

Бывают ситуации когда в магазинах продают некачественные детали с браком, после установки которых происходит поломка того или иного узла в автомобиле, в таких случаях так же поможет наша экспертиза, после заключения вы сможете предъявить свои требования продавцу и потребовать от него полной оплаты ремонта, а так же возмещения других убытков в связи с продажей вам некачественной запасной части.

Бывают ситуации когда автомобильные дилеры продают вам автомобиль с заводским браком, наша экспертиза поможет выявить причину неисправности, установить заводской брак это или нет, так же понять возможно ли устранение данного недостатка. Нередко дилеры отказывают после поломки авто, ссылаясь, что данный случай не гарантийный, или их любимая причина отказа, если человек обслуживается в другом сервисе, обычно отказывают по причине якобы того, что использовались неоригинальные расходные материалы. Либо поломка возникает после того, как работники дилера произвели обслуживание авто, но допустили ошибку и произошла серьезная поломка, но дилер отказывает вам в гарантийном ремонте, опять же сваливая всю вину на вас или признавая случай не гарантийным. В таких ситуациях мы так же сможем вам помочь и выявить настоящую причину поломки, установить причинно следственную связь между установкой новых запасных частей и поломкой по этой причине. Мы абсолютно независимые эксперты и нам совсем не хочется кого либо обманывать или подтасовывать факты, если вы обратились к нам, то будьте уверены в честности и независимости экспертизы.

Так же основной сферой нашей деятельности, являются споры со страховыми компаниями и здесь экспертизы такого характера требуются, что бы определить, отношение конкретных повреждений к ДТП, могли ли повреждения за которые страховая не хочет платить, быть получены в ходе ДТП. Могли ли конкретные обнаруженные неисправности явиться причиной ДТП, мы определим время возникновения неисправностей и проведем прочие исследования в рамках экспертизы.

Мы проводим так же и судебную экспертизу автомобилей, ведь нередко как страховые компании так и другие заинтересованные лица оспаривают результаты первой экспертизы в суде и к нам обращаются люди за ответами на вопросы заданные в суде, для разрешения дела.

Мы точно можем определить:

• Причину неисправности автомобиля;
• Провести исследование и установить причину поломки двигателя;
• Определить причинно следственную связь между поломкой и ДТП;
• Определить могла ли неисправность возникнуть после установки конкретной детали;
• Определим могли ли нарушения в технологии ремонта привести к возникновению неисправности;
• Определить насколько качественно отремонтирован тот или иной узел и определить качество ремонта;
• Определим когда возникла неисправность, на заводе или в ходе эксплуатации.

Это не полный перечень, раз мы эксперты, то мы сможем ответить практически на любые вопросы в нашей компетенции касающиеся автомобилей.

Наша консультация абсолютно бесплатна и мы ждем вас в нашей офис, в любом случае просто позвоните нам и мы все вам разложим по полочкам дадим полезные советы и подскажем как действовать.

Служебная записка или докладная: так в чем же разница?

Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:

1. Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
2. Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
3. Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
4. Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.

Образцы служебных записок

Поскольку содержание служебных записок отличается в зависимости от повода, предлагаем несколько вариантов текстов. Вы можете их использовать в работе, изменив сведения о работниках, даты, названия подразделений, иную информацию.

Вариант текста служебной записки о поощрении в связи с юбилеем:

Смирнова Валентина Федоровна работает главным бухгалтером в ООО «Пион» на протяжении 5 лет. Это высококвалифицированный специалист, которого уважают все коллеги. За это время к работе Смирновой В.Ф. не было никаких претензий, она неоднократно награждалась званием «Лучший работник месяца». В связи с тем, что Смирнова В.Ф. 1 сентября 2020 года отмечает 50-летний юбилей, прошу выплатить ей премию в размере 10 000 рублей.

Другой пример: служебная записка на премию в связи с перевыполнением плана:

В связи с перевыполнением плана по расширению клиентской базы на 15% прошу выдать менеджеру по рекламе Шестеренко Семёну Викторовичу премию в размере 10 000 рублей за выполненную работу.

А такой текст используйте, если собираетесь писать служебную записку о премии работнику за выслугу лет:

Прошу премировать руководителя отдела рекламы Симиренко Г. М. в связи с 10-летием рабочего стажа в компании ООО «Пион». За эти годы он прошел путь от младшего менеджера по рекламе до руководителя отдела. За 10 лет непрерывной работы у Симиренко Г. М. отсутствуют дисциплинарные взыскания. Работник проявил себя инициативным и работоспособным, регулярно представлял интересы компании в регионе и в Российской Федерации в целом, благодаря ему компания ООО «Пион» стала известна на международном рынке.

В некоторых случаях руководство надо просить не о выплате премии, а о снижении ее размера или вовсе лишения дополнительных сумм. Основания для таких предложений обязательно прописывают в ЛНА, ничего придумывать нельзя. Если вам приходится писать служебную записку, чтобы просить о лишении или сокращении размера выплаты, используйте следующие формулировки:

В связи с неоднократным нарушением трудовой дисциплины прошу лишить менеджера по рекламе Шестеренко Семёна Викторовича 50% положенной ему по итогам месяца премии.

В каких случаях используется электронный вариант?

Развитие современных технологий позволяет расширять границы производства: множество фирм обзаводятся филиалами, расположенными в других городах и странах. В этом случае использование электронного документооборота позволяет в кратчайшие сроки получить необходимую информацию или сообщить о сложившейся проблеме. Даже если система электронного документооборота не внедрена на предприятии, найдётся не мало способов отправить электронный документ: почта, мессенджеры, корпоративные сайты и порталы.

С юридической точки зрения, электронный документ имеет такую же силу, как и его бумажный аналог. Однако важно помнить, что информация, составляющая коммерческую или государственную тайну не может быть отправлена с использованием сторонних приложений. Так, например, служебная записка, сообщающая о дате выхода официального релиза программного продукта, с описанием внесенных изменений, не может быть отправлена через почтовый сервис google или yandex, а также через Skype или Viber.

С другой стороны, использование твердого носителя позволяет отследить момент вручения документа: желательно использовать два экземпляра, один из которых вручается адресату, а второй остаётся у заявителя, с проставлением отметки о получении.

Смотрите видео, как написать служебную записку через СЭД bb workspace: