Правила оформления резолюции на документе

Оформление резолюции

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Что такое резолюция на документах?

В нормативах оформления документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016) резолюция считается реквизитом, подтверждающим легитимность руководителя (должностного или уполномоченного лица, совещательного органа и прочее).

Резолюция – это не просто «абстрактное» разрешение, которое делает руководитель или учредитель. Она всегда должна затрагивать один из актуальных вопросов и обладать большой юридической силой.

Данное понятие буквально переводится как «решение», поэтому она используется когда влиятельные люди не просто обсуждали, а подробно изучали какой-либо вопрос, определяли недостатки и искали пути их ликвидации.

По количеству участников резолюция бывает единоличной и коллективной. Она оформляется в электронном формате или на бумаге, но почти всегда письменно (устные вариации не приветствуются). Документ должен перечислять сторон-участников, лицо, кому он направлен, и четкое описание объекта рассмотрения.

Исходя из вышеперечисленного, характерными свойствами резолюции считаются:

• участие влиятельных лиц или организаций;
• направленное изучение ситуации и приятие решений по этому поводу;
• письменное оформление;
• юридическая сила;
• оценка текущей ситуации, а не прогноз или констатация уже известного факта;
• четкое описание содержания документа.

Среди многообразия объектов, которые могут делать резолюцию, выделяются совещательные органы, собрания компаний и учредителей, парламент (но не в каждом государстве), международные организации, съезды.

В уникальных случаях ее может подготовить научное сообщество, в частности – участники научной конференции или симпозиума. Аналог резолюции могут выдвинуть даже организаторы протестных акций и митингов.

В организациях резолюция часто проставляется на документах, касающихся работников — заявлениях, служебных, докладных записках, согласиях и т.д., когда требуется получить решение директора по ситуации, изложенной в документе.

Для чего нужна?

Резолюция выполняет широкий спектр функций. Визирование, которое совершает уполномоченное лицо или орган, выражает конкретизированное решение по определенному вопросу.

В документообороте основными функциями являются:

1. Возможность заменять собой распорядительные документы (резолюция приравнивается к распорядительным документам по своей юридической силе).
2. Способ еще раз подтвердить осведомленность лица или группы лиц в решении вопроса (например, показать, что совет учредителей принимает непосредственное участие в решении проблем).
3. Gозволяет исполнителям четко выполнять приказы руководства: по подготовленной «схеме» и в установленные сроки.

Резолюция особенно ценна в небольших компаниях, когда распоряжение дирекции психологически легче отразить на бумаге, чем озвучить. Всегда содержат «выжимку» по каждому вопросу, что позволяет точно и в кратчайшие сроки удовлетворить актуальные потребности компании.

Немаловажно, что резолюция позволяет сэкономить время на создание отдельных распорядительных документов, это значительно упрощает работу всем сотрудникам организации.

При этом она автоматически ставит решение на контроль, поэтому нуждается в реквизитах.

Чаще всего в резолюции отмечают такие сведения:

• исполнители решения;
• точные сроки для устранения проблем;
• номера документов, на которые имеется ссылка от руководителя.

Без этих реквизитов она будет считаться недействительной.

Как оформить?

Подготавливать резолюцию можно на любом документе. Делать это должно руководящее лицо или группа лиц. Отметку обязательно ставить от руки.

Ставится на самом документе – в верхнем правом углу. Если на листе не осталось свободного мест, не запрещается оформить на отдельном листе (небольших форматов – А6 или А7), если грамотно сослаться на тот документ, для которого подготавливается решение.

Правила оформления закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016:

1. Сначала руководитель должен указать ФИО, должность адресата, которому направляется резолюция. Иногда здесь же приводится структурное подразделение, где трудоустроен адресат.
2. В основной части идет само распорядительное послание с элементами цели, задачи и сроков исполнения.
3. Ниже автор решения (руководитель или комитет) ставит подпись и дату создания.

Лицо, которому адресована резолюция, обязано проконтролировать все этапы выполнения обязательства, а также подготовить в конце отчет о проделанной работе.

Чаще всего для написания основной части используют стандартные типовые формулировки, например такие:

• «подготовить ответ»;
• «известить о выполнении»;
• «подтвердить получение»;
• «информировать о сути принятого решения»;
• «организовать дополнительные переговоры».

Текстовая часть часто сопровождается фразами «к исполнению», «к сведению» и иными сопутствующими указаниями. При указании срока рекомендуется ставить не период (дни или недели), когда должно быть выполнено поручение, а конкретную дату, к которой привязано решение.

Проверять правильность написания резолюции на любом документе (в том числе письме, заявлении, записке) должен секретарь организации. Если начальство будет отсутствовать, разрешено поставить на резолюции подпись заместителя руководителя.

Образец резолюции на заявлении и служебной записке

• Пример на заявлении об увольнении:

• Образец на заявлении об отпуске:

• Образец резолюции директора на служебной записке:

3. Назначение резолюции

По значимости и юридической силе, резолюцию можно приравнять к распределительному документу. Если её проставили на бумаге, она сразу становится полноценным распорядительном документом, но только тогда, если она оформлена с учетом всех правил и требований. Но, большее количество владельцев компаний, особенно, если говорить о мелком бизнесе, не считают необходимым заниматься оформлением распорядительных документов.

Именно поэтому, часть устных распоряжений не всегда исполняются, например, из-за банальной забывчивости сотрудников. Такое отношение к работе часто провоцирует задержки в исполнении ряда задач. Также стоит учесть, что исполнительный контроль документов здесь станет невозможным по причине отсутствия распорядительных бумаг. Краткое и конкретное распоряжение на бумаге поможет избежать большого количества проблем, а также сэкономит время руководителя.

Где расписаться исполнителю

Еще один реквизит, в котором задействована собственноручная подпись, — это отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она проставляется, когда вопрос, описанный в тексте, решен или на него подготовлен письменный ответ. Отметка об исполнении во внутренних системах документооборота сопровождается указанием даты и номера, свидетельствующего об этом документе.

Наличие этого реквизита означает, что работа сделана конкретным специалистом, который несет персональную ответственность за содержание ответа. Подпись исполнителя на документе оставляется на втором и последующих экземплярах, которые хранятся в подразделениях документационного обеспечения предприятия. В случае отсутствия такового следует оставить краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором хранится документ (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В том и другом случаях отметка подписывается исполнителем (разработчиком) документа или руководителем структурного подразделения. Располагается этот реквизит в левом нижнем углу листа бумаги, но иногда его указывают в нижнем колонтитуле. Чиновники предлагают ориентироваться на такой вариант:

Место и срок хранения

Сколько храниться заявление о приеме на работу?
Этот документ можно хранит как в личном деле работника, так и не в нем. Если заявление хранится в личном деле, то срок хранения составляет 75 лет. Если в отдельной папке, то 5 лет.

Хотя этот документ и требуется во многих компаниях, он не является обязательным.

Большого юридического значения он не имеет. В отличие от приказа об увольнении, к составлению такого документа не выставляется строгих правил. Оно заполняется в относительно свободной форме.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Определение резолюции

Резолюцией является документ, на котором проставляется виза руководителя на заявлении об увольнении. В нем отражается позиция руководства предприятия. При этом следует отличать между собой резолюции согласования и ознакомления.

Резолюция согласования ставится при досрочном увольнении сотрудника. Она должна содержать требование к кадровой службе подготовить соответствующие документы для увольнения сотрудника в определенный день.

Ознакомительный вариант составляется при условии, что у сотрудника имеется отработка в течение 2 недель. Требования по ней отсутствуют, поэтому запись фиксируется в произвольном порядке. Обычно имеется строка «Ознакомлен». Далее необходимо передать документ в кадровую службу. Именно она занимается оформлением процедуры и выносит ее для дальнейшего оформления руководством и проставления подписей.

Документацию надо внимательно составлять и передавать на подпись соответствующему лицу, у которого имеются определенные полномочия. Если подписи такого лица не имеется, то любая, даже самая понятная и грамотная резолюция, становится неактуальной, и всю процедуру потребуется начинать снова, в составленном ранее порядке.

Наши услуги

Специалисты нашей клиники предоставляют весь спектр медицинских услуг, среди которых:

• Консультация отоларинголога. Лучшие отоларингологи Москвы — врачи высшей квалификации и кандидаты медицинских наук готовы оказать вам всю необходимую помощь в диагностике, лечении и профилактике заболеваний ЛОР-органов, а также подготовить программы реабилитации для пациентов с полной или частичной потерей слуха. Кроме того, в ходе диагностики и лечения привлекаются другие специалисты узкого профиля — детский ЛОР, невролог и пр., если в этом есть необходимость.
• Комплексные диагностические программы. Оснащение клиники современным оборудованием и использование последних разработок в области отоларингологии, сотрудничество и обмен опытом с ведущими клиниками мира — все это позволяет нам гарантировать профессиональный подход к выявлению заболеваний ЛОР-органов и целесообразность каждого этапа диагностики.
• Весь спектр лечебных и реабилитационных мероприятий. Медикаментозная терапия, физиотерапевтические методы, хирургия, протезирование и пр. — комплексный подход, который охватывает все аспекты заболевания, становится определяющим фактором для успешного выздоровления.
• Платные услуги и услуги ОМС, с подробным перечнем которых вы можете ознакомиться на нашем сайте.

Для записи к ЛОР-врачу вы можете позвонить в регистратуру клиники по многоканальному номеру телефона: (495) 109-44-99 или записаться на прием через интернет, воспользовавшись сервисом онлайн-связи.