Представительские расходы оформляем документы

Оформление представительских расходов

Похожие публикации

Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.

Что такое «представительские расходы?»

Напомним, что представительские расходы нормируются в налоговом учете. Так, в текущем периоде можно признать не более 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий период (п. 2 ст. 264, п. 4 ст. 272 НК РФ). Причем и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ).

Учтите также, что принять к вычету «входной» НДС можно только по тем представительским расходам, которые учтены в пределах норматива в «прибыльном» учете. Так что сумму вычитаемого НДС также надо пересчитать по итогам года. Оставшуюся часть «входного» НДС, к сожалению, не удастся признать даже в качестве налоговых расходов (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 170, ст. 270 НК РФ).

Выбор читателей

Что нужно помнить об уплате НДФЛ при оплате больничного

Компенсации за неиспользованный отпуск хотят рассчитывать по-новому

Сколько нужно хранить личные карточки работников?

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Если переговоры оказались безрезультатными

При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.

Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.

Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.

Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.

Какие бумаги оформить…

Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115). По мнению чиновников, такими документами могут быть:

– приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

– смета представительских расходов;

– первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.;

– акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат);

– отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).

Причем, если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:

– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

– дату и место проведения;

– состав приглашенной делегации;

– участников принимающей стороны;

– величину расходов на представительские цели.

Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.

И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.

По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными. Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки. Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор – и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.

Учет и оформление представительских расходов

В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу. Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования

Что такое представительские расходы

Бухгалтерский учет представительских расходов

Дебет счета

Кредит счета

Содержание операции

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Приняты к учету услуги (работы) по представительским расходам

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Учтены представительские расходы, на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия

90.02 «Себестоимость продаж»

44 «Расходы на продажу»,

26 «Общехозяйственные расходы»

Представительские расходы учтены в себестоимости товара, работ, услуг

• утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
• утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
• подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

Налоговый учет и нормирование представительских расходов

1. Экономическую обоснованность.
2. Документальное подтверждение.
3. Направленность на получение дохода.

Документальное оформление представительских расходов

Вид документа

Комментарии

Приказ (распоряжение) руководителя организации

В приказе (распоряжении) руководителя организации о проведении представительского мероприятия необходимо указать цель планируемого мероприятия и перечень работников организации, которые будут участвовать в проведении мероприятия.

Смета представительских расходов

Так как представительские расходы – расходы целевые, их предельную величину рекомендуется утверждать сметой на отчетный год. В смете определяется предполагаемая сумма возможных расходов с возможной разбивкой по статьям затрат и предельными суммами на отчетный период.

Минфин России в письме от 10.04.2014 №03-03-Р3/16288 указал, что любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных представительских расходах, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров, оказанных услуг, товарные накладные), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

Отчет о проведенном представительском мероприятии

В отчете о проведении представительского мероприятия, утвержденном руководителем организации, должно быть отражено:

• время и место проведения представительского мероприятия;
• состав участников приглашенной стороны;
• цели проведения представительского мероприятия;
• сумма понесенных расходов;
• ответственные за проведение мероприятия лица со стороны организации;
• результаты проведенного мероприятия.

Бухгалтерская справка с расчетом предельного норматива представительских расходов для налогового учета

В связи с тем, что представительские расходы нормируются для целей налогового учета и превышающая норматив сумма не учитывается при определении облагаемой базы по налогу на прибыль целесообразно подготовить бухгалтерскую справку с расчетом предельного норматива.