Проводки по командировочным и представительским расходам

Отражение командировочных и нормируемых представительских расходов в авансовом отчете

Пример: Сотрудник был направлен в командировку, где он из подотчетных средств оплатил билеты на поезд туда и обратно на сумму 3000 руб., деловой обед с партнерами в ресторане на сумму 5000 руб., билеты в театр для партнеров на сумму 2800 руб. Для упрощения примера примем, что НДС по этим расходам не был предъявлен. Также организация оплатила сотруднику суточные в сумме 600 руб.

Расходы на билеты и суточные приняты как командировочные. Расходы на деловой обед подлежат нормированию как представительские, по установленному в настоящее время нормативу (4% от расходов на оплату труда за соответствующий период). Расходы на театр являются расходами на развлечения и отдых, поэтому, хотя организация их оплатила, они не принимаются к налоговому учету по налогу на прибыль и не уменьшают налогооблагаемую базу.

Рассмотрим отражение этого примера в программе.

Выдача аванса на командировочные расходы: проводки

Наличие распоряжения о командировке – основание для выдачи авансовой суммы, покрывающей предстоящие траты. Бухгалтер рассчитывает их примерную стоимость и выписывает аванс, оформив его выдачу проводкой:

Д/т 71 К/т 50 (51) на подотчетную сумму.

Этой же записью доначисляют аванс, если командировка обоснованно продлена и выданных средств работнику не хватило. Впрочем, случаи, когда работнику приходится кредитовать компанию, т. е. использовать собственные средства на рабочие нужды, нередки.

Оформление командировки

Оформляется служебное задание.

Для того чтобы было юридическое основание выплаты командировочных расходов, командировка работника должна быть оформлена в соответствии с существующими требованиями законодательства.

Для оформления командировки применяются следующие документы:

• служебное или производственное задание, которое имеет вид либо контракта, либо подробно расписанной инструкции. Например, выезд на место строительства производственного объекта с целью контроля хода его строительства;
• внутриведомственный или корпоративный приказ по личному составу, в котором указывается должностное лицо, отправляемое в командировку, цель командировки, сроки и норма оплаты. Приказ должен быть оформлен в соответствии с существующими нормами документооборота и обязательно занесен в книгу приказов;
• в случае необходимости выдается командировочное удостоверение или специальная карта (например, как пресс карта у журналистов) со всеми необходимыми реквизитами, печатью, фотографией и подписью руководства компании. Также в командировочном удостоверении должно быть указано время отбытия работника к месту выполнения командировочного задания, также как и сделана отметка по времени его возвращения;
• платежная ведомость, подписанная работником на выдачу командировочных расходов.

В некоторых случаях для оформления командировки могут потребоваться, например, письма компаний-контрагентов с запросами направления в командировку работника компании, например, для обслуживания установленного компанией оборудования у компании-клиента.

В дополнение к указанным документам, оформление командировки включает другую часть документов, которая является подтверждением завершения командировки и выполнения производственного задания.

В частности, к таким документам относятся:

• полный письменный отчет о выполненном командировочном задании, с указанием всех фактов, прямо или косвенно связанных с выполнением производственных функций;
• командировочное удостоверение с обязательными отметками о времени прибытия или убытия с места выполнения задания;
• авансовый отчет, в котором указываются все понесенные работником расходы, начиная от транспортных, на проживание, и заканчивая тратами, связанными с выполнением производственных мероприятий;
• все платежные документы, которые могут подтвердить понесенные работником расходы — квитанции, чеки, инвойсы, связанные с выполнением командировочного задания. Как правило, для этого нужно предоставить подшивку или папку с оригиналами платежных документов (иногда для этого достаточно приклеить все чеки на листы бумаги).

Кроме перечисленных документов, могут быть приложены командировочным работником документы в цифровом формате, включая и видео и фотоматериалы, подтверждающие выполнение сотрудником своих обязанностей во время командировки.

«1С:Бухгалтерия 8»: счета учета затрат в авансовом отчете по командировке

В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 процесс учета командировок оптимизирован как за счет интеграции с сервисом Smartway, так и за счет упрощения формы авансового отчета. Начиная с версии 3.0.72 в документе «Авансовый отчет по командировке» появилась возможность настраивать счета учета затрат для разных видов командировочных расходов.

Для подотчетных лиц, отчитывающихся только по командировочным расходам, в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) разработана простая форма документа Авансовый отчет, получившая название Авансовый отчет по командировке. В этом документе предусмотрен самый простой сценарий работы:

• в авансовом отчете отражаются только командировочные расходы;
• все командировочные расходы учитываются для целей налогообложения прибыли;
• подотчетному лицу компенсируются только документально подтвержденные расходы.

Первоначально указание счета и аналитики затрат в явном виде для учета командировочных расходов в Авансовом отчете по командировке не предусматривалось. В качестве счета затрат автоматически подставлялся счет, указанный в поле Основной счет учета затрат регистра сведений Учетная политика. А в качестве статьи затрат — статья из справочника Статьи затрат, у которой в поле Использование по умолчанию указано значение Документ «Авансовый отчет» (командировочные расходы).

Вместе с тем в ряде организаций командировочные расходы учитываются на разных счетах затрат в зависимости от целей командировки. Например, если поездка осуществляется с целью заключения договора поставки, то используется счет 44 «Расходы на продажу». Если в командировку едет производственный рабочий для повышения своей квалификации — счет 20 «Основное производство» и т. д. Некоторые организации учитывают командировочные расходы в разрезе договоров с контрагентами, поэтому им требуется указывать разные статьи затрат.

Случается, что командированное лицо несет расходы, не учитываемые для целей налогообложения прибыли. Таким образом, несмотря на очевидные достоинства Авансового отчета по командировке, ряд пользователей были вынуждены отказаться от использования данной формы документа из-за невозможности выбора счетов учета и статей затрат в данной форме документа.

Начиная с версии 3.0.72 в Авансовом отчете по командировке добавлена возможность изменять счета учета и аналитику затрат для командировочных расходов, установленные программой по умолчанию. Для этого в форме Персональные настройки (раздел Главное) должен быть установлен флаг Показывать счета учета в документах. Тогда в табличной части Авансового отчета по командировкам появятся поля Счет затрат / Подразделение и Субконто, где пользователь может указать счет учета и аналитику затрат по своему усмотрению (рис. 1).

Рис. 1. Счет и аналитика затрат в «Авансовом отчете по командировке»

Отдельно можно указать счета учета и аналитику затрат для суточных, перейдя по соответствующей гиперссылке в поле Суточные в одноименную форму, а оттуда — по соответствующей гиперссылке в форму Счета учета: Суточные. Если данные по приобретенным билетам поставляются из сервиса Smartway, то счета учета и статьи затрат также можно указывать и для билетов.

Организации, применяющие УСН, также могут использовать Авансовый отчет по командировке для упрощения учета расходов по командировкам. Теперь все расходы, указанные в данной форме документа, регистрируются в Книге учета доходов и расходов автоматически.