Специалист по кадровому делопроизводству и правила ведения

Специалисты по кадровому делопроизводству и ведение делопроизводства

Индивидуальному предпринимателю или же небольшой фирме, численность штата которой всего несколько человек, специалист по кадровому делопроизводству не нужен. А вот крупной организации без него не обойтись. Ведь ведение делопроизводства очень важный аспект – тут существуют свои правила, которые соблюдать необходимо неукоснительно.

Иногда руководитель переоценивает свои возможности и решает, что в кадровой службе нет нужды. Это в большинстве случаев приводит к отсутствию нужных приказов, запущенности исходящих документов, что, в свою очередь ведет к штрафам.

Рассмотрим подробней, какие же функции выполняет на службе в компании специалист по кадровому делопроизводству, а также тонкости документооборота в этой сфере.

Ведение кадрового делопроизводства с нуля: пошаговые инструкции и советы для новичков

Для тех, кто только начал работать в сфере кадрового делопроизводства или думает о смене профессии, мы собрали полезную информацию.

Обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Задача такого сотрудника — разрабатывать, хранить и вести документы, связанные с оплатой труда, учетом персонала и рабочего времени. Именно он разрабатывает график отпусков и штатное расписание, оформляет прием на работу и увольнение, вносит записи в трудовые книжки, готовит бланки трудовых договоров, формирует отчеты и выдает справки. Специалист по кадровому делопроизводству фиксирует в документах командировки, прогулы, надбавки за сверхурочную работу, переводы на другую должность, награждения, дисциплинарные взыскания и пр.

Также этот сотрудник проверяет правильность оформления документов, подлинность вкладышей и трудовых книжек. От его профессионализма и внимательности зависит, возникнут ли у ФСС и трудовой инспекции вопросы к руководству по оформлению кадровых документов — а значит, получит ли компания компенсацию по больничным листам и избежит ли она штрафов и других проблем.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

Это руководство особенно актуально для тех, кто пришел работать в очень молодую фирму, в которой еще не выстроены процессы. В этом случае специалисту приходится заниматься организацией ведения кадрового делопроизводства с нуля.

Для этого нужно:

1. Убедиться, что есть необходимое оборудование и программное обеспечение.
2. Собрать уже готовые кадровые документы и проверить правильность их оформления. Обратите внимание на устав: в нем могут быть указаны правила приема на работу директора и некоторых ключевых сотрудников, требования к штатному расписанию и прочие детали, которые вам нужно будет учитывать при оформлении документации.
3. Оформить назначение директора на должность.
4. Назначить ответственного за кадровую работу. Подготовить приказ и трудовой договор или дополнение к нему.
5. Подготовить обязательные кадровые документы:

• штатное расписание (разрабатывать его с нуля необязательно, можно взять стандартный бланк);
• правила внутреннего распорядка труда (статьи 189 и 190 ТК РФ);
• инструкцию о защите персональных данных (статья 87 ТК РФ);
• положение об охране труда;
• график отпусков (статья 123 ТК РФ);
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (чтобы фиксировать прием документа на хранение, выдачу на руки и пр.);
• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей (в ней вы будете указывать информацию о купленных для компании трудовых книжках и их выдаче сотрудникам);
• табель учета рабочего времени.

Важный момент: согласно статье 309.2 ТК РФ, если компания относится к микропредприятиям, можно не оформлять нормативные акты, в которых содержатся нормы трудового права (график сменности, правила внутреннего трудового распорядка и пр.)

1. Разработать и согласовать с директором типовой бланк трудового договора.
2. Издать приказ о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
3. Начать прием на работу сотрудников, оформление их трудовых книжек и личных карточек.
4. Вести документацию: приказы, дополнительные соглашения к трудовым договорам и пр. Следить за своевременным заполнением всех бумаг. Вовремя формировать отчеты.

Помните, что трудовая инспекция вправе проверить как ведутся кадровые документы и привлечь к ответственности за нарушение законодательства — а это касается не только ошибок в оформлении, но и противоречащих закону пунктов в трудовом договоре. Эта ответственность может быть возложена как на работодателя, так и на конкретное должностное лицо, в том числе на сотрудника отдела кадров.

Где пройти курсы по кадровому делопроизводству

Согласно профессиональному стандарту, работать этой сфере может человек со средним или высшим образованием, включая непрофильное. Если вы окончили колледж или вуз по другой специальности, достаточно будет пройти курсы переподготовки .

Если у вас уже есть профильное образование, но вы получили его давно и не работали по специальности, либо планируете постепенно подниматься по карьерной лестнице, пройдите курсы повышения квалификации.

Программа курса

1 занятие

Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права

• Нормативно-правовые акты, локальные акты, организационно-распорядительные документы предприятия
• Ответственность за нарушение трудового законодательства
• Использование профессиональных стандартов на предприятии
• Функции кадровой службы
• Обязательная кадровая документация на предприятии
• Подбор персонала, виды тестирования персонала

ПРАКТИКА: работа с резюме соискателей

2 занятие

• Виды договоров (трудовой, срочный, гражданско-правовой, ученический и др.)
• Обязательные и необязательные условия трудового договора
• Отличие трудового договора от гражданско-правового
• Документы при приеме на работу
• Особенности приема на работу: директора, иностранного работника (лица без гражданства), бывшего государственного или муниципального служащего
• Штатное расписание: правила заполнения
• Пошаговая процедура приема на работу

ПРАКТИКА: анализ трудового договора, заполнение штатного расписания

3 занятие

Перевод, увольнение

ПРАКТИКА: оформление приказов о приеме, переводе, увольнении работника, заполнение карточки Т-2, оформление личного дела работника (подготовка для сдачи в архив)

4 занятие

• Процедура оформления увольнения по сокращению (уведомление, ознакомление с вакансиями предприятия, выплата пособия)
• Виды дисциплинарных взысканий. Документальное оформление нарушений

Рабочее время

• Рабочее время (нормальное, сокращенное, неполное, и т.д.)
• Отличие совместительства от совмещения
• Ведение табеля учета рабочего времени
• Документальное оформление командировки

ПРАКТИКА: варианты уведомлений о сокращении, правила составления актов об отсутствии на рабочем месте, о появлении в нетрезвом виде, заполнение табеля, оформление приказа о командировке

5 занятие

ПРАКТИКА: заполнение личной карточки Т-2 (раздел II); образцы заполнения отчетов в военкомат

6 занятие

ПРАКТИКА: составление номенклатуры дел, расположение реквизитов документа на листе

7 занятие

• Приказы и распоряжения: оформление на письме
• Оформление документов на письме: протокол, акт, справка, уведомление, дополнительное соглашение, письмо-поздравления, письмо-благодарность.
• Заверение трудовой книжки

8 занятие

ПРАКТИКА: подшить документы для передачи в архив, оформить обложку, составить опись дела

9 занятие

Трудовая книжка: правила ведения, учета и хранения. Переход на «электронные трудовые книжки»

• Порядок внесения записей о приеме, переводе, увольнении, награждении в бланк трудовой книжки
• Исправление ошибок в трудовой книжке
• Оформление вкладыша в трудовую книжку
• Выдача дубликата трудовой книжки
• Учет и хранение трудовых книжек
• Переход на электронные трудовые книжки: техническое и документационное обеспечение
• Новая отчетность в Пенсионный фонд: правила заполнения сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД)
• Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику при увольнении (СТД-Р)

ПРАКТИКА: заполнение бланка трудовой книжки и внесение изменений, заполнение отчетов СЗВ-ТД, СТД-Р

10 занятие

Виды стажа. Правила подсчета

• Виды стажа
• Правила расчета трудового стажа
• Расчет страхового стажа для заполнения листков нетрудоспособности
• Размер пособия по временной нетрудоспособности
• Требования к заполнению листка нетрудоспособности

ПРАКТИКА: расчет стажа, заполнение листка нетрудоспособности

11 занятие

Время отдыха

• Время отдыха: виды, продолжительность
• Виды отпусков
• Оформление графика отпусков
• Правила подсчета неиспользованных дней отпуска
• Особенности расчета дней отпуска при наличии отпуска без сохранения, отпуска по уходу за ребенком

ПРАКТИКА: расчет дней отпуска, расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

12 занятие

Основная отчетность во внебюджетные фонды. Проверки трудовой инспекции

• Отчеты в Пенсионный фонд РФ, статистику, службу занятости: виды, формы, правила заполнения
• Проверка трудовой инспекции: виды проверок, действия работодателя, полномочия инспектора ГИТ
• Документальное оформление проверки ГИТ

ПРАКТИКА: итоговое тестирование по курсу «Современное кадровое делопроизводство»

1. Основания возникновения трудовых отношений и порядок их оформления. Изменение условий трудового договора. Увольнение работников.
— содержание трудового договора, правильные формулировки обязательных условий трудового договора
— формулировка места работы
— формулировка трудовой функции работника, наименования профессии или должности
— определение условий труда на рабочем месте, требования к их описанию
— определение рабочего времени и режима рабочего времени работника
— правильные формулировки условий оплаты труда работника
— описание гарантий, компенсаций и льгот, предусмотренных для работника
— пошаговый алгоритм оформления трудовых отношений
— правила оформления записей в трудовую книжку и ведения книги учета трудовых книжек
— требования к регистрации трудовых договоров
— правовые последствия аннулирования трудового договора
— требования закона к фактическому допуску к работе, оформление фактического допуска к работе, последствия фактического допуска к работе
— кто является лицом уполномоченным, допускать работника к работе
— требования к содержанию документов, оформляющих фактический допуск к работе
— размер оплаты труда при фактическом допуске к работе
— правовые последствия незаконного и законного фактического допуска работника к работе
— когда работодатель имеет право заключать с работником гражданско-правовой договор
— главные отличительные признаки трудовых отношений, при наличии которых работодатель обязан заключить трудовой договор
— доказательства трудовых отношений
— отличие договора подряда и договора оказания услуг от трудового договора
— правовые последствия подмены трудового договора гражданско-правовым договором для работодателя и для работника
— правила установления и проведения испытания работника
— программа испытательного срока
— правила увольнения работника, не прошедшего испытательный срок
— срочный трудовой договор: правила оформления и расторжения
— изменение условий трудового договора
— основания увольнения, оформление увольнения работников по различным основаниям
— правила оформления первичных кадровых учетных документов
— электронный документооборот, использование электронной подписи при оформлении трудовых отношений.

2. Виды локальных нормативных актов, требования к их содержанию и оформлению. Спорные вопросы по заполнению электронной трудовой книжки.

3. Правила работы с конфиденциальными персональными данными. Положение о защите персональных данных. Политика организации в сфере защиты персональных данных — требования к содержанию.

4. Новые правила оплаты труда. Оформление кадровых документов по оплате труда. Установление различных режимов рабочего времени.
— понятие заработной платы, составные части заработной платы
— особенности правового регулирования оплаты труда в государственном и частном секторе
— как правильно оформить документы по оплате труда с учетом последних изменений в законодательстве
— положение об оплате труда и премировании работников — требования к содержанию
— какие условия и формулировки об оплате труда необходимо включать в трудовой договор
— может ли работодатель в одностороннем порядке изменить условия трудового договора об оплате труда
— как правильно оформить организационные и технологические изменения условий труда, при которых работодатель имеет право уменьшить размер зарплаты, снизить или отменить премии и надбавки без согласия работника
— когда выплачивать заработную плату, компенсации, премии и надбавки, чтобы не получить штрафов от ГИТ — изменения Трудового Кодекса
— в каких локальных нормативных актах необходимо прописать сроки выплаты заработной платы
— какие выплаты должна включать в себя заработная плата за первую половину месяца — последние разъяснения Минтруда
— как начислять зарплату вновь принятым работникам; работникам, приступившим к работе после окончания отпуска
— решение Верховного Суда РФ о требованиях к порядку индексации заработной платы
— решения Конституционного Суда о видах премий и составных частях заработной платы, о размере выходного пособия при увольнении
— оплата труда за работу в праздничные и выходные дни, сверхурочную, ночную работу — решения Верховного Суда РФ, Конституционного Суда РФ, разъяснения Роструда
— правила использования электронных расчетных листов. Надо ли вручать расчетный лист работнику под роспись два раза в месяц
— все компенсационные выплаты должны начисляться сверх заработной платы, установленной не ниже МРОТ или региональной МЗП — Постановление Конституционного Суда РФ
— ГИТ проверяет соблюдение законодательства по оплате труда по новым правилам. Размер ответственности за зарплатные нарушения значительно увеличен
— виды режимов рабочего времени, правила оформления различных режимов рабочего времени.

7. Новые правила предоставления отпусков. Требования к оформлению графика отпусков.
— правила составления графика отпусков
— в отпуск не по графику
— деление отпуска на части
— перенос отпуска, в том числе на следующий год
— предоставление отпуска за первый и последующие годы работы
— правила компенсации за не использованный отпуск
— сложные вопросы по отпускам совместителям
— болезнь во время отпуска и непосредственно перед отпуском
— сгорают ли отпуска по российскому законодательству.

8. Правила оформления привлечения работников к дисциплинарной и материальной ответственности: виды документов, их содержание и последовательность оформления.

9. Анализ последних изменений трудового законодательства и судебной практики.

Описание курса

Делопроизводство — это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.
Кадровая документация — совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Делопроизводство — это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.
Кадровая документация — совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения.
Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Кадровое делопроизводство — для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, — недооценивать его нельзя

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.
Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст.66 ТК РФ являются основными документами для расчета трудового и страхового стажа работника.
В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.
В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.

Цель: познакомить слушателей с системной организацией кадрового дела в соответствии с действующим законодательством РФ, технологией работы с кадровой документацией в современной организации.

Категория слушателей: специалисты отдела кадров, кадровых служб.

По окончании курса проводится проверка знаний требований рабочей программе «Кадровое делопроизводство». Слушателям выдаются диплом установленного образца.

Продолжительность (трудоемкость) обучения: 258 часов.

По окончанию курса, слушатель получает диплом установленного образца по квалификации «Специалист по кадровому делопроизводству».

Где можно купить кадровые журналы

Мы рассмотрели список журналов кадровика на предприятии, особенности и правила ведения таких документов. Детальнее все правила, инструкции указываются в должностной документации.

Типы книг учета – специальные и универсальные. Оба варианта вы можете заказать в нашем интернет-магазине. Все журналы кадров отвечают текущим стандартам, имеют высокое качество печати, прошивки. Бумага плотная, не рвется. Детально с характеристиками каждого варианта вы можете ознакомиться в товарной карточке.

Сориентируем в выборе, ответим на вопросы о доставке, сроках отправки. Цены – выгодные, качество – высокое.

Второй путь — исходим из численности персонала

Этим способом пользуются чаще всего, так как вполне логично, что при увеличении численности штата нагрузка на отдел кадров возрастает. Но одной информации о количестве работников явно мало, следует определить перечень функций, возложенных на кадровиков. Нередко к их задачам относятся:

Но даже и без этих дополнительных функций одного работника-кадровика обычно принимают на каждые 150-200 человек персонала. Это очень приблизительный расчет, так как не принимается во внимание текучесть и реальный объем обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности организации способна как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее. Предприятия с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры, оформление дополнительных льгот, являются более сложными с точки зрения кадрового учета.

Как рассчитать текучесть кадров

Если вы решили отталкиваться от количества персонала, и этот способ вам кажется более простым и удобным, стоит все же рассчитать текучесть за прошедший период и сформулировать основные задачи.

Текучесть находится по простой формуле:

За год в компании уволено 23 человека, среднесписочная численность равна 150 человек, расчет текучести:

Коэффициент текучести = 23 × 100 / 150 = 15,33.

Норма текучести зависит от сферы деятельности организации, материальной стабильности, сезонности и политики руководства. В целом коэффициент, равный 10-20 процентам, считается нормальным. Чем текучесть выше, тем больше нагрузка на кадровых работников, и если она значительно превышает средние показатели, это является поводом для увеличения численности отдела кадров.

Итак, для использования этого метода принимаем во внимание:

1. Численность.
2. Текучесть.
3. Дополнительные функции.

При низкой текучести и небольшом количестве нагрузки в виде добавленных задач наличие одного кадрового работника на 150 человек видится достаточным.

Достоинства

Незначительные трудозатраты и возможность иметь временной запас человеко-часов для непредвиденных ситуаций.

Недостатки

Низкая точность и необходимость регулярно доказывать правильность расчета, т. к. наглядность результатов невысока.