Возмещение хозяйственных расходов

Заявление на возмещение хозяйственных расходов образец

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков. Ограничения по возмещению расходов сотрудникам. Согласно п. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера , который составляется при наличии заявления от подотчетника , одобренного руководителем или на основании распорядительного документа приказа, распоряжения руководителя компании или ИП. В заявлении или распорядительном документе должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Чем подтвердить командировочные расходы?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя. Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Далее проводится проверка авансового отчета и утверждение руководителем.

Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Самое главное о хозяйственных расходах

• Новости
• Статьи
• Мастер-классы
• FAQ

Подписка на журнал

Вы подписаны на журнал Делай Свое Дело. Мы рассказываем о полезных фишках для руководителей, наших мастер-классах и важных новостях.

Узнать стоимость

Многим руководителям знакомы ситуации:

1. Вы только открылись и не успели открыть счет в банке, а вам уже нужно купить Книгу учета проверок, оформить ключ ЭЦП, оплатить услуги юриста или купить канцтовары в офис.

2. У вас нет возможности отправить платежку в банк и оплатить по безналу, а в офис срочно понадобился блок бумаги или новый принтер.

3. Вы нашли товар, который банально выгоднее купить для компании за наличные, чем по безналу (некоторые продавцы устанавливают более привлекательные цены при покупке за наличные, чем по безналу).

Во всех этих ситуациях у руководителя возникает вопрос: как я могу провести такие операции через организацию? И если я или сотрудник рассчитываемся за свои деньги, как получить деньги обратно?

В таких случаях все оплаты можно совершать наличными или личной карточкой. Такие оплаты компания может возместить вам на карту без дополнительных налогов. Бухгалтер в разговоре с вами будет называть такую процедуру «Возмещение или компенсация хоз.расходов».

Что важно помнить, если вы решили что-то оплатить наличными, а потом компенсировать хоз. расходы:

Подотчетным лицом может быть только сотрудник.

Оплатить можно в 1 день наличными — т.е. бумажными деньгами — не более 100 БВ (на 23.10.2020 это 2700 бел. рублей). Понятно, что хороший макбук в офис купить не получится, а вот канцтовары, швабры, кофе и печеньки купить можно. При покупке продуктов питания помните:

Нарушение данного пункта грозит штрафом до 100% от суммы превышения (Ч.1 ст. 12.19 КоАП).

При покупке чего-то для компании обязательно требуйте чек. В чеке должно быть написано, что вы купили. Вариант как на фото ниже требует детализации. Если продавец выдал вам такой чек, смело требуйте товарный чек.

Без чеков (чек+товарный) возмещение хоз. расходов не возможно. Если бухгалтер проведет такое в учёте, компания может попасть на дополнительные налоги. Так как деньги можно признать доходом физ. лица, а с доходов надо платить налоги.

По специфическим оплатам (поход в стриптиз клуб, баню и прочее), сначала проконсультируйтесь с бухгалтером, чтобы это можно было провести в учете :).

Рассмотрим различные ситуации:

Сценарий 1. Покупка запланирована.

• Сотруднику можно выплатить аванс. Аванс можно выдать наличными или перевести сотруднику на карточку, также можно выдать сотруднику корпоративную карточку.
• Сотрудник идет в магазин, осуществляет покупку (печенье, сливки и сахар к чаю, например). Сотрудник обязательно берет в магазине чеки, приносит товар в офис.
• На основании чеков сотрудник составляет авансовый отчет и передает его в бухгалтерию. На практике, сотрудник приносит чеки секретарю или администратору, последний передает все в бухгалтерию, а уже бухгалтерия готовит авансовый отчет за сотрудника. Сотрудник лишь его подписывает.
• Авансовый отчет утверждает директор компании (или иное уполномоченное лицо).

Если подтверждающих документов не хватает, уплаченная ранее сумма будет удержана из ЗП. Поэтому помните, пожалуйста, про чеки.

Сценарий 2. Неожиданные покупки.

Наше законодательство позволяет сотруднику покупать товары за свои деньги с согласия Нанимателя, а затем получать возмещение понесенных трат. Т. е. сотрудник покупает что-то за свои деньги, а потом приносит чеки и авансовый отчет в бухгалтерию. Если с документами все ок, вся сумма расходов возмещается сотруднику.

Сценарий 3. Оплата ЮЛ через кассу банка.

Сотрудник идет в банк и по реквизитам оплачивает товар/услугу. В этом случае, важно:

в платежах указать УНП вашей компании,

сохранить квитанцию, которую выдает банк.

Получение товаров и услуг в этом случае идет сразу на организацию. Например, вы через кассу банка оплатили изготовление печати. Пришли ее получать, а вам выписывают накладную на компанию. Это нормальная практика.

Оплата личной карточкой сотрудника или корп. картой

Если оплата происходит с личной карточки или корп. карты, к указанным выше чекам необходимо добавить еще карт-чек. Его также необходимо передать в бухгалтерию вместе с остальными чеками. Все остальные процедуры будут такими же, как при оплате наличными. Как действует ограничение в 100 БВ? Если вы проводите оплату с личной карты или корп-карты, ограничений нет 🙂

Оплата иностранных сервисов корпоративными карточками.

Помимо стандартных покупок может возникнуть необходимость оплаты за иностранные сервисы.

В таком случае могут возникнуть дополнительные налоги — НДС 20%, НДИ 15% и оффшорный сбор 15%. Поэтому до первой оплаты лучше проконсультироваться с бухгалтерией.

Для закрытия в учете таких оплат в бухгалтерию надо передать:

ссылку на договор и переведенный на русский или белорусский язык договор,

invoice от поставщика услуг (как правило сразу же высылают на почту или можно посмотреть в личном кабинете сервиса),

пояснения, что это за услуги или для чего они были нужны. Эта информация необходима, чтобы бухгалтер корректно отобразил операцию в учете.

Ответы на самые частые вопросы по оплатам наличными:

1. Могу ли я купить компьютер за 3 600 рублей в офис за наличные?
Нет, т. к. его стоимость превышает 100 БВ. Но вы можете его купить с корп. карты или с личной карты.

2. Будут ли налоги при перечислении аванса на хоз. расходы?
Нет, при перечислении налогов нет. Однако в случае потери или непредоставления чеков сумма будет удержана из ЗП.

3. Могу ли я купить что-то с карты жены, а потом получить возмещение на свою карту?
Нет, при подтверждении оплаты с карты помимо чеков бухгалтер может потребовать выписку с карт-счета. Если окажется, что карта не ваша, возместить хоз. расходы бухгалтерия не сможет.

4. Могу ли я за наличные купить на корпоратив алкоголь без дополнительных налогов?
Нет, алкоголь купить нельзя. Ни с налогами, ни без.

Чтобы узнать стоимость обслуживания в «Делай Свое Дело» для вашей компании, напишите, пожалуйста, ваш запрос на почту или в телеграм.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

• 5 лет;
• 75 (50) лет.

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

• в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
• в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

Контроль подотчетных сумм на командировку

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Работник представляет в бухгалтерию:

• авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
• первичные документы, подтверждающие расходы.

В принципе, механизм проверки авансового отчета по командировке тот же, что и в случае закупок для хозяйственных нужд. Но есть ряд особенностей, на которые следует обратить внимание при контроле подтверждающих документов.

Расходы на проезд в командировку

Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2019 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2016). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.

Если работник приобрел электронный билет, при возвращении из командировки он прилагает к авансовому отчету его распечатку, а также подтверждает оплату билета.

Форма электронного билета зависит от вида транспорта:

• маршрут/квитанция для авиатранспорта (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134);
• контрольный купон электронного билета для железнодорожного транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322);
• квитанция электронного многоцелевого документа для всех видов пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 18.05.2010 № 116).

Оплату билета подтверждает один из документов:

• чек ККТ;
• слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;
• подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
• другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.

Если работник отправился в командировку на самолете, то в дополнение к билету необходимо потребовать с него посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета.

Такой вывод следует из пункта 84 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 28.06.2007 № 82, и писем Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 01.09.2016 № 03-03-07/50992, от 19.06.2015 № 03-03-07/35548.

Расходы на проживание в командировке

С 1 июля 2019 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).

Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы гостиницы соответствовали новым требованиям законодательства.

Суточные

Порядок и размер (норматив) возмещения суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно, оформив это приказом руководителя или закрепив в коллективном (трудовом) договоре (ст. 168 ТК РФ). Каких-либо законодательных ограничений на размер суточных нет. Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Их командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на питание.

Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.

Дополнительно отметим, что налоговые инспекторы при проверках уделяют авансовым отчетам по командировкам особо пристальное внимание.

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

Вот какие требования налоговики предъявляют чаще всего:

1. Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
2. Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
3. Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
4. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей

Если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.

Если ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Указания ЦБ РФ № 3210-У допускают возможность формирования регистров авансирования в специализированных бухгалтерских программах.

Порядок составления авансового отчета для ИП:

• подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса;
• бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер;
• подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
• формируется авансовый отчет;
• данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетности по авансу для ИП на упрощенке.

Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета по срокам их исполнения.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.